Memo Verdieping rollen VPC.pdf
Tekst van het document
Memo verdieping rollen VPC Onderwerp
:
Verdieping van de rollen van de Verbonden Partijen-commissie
Datum
:
25 augustus 2022
Aan:
:
de Verbonden Partijen-commissie (VPC)
Van
:
Jarno Groenveld
Inleiding
Tijdens de vergadering van 21 april heeft de Verbonden Partijen-commissie
aangegeven graag een overzicht te krijgen van enkele basisgegevens van de
verbonden partijen. Ook werd de behoefte uitgesproken tot een inventarisatie van
vormen om de rapporteurs- en antennefunctie van de Verbonden Partijen-commissie vorm te kunnen geven. Op die twee zaken wordt in deze memo ingegaan. Basisgegevens van de Verbonden Partijen
In bijlage 1 zijn de basisgegevens te vinden van de verbonden partijen. Dit is
opgesteld op basis van de vragen die zijn gesteld in de VPC-vergadering van 21 april.
Op sommige vragen kan nader ingezoomd worden, bijvoorbeeld de geldstromen en de beïnvloedbaarheid daarvan. Deze analyse is echter voor een groot deel van de partijen irrelevant (denk aan de partijen met een laag sturingsprofiel). Voor een aantal partijen
(zoals de DG&J) is dit wel relevant, maar tegelijkertijd ook behoorlijk complex. Dit kan het best worden meegenomen bij het evalueren bij de desbetreffende
gemeenschappelijke regeling door de gemeente Molenlanden (conform de Nota
Verbonden Partijen worden de komende 4 jaar alle verbonden partijen geëvalueerd). Vormen tot invulling van de rapporteurs- en antennefunctie van de VPC
Tijdens de VPC-vergadering van 21 april constateerde de commissie dat van de 5
rollen die de commissie volgens de verordening heeft, met name de adviesfunctie in
het eerste jaar goed uit de verf is gekomen. Met het gesprek dat de VPC gevoerd heeft met de directie van de Serviceorganisatie Jeugd (SOJ) werd ook geëxperimenteerd met de rapporteursfunctie. Hieronder zijn de vijf rollen -zoals in de verordening beschreven- opgesomd:
1. de raad op de hoogte te houden van belangrijke risico’s en ontwikkelingen bij verbonden partijen (rapporteursfunctie).
2. bij raadsvoorstellen die betrekking hebben op verbonden partijen een technisch advies uit te brengen aan de raad (adviesfunctie).
3. te signaleren wanneer er gevoelige thema’s spelen waar de raad bij betrokken dient 1
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
te worden (antennefunctie).
4. in contact te staan met het college, (besturen van) verbonden partijen en partnergemeenten (aanspreekpunt).
5. namens de raad het ambassadeurschap te vervullen van de nota verbonden partijen (aanjagersfunctie).
Om gevoelige thema’s te kunnen signaleren en hierover te kunnen rapporteren aan de raad, is het van belang dat de VPC informatie verzamelt. Hiervoor kunnen diverse acties ondernomen worden: • • • •
Lezen van AB- en DB-stukken
Bijwonen van AB-vergaderingen
Als commissie in gesprek met de auditcommissie van de verbonden partij
Ambtenaren (van de gemeente of de GR) uitnodigen in de VPC om de commissie bij te praten
• • •
In gesprek met het directie/het bestuur van de GR In gesprek met raadsleden uit de regio
Initiatief nemen van een beeldvormende sessie voor de raad over een belangrijke ontwikkeling die gaat spelen
De griffie heeft met deze memo niet de bedoeling om erop aan te sturen dat deze activiteiten door de VPC voor alle verbonden partijen met een hoog/gemiddeld
sturingsprofiel ondernomen gaan worden. Aangezien werkzaamheden van de VPC
bovenop het reguliere raadswerk komen, laten wij de afweging of dit realistisch is bij de commissie.
Vraag aan de Verbonden Partijen-commissie: •
Wilt de VPC aan de slag met de rapporteurs- en antennefunctie zoals in de verordening beschreven staat?
Indien bovenstaande vraag positief beantwoordt wordt, zijn er hierbij twee varianten om invulling te geven aan de rapporteurs- en antennefunctie van de VPC waarbij rekening is gehouden met beperking van de werkdruk:
A. De commissie kiest jaarlijks één gemeenschappelijke regeling waar de
commissie op focust. Daarvoor wordt een jaarplanning opgesteld met diverse
acties verspreid over het jaar. De belasting van deze acties kan verdeeld worden onder de VPC-leden (bijvoorbeeld: 2 leden gaan in gesprek met de
auditcommissie, 2 leden schuiven aan bij een AB-vergadering, etc.).
B. De commissie focust zich op de partijen met een hoog risicoprofiel, die
verdeeld worden over de VPC-leden. Deze leden ondernemen doorheen het jaar
als twee-/drietal allerlei acties om informatie te verzamelen over de betreffende GR.
2
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
In de reguliere vergaderingen komt de verzamelde informatie bij elkaar, en wordt besproken hoe de raad hierover geïnformeerd wordt.
Wat zijn de voor- en nadelen van deze varianten? •
Variant A zorgt voor beperkte werkdruk bij de leden, omdat dit neerkomt op 2 á 3 acties per kalenderjaar. Bij variant B wordt een grotere werkdruk per jaar
verwacht (6 á 7 acties), omdat het werk over minder leden verdeeld kan worden. Aangezien de inzet van de griffie (relatief) beperkt is, betekent de keuze voor variant B dat de VPC-leden voor het opstellen van adviezen en
terugkoppelingen aan de raad, het inplannen van gesprekken, e.d. zelf acties op zich dienen te nemen. Bij variant A is de omvang overzichtelijker, en kan de griffie de commissie beter hierop ondersteunen.
•
Variant B zorgt ervoor dat raadsleden gedurende een gehele raadsperiode goed op de hoogte blijven van de belangrijkste gemeenschappelijke regelingen.
Terwijl variant A steeds een inkijkje geeft van één jaar. Het voordeel van variant A is echter wel dat als de VPC zich eenmaal een heel jaar intensief in één GR
verdiept heeft, dit ten goede komt aan de inhoudelijke advisering gedurende de gehele raadsperiode. Ook versterkt dit het relatiebeheer met de GR, de regio en de betrokken ambtenaren.
•
Variant A maakt dat de VPC een verdiepingsslag kan maken op één GR door
daar volledig op in te zetten. Bij variant B is de inzet verspreid, waardoor de bevindingen wellicht meer op de oppervlakte blijven. Dit kan als voordeel hebben dat de commissie hierdoor op hoofdlijnen advies uitbrengt.
Wat is het advies vanuit de griffie? •
De griffie adviseert om voor variant A te kiezen. Dit op basis van bovenstaande afweging van voor- en nadelen.
Vragen aan de Verbonden Partijen-commissie:
1. Op welke manier wilt de VPC aan de slag met de rapporteurs- en
antennefunctie? Dit kan variant A of B zijn zoals in de memo beschreven, of een aangepaste variant ter vergadering besproken.
2. Hoe ziet de VPC het eerste jaar (september 2022 tot juli 2023) voor zich? Waarop wil de commissie zich focussen?
3. Hebben de leden voorkeur voor acties die zij elk op willen pakken?
3
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000