Memo invulling evaluaties verbonden partijen.pdf

Memo Onderwerp

: Evaluatie verbonden partijen

Datum : 26 november 2021 Behandelend ambtenaar: Arno Vermeulen en Jarno Groenveld

Wat is de aanleiding van deze memo? In maart 2021 stelde de raad de Nota Verbonden Partijen 2021-2026 vast. Een van de concrete actiepunten is om iedere verbonden partij (rekening houdend met het risicoprofiel) één keer in de vier jaar te evalueren. In dit memo werken we dit actiepunt verder uit qua doel, invulling en planning. Wat is het doel van de evaluatie? De evaluatie gaat over bestaande samenwerkingen in verbonden partijen. Sluiten die nog aan bij wat we er ooit mee bedoeld hebben? Bereiken we in deze samenwerking de doelen die wij als Molenlanden ermee gesteld hebben? In de Nota staat het doel van deze evaluatie als volgt omschreven: Op deze manier houden raad en college inzicht in de mate waarin een verbonden partij effectief en efficiënt de taak uitvoert die daar is belegd. Hiertoe worden alle verbonden partijen met een gemiddeld of hoog risicoprofiel tenminste eens per vier jaar geëvalueerd (…). Keuzes over samenwerking in verbonden partijen wegen we daarbij integraal af. Dat is mogelijk door in te gaan op bestuurlijke, financiële en juridische belangen, risico’s en kansen. Maar vooral ook door het gesprek te voeren over kwaliteit, de Molenlandse manier van werken en hoe wij als samenwerkingspartner worden ervaren. In deze memo wordt ook ingegaan op verbonden partijen met een laag risicoprofiel.

Conform de Nota Verbonden Partijen is voor de evaluatie van deze verbonden partijen primair het college aan zet. Een eventueel besluit tot wijziging, uittreding of opheffing wordt conform de Wet gemeenschappelijke regelingen aan de raad voorgelegd. Wat is de werkwijze en rolverdeling bij het evalueren? De evaluaties voeren we uit op basis van de afwegingsleidraad uit de Nota Verbonden Partijen. Dit is nadrukkelijk een leidraad, geen vastomlijnd kader. Aangezien de verbonden partijen grote verschillen in aard en vorm hebben, wordt bij het opstellen van de evaluatieopzet maatwerk toegepast. Waar ligt het initiatief? Het initiatief voor het starten van een evaluatie kan zowel van het college als de raad komen. Als er bij een bestuursorgaan een vraagstuk leeft ten aanzien van de uitvoering van een bepaalde taak/bevoegdheid of de toekomstrichting

1

van een verbonden partij, dan kan deze leidraad gebruikt worden voor het maken van afwegingen in dat vraagstuk. Hoe wordt het procesvoorstel voorbereid? Als eerste stap bereidt het college een procesvoorstel voor over het evaluatietraject. Daarbij wordt de afweging gemaakt op welke manier de verwachtingen bij de raad voor deze evaluatie worden opgehaald. Denk aan een beeldvormende sessie (vooral logisch bij een verbonden partij met een hoog risicoprofiel) of een gesprek met de verbonden partijen commissie (logisch bij een verbonden partij met een gemiddeld risicoprofiel). Bij verbonden partijen met een laag risicoprofiel is het aan het college om de evaluatie aan te pakken, en is betrokkenheid van de raad niet noodzakelijk. Hoe wordt het procesvoorstel vastgesteld? Het college stelt het procesvoorstel voor het evaluatietraject vast. Deze deelt het college met een raadsinformatiebrief met de raad. Op die manier heeft de raad altijd de gelegenheid om nog zaken mee te geven aan het college. Wie neemt de uitvoering op zich? In de uitvoering van deze afweging neemt het college het voortouw. Bij aanvang worden er procesafspraken gemaakt ten aanzien van wanneer de raad betrokken is (bijvoorbeeld na welke fase van de afwegingsleidraad). In de uitvoering doorloopt het college de vragen, en verzamelt waar nodig informatie om te zorgen dat de benodigde context geschetst wordt.

Hoe en door wie worden de uitkomsten van de evaluatie opgepakt? De afronding gebeurt door de raad op voorstel van het college. Deze afronding is niet per se een definitieve beslissing ten aanzien van de toekomst van de verbonden partij, maar is een oplossingsrichting die de gemeente oppakt. De afronding kan bijvoorbeeld ook inhouden dat de huidige samenwerking voortgezet wordt. Een andere mogelijke uitkomst is dat er meerdere oplossingsrichtingen zijn die in samenwerking met de verbonden partij en/of partnergemeenten verder verkend en uitgewerkt worden. Bijvoorbeeld door middel van het opstellen van één of meerdere business cases. Hoe ziet een evaluatie eruit? De vragen uit de afwegingsleidraad uit de Nota vormen de basis voor de voorbereiding en bespreking van een evaluatie. De onderstaande vier hoofdvragen vatten de kern van die leidraad samen. Daarbij is ruimte voor maatwerk, passend bij de context van een bepaalde verbonden partij en de specifieke vragen die leven rondom een bepaalde evaluatie. A. Verdieping op de grondslag voor samenwerking: over welke taak / taken hebben we het? Voor welk vraagstuk wordt in de samenwerking een oplossing gezocht? B. In hoeverre is het passend om deze taak in samenwerking op te pakken? C. In hoeverre sluit het samenwerkingsverband aan op de Molenlandse visie en werkwijze? 2

D. Hoe wordt de samenwerking ervaren? Welke vorm past het beste bij deze samenwerking? Is dat de huidige vorm? Zijn er alternatieven? Het doorlopen van de leidraad levert geen absoluut antwoord op de gestelde vragen. Het voornaamste doel is om de inzet en toekomstrichting(en) te verkennen zoals Molenlanden die ziet. Uiteraard rekening houdend met de regionale context. Hoe worden partnergemeenten betrokken? Molenlanden neemt niet in isolement besluiten over de toekomst van een verbonden partij. Daar is een evaluatie van een verbonden partij dan ook niet op gericht. Het doel van de evaluatie is om de inzet en toekomstrichting(en) zoals Molenlanden die ziet te verkennen. Per evaluatietraject wordt bezien hoe hierin samen met partnergemeenten of de verbonden partij zelf opgetrokken kan worden. Daarbij zetten we in op meekoppelkansen. Als de verbonden partij bijvoorbeeld zelf een evaluatietraject inzet of nadenkt over de toekomstrichting van de verbonden partij, is dat het moment om als Molenlanden door middel van een evaluatietraject zelf strategische koers te bepalen. Wat is de voorgestelde planning voor het evalueren? 2022

2023

2024-25

Voorlopig niet

Veiligheidsregio

Dienst Gezondheid & Jeugd Bureau Openbare Verlichting

Avres

Stichting O2A5

Waardlanden (inclusief Gevudo)

Natuur- en Recreatieschap Lingegebied Inkoop Bureau Midden-Nederland

Stedin

NV Bank Nederlandse Gemeenten Merwede Lingelijn

NV Oasen

ROM-S / Molenlanden BV

Vereniging van Nederlandse Riviergemeenten

Regio AlblasserwaardVijfheerenlanden Vereniging van Zuid-Hollandse Gemeenten

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Omgevingsdienst Sportpark Souburgh Stichting Dieselgemaal Langerak SIMAV Molenstichting

Betekenis kleurcodes: Hoog risicoprofiel Gemiddeld risicoprofiel Laag risicoprofiel Dit is een indicatieve planning. Deze planning is tot stand gekomen op basis van de volgende factoren:

3

• • •

spreiding van risicoprofielen, zodat alle verbonden partijen met een hoog risicoprofiel (verspreid over de komende vier jaar) aan bod komen; actuele vraagstukken over de vorm of inrichting van een verbonden partij; lopende processen (bijvoorbeeld: Waardlanden heeft recentelijk een nieuw beleid vastgesteld, evaluatie daarvan is pas over enkele jaren relevant).

Er kan aanleiding zijn de planning aan te passen, bijvoorbeeld als er zich nieuwe ontwikkelingen voor doen. Of wanneer een verbonden partij aangeeft zelf een evaluatietraject te starten, waardoor het verstandig is hierop aan te sluiten. In de Nota Verbonden Partijen is als ambitie opgenomen om in de komende vier jaar in elk geval alle verbonden partijen met een hoog of gemiddeld risicoprofiel te evalueren. Een aantal verbonden partijen komt voorlopig niet in aanmerking voor evaluatie. Dat zijn hoofdzakelijk verbonden partijen met een laag risicoprofiel. Dus in lijn met de Nota focussen we ons op verbonden partijen met een hoger risicoprofiel. Bijlage: • Afwegingsleidraad zoals opgenomen in de Nota Verbonden Partijen (zie volgende pagina)

4

3. Afwegingsleidraad (bijlage 3 Nota VP) De afwegingsleidraad is bedoeld om het goede gesprek met elkaar te kunnen voeren. De insteek van deze leidraad is dat we bij keuzes ten aanzien van samenwerken in verbonden partijen een integrale afweging kunnen maken. Of het nou het aangaan, deelnemen aan, evalueren, wijzigen, opheffen of terugtreden uit een verbonden partij betreft. Dat is mogelijk door in te gaan op bestuurlijke, financiële en juridische belangen, risico’s en kansen. Maar vooral ook door het gesprek te voeren over kwaliteit, de Molenlandse manier van werken en hoe wij als samenwerkingspartner worden ervaren. De afwegingsleidraad is zo opgebouwd dat al deze elementen een plek krijgen bij het voeren van de gesprekken. Afwegingsleidraad samenwerking in verbonden partijen A. Over welke taak gaat het? Wat houdt de taak in? Wat is de aanleiding? Voor welk vraagstuk wordt een oplossing gezocht? Als dit helder is: door naar stap B. * Gaat het om (her)oriëntatie op het gebied van samenwerking of belangenvertegenwoordiging in netwerken, dan zijn de stappen B en C minder van toepassing en kunnen de stappen D1 en D2 worden gebruikt bij de keuze voor een bepaalde vorm die past bij deze doelen.

B. Komt de taak in aanmerking voor samenwerking? Het uitgangspunt is: de gemeente voert de taak zelf uit. Tenzij een of meer van de onderstaande zaken het geval is: 1. De organisatie is te kwetsbaar (of kan dit in de toekomst worden). 2. Door samen te werken worden de kosten aanmerkelijk lager. 3. De vereiste innovatiekracht ontbreekt in de eigen organisatie. 4. Het vraagstuk, publieke belang of de uitvoering van de taak vraagt om grensoverschrijdende samenwerking.

C. Kwaliteit & Dichtbij Molenlanden

5

Het is van belang dat binnen een samenwerkingsverband de Molenlandse visie en werkwijze zoveel mogelijk in acht genomen wordt. Om de vraag te beantwoorden in hoeverre dit mogelijk is worden de onderstaande vragen behandeld: 1. Wat is het effect van samenwerking op de mate waarin de doelen van Molenlanden gerealiseerd worden? Denk hierbij aan verbetering van de kwaliteit en continuïteit van beleidsontwikkeling en -uitvoering. Ingegaan wordt op: - Begrotingsprogramma’s - Samenlevingsprogramma - Bestaande visies op Dorps- en Stadsgericht Werken en Dienstverlening 2. In hoeverre levert samenwerking schaal- of strategische voordelen op? Bijvoorbeeld: - Versterking bestuurskracht - Efficiënter werken (bijvoorbeeld door voorkomen dubbelwerk) - Spreiden (bestuurlijke en financiële) risico’s 3. In hoeverre is de aanwezigheid en toepassing van lokale kennis/cultuur geborgd in de samenwerking? 4. In hoeverre is de integraliteit in de beleidsontwikkeling en in de uitvoering van processen van de dienstverlening aan de klant/inwoner geborgd in de samenwerking?

D1. Aangaan nieuwe samenwerking 1. Kan de gemeente als opdracht-, subsidie- of regelgever optreden? Ja > nader verkennen/uitwerken. Nee >  2. Zijn er passende kansen/mogelijkheden voor de gemeente om samen te werken in een publiekrechtelijke verbonden partij? Ja > nader verkennen/uitwerken. Nee >  Conclusie: de gemeente kan het publieke belang het best behartigen door samenwerking in een privaatrechtelijke verbonden partij, zoals een vennootschap, stichting of mengvorm (PPS). - Nader verkennen/uitwerken.

D2. Evaluatie bestaande samenwerking 1. Zijn er mogelijkheden om het vraagstuk op te lossen door de huidige samenwerking te optimaliseren? Ja > nader verkennen/uitwerken. Nee >  2. Zijn er mogelijkheden om het vraagstuk op te lossen door een deel van de taken terug te halen naar de eigen organisatie? Ja > nader verkennen/uitwerken. Nee >  3. Zijn er mogelijkheden om het vraagstuk op te lossen door het huidige samenwerkingsverband op te knippen? Ja > nader verkennen/uitwerken. Nee > 

6

4. Zijn er mogelijkheden om het vraagstuk op te lossen door aan te sluiten bij een ander samenwerkingsverband? Ja > nader verkennen/uitwerken. Nee >  5. Zijn er mogelijkheden om het vraagstuk op te lossen door te kiezen voor een andere uitvoeringswijze (bijvoorbeeld een andere samenwerkingsvorm)? - Nader verkennen/uitwerken. Hoe kan de afwegingsleidraad worden gebruikt? Het initiatief voor het gebruik van deze leidraad kan zowel van het college als de raad komen. Als er bij een bestuursorgaan een vraagstuk leeft ten aanzien van de uitvoering van een bepaalde taak/bevoegdheid of de toekomstrichting van een verbonden partij, dan kan deze leidraad gebruikt worden voor het maken van afwegingen in dat vraagstuk. In de uitvoering van deze afweging neemt het college het voortouw. Bij aanvang worden er procesafspraken gemaakt ten aanzien van wanneer de raad betrokken is (bijvoorbeeld na welke fase van de afwegingsleidraad). In de uitvoering doorloopt het college de vragen, en verzamelt waar nodig informatie om te zorgen dat de benodigde context geschetst wordt. De afronding gebeurt door de raad op voorstel van het college. Deze afronding is geen definitieve beslissing ten aanzien van de toekomst van de verbonden partij, maar is een oplossingsrichting die de gemeente kiest.

De afronding kan ook inhouden dat er meerdere oplossingsrichtingen zijn die in samenwerking met de verbonden partij en/of partnergemeenten verder verkent en uitgewerkt worden (bijvoorbeeld door middel van het opstellen van één of meerdere business cases). Het doorlopen van het schema levert dus geen absoluut antwoord op de gestelde vragen. Het voornaamste doel is om de inzet en toekomstrichting(en) zoals Molenlanden die ziet te verkennen. Hierin wordt waar mogelijk met andere gemeenten samen opgetrokken. Immers wordt de toekomst van verbonden partijen niet door Molenlanden in isolement bepaald.

7