Jaarverslag 2020 VTH Molenlanden

Jaarverslag 2020 vergunningverlening toezicht en handhaving fysieke leefomgeving

Molenlanden Versie: 0.0

Inhoud 1.

Inleiding...........................................................................................................................................................2

2.

Vergunningverlening.......................................................................................................................................3

2.2 Frontoffice.......................................................................................................................................................3 2.3 Principe verzoeken..........................................................................................................................................3 2.4 Vergunningverlening.......................................................................................................................................4 2.4.1 Toetsing activiteit bouwen..............................................................................................................................4 2.4.2 Welstandscommissie ......................................................................................................................................4 2.4.3 Verslag erfgoedcommissie ..............................................................................................................................4 2.4.4 Overige adviseurs............................................................................................................................................4 2.4.5 Overzicht vergunningverlening .......................................................................................................................5 2.4.6 Resultaten vergunningverlening

.....................................................................................................................5 3.

Toezicht...........................................................................................................................................................6

3.1 Gebiedstoezicht ..............................................................................................................................................6 3.2 Gebruikstoezicht .............................................................................................................................................7 3.3 Handhavingstoezicht.......................................................................................................................................7 4.

Juridische handhaving.....................................................................................................................................7

5.

Bezwaar en Beroep, Pre-Mediation ................................................................................................................8

6.

Overige activiteiten.........................................................................................................................................9

6.1 Geautomatiseerd systeem Kizs .......................................................................................................................9 6.2 Ondersteunende uitvoeringstaken ...............................................................................................................10 7.

Kritieke massa ...............................................................................................................................................10

8.

Middelen .......................................................................................................................................................12

9.

Conclusie en evaluatie ..................................................................................................................................13

1

1. Inleiding Het omgevingsbeleid van de gemeente Molenlanden is vastgelegd in verschillende documenten. In het Visiedocument vergunningverlening toezicht en handhaving fysieke leefomgeving 2020 – 2024 zijn de bestuurlijke uitgangspunten voor de organisatie vastgelegd. Onderdeel van deze uitgangspunten is een risico-inventarisatie van de Wabo taken. In het werkprogramma 2020 hebben de uitgangspunten hun doorwerking gekregen. Het vertaalt het beleid naar de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het uitvoeringsprogramma is een beredeneerde verwachting van noodzakelijke capaciteit. Niet alle verwachtingen zullen ook daadwerkelijk uitkomen. Deze zijn van verschillende factoren afhankelijk, zoals economische ontwikkeling en de ontwikkelingen op de woningmarkt, ontwikkelingen in wet- en regelgeving. Allen hebben hun invloed op de capaciteit. Dat maakt het noodzakelijk om de werklast tijdens het begrotingsjaar goed te monitoren. Na afloop van het jaar moet het uitvoeringsprogramma worden geëvalueerd in de vorm van een jaarverslag. Daarmee blijven we leren van opgedane ervaringen. In onderstaand overzicht is een en ander in onderling verband geplaatst. Beleidscyclus

Ontwikkelen visie Op basis van collegeprogram en bestuurlijke ambities Verantwoording & evaluatie Worden doelen bereikt? Afwijkingen verantwoord

Uitvoeringskader Doorwerking visie naar organisatie van het werk. De werkprocessen zijn beschreven in een productenboek Uitvoeringsprogramma Noodzakelijke capaciteit om ambities te realiseren Uitvoering en monitoring In overeenstemming met regels en programma

Dit document vormt het jaarverslag als bedoelt in voorgaande planning- en control cyclus (beleidscyclus). Het heeft betrekking op de periode 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020. We doen hierin verslag van de wijze waarop de in het werkprogramma 2020 geplande taken zijn uitgevoerd. Het is in de eerste plaats bedoelt als verantwoordingsdocument, maar gelijktijdig is het ook een instrument voor evaluatie en (eventueel) beleidsaanpassingen. In het verslag wordt aangegeven hoe de ramingen zich verhouden tot de daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten. Deze volgende elementen zullen wij hierna voor de taakgebieden van VTH verantwoorden. Die taakgebieden zijn:  Vergunningverlening.  Toezicht, waarbij een onderscheid gemaakt wordt in: o Gebiedstoezicht; o Realisatietoezicht; o Gebruikstoezicht; o Handhavingstoezicht.  Juridische handhaving. Binnen Molenlanden ligt de (ambtelijke) verantwoording voor de uitvoering van de Wabo bij het vakteam Bouw- en Woningtoezicht (BWT). Zij is verantwoordelijk voor het verlenen van de omgevingsvergunningen en daarmee samenhangende werkzaamheden (klantcontact en vooroverleg).

2

Het vakteam is ook verantwoordelijk voor het houden van toezicht en handhaving op de naleving van het omgevingsrecht. Deze taken betreffen niet de milieucomponent en het brandveilig gebruik van de Wabo. De milieutaken (vergunningverlening en toezicht) het brandveilig gebruik en de wet natuurbescherming zijn uitgevoerd door de Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid.1 Daar waar nodig schaalt het vakteam op binnen de organisatie. Hierbij kan worden gedacht aan de juridisch afwikkeling van handhavingszaken en het voeren van procedures door RO-specialisten. De verplichting tot het vaststellen van een jaarverslag door het college van burgemeester en wethouders is neergelegd in het Besluit omgevingsrecht. De door het college vast te stellen stukken worden ter kennisneming aangeboden aan de gemeenteraad. In het kader van het tweedelijnstoezicht (interbestuurlijk toezicht) wordt een afschrift van het jaarverslag verzonden aan de provincie Zuid-Holland.

2. Vergunningverlening 2.1

Borging processen

Alle omgevingsvergunningen zijn behandeld en vastgelegd in zaaksysteem Kizs. De processen hiervoor liggen vast. Verder zijn alle werkafspraken vastgelegd in een

werkdocument. Hierdoor kunnen nieuwe (tijdelijke) medewerkers snel en efficiënt worden ingezet. Met externe partijen zijn dienstverleningsovereenkomsten afgesloten.

Afgelopen jaar is het visie document en het uitvoeringsprogramma door de gemeenteraad en het college vastgesteld. Hiermee was het VTH beleid van de voormalige gemeenten Molenwaard en Giessenlanden geharmoniseerd.

2.2

Frontoffice

Het vakteam BWT beschikt over een frontoffice waar informatie te verkrijgen is. De

informatie is te halen van de website, via de mail en door te bellen. Op verzoek gaan we ook op locatie kijken. Het betreft informatie over de vergunningverlening, toezicht en

handhaving. Onderstaande tabel geeft aan hoe gebruik gemaakt is van de diverse mogelijkheden om informatie te verkrijgen.

Gemeente: Molenlanden 2020 - vergunningverlening Frontoffice Telefoon / terugbelverzoeken Informatievoorziening - gesprek Mail Overig (archiefverzoeken, opzoekwerk etc.)

2.3

2019 2020 2968 2150 79 638 101

3152 1950 55 925 222

Principe verzoeken

In 2020 is veelvuldig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een principeverzoek of een conceptaanvraag te doen. Het voordeel hiervan is dat de aanvrager in een vroeg stadium weet wat de kans van slagen van de aanvraag is.

Bij een aanvraag omgevingsvergunning die uit meerdere activiteiten bestaat betekent dit dat de vergunning voor zover het gaat om de milieuactiviteiten wordt voorbereid door de omgevingsdienst maar dat de gemeente wel zorg draagt voor de (totale) vergunningverlening en vergunningsprocedure. 1

3

Gemeente: Molenlanden 2020 - vergunningverlening Principeverzoeken Principeverzoeken (FO en planologisch)

2.4

2019 2020 262 262

260 260

Vergunningverlening

2.4.1 Toetsing activiteit bouwen Voor de toetsing van aanvragen om omgevingsvergunning wordt gebruik gemaakt van checklists die zijn gebaseerd op vastgelegde toetsingsprotocollen. De protocollen zijn weer gebaseerd op een inschatting van risico’s. De toetsing is in 2020 altijd uitgevoerd overeenkomstig de vastgestelde niveaus. 2.4.2 Welstandscommissie Op 30 september heeft de gemeenteraad de “Welstandsnota gemeente Molenlanden 2019” vastgesteld. Hierin is het welstandstoezicht afgeschaft behoudens de beoordeling van plannen binnen beschermd Stads- en dorpsgezichten. 2.4.3 Verslag Erfgoedcommissie 1. Taken De erfgoedcommissie van de gemeente Molenlanden is per 1 januari 2019 door de gemeenteraad, na vaststelling van de “Erfgoedverordening gemeente Molenlanden”, ingesteld. De commissie is onafhankelijk en adviseert het college van burgemeester en wethouders inzake het toepassen van de Erfgoedwet, de Erfgoedverordening gemeente Molenwaard en de Wabo. Bij het uitbrengen van haar adviezen laat de erfgoedcommissie zich uitsluitend leiden door overwegingen van geschiedkundig architectonisch-, cultuurhistorisch- of sociaalhistorisch belang met als doel het behoud van het cultuurhistorisch erfgoed. 2. Algemeen De erfgoedcommissie bestond in 2019 uit 9 leden die door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Molenlanden zijn benoemd.

In de erfgoedcommissie hebben zitting afgevaardigden van alle historische verenigingen in Molenlanden. Verder zijn er een onafhankelijk voorzitter, een architect van de vereniging Dorp. Stad en Land en ambtelijk secretaris toegevoegd. 3. Feiten en Cijfers De erfgoedcommissie heeft in 2019 12 maal vergaderd. In totaal zijn 93 plannen voor formeel advies voorgelegd (5 meer dan in 2019). Dit betrof rijksmonumenten, gemeentelijke monumenten, cultuurhistorisch waardevolle panden, plannen in de 3 beschermde dorps- en stadsgezichten en bestemmingsplanwijzigingen. Alle behandelde bouwplannen hebben een definitief advies ontvangen van de erfgoedcommissie dat is meegenomen in het uiteindelijke vergunningverleningsproces, beantwoording principeverzoek, legalisatieonderzoek of bestemmingsplanwijziging. Hierdoor heeft de commissie haar bijdrage geleverd waarvoor ze is ingesteld. Naast de advisering over bouwaanvragen en principeverzoeken buigt de erfgoedcommissie zich tevens over andere beleidsstukken en onderwerpen uit de monumentenzorg welke van invloed zijn op het cultuurhistorisch erfgoed in de gemeente Molenlanden. Enkele voorbeelden van plannen zijn: het splitsen van monumentale boerderijen naar meerdere woningen, het bouwen van extra woningen op het erf van monumentale boerderijen en restauraties/verbouwingen van monumentale panden. 2.4.4

Overige adviseurs

4

Er zijn regelmatig verplichte adviezen nodig van de Omgevingsdienst ZHZ, Brandweer, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, Waterschap, Agrarische adviescommissie en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Met deze organen zijn werkafspraken gemaakt over de advisering. De interne adviezen op het gebied van Ruimtelijke ordening, archeologie, buitenruimte etc. verlopen volgens de werkafspraken en in nauwe samenwerking met het vakteam Omgeving. 2.4.5 Overzicht vergunningverlening In het Uitvoeringsprogramma is een planning opgenomen voor het aantal aanvragen omgevingsvergunning die in 2020 naar verwachting in behandeling zouden worden genomen. In onderstaand overzicht zijn de geplande (lees: geschatte) en de daadwerkelijke in deze periode in behandeling genomen aanvragen voor (omgevings-)vergunningen en andere toestemmingen opgenomen. De overige vergunningen dan wel toestemmingen betreffen aanleg, brandveilig gebruik, slopen, monumenten, uitweg, milieu activiteit en afwijkend gebruik. In de tellingen is een splitsing gemaakt tussen de reguliere procedure (normale vergunning waarop binnen 8 weken wordt beslist) en de uitgebreide procedure.

De uitgebreide procedure wordt onder andere toegepast bij complexe aanvragen om een omgevingsvergunning voor de activiteiten ‘strijdig gebruik/bouwwerken in strijd’, ‘milieu’, ‘brandveilig gebruik’, ‘Rijksmonumenten’ en nog een aantal andere zaken. De afhandelingstermijn hiervoor bedraagt maximaal 26 weken.

5

Gemeente: Molenlanden 2020 - vergunningverlening

2019 Raming 2020 2020

Aantal ingekomen aanvragen Aanvraag omgevingsvergunning regulier (8 wk) Aanvraag omgevingsvergunning uitgebreid (26 wk)

469 430 39

425 395 30

532 503 29

Totaal afgehandeld / nog in behandeling Aantal vergunningen verleend Aanvraag omgevingsvergunning regulier (8 wk) Aanvraag omgevingsvergunning uitgebreid (26 wk) Nog in behandeling Anders afgehandeld Aanvraag vergunningsvrij Aanvragen buiten behandeling / afgebroken Intrekken aanvraag omgevingsvergunningen Weigeren omgevingsvergunningen Vergunning van rechtswege

469 422 397 25 11 36 10 4 18 0 4

10 4 18 1 0

532 378 371 7 48 106 0 32 71 3 0

Tijdens procedure Verlengen beslistermijn op verzoek aanvrager (anders weigering) Verlengen beslistermijn, interne vertragingen

112 112

Bouwkosten Bouwen tot 20.000 Bouwen 20.000 - 50.000 Bouwen 50.000 - 100.000 Bouwen 100.000 - 500.000 Bouwen 500.000 -1.000.000 Bouwen 1.000.000 - 5.000.000 Bouwen 5 - 25 miljoen andere activiteit

469 278 50 22 56 9 10 0 44

425 278 50 22 56 9 10 0

532 221 85 41 113 12 16 1 43

Omgevingsvergunning overige Vergunning werken geen bouwwerken zijnde (aanleg) Vergunning brandveilig gebruik (activiteit) Melding brandveilig gebruik (gebruiksmelding) Sloopmelding Sloopvergunning beschermd dorpsgezicht / Best.plan Wijziging monument (rijks- en gemeentelijk) Melding uitweg - door Buitenruimte Milieu activiteit (oa milieuneutrale wijziging)

318 37 7 14 203 7 8 37 5

286 37 7 14 203 5 15 ? 5

268 25 6 6 194 1 33 xx 3

Afwijkend gebruik Tijdelijke afwijking. Buitenplans kleine afwijking 2.12 lid 1a-2 Wabo Kruimel afwijking. Buitenplans kleine afwijking 2.12 lid 1a-2 Wabo Binnenplanse ontheffing 2.12 lid 1a-1 Wabo afwijking bestemmingsplan uitgebreide procedure

174 23 99 48 4

218 23 147 44 4

245 35 123 70 17

110 82 28

2.4.6 Resultaten vergunningverlening Het zal duidelijk zijn dat de opzet van de Wabo een nauwkeurige coördinatie en onderlinge afstemming tussen de verschillende partijen vergt. De technisch toetsers zijn als casemanagers verantwoordelijk voor een goed verloop van dit proces. Uit het overzicht blijkt dat er 9% meer bouwplannen zijn ingediend dan in 2019. Wat opvalt is dat de bouwkosten van de ingediende plannen beduidend hoger lagen dan het jaar er voor. Plannen met een bouwsom tot €20.000 liepen met 21% terug terwijl de plannen met een bouwsom hoger dan € 20.000,-- met 82% steeg. De stijging van de bouwplannen met bouwkosten tussen de €100.000 en €500.000 – 100% en tussen €1.000.000 en €5.000.000 – 60% springen er hierbij uit. Dit verklaart ook de veel hogere leges inkomsten dan geraamd (zie 9.2). Het vermelden waard is ook dat we één bouwplan hebben ontvangen van €5.981.000.

6

In tegenstelling tot 2019 waren er geen vergunningen van rechtswege. Het aantal malen dat een procedure is gevoerd om medewerking te kunnen verlenen in afwijking van het geldende bestemmingsplan lag 40% hoger dan in 2019. Met betrekking tot de motie, om initiatieven en aanvragen met betrekking tot vergunningen voor 90% binnen de gestelde termijn zonder verlenging af te handelen, kan op dit moment het volgende worden gezegd. Na 1 mei 2021 wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de stand van zaken. Tot die tijd wordt er gemonitord met als doel nog beter zicht te krijgen op de oorzaken van de vertraging en het voorstellen en implementeren van verbetermogelijkheden. In 2020 is van de verleende vergunningen 28 keer de beslistermijn verlengd vanwege interne vertragingen, wat betekent dat 93% binnen de gestelde termijn zonder verlenging is afgehandeld.

3. Toezicht 3.1

Gebiedstoezicht

3.2

Frequentie

Agrarisch gebied zonder bebouwing Natura 2000-gebieden en omgeving Bedrijventerreinen - Industrie Recreatieparken

Aantal

Gebiedstoezicht is noodzakelijk om te bezien of gronden en opstallen worden gebruikt overeenkomstig de afspraken. Met periodieke controles is globaal, maar systematisch het gemeentelijk grondgebied geïnventariseerd op overtreding van de regels. In het algemeen heeft dit toezicht vanaf de openbare weg plaatsgevonden en was het gericht op het voorkomen en tegengaan van Toezicht excessen. Gedurende het gehele jaar Gebiedstoezicht is met een bepaalde frequentie het Dorpskernen woongebieden 17 4 toezicht uitgevoerd. Dorpskernen beschermde dorpsgezichten 3 6 Dijklinten dorpsgebied 1 4 Hierbij zijn overtredingen Dijk- en polderlinten landelijk gebied 1 2 geconstateerd die bij het Ruilverkavelingslinten 1 2 handhavingstoezicht zijn opgepakt. 1 5 11 3

2 4 1 2

Realisatie toezicht

Na de vergunningverlening volgt de realisatiefase. Het bouwwerk wordt opgericht, het in werking treden van de inrichting voorbereid, installaties aangelegd, grondwerken uitgevoerd enzovoorts. De nadruk bij het vergunning toezicht ligt op (de voorschriften in) verleende vergunningen, meldingen. De gegevens van de verleende vergunning zijn onontbeerlijk om in de realisatiefase fatsoenlijk toezicht te kunnen houden. Ook moet in deze fase aan een aantal voorwaarden worden voldaan om het toezicht te kunnen organiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de meldingsplicht van verschillende bouwfasen die in de vergunning moet worden vastgelegd. Voor het toezicht op nieuw- en verbouw, sloop is in het beleid voor verschillende categorieën bouwwerken een toezichtprotocol vastgesteld. Afhankelijk van de omvang van het bouwwerk en de functie wordt meer of minder intensief toezicht gehouden. Het bouwtoezicht is in 2020 overeenkomstig de protocollen uitgevoerd.

3.2

Gebruikstoezicht

In de gebruiksfase is het toezicht erop gericht dat de uitvoering van activiteiten in overeenstemming is met de voorschriften die in wet- en regelgeving zijn vastgelegd. Hierbij moet worden gedacht aan toezicht op de bestaande bouw, het periodieke toezicht op de brandveiligheid van bouwwerken, toezicht op gebruik overeenkomstig de bestemmingsplanvoorschriften, enzovoorts. Voor een goed toezicht op het gebruik van

7

gronden en gebouwen, ook in het kader van de handhaving is het van belang dat op perceel niveau gegevens beschikbaar zijn over bouw en gebruik van panden. Hieraan wordt door de toezichthouders-handhavers gewerkt. Het toezicht op brandveilig en op de naleving van milieuregelgeving door bedrijven is uitbesteed aan de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. De OZHZ legt zelf in een jaarverslag verantwoording af over de uitgevoerde taken.

3.3

Handhavingstoezicht

Tenslotte moest handhavingstoezicht worden gehouden. Een locatiebezoek en constateringsrapport kan het gevolg zijn van het gebiedstoezicht. Immers, dan wordt het grondgebied periodiek gecontroleerd overeenkomstig de risico-inventarisatie uit het visiedocument. Als een last onder dwangsom of bestuursdwang is opgelegd, hebben de toezichthouders periodiek beoordeeld of de overtreding ongedaan was gemaakt en hiervan verslag gedaan. Ook beoordeelden zij meldingen en handhavingsverzoeken en legden hun bevindingen vast in rapportages, die vaak de start waren van een handhavingsprocedure. Na het opstarten van een degelijke procedure controleerden de toezichthouders of aan een opgelegde (voor-) aanschrijving gevolg was gegeven. Ook deze bevindingen zijn vastgelegd omdat zij de bewijslast vormen voor een opgelegde dwangsom. In het uitgebreide overzicht op de volgende pagina zijn al deze stappen zichtbaar gemaakt.

4. Juridische handhaving Bij de vaststelling van het visiedocument vergunningverlening toezicht en handhaving (VTH) fysieke leefomgeving (2020-2024), productenboek en het uitvoeringsprogramma (2020) medio 2020 is geconcludeerd dat er uitbreiding dient plaats te vinden van de capaciteit van juridische handhaving. Er was onvoldoende juridische capaciteit om de door de toezichthouders geconstateerde overtredingen juridisch af te handelen. In afwachting van de gevolgen van de Omgevingswet is inhuurbudget beschikbaar gesteld voor de tweede helft van 2020 en geheel 2021 om uitvoering te geven aan het uitvoeringsprogramma 2020. Naast nieuwe zaken, bestaat de werkvoorraad ook uit oudere zaken. Er was een achterstand van circa 72 dossiers ontstaan in het afhandelen van de dossiers. Begin 2021 is een start gemaakt met het wegwerken van de achterstanden. Vanwege de start van de inhuur in de tweede helft van 2020 hebben de juristen niet geheel aan de planning kunnen voldoen maar al wel een flinke stap kunnen zetten. In 2021 wordt hieraan verder gevolg gegeven.

8

Handhaving en begeleiding Handhavingstoezicht Uitvoeren handhavingstaak (eventueel na melding) 1 Beoordelen handhavingsverzoeken 2 Voorbereiding 3 Op locatie constateren

2019

2020

Gemeente: Molenlanden 2020

25 25 120

22 117 298

Overtreding 4 Constateringsrapport (dossiervorming) 5 Dossiervorming t.b.v. legalisatieonderzoek 6 Overleggen extern 7 Nacontrole afspraken 8 Overdracht aan JZI indien strijdig, neemt dossier over 9 Toets BWT bij strijd met bestemmingsplan 10 Begeleiden naar aanvraag omgevingsvergunning

100 100 40 40 60 50 4

298 298 10 30 66 25 4

30 30 0 15 15 15

28 27 0 8 0 15

Spoedheidshalve bestuursdwang /bouwstop 17 Voorbereiding stilleggen 18 Op locatie bouw stilleggen (let op! dit gebeurt met 2 man, norm is hier op gebaseerd) 19 Schriftelijke stillegging maken 20 Stillegging bezorgen incl. uitleg inhoud 21 Check JZI kwaliteit brief 22 Last onder bestuursdwang 23 Voorbereiden effectuering 24 Effectuering inclusief nazorg

5 5 5 5 5 2 2 0

6 5 3 2 4 5 2 0

Dwangsom 25 Constatering maken incl. rapport 26 Dwangsombeschikking 27 Dwangsom bezorgen incl. uitleg inhoud (bezorgen in plaats van een aanget. brief) 28 Verbeurde dwangsom incl correspondentie

2 5 2 2

10 9 2 1

Begeleiding strafrechtelijke procedures Invorderingsprocedure

0 0

0 1

20

20

0

4

6 4 4 4

4 4 2 1

Voorbereidende handhavingsmaatregelen 11 Vooraanschrijving waarbij er verwijderd dient te worden. 12 Correspondentie nav vooraanschrijving 13 Hoorzitting zienswijzen 14 Hoorzitting zienswijzen 15 Verslag hoorzitting 16 Zienswijzen schriftelijk, bestuderen, nota en heroverweging doorgaan dwangsom of bestuursdwang

Projectmatig Overige handhaving Dashboard en info aan bestuur Advisering RO Gedoog beschikking Handhaving Brandveiligheid Voorbereiding / dossieroverdracht van Veiligheidsregio ZHZ Overleggen extern (overtreder) Overleggen extern (brandweer) Vooraanschrijving

9

5. Bezwaar en Beroep, Pre-Mediation

In 2020 is een toename te zien van de Bezwaarschriften. Of dit komt vanwege het feit dat er meer aanvragen zijn ingediend is moeilijk te zeggen. Belangrijk is om in 2021 te volgen of deze lijn zich doorzet zodat er naar een verklaring kan worden gezocht. Ook in 2020 is pre-mediation toegepast bij de behandeling van bezwaar- en beroepsprocedures. Bij pre-mediation wordt eerst via een informele weg, vaak via een gesprek, naar een oplossing gezocht voor het geschil. In 17 gevallen is gebruik gemaakt van pre-mediation tegen 6 gevallen in 2019. Per bezwaar wordt altijd in samenspraak met team Juridische Zaken bekeken in hoeverre mediation zinvol is. Bezwaar en beroep 1 Bezwaarschriften - BWT 2 Bezwaarschriften - ondersteuning 3 Collegiaal advies juristen 4 Bezwaarschriften - juridisch 5 Projectbesluit bestemmingsplan wijziging 6 Collegiaal advies juristen 7 Beroep 8 Collegiaal advies aan juristen 9 Collegiaal advies aan juristen 10 Hoger beroep

15 0 4 10 2 0 5 0 1 1

28 2 2 25 2 2 4 1 1 1

11 Verzoeken om voorlopige voorziening

1

3

12 Collegiaal advies aan juristen

0

1

13 Collegiaal advies aan juristen

1

1

Juridische afwikkeling dossiers Afronden dossiers inclusief correspondentie

0

21

Pre-Mediation Pre Mediation - RO Pre Mediation - Casemanagers - ondersteuning Pre Mediation - Juridisch

6 0 0

9 0 8

6. Overige activiteiten Het vakteam BWT voert tal van werkzaamheden uit die niet direct toe te rekenen zijn aan vergunningverlening, toezicht en handhaving. Dit betreft voornamelijk rand voorwaardelijke inzet voor het afhandelen van aanvragen en het goed kunnen coördineren van werkzaamheden en het zorgvuldig kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden. Op zichzelf is dit allemaal bedrijfsvoering waarover in dit verband geen verantwoording behoeft te worden afgelegd. Aan enkele activiteiten t moet wel aandacht worden gegeven.

6.1

Geautomatiseerd systeem Kizs

Eén van de belangrijkste aspecten van procesmatig werken is het monitoren en verantwoorden van de werklast in een geautomatiseerd systeem. We constateren dat het huidige zaaksysteem Kizs tot nu toe niet adequaat werkend is en niet goed toe is gesneden op het proces van vergunningverlening . Als gevolg hiervan is er meer tijd nodig en verloopt een gedeelte van het werk inefficiënt. Het afgelopen jaar zijn er scenario’s uitgewerkt tot algehele verbetering. Ook zijn er veranderingen doorgevoerd die tot enige verbetering hebben geleid. Echter het systeem blijft tijdrovend en kwetsbaar ook ten aanzien van een goede dienstverlening. Op dit moment worden er dan ook stappen ondernomen om te komen tot een scenario-keuze waarbij het een optie is om te kiezen voor een nieuw specifiek systeem voor vergunningverlening in plaats van het huidige algemene zaaksysteem Kizs.

10

6.2 Ondersteunende uitvoeringstaken De teamrollen en teamtaken behoren bij het vaste werkpakket maar vergen veel tijd. Ook de Implementatie van de Omgevingswet heeft vorig jaar veel gevraagd van het vakteam.

7. Kritieke massa Op 14 april 2016 is de Wet verbetering vergunningverlening, toezicht en handhaving Wet VTH in werking getreden. Voor een goede uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) op het gebied van het omgevingsrecht zijn door VNG, IPO en het Rijk landelijke kwaliteitseisen ontwikkeld. Deze Kwaliteitscriteria 2.1 gelden zowel voor de taken die worden uitgevoerd door de regionale uitvoeringsdienst RUD Noord-Holland Noord als voor VTH-taken die gemeenten, provincies, waterschappen en rijksdiensten in eigen beheer uitvoeren. De Kwaliteitscriteria 2.1. hebben zowel betrekking op de kwaliteit van de organisatie als de kwaliteit van de medewerkers. Voor de organisatie betekent dit dat er een sluitende beleidscyclus is, de werkprocessen voldoen aan een inhoudelijke ondergrens (inhoudelijke eisen en prioriteitstelling), en dat de taken belegd zijn bij organisaties die continuïteit in de uitvoering kunnen garanderen. Kwaliteitscriteria Zoals hierboven al beschreven is bevatten de Kwaliteitscriteria 2.1 criteria voor:  de kwaliteit van de medewerkers (kritieke massa);  de procescriteria.

7.1

Kritieke massa

De kritieke massa van VTH heeft betrekking op het aantal medewerkers in een specifieke functie, hun opleidingsniveau en werkervaring en tenslotte de hoeveelheid tijd die zij besteden aan de betreffende taak. De criteria voor kritieke massa schrijven, per deskundigheid, op vijf onderdelen criteria voor. Deze vijf onderdelen zijn: opleiding, werkervaring, (aanvullende) kennis, frequentie en aantal. Een gemeente met de omvang van Molenlanden zal nooit geheel aan de kwaliteitscriteria kunnen voldoen. Om die reden is in de verordening aangegeven dat de kwaliteitscriteria als referentie gelden. Beoordeeld wordt of de gemeente aan de criteria voldoet, en zo niet, hoe er dan voor wordt gezorgd dat niettemin een goede kwaliteit wordt gewaarborgd.

TOETS KWALITEITSCRITERIA KRITIEKE MASSA 2020

Overall

Frequentie Aantal

Kennis

Ervaring

Opleiding

Generieke deskundigheden

Generieke deskundigheden

Zaakbeheer - Eenvoudig Casemanagen - Complex Vergunningverlening bouwen en RO - Complex Toezicht en handhaving bouwen en RO - Complex

met inhuur met inhuur

Toezicht en handhaving milieu

volledig uitbesteed OZHZ

Toezicht en handhaving bodem

volledig uitbesteed OZHZ

Toezicht en handhaving groene wetten

met inhuur OZHZ. Komt sporadisch voor.

11

In het afgelopen jaar is de capaciteit voor de generieke deskundigheden door middel van inhuur op sterkte geweest. Bij het toezicht op de bouw is de organisatie op sterkte, inmiddels wordt ook aan de ervaringseis die is gesteld in de kwaliteitscriteria voldaan. Een tweetal collega’s is gestart met de opleiding ABWII.

Ervaring

Frequentie Aantal

Overall

gr

gr gr

gr gr

gr

gr

gr gr

gr gr

gr

gr

gr gr

gr gr

gr

Kennis

Opleiding

Juridische deskundigheden 2020

Juridische deskundigheden

Behandelen juridische aspecten vergunningverlening Behandelen juridische aspecten handhaving Behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten Ketentoezicht

volledig uitbesteed OZHZ

De juridische deskundigheid is op peil. We hebben 2 voldoende gekwalificeerde handhavingsjuristen in dienst. Ook wordt er extra deskundigheid ingehuurd.

Opleiding

Ervaring

Kennis

Frequentie Aantal

Overall

Specialistische (accent bouwen) deskundigheden 2020

Bouwfysica - Complex Brandveiligheid

gr

r

gr

r

r

r

gr

r

gr

r

gr

r

Constructieve veiligheid Bouwakoestiek - Complex Sloop- en asbest

w

w

w

w

w

w

w

w

w

w

w

w

Specialistische (accent bouwen) deskundigheden

Komt bijna niet voor, is goed te doen met huidige formatie Uitbesteed Komt bijna niet voor, zo ja wordt uitbesteed Materiaalmonsters door OZHZ

Qua opleiding, ervaring en kennis voldoet één van de medewerkers aan de eis van bouwfysica complex. Dit is qua aantal en frequentie onvoldoende. In een plattelandsgemeente als Molenlanden komt bouwfysica complex echter maar zelden voor zodat de huidige formatie voldoende blijkt te zijn. Evenals veel andere gemeenten besteedt Molenlanden de beoordeling van de constructieve veiligheid uit. De eigen medewerkers beoordelen daarbij alleen de kwaliteit van het aangeleverde werk van de externe bureaus. Zowel bij vergunningverlening als bij toezicht is voldoende expertise aanwezig voor brandveiligheid en sloop- en asbest. De werklast voor beide vakgebieden is echter te klein om een medewerker voldoende werk te verschaffen om te voldoen aan de kwaliteitscriteria. Op dit punt wordt niet voldaan aan de criteria. Dit leidt echter niet tot een gebrekkige taakuitvoering. Qua brandveiligheid kan de Veiligheidsregio als dat nodig blijkt de taak overnemen en qua sloop kan dit indien nodig belegd worden bij de Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (OZHZ).

Overall

Frequentie Aantal

Kennis

Ervaring

Opleiding

Specialistische (accent RO) deskundigheden 2020

Specialistische (accent RO) deskundigheden

Stedenbouw en inrichting openbare ruimte Complex (uitbesteed) Exploitatie en planeconomie Cultuurhistorie

Vakteam Omgeving Vakteam Omgeving gr

gr gr

r

r

r

Is goed te doen met huidige formatie

12

Bij de RO-specialismen vraagt in dit verband alleen de cultuurhistorie aandacht. De gemeente heeft een ervaren vakspecialist in dienst die over zowel de opleiding, de ervaring en de kennis beschikt. Het aantal medewerkers dat de kennis heeft, en de frequentie waarmee die kennis moet worden ingezet is ontoereikend. De werklast is echter te klein om een medewerker voldoende werk te verschaffen. Zodra er zich een gelijkwaardige partner aandient kan overwogen worden om tot samenwerking over te gaan.

7.2

Procescriteria

De procescriteria stellen regels over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de organisatie van het werk, waaronder de planning- en control cyclus. Deze instrumenten zijn in 2020 geharmoniseerd, geactualiseerd en vastgesteld.  Strategisch beleidskader Het visiedocument vergunningverlening toezicht en handhaving (VTH) fysieke leefomgeving (2020-2024  Operationeel beleidskader Productenboek en het uitvoeringsprogramma (2020)  Planning en control Vastgelegd in de Uitvoeringsprogramma 2020  Uitvoeren Doorontwikkeling van Kizs voor VTH is onvoldoende gebleken. Om goed te kunnen plannen, monitoren en verantwoording afleggen wordt er gekeken naar een ander systeem.  Monitoring A Aan de hand van het uitvoeringsprogramma, half jaarlijks. Al deze instrumenten zijn noodzakelijk voor een procesmatige taakuitvoering. Maar voor een succesvolle taakuitvoering is meer nodig dan dat. Het moeten ‘levende’ documenten zijn die in het dagelijks werk sturing geven aan de werklast en voorkomen dat bij de waan van de dag wordt gehandeld. Binnen het vakteam wordt hier voortdurend aandacht aan besteed.

8. Middelen Voor de uitvoering van ons uitvoeringsprogramma zijn naast capaciteit ook financiële middelen vrijgemaakt. Een verantwoording hiervan moet volgens de ‘Verordening VTH’ deel uitmaken van de verslaglegging. Uiteraard betreft dit zowel de inkomsten als de uitgaven. Belangrijkste inkomstenbron zijn de leges. Belangrijkste uitgaven betreffen de personele kosten.

8.1

Leges

Voor Molenlanden zijn vooraf de leges voor 2020 geraamd aan de hand van de legesopbrengsten van het eerste jaar van Molenlanden, 2019.

€ € € €

2019 1.204.000,00 € 400.000,00 € 1.604.000,00 € 1.880.000,00 €

2020 1.375.000,00 325.000,00 1.700.000,00 2.841.833,00

Verschil positief €

276.000,00 €

1.141.833,00

Raming Verhoogd zomer Raming zomer Werkelijk

Het uiteindelijk resultaat is ongekend hoger dan verwacht. Voor een deel is dit toeval. Er kan nooit met zekerheid worden bepaald wanneer precies een aanvraag wordt gedaan. Onder het kopje 2.4.6 werd voor dit hogere resultaat al een verklaring gegeven. Het komt niet zozeer doordat er veel meer aanvragen zijn ingediend maar vanwege het feit dat er heel veel plannen met hoge bouwkosten werden ingediend. -bouwkosten tussen de €100.000 en €5000.000 – 100% meer dan in 2019.

13

-bouwkosten tussen €1.000.000 en €5.000.000 – 60% meer dan in 2019. -één bouwplan ontvangen van €5.981.000 – niet voorgekomen in 2019. Tegenover de inkomsten uit de leges staan uiteraard de kosten om de diensten te kunnen leveren. In totaal is daarmee € 2.090.836,00 euro gemoeid. Voor de beoordeling van de kostendekkendheid is van zowel het vaste als het ingehuurde personeel indicatief beoordeeld welk percentage van hun tijd wordt besteed aan vergunningverlening. Dit percentage varieert van 90 % voor de casemanagers tot praktisch niets voor de adviseur BWT. Bij de toezichthouders zijn alleen de uren meegerekend die daadwerkelijk worden besteed aan het vergunningentoezicht. Verder dienen er nog andere kosten te worden toegerekend. De overige werkzaamheden en de uren die worden besteed aan juridische handhaving moeten immers worden bekostigd uit de algemene middelen. Zie onderstaand overzicht. 2020 Personeel in vaste dienst Inhuur

€ 1.314.588,00 Toe te rekenen aan vergunningen € 498.083,00 Toe te rekenen aan vergunningen Directe kosten (constructieberekeningen) Overhead BCF BTW (over inhuur)

Totaal

€ 788.753,00 € 498.083,00 € 171.000,00 € 528.000,00 € 105.000,00 € 2.090.836,00

Er is dus een positief verschil tussen inkomsten en uitgaven (€ 750.997). Zoals reeds eerder vermeld komt dit omdat nooit met zekerheid is te zeggen hoeveel aanvragen -en wanneer deze- worden ingediend. Het is niet zeker dat de te verwachten de legesopbrengst over 2020 vergelijkbaar zal zijn hoewel de eerste tekenen dit wel doen vermoeden. Met de komst van de Omgevingswet in 2022 zullen de leges er anders uit komen te zien.

8.2 Overige inkomsten

In 2020 is één dwangsom verbeurd. Hiermee is een bedrag van € 10.000,-gemoeid. Het is nog de vraag of dit bedrag in z’n totaliteit zal worden ingevorderd. In de eerste plaats omdat tegen een vordering nog een procedure loopt. In de tweede plaats omdat het opleggen van lasten onder dwangsom niet tot doel heeft inkomsten te genereren, maar overtredingen ongedaan te maken. In onderhandeling met de overtreders kan dan ook nog steeds worden overeengekomen dat (een deel van) de dwangsom niet wordt ingevorderd mits de overtreder de overtreding ongedaan maakt.

9. Conclusie en evaluatie Wat zijn de leermomenten uit de uitvoering van taken in 2020? Een aantal zaken valt op. Wij zetten ze hier onder elkaar. Een eerste aandachtspunt is het zaaksysteem Kizs waarvoor een voor vergunningverlening adequaat werkend systeem moet worden gezocht. Verder zijn de ontvangen leges veel hoger dan geraamd. Dit komt niet zozeer doordat er veel meer aanvragen zijn ingediend maar vanwege het feit dat er heel veel plannen met hoge bouwkosten werden ingediend. Er is een positief verschil tussen inkomsten en uitgaven. Dit komt omdat nooit met zekerheid is te zeggen hoeveel aanvragen -en wanneer deze- worden ingediend. Het verschil kan ook negatief uitvallen.

14