Bijlage D - Ambtelijk onderzoek Grip op GR'en Molenlanden (2019)

Greep op gemeenschappelijke regelingen Suggesties om greep te vergroten

Inhoud 0.

Managementsamenvatting ................................................................................... 3

1.

Inleiding ............................................................................................................... 5

2.

Onderzoeksvraag en -opzet ................................................................................. 6

3.

Bevindingen.......................................................................................................... 7 3.1 Literatuuronderzoek.......................................................................................... 7 3.2 Gesprekken met betrokkenen ........................................................................... 7

4.

Conclusies en aanbevelingen ............................................................................. 10

5 Borging .................................................................................................................. 12

Bijlage 1, Uitwerking gesprekken over gemeenschappelijke regelingen (GR’en) .. 14 Bijlage 2, Lijst van geïnterviewden ........................................................................ 20 Bijlage 3, Lijst geraadpleegde literatuur ................................................................ 21 Bijlage 4, aanbevelingen “Grip op gemeenschappelijke Regelingen regio ZHZ ..... 22

24 december 2019 drs. R(ob) T.M. Sent

2

0. Managementsamenvatting Op basis van een beperkte literatuurstudie en gesprekken met behandelende ambtenaren voor een 5 tal gemeenschappelijke regelingen (GR’en) waaraan de gemeente Molenlanden deelneemt is onderzocht hoe vanuit de gemeente (raad, bestuurders, ambtelijk) de greep gekregen op gemeenschappelijke regelingen kan worden versterkt. De literatuurstudie leverde een aantal handvatten op, vervolgens is in de gesprekken gekeken in hoeverre daarvan reeds gebruik wordt gemaakt en of daarnaast het informele circuit (op alle niveaus) nog onbenutte mogelijkheden biedt. Met daarbij in het achterhoofd dat de capaciteit op alle niveaus beperkt is en de gemeente nog volop in ontwikkeling. Dat leidt vervolgens tot de volgende aanbevelingen: •

•

•

• • •

“Choose your battles”. Stel prioriteiten op basis van risicoprofielen, politieke prioriteiten en/of beleidsmatige keuzes (en in principe niet op uitvoering). Ook om de organisatie niet te overbelasten. De risicoprofielen kunnen worden opgenomen in de nog op te stellen nota verbonden partijen van de gemeente Molenlanden. Dit vereist actie van zowel college als raad. Stem voor de prioritaire GR’en en prioritaire onderwerpen af met andere deelnemers. Dat geldt niet alleen voor het afstemmen van zienswijzen door de raad, maar ook op ambtelijk niveau (insteek richting GR en advisering leden Algemeen Bestuur (AB)) en op bestuurlijk niveau (tussen bestuurders/leden AB en colleges). Creëer informele overleggen met gelijkgestemde gemeenten, ambtelijk en/of bestuurlijk niet alleen voor de raden, maar over de hele breedte. Dit vereist actie van zowel raad, college als de ambtelijke organisatie. Dit vereist vanzelfsprekend natuurlijk ook een goede afstemming binnen de ambtelijk organisatie, college en raad en daartussen. Voor het zgn. “+” pakket, evalueer zelf periodiek of voortzetting, dan wel het weer in eigen beheer nemen, van deze taken aan de orde is Zorg voor een goede informatiepositie en informatievoorziening. Weten wat er speelt. Zorg voor een goede ingang bij de GR, haal daar actief informatie op (en leg daar eigen inzichten neer).

Zowel vanuit de raad als vanuit college; geeft duidelijk aan welke informatie je, wanneer wilt hebben. Verwerk de informatiebehoefte vanuit het college (de portefeuillehouder) richting raad in de nota verbonden partijen. Ben proactief. Bepaal mede de agenda door onderwerpen in te brengen, bij voorkeur afgestemd met andere deelnemers aan de GR. Ook hiervoor geldt: doe dat voor die onderwerpen die prioritair zijn en op alle niveaus Verdeel werk. Binnen raad, werk met rapporteurs. En voor de afstemming tussen raden met coördinerende griffiers. Binnen de GR’en is dat in zekere zin al gebeurd door instelling van zgn. kernteams. Spreek evaluatiemomenten af. In de huidige regelingen zijn geen evaluatiebepalingen opgenomen. Bij wijziging van een gemeenschappelijke regeling zou een dergelijke bepaling (met een evaluatie een jaar voor het einde van de raadsperioden) kunnen worden opgenomen. Raden kunnen natuurlijk ook om een dergelijke evaluatie vragen, wanneer dat een gemeenschappelijke actie van raden van deelnemende gemeenten is kan de GR daar moeilijk omheen.

3

•

•

•

Laat bestuurders van de GR die door de raad als belangrijk zijn aangemerkt verantwoording afleggen na elke AB vergadering. Omgekeerd, informeer de raad actief waar relevant. Houdt elkaar zo scherp en volledig op de hoogte. Borg deze aanbevelingen in de nota verbonden partijen, het programma organisatieontwikkeling van de ambtelijke organisatie (houding en gedrag), de teamprofielen (werkprogramma’s van de teams) en wellicht oo het werkprogramma van de raad.

4

1. Inleiding Gemeenten hebben een aantal taken die dermate complex zijn dat ze voor veel (kleinere) gemeenten alleen in een samenwerkingsverband met andere omringende gemeenten te organiseren zijn. Dat geldt ook voor taken die in het kader van de decentralisatie van overheidstaken naar de gemeenten op het terrein van jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurige zieken in 2015 zijn overgedragen. De samenwerkingsverbanden waarin de taken, die in gezamenlijkheid met een of meer andere gemeenten (en soms provincie) worden opgepakt, zijn belegd hebben veelal een vorm van gemeenschappelijke regeling. Ook andere vormen zijn mogelijk, alsmede samenwerking met andere organisaties dan gemeenten. Tezamen vormen ze de ‘verbonden partijen’. In dit rapport wordt met name stil gestaan bij intergemeentelijke samenwerking in de vorm van gemeenschappelijke regelingen. Nu steeds meer taken waar gemeenten verantwoordelijk voor zijn via samenwerkingsverbanden worden uitgevoerd komt steeds meer de vraag op hoe individuele gemeenten (zowel ambtelijk, als bestuurlijk als vanuit de raden) nog invloed kunnen uitoefenen op de taakuitvoering door die samenwerkingsverbanden. In de regio Zuid Holland Zuid is in de periode 2015-2017 door een denktank hierover nagedacht, wat geleid heeft tot het document “Grip op gemeenschappelijke Regelingen Regio Zuid Holland-Zuid”.

In het rapport zijn adviezen en aanbevelingen opgenomen om de positie van gemeenteraden ten opzichte van gemeenschappelijke regelingen te verbeteren. Meer recent (eind 2018) is ook een rapport van Berenschot verschenen (“Democratische legitimiteit bij interbestuurlijke samenwerking”). In dit op verzoek van de minister van BZK opgestelde rapport zijn naast voorstellen die meer op het stelsel betrekking hebben (en deels in een wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen moeten worden verwerkt) ook praktische suggesties gedaan die gemeenten zelf kunnen oppakken. Ook in de jonge gemeente Molenlanden is de vraag opgekomen hoe nog (voldoende) invloed te kunnen hebben op de gemeenschappelijke regelingen waar Molenlanden deel van uit maakt. Zowel vanuit de raad, als vanuit bestuurders en het ambtelijk apparaat. Dit mede vanwege de onder druk staande gemeentelijke begroting, en de tekorten die met name in het sociaal domein optreden. In dit rapport wordt gepoogd daarvoor handvatten aan te dragen. Achtereenvolgens wordt in dit rapport stil gestaan bij de onderzoeksvraag en opzet, op de bevindingen, op de conclusies en aanbevelingen. Tenslotte wordt aangegeven hoe deze aanbevelingen in de organisatie geborgd kunnen worden.

De bijlagen bevatten de uitwerkingen per onderzochte gemeenschappelijke Regeling (GR) van de gevoerde gesprekken, de lijst van geraadpleegde literatuur, de lijst van geïnterviewden en een overzicht van de aanbevelingen uit het rapport “Grip op gemeenschappelijke regelingen ZHZ”.

5

2. Onderzoeksvraag en -opzet Vanuit de ambtelijke organisatie kwam de volgende vraag op tafel: “Help Molenlanden aan een handelingsperspectief hoe strategisch en tactisch om te gaan met de sturing op onze (belangrijkste) gemeenschappelijke regelingen. Dit in het licht van gemeentelijke bezuinigingen in de komende jaren, die waarschijnlijk ook om een taakstelling bij deze gemeenschappelijke regelingen zal vragen dan wel om verscherpte ambtelijke en bestuurlijke sturing. Onder hulp verstaan we niet (alleen) een advies, maar ook handvatten voor medewerkers (evt. bestuurders) die in de samenwerking met deze organisaties opereren. Advies en handvatten zijn te ontwikkelen in samenspraak met onze mensen.” In overleg is deze onderzoeksvraag vervolgens vertaald in een onderzoek waarbij voor de 5 grootste en belangrijkste Gemeenschappelijke Regelingen in kaart wordt gebracht hoe de aansturing in brede zin voor elke van deze samenwerkingsverbanden nu geregeld is, zowel binnen de betreffende gemeenschappelijke regeling als binnen de gemeente Molenlanden, in welke mate de adviezen vanuit het rapport “Denktank Grip op gemeenschappelijke regelingen Regio Zuid-Holland-Zuid” (al) zijn uitgevoerd en waar nog mogelijkheden liggen . Dit laatste inclusief eventueel aanvullende suggesties om de grip vanuit gemeente (zowel ambtelijk, als bestuurlijk als vanuit de Raad) te versterken.

Plan van aanpak: Het in kaart brengen van de actuele situatie geschiedde enerzijds door literatuurstudie (hoe is het formeel geregeld, welke rapporten liggen er al, wat heeft de VNG op dit punt beschikbaar) en anderzijds door gesprekken met de binnen Molenlanden verantwoordelijke ambtenaren, de griffie en zo nodig medewerkers van de betrokken gemeenschappelijke regelingen. Voor zover adviezen uit het rapport: “Grip op Gemeenschappelijke Regelingen” nog niet zijn doorgevoerd is bezien welke op relatief korte termijn alsnog kunnen worden doorgevoerd en wat daarvoor nodig. Daarnaast is bekeken welke andere, informele, mogelijkheden er zijn om meer grip te kunnen krijgen. Voorstellen die ook houvast geven en uitvoerbaar zijn voor de betrokken ambtenaren en bestuurders en voor de Raad.

6

3. Bevindingen In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens stil gestaan stil gestaan bij de belangrijkste lessen die kunnen worden getrokken uit geraadpleegde publicaties over de mogelijkheden (meer) sturing vanuit een gemeente te kunnen geven aan gemeenschappelijke regelingen en wordt op basis van de gevoerde gesprekken bezien hoe de sturing nu plaats vindt en of in welke mate suggesties vanuit het rapport “Grip op gemeenschappelijke regelingen regio ZHZ” zijn benut.

3.1 Literatuuronderzoek Over gemeentelijke samenwerking bestaat inmiddels al behoorlijk wat literatuur. Insteek is daarbij veelal de democratische legitimiteit (of het al dan niet vermeende gebrek daaraan). Een aantal van de bestaande rapporten is geraadpleegd om daaruit relevante voorstellen te distilleren om de grip vanuit Molenlanden op gemeenschappelijke regelingen te kunnen vergroten. Met name het rapport van een denktank die in de periode 2015-2016 onderzocht heeft hoe gemeenteraden in de regio Zuid-Holland-Zuid meer in positie gebracht kunnen worden ten opzichte van gemeenschappelijke regelingen heeft veel praktische voorstellen opgeleverd . In een recenter rapport dat Berenschot op verzoek van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties heeft opgesteld in verband met de aanstaande wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen zijn ook voorstellen gedaan die in dit verband nuttig zijn, en in grote lijnen overeenkomen met de voorstellen vanuit de denktank. Hoewel de voorstellen gericht zijn op het versterken van de positie van de raad, zijn veel van de voorstellen ook nuttig voor het versterken van de grip op gemeenschappelijke regelingen ook bestuurlijk en ambtelijk. Uit de voorstellen komt, in willekeurige volgorde, een aantal lijnen naar voren: a. b.

c. d. e. f.

Stel prioriteiten. Richt je op die samenwerkingsverbanden met de grootste risico’s. Stem af met andere gemeenten. De rapporten hebben het dan vooral over het afstemmen van zienswijzen van raden, het weten wat er speelt in andere raden etc. Maar die les is minstens zo belangrijk op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Verdeel het werk. In de rapporten wordt bijvoorbeeld voorgesteld om te werken met rapporteurs en coördinerende griffiers. Maak vooraf je informatiebehoefte duidelijk Evalueer. De voorstellen gaan in op zowel een evaluatie per raadsperiode, als jaarlijks bij de jaarrekening Laat bestuurders verantwoording afleggen, zorg voor goede informatievoorziening.

3.2 Gesprekken met betrokkenen Gesproken is met de behandelende ambtenaren bij de onderzochte gemeenschappelijke regelingen en met de griffier en een tweede ambtenaar van de griffie. In de gesprekken is met name stil gestaan bij het proces van besluitvorming 7

binnen de GR, de betrokkenheid van raad, college/bestuurder en ambtenaren, Bij de informatievoorziening, de afstemming en advisering etc. zijn de bovenvermelde voorstellen als leidraad gebruikt. Omdat de echte grip vooral via het AB te verkrijgen is, is daarbij ook uitdrukkelijk stil gestaan bij de vraag in welke mate er informeel overleg is tussen gemeenten en met de GR organisatie om meerderheden te vinden, om een goede informatiepositie te hebben om de agenda te kunnen bepalen en proactief te kunnen optreden. Een beknopte uitwerking van de gevoerde gesprekken is opgenomen in bijlage 1. Afgezet tegen de categorieën als hierboven aangegeven leidt dat tot het volgende beeld: a. Aan een prioriteitstelling op basis van een risico analyse is nog geen (expliciete) invulling gegeven. De raad heeft wel keuzes gemaakt in de zin dat ze bijvoorbeeld een gespreksavond heeft georganiseerd over afvalverwerking (Waardlanden). b. Voor jeugd is er een regionale werkgroep voor raadsleden . Verder is er van de kant van de raad niet standaard afstemming van bijvoorbeeld zienswijzen met andere raden uit andere deelnemende gemeenten. Ambtelijk zijn er voor verschillende GR’en zogenaamde kernteams met ambtenaren uit (enkele van de) deelnemende gemeenten. Deze kernteams adviseren AB over voorliggende voorstellen. Zij vervullen geen rol in het afstemmen van standpunten tussen deelnemende gemeenten.

c. Aan de voorstellen om te werken met rapporteurs en te werken met een coördinerend griffier (voor afstemming zienswijzen e.d. van raden) is (nog) geen invulling gegeven. Wat betreft het werken met rapporteurs in de raad lijken ook de verschillen tussen politieke partijen een rol te spelen. d. Noch raad noch bestuurders en ambtenaren hebben vooraf helder de informatiebehoefte aangegeven. Niet richting de GR en vanuit de raad ook niet richting bestuurders. e. De voorstellen gaan uit van een jaarlijkse evaluatie bij de jaarrekening en een evaluatie tegen het einde van een raadsperiode. Los van de vraag of een jaarlijkse (volledige) evaluatie niet contraproductief is (legt zwaar beslag op capaciteit van zowel de GR als de gemeenten en de vraag is of ingezet beleid al naar een jaar meetbaar effect heeft), wordt dit nu niet gedaan. Impliciet is er bij Jeugd wel sprake van het nadenken over een andere aanpak. Dat lijkt echter eerder ingegeven vanuit budgettaire reden dan vanuit een gedegen (beleids)evaluatie. f. De informatievoorziening vanuit de GR naar de raad loopt in zijn algemeenheid via het college. Daarbij is er ook verschil tussen de onderzochte GR’en, zo worden verslagen van vergaderingen van het AB soms pas gelijktijdig met de stukken voor de volgende AB vergadering verspreid.

Een geïnstitutionaliseerde verantwoording van bestuurders in de raad na bijvoorbeeld elk AB is er (nog) niet. Door te werken met thema’s (bijvoorbeeld sociaal domein) probeert de raad wel zicht te houden op wat er gebeurt en speelt binnen de GR’en. Zoals al aangegeven aan het beging van deze paragraaf is daarnaast in de gesprekken stil gestaan bij de vraag hoe binnen de gemeente de advisering richting bestuurders verloopt en welke informele contacten er zijn met andere gemeenten en de GR organisatie op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau om informatie tijdige te krijgen, de agenda mede te bepalen en af te stemmen met andere deelnemende gemeenten.

8

Er blijkt wel vrij veel contact te zijn tussen behandelende ambtenaren en ambtenaren van de GR’en, maar dan vooral over de uitvoering. Minder over beleidsmatige vraagstukken aan de voorkant. Vanuit de VR ZHZ en vanuit Avres wordt die afstemming wel georganiseerd , voor het nieuwe beleidsplan van de Veiligheidsregio en voor Avres voor het jaarplan 2021 (waarbij doelen en opgaven van Avres worden afgezet tegen raakvlakken met gemeentelijke doelen en opgaven op het gebied van participatie). Er is nog vrijwel geen informele afstemming vooraf met andere deelnemende gemeenten, noch op ambtelijk, noch op bestuurlijk niveau. Gezien de werklast die er in deze nieuwe gemeenten ligt bij zowel de ambtelijk organisatie als het college is dat begrijpelijk, maar hier lijkt nog wel veel te winnen. De gemeente Molenlanden heeft nog geen vastgestelde nota verbonden partijen. De gemeenten Molenwaard en Giessenlanden hadden deze wel. Daarin werd een beperkte risico inschatting gemaakt, elk op een eigen wijze. Ook werden daarin kaders aangegeven voor nieuwe samenwerkingsverbanden. De informatiebehoefte van de raad en de werkwijze tussen raad en bestuurder/portefeuillehouder werd daarin niet opgenomen. Nb.:Dit onderzoek heeft zich gericht op de vraag hoe vanuit de gemeente Molenlanden meer grip kan worden gekregen op gemeenschappelijke regelingen.

In het sociaal domein is de situatie extra gecompliceerd omdat daar wordt gewerkt in sociale team die samengesteld zijn medewerkers van zowel gemeente, DG&J, Avres, Stichting Jeugdteam en gecontracteerde partijen als bijvoorbeeld MEE, Vivenz, Rivas, Careyn die deels vanuit een van de betrokken GR’en en deels via het lokale subsidiebeleid worden betaald. Het borgen van de samenhang tussen met name het lokale subsidiebeleid (richting regionaal werkende partijen) en de betrokken GR’en is een extra uitdaging. Juist hier is een goede afstemming met betrokken partijen en informatiepositie erg belangrijk Daarbij biedt juist de samenwerking in die teams juist kansen die samenhang te realiseren. Ook is wellicht een aparte strategische analyse nodig op deze vorm van samenwerking om een beter beeld te krijgen over de sterkte/zwakte analyse, de mogelijkheden en onmogelijkheden in huidige vorm.

9

4. Conclusies en aanbevelingen Gemeenten werken op een groot aantal (beleids)terreinen met elkaar samen in gemeenschappelijke regelingen. Omdat dat verplicht is (o.a. Veiligheidsregio, Omgevingsdienst, GGD), omdat de taken de schaal van de gemeente overstijgen en/of omdat het doelmatiger is om taken gemeenschappelijk aan te pakken. Consequentie van die samenwerking is dat daarmee ook een deel van de zeggenschap wordt ingeleverd, die wordt immers gedeeld met de andere deelnemers en de opgerichte organisatie. Hoe meer deelnemers aan een regeling, en hoe meer stemverhoudingen daarbinnen uiteen lopen, hoe groter het verlies aan directe zeggenschap. De vraag is hoe dat inleveren van zeggenschap kan worden gemitigeerd, hoe gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) toch voldoende grip kunnen behouden. Zodanig dat de voordelen van het deelnemen in een GR opwegen tegen het inleveren van eigen zeggenschap. Er zijn al meerdere onderzoeken verschenen waarin gepoogd is deze vraag vooral vanuit de raad, vanuit het oogpunt van democratische legitimiteit, te beantwoorden. Daaruit zijn verschillende voorstellen gedaan om die zeggenschap te bevorderen. Gebleken is dat een aantal van deze voorstellen binnen de gemeente Molenlanden nog niet (volledig of integraal) is doorgevoerd, daar liggen nog kansen.

In het kader van deze verkenning is daarnaast gekeken naar mogelijkheden op het niveau van bestuurders en ambtenaren om de invloed op /binnen een gemeenschappelijke regeling te vergroten. De meeste invloed als gemeente heb je veeleer via de ingang van het AB van de GR, veel minder via zienswijzen van de raad (die makkelijk terzijde kunnen worden gelegd). Bij een ervaren gebrek aan eigen zeggenschap kan de reflex zijn om dan uit de samenwerking te stappen. Los van het feit dat dat niet altijd kan (een aantal samenwerkingen zijn verplicht) kunnen de consequenties verstrekkend zijn. En er was ooit een reden om in de samenwerking te stappen. Veel meer voor de hand ligt om te bezien waar mogelijkheden liggen om zeggenschap te vergroten. Op basis van de geraadpleegde documenten en de gevoerde gesprekken leidt dit tot de volgende aanbevelingen: •

•

“Choose your battles”. Stel prioriteiten op basis van risicoprofielen, politieke prioriteiten en/of beleidsmatige keuzes (en in principe niet op uitvoering). Doe dit ook om de organisatie niet te overbelasten. De risicoprofielen kunnen worden opgenomen in de nog op te stellen nota verbonden partijen van de gemeente Molenlanden. Dit vereist actie van zowel college als raad. De raad kan natuurlijk ook in haar jaarplan aangeven waar in een jaar expliciet de aandacht naar uit gaat, en daarvoor ook activiteiten ontplooien. Stem voor de prioritaire GR’en en prioritaire onderwerpen af met andere deelnemers. Dat geldt niet alleen voor het afstemmen van zienswijzen door de raad, maar ook op ambtelijk niveau (insteek richting GR en advisering leden AB) en op bestuurlijk niveau (tussen bestuurders/leden AB en colleges).Creëer informele overleggen met gelijkgestemde gemeenten, ambtelijk en/of bestuurlijk niet alleen voor de raden, maar over de hele breedte. Dit vereist actie van zowel raad, college als de ambtelijk organisatie. Dit vereist vanzelfsprekend natuurlijk ook een goede afstemming binnen de 10

•

• • •

•

ambtelijk organisatie, college en raad en daartussen. Voor zgn. “+” pakketten, evalueer zelf periodiek of voortzetting, dan wel het weer in eigen beheer nemen, van deze taken aan de orde is Zorg voor een goede informatiepositie en informatievoorziening. Weten wat er speelt, zowel bij de GR als bij andere deelnemende gemeenten. Zorg voor een goede ingang bij de GR, haal daar actief informatie op (en leg daar eigen inzichten neer). Zowel vanuit de raad als vanuit college; geeft duidelijk aan welke informatie je, wanneer wilt hebben. Verwerk de informatiebehoefte vanuit het college (de portefeuillehouder) richting raad in de nota verbonden partijen. Ben proactief. Bepaal mede de agenda door onderwerpen in te brengen, bij voorkeur afgestemd met andere deelnemers aan de GR. Ook hiervoor geldt: doe dat voor die onderwerpen die prioritair zijn en op alle niveaus Verdeel werk. Binnen raad, werk met rapporteurs. En voor de afstemming tussen raden met coördinerende griffiers. Binnen de GR’en is dat ambtelijk in zekere zin al gebeurd door instelling van zgn. kernteams. Spreek evaluatiemomenten af. In de huidige regelingen zijn geen evaluatiebepalingen opgenomen. Bij wijziging van een gemeenschappelijke regeling zou een dergelijke bepaling (met bijvoorbeeld een evaluatie een jaar voor het einde van de raadsperioden) kunnen worden opgenomen.

Raden kunnen natuurlijk ook om een dergelijke evaluatie vragen, wanneer dat een gemeenschappelijke actie van raden van deelnemende gemeenten is kan de GR daar moeilijk(er) omheen. Laat de bestuurder(s) vanuit Molenlanden in die GR’en die door de raad als belangrijk zijn aangemerkt verantwoording afleggen na elke AB vergadering. Omgekeerd, informeer de raad actief waar relevant. Houdt elkaar zo scherp en volledig op de hoogte.

11

5 Borging De in de aanbevelingen opgenomen adviezen kunnen leiden tot meer invloed vanuit de gemeente op prioritaire (onderwerpen binnen) gemeenschappelijke regelingen dan moeten ze wel daadwerkelijk worden uitgevoerd en moet dat ook worden geborgd. Dat kan binnen bestaande instrumenten en reeds in gang gezette ontwikkelingen binnen de organisatie van de gemeente Molenlanden.

a) Nota verbonden partijen. De gemeente Molenlanden heeft reeds op de agenda staan om in 2020 een nota verbonden partijen vast te stellen. In deze nota kunnen dan in ieder geval een risicoanalyse en de prioritaire (onderwerpen binnen) gemeenschappelijke regelingen worden aangegeven. Dat kan zijn vanuit een risico analyse en vanuit beleidsmatige en politieke overwegingen .Denk bijvoorbeeld aan het dossier jeugd bij de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid en Jeugd, of de afvalinzameling bij Waardlanden. Overigens zou daarover jaarlijks binnen de raad een discussie over gevoerd moeten worden, de prioriteiten en risico’s kunnen immers in de tijd wijzigen. In de nota verbonden partijen kan verder, naast de uitgangspunten/kaders voor het aangaan van (nieuwe) samenwerkingsverbanden, worden aangegeven welke informatie de raad op welke momenten van de portefeuillehouder in het college wil hebben. Zo is het voor de hand liggend dat op de prioritaire (onderwerpen binnen) gemeenschappelijke regelingen de bestuurder in het algemeen bestuur (AB) van de GR telkens na een vergadering van het AB terugkoppelt in de raad. Het zou goed zijn als voordat er daadwerkelijk wordt gestart met het bopstellen van de nota verbonden partijen er in de raad een mening vormende discussie met het college plaats vindt.

Op basis daarvan kan het college een concept nota (laten) opstellen voor vaststelling in de raad.

b) In het programma doorontwikkeling van de organisatie De aanbevelingen vereisen (ook) vanuit de ambtelijke organisatie een bepaalde houding en gedrag. Met name het verder ontwikkelen en inzetten van netwerkvaardigheden. Dit zou onderdeel moeten worden van de competentieprofielen en trainingen in het kader van het programma doorontwikkeling van de organisatie. Bij de bespreking van de aanbevelingen in het college kwam de behoeft aan coördinatie rondom gemeenschappelijke regelingen aan de orde. Coördinatie bij de stukkenstroom en adviseringen en horizontaal over de gemeenschappelijke regelingen heen. Dit kan in een afzonderlijke functie of in een toegekende rol vorm krijgen.

12

c) Verwerking in de teamprofielen (werkprogramma’s van de teams) In de teamprofielen kunnen concrete acties voor het komende jaar worden opgenomen, gekoppeld aan teamleden. Daarbij kan optimaal worden aangesloten op de specifieke competenties van teamleden.

d) Werkprogramma van de Raad In de aanbevelingen staan ook een aantal suggesties aan het adres van de raad. Voor zover deze door de raad worden omarmt kunnen deze worden verwerkt in het werkprogramma (jaarplan) van de raad. Het begin van een nieuwe raadsperiode is bij uitstek het moment om de prioriteiten, de focus van de raad aan te geven (en te verwerken in het collegeprogramma). Jaarlijks kunnen die in het werkprogramma van de raad nader worden uitgewerkt en zo nodig bijgesteld.

13

Bijlage 1, Uitwerking gesprekken over gemeenschappelijke regelingen (GR’en) Deze bijlage geeft een weergave van de gesprekken die zijn gevoerd. Zo wordt per onderzochte gemeenschappelijke regeling een korte beschrijving gegeven van de betreffende GR, en wordt vervolgens vooral ingezoomd op hoe de aansturing vanuit de gemeenten (Molenlanden) is, de informatievoorziening vanuit de GR, kortom in welke mate invulling is gegeven aan de voorstellen vanuit het rapport “Grip op gemeenschappelijke regelingen”. Ook is op basis van het gesprek met de griffie weergeven hoe de Raad met de Gemeenschappelijke regelingen omgaat, en hoe daarbij gebruik wordt gemaakt van de voorstellen in dat rapport. Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland-Zuid (DG&J) De dienst Gezondheid en Jeugd ZHZ voert voor de 10 deelnemende gemeenten taken uit op het terrein van de publieke gezondheid, onderwijs (leerplicht een voortijdige schoolverlaters), jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning (m.n. huiselijk geweld en kindermishandeling, “Veilig Thuis”), ambulancezorg en geneeskundige hulpverlening. De GR heeft de vorm van een openbaar lichaam. Voor het deel dat betrekking heeft op de (regionale) gezondheidsdienst is het een door de wet publieke gezondheid verplichte gemeenschappelijke regeling.

De DG&J organisatie ken twee organisatieonderdelen, namelijk de Dienst Gezondheid en Jeugd en de Service Organisatie Jeugd (SOJ). Deze laatste voert de taken uit m.b.t. de Jeugdwet. Belangrijkste element daarin is het inkopen en contracteren van zorgaanbieders jeugdhulp, waaronder ook de Stichting Jeugdteams Met name voor de GGD-taken kent de DG&J een goede ambtelijke structuur. Zo is er een ambtelijk voor-/afstemmingsoverleg en een periodiek uitvoeringsoverleg. Ook voor Veilig thuis is er een afzonderlijke overlegstructuur, maar niet structureel. Het algemeen bestuur vergadert in een vaste structuur, circa 10 x per jaar. Er is een kernteam met een afvaardiging van ambtenaren Jeugd, DG&J (m.n. volksgezondheid) en Financiën, vanuit de (een aantal van de) deelnemende gemeenten (voor Molenlanden financieel ambtenaar) dat het algemeen bestuur adviseert. De ambtenaar die vanuit Molenlanden in het kernteam zit krijgt overigens ook input vanuit het vakteam. De bestuurder van Molenlanden in het AB krijgt daarnaast vanuit de ambtelijke organisatie een advies dat in ieder geval is afgestemd met de inhoudelijk verantwoordelijken voor SOJ, DG&J en financiën. Indien nodig worden ook anderen daarbij betrokken (bijv. juridisch, RO). Overigens kan de advisering richting bestuurder afwijken van de advisering richting Raad voor wat betreft zienswijzen.

Er vindt informeel ambtelijke afstemming plaats met zowel collega’s van andere deelnemende gemeenten als met ambtenaren van de GR. Ook op bestuurlijk niveau vindt er incidenteel voorafgaand aan een AB vergadering informeel afstemming plaats. Binnen de GR DG&J worden er ook wel voorstellen ingediend vanuit een aantal gemeenten.

14

De begroting van de DG&J bedraagt circa €140 mln. (begroting 2019) waarvan circa €100 mln. Betrekking heeft op de SOJ. Het aandeel daarin voor Molenlanden bedraagt circa €11,7 mln., waarvan circa €8,5 betrekking heeft op jeugd). Het SOJ deel van de begroting wordt voor het overgrote deel gefinancierd vanuit de Rijksbijdrage die de gemeenten ontvangen. In de begroting 2019 bedroeg die circa €101 mln. In de begroting is daarnaast een extra bijdrage van circa €3,5 mln. opgenomen aan extra bijdrage vanuit de gemeenten. Het deel “Veilig Thuis” wordt deels gefinancierd vanuit centrumgemeenten en deels via een inwonerbijdrage. De berekening van de gemeentelijke bijdragen varieert per onderdeel. Deels op basis van inwoneraantallen (al dan niet met een bepaalde staffel, deels op basis van lokale nota’s gezondheidszorg. Nb.: In het sociaal domein is de situatie nog complexer. Er wordt samengewerkt in de sociaal teams tussen gemeenten, DG&J en Avres, Stichting jeugdteams en andere, door ofwel een van de GR’en gecontracteerde dan wel via lokaal subsidiebeleid betaalde ,partijen. Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (VRZHZ) De veiligheidsregio is een verplichte gemeenschappelijke regeling, en verzorgt in het werkingsgebied de brandweerzorg, de rampenbestrijding, de crisisbeheersing, de geneeskundige hulpverlening (bij ongevallen en rampen.

Daarbij zit naast het verplichte pakket ook een ‘+’ pakket (bijvoorbeeld controles, toezicht op brandveiligheid). Het algemeen bestuur (AB) van de VRZHZ komt circa eens per 2 maanden bij elkaar. Er is binnen de GR een zogenaamd kernteam samengesteld uit ambtenaren van (enkele) deelnemende gemeenten, dat rechtstreeks adviseert aan het AB, vanuit het belang van de GR. Discussies die in het kernteam gevoerd worden t.a.v. de inhoud van de stukken, worden beknopt samengevat in het advies van het kernteam. Vanuit Molenlanden zitten daar 2 ambtenaren in. Deze zetten de vergaderstukken binnen de gemeentelijk organisatie uit voordat in het kernteam de adviezen worden opgesteld. Het kernteam adviseert ook aan het dagelijks bestuur (DB). Verder wordt de vertegenwoordiger vanuit Molenlanden vanuit het belang van de gemeente geadviseerd. Daarbij vindt afhankelijk van het onderwerp afstemming plaats binnen de ambtelijk organisatie. De voorbereiding kan naast de schriftelijke advisering, ook aan de orde komen in het twee wekelijkse portefeuillehouders overleg (PFO). De GR kent geen ambtelijk voorportaal voor het AB. Stukken voor het AB komen niet expliciet aan de orde in het college. Hooguit vindt informatie-uitwisseling plaats onder het kopje uitwisseling, waarin collegeleden over hun actualiteiten spreken.

De adviseurs Risicobeheersing en Bevolkingszorg zijn 1 dag per week werkzaam bij die Veiligheidsregio. Zij stemmen op die dag de regionale werkzaamheden af. Deze werkzaamheden zijn zowel strategisch, tactisch als operationeel van aard. Eenmaal in de jaar wordt er een bestuurlijke retraite georganiseerd. Daar wordt dan ook gesproken over het meerjarig perspectief etc. In theorie wordt daar ook gesproken de wenselijke invulling van de verschillende taken. In de praktijk bepaalt de GR zelf hoe intensief ze dat toezicht op brandveiligheid/brandwerendheid doen (‘+’ pakket), zonder dat het AB erbij betrokken is (ze stellen zelf hun jaarplan vast).

15

Daarnaast onderkende een van de respondenten een neiging om meer uit te breiden, dit in het kader van de toekomst van de veiligheidsregio. De veiligheidsregio beslaat 4 delen, namelijk risicobeheersing, (voorbereiding van) de brandweerorganisatie, incidentbeheersing en Voorbereiding op Rampen en Crisis (VRC). Circa eens in de 6 weken vindt een brandweeroverleg plaats. Daarbij zijn aanwezig de burgemeester, postcommandant, afdelingshoofd incidentbestrijding van de brandweer en de adviseur Risicobeheersing en Bevolkingszorg van de gemeente. De raad wordt betrokken op het moment dat er een nieuw Regionaal Risicoprofiel wordt opgesteld. Hiervoor worden de zienswijzen van de Raden gevraagd. In de zienswijzen kunnen de Raden ook hun wensen t.a.v. het nieuwe beleidsplan kenbaar maken. De zienswijze worden ambtelijk voorbereid, afgestemd in het PFO en gaan dan via het college naar de raad. Verder geeft de raad haar zienswijze op de (jaarlijkse) ontwerpbegroting. Een aantal GR’en (VRZHZ, DG&J) en OZHZ) organiseren een bijeenkomst voor de raad waar de raadsleden vragen kunnen stellen over de financiële stukken. In de praktijk levert dat niet veel op. Dan is er veelal ook contact tussen gemeenteambtenaren en raadsleden. Daarnaast heeft de gemeente een thema-avond veiligheid georganiseerd waar (op initiatief vanuit de GR) ook een vertegenwoordiger van de VRZHZ is geweest.

Incidenteel wordt er voor de raad een vergadering over verbonden partijen georganiseerd, waaronder de GR’en. Er vindt geen actieve informatieverstrekking plaats vanuit de GR na ieder AB richting de raad. Het college en ambtenaren krijgen verslagen ook as bij de stukken voor de volgende vergadering. Ook zijn er geen tussentijdse (voortgangs)rapportages vanuit de GR Voor de verdeelsleutel van de gemeentelijke bijdragen wordt de algemene uitkering uit het gemeentefonds, sub cluster Brandweer en Rampenbestrijding gehanteerd. De kosten die vallen onder het zogenaamde pluspakket worden per gemeente afgerekend. De begroting voor 2019 bedraagt circa €36,6 mln., het aandeel van Molenlanden daarin €3,7 mln. Gemeenschappelijke regeling Avres De Gemeenschappelijke Regeling (GR) Avres verzorgt de uitkeringsverstrekking, gesubsidieerde arbeid, arbeidsintegratie en –participatie, sociale activering, schuldhulpverlening, sociale kredietverstrekking, educatie, inburgering en kinderopvang in het kader van sociaal medische indicatie voor de drie deelnemende gemeenten, Gorinchem, Vijfheerenlanden en Molenlanden. Avres is voor de gemeente daarnaast ook een samenwerkingspartner bij de lokale uitvoering en in de lokale netwerken. Activiteiten waar Avres in dat kader bij betrokken is, worden afzonderlijk gefinancierd, zoals het project “Jij bent in beeld”.

De financiering van Avres, los van de activiteiten als samenwerkingspartner, is op basis van de rijksbijdrage (het zogenaamde BUIG-deel voor de inkomensverstrekking en het P-budget voor de het participatiedeel (arbeids(re)integratie en SW) met daarnaast enkele specifieke budgetten) en het inwoneraantal. Het Algemeen Bestuur (AB) komt 6 x per jaar bijeen en het Dagelijks Bestuur (DB) 8 maal per jaar. Er is 16

binnen de GR een zogenaamd kernteam samengesteld uit ambtenaren van de deelnemende gemeenten (zowel beleidsinhoudelijk als financieel), dat rechtstreeks adviseert aan het AB, vanuit het belang van de GR en de lokale belangen. Elke van de drie deelnemende gemeenten neemt met twee leden deel in het AB en met één lid in het DB. Daarnaast wordt het DB lid en de leden in het AB vanuit de ambtelijk organisatie van de gemeente van advies voorzien indien er bij het advies van het Kernteam aanvullend advies nodig is gelet op het lokale belang of de lokale situatie. Dit gebeurt zowel schriftelijk als in het portefeuillehouder overleg. Hierbij wordt intern ambtelijk afgestemd tussen beleid, financiën en, zo nodig, juridische zaken. Er is geen overall afstemming tussen ambtenaren die de verschillende GR’en behandelen. Ad hoc vindt er wel afstemming en overleg plaats maar niet geregeld en regelmatig. Jaarlijks wordt de gemeenteraad een zienswijze gevraagd over de jaarrekening, het beleidsplan (jaarplan) en de conceptbegroting van de GR. Begrotingswijzigingen worden eveneens aan de gemeenteraad voorgelegd voor een zienswijze. Verder wordt er eens per jaar in overleg met de griffie een avond georganiseerd specifiek voor Avres. Ad hoc wordt de gemeenteraad geïnformeerd via raadsinformatiebrieven door het bestuur van Avres en/of het college.

Dat dit niet altijd goed gaat bleek bij het initiatief van Avres voor oprichting van een Kringloop BV. Tijdens een informatieavond waren aanwezige raadsleden eerder op hoofdlijnen geïnformeerd door Avres. Desondanks voelde men zich bij behandeling van de zienswijzeprocedure onvoldoende betrokken en geïnformeerd. Ambtelijk en bestuurlijk was de gemeente hierbij betrokken. De politieke gevoeligheden met betrekking tot de betrokken bestaande lokale kringloopwinkels waren onvoldoende door Avres onderkend en gemanaged. Er is vanuit gemeente of raad geen expliciet risicoprofiel bepaald. Een jaarlijkse evaluatie is opgenomen in de jaarrekening. Er vindt geen structureel informeel overleg, ambtelijk noch bestuurlijk, plaats tussen de deelnemende gemeenten voorafgaand aan vergaderingen buiten de vergaderingen van het kernteam en het bestuur. Het is er wel, maar dat zou meer kunnen/moeten gebeuren. Het gebeurt vooral terloops en via mailcontact. In dat verband is afgesproken om voor 2021 vroegtijdig ambtelijk vanuit de gemeenten en de GR gezamenlijk na te denken over het beleidsplan 2020/2021. Dit met als doel om het beleidsplan meer gezamenlijk op te stellen en meer integraal onderdeel te laten zijn van het Sociaal Domein. De begroting 2019 van Avres bedroeg circa €9,6 mln., het aandeel van Molenlanden daarin circa €2,1 mln.

Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ) De omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid verzorgt in opdracht van 10 gemeenten en de provincies Zuid-Holland de vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) op het gebied van milieu (wettelijke taken). Daarnaast voert de OZHZ extra taken uit, zoals advisering over bijvoorbeeld energie of natuur. Voor een aantal deelnemende gemeenten voert OZHZ ook bouw- en woningtoezicht uit, Molenlanden doet dat zelf. De opdrachten voor OZHZ (het “wat”) worden vastgelegd in de individuele jaarprogramma’s per opdrachtgever. Ook het uitvoeringsbeleid en de mandatering geschiedt per individuele opdrachtgever, waarbij OZHZ er baat bij heeft als deze zo uniform mogelijk zijn. 17

Het Programma Generiek Toezicht wordt jaarlijks door het AB vastgesteld en ziet op de projectmatige aanpak van branches met een gemiddelde risicoscore op basis van het door de gemeenten vastgestelde Regionale UitvoeringsNiveau (RUN). OZHZ kent in principe drie typen financiering, namelijk een inwonerbijdrage (circa 10% van de financiering), financiering van de wettelijke taken (vergunningverlening en toezicht en controle, circa 80% van de financiering) en adviezen en projecten (circa 10%). Voor de bijdrage voor de wettelijke taken betalen de gemeenten per kwartaal een voorschot op basis van de geraamde activiteiten voor die taken, en wordt uiteindelijk op basis van nacalculatie afgerekend. Taken op het gebied van adviezen en projecten worden uitgevoerd op basis van (geaccordeerde) offertes. De begroting van OZHZ bedraagt circa €25 mln. per jaar. Het aandeel van Molenlanden daarin bedraagt circa €1,3 mln. Maandelijks zijn er contacten tussen de GR en de gemeente (ambtelijk) op basis van info van de GR over de gang van zaken. Daarbij is er ook discussie over het schuiven met middelen binnen een afgesproken bandbreedte van 10%. Schuiven binnen de bandbreedte wordt ambtelijk afgedaan, deze worden niet besproken in College of Raad. Ambtelijke advisering over AB stukken wordt binnen de gemeente met betrokken afgestemd.

Er vindt geen (voorafgaand) overleg plaats met collega’s van andere gemeenten binnen de GR. Alleen vanuit handhaving komt de GR in het portefeuille overleg aan de orde. College en Raad worden betrokken bij jaarplan/begroting (via zienswijze). Verder wordt de Raad alleen bij uitschieters via een informatiebrief geïnformeerd. Reinigingsdienst Waardlanden De Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsdienst Waardlanden (bedrijfsvoering organisatie) is de reinigingsdienst voor de gemeenten Gorinchem, HardinxveldGiessendam, Molenlanden en Vijfheerenlanden. Daarbij functioneert het algemeen bestuur als een Raad van Toezicht. Het AB vergadert eens per kwartaal, de inzet vanuit Molenlanden komt op zich niet in het college aan de orde. De raad krijgt geen, noch vanuit de GR noch vanuit het college, raadsinformatie op basis van vergaderingen van het AB. Er vindt incidenteel informeel overleg plaats met collega’s uit andere deelnemende gemeenten. Waardlanden levert een pakket voor alle deelnemende gemeenten, financiering vindt plaats op basis van het aantal aansluitingen en verwerkingskosten. De GR heeft zelf een ambtelijk overleg georganiseerd met alle contactambtenaren om over een nieuwe wijze van inzameling te spreken. De raad wordt bij de GR betrokken via de zienswijze over de conceptbegroting en via Raadsinformatiebrieven, zowel over taakuitvoering als financiële aspecten.

De raad heeft zelf initiatief genomen voor een raadinformatieavond over afvalverwerking. Daarbij zijn zowel wethouder, ambtenaren als medewerkers van de GR uitgenodigd, alsmede ambtenaren van andere gemeenten en adviesbureaus. Waardlanden kent geen uitgesplitste uitvoeringsrapportages, wel kwartaalberichten. De begroting van Waardlanden (2019) bedraagt € 12,9 mln., de bijdrage vanuit gemeente Molenlanden bedraagt circa € 2,1 mln.

18

Gesprek met griffier Wanneer er stukken voor de raad komen (voor zienswijze) vanuit de diverse gemeenschappelijke regelingen worden die meteen beschikbaar gesteld voor de Raadsleden. Een concept zienswijze vanuit het college wordt dan later (op het moment dat het er is) toegevoegd. De betrokkenheid van de raad bij gemeenschappelijke regelingen loopt uiteen. Bij Waardlanden heeft de raad heel proactief opgetreden. Getriggerd door het voorstel om overschotten niet terug te geven aan de deelnemende gemeenten heeft de raad een avond georganiseerd over beleidsmatige vraagstukken met betrekking tot Waardlanden. Voor Jeugd is er een regionale werkgroep voor raadsleden uit de deelnemende gemeenten. Soms werkt de Raad met thema’s, bijvoorbeeld het sociaal domein, ruimtelijk domein en domein algemeen bestuur/financiën. Binnen de raad heeft men wisselend zicht op wat er speelt, wat er gebeurt bij de GR’en. In die zin wordt invulling gegeven aan aanbeveling R1 uit het rapport “Grip op gemeenschappelijke regelingen”. Molenlanden kent geen aparte raadscommissies, in plaats daarvan werkt men met een meningsvormende avond, die wel als een commissie op grond van de Gemeentewet is ingericht.

Voor wat betreft aanbeveling R2, concentreren op GR’en met een hoog risico geldt dat in een nota verbonden partijen, op voorstel van het college, helder moet worden waar die grootste risico’s liggen en hoe daar mee om te gaan als raad. Op dit moment heeft de nieuwe gemeente Molenlanden nog geen nota Verbonden partijen.

19

Bijlage 2, Lijst van geïnterviewden Naam

Team en/of functie

Natasha van Eck Jarno Groenveld Marien Jongkind Machiel Krielaart Nella de Leeuw Marjolein Moria Harrie Nuijten Bas Renes Jim Schouwenaar Marjolein Theunissen Claudia Visic Bert Waterman Wille-Anne van ’t Zelfde Jan-Peter van Zoelen

Besturing/spelverdeler Griffie BVK/eerste loco secretaris M&S FBC M&S Account manager/str.adv. Besturing/spelverdeler OMG Griffie/Griffier BVK Besturing/controller BVK M&S

GR

DG&J ZHZ Avres DG&J ZHZ OZHZ O ZHZ O ZHZ, Waardlanden VR ZHZ VR ZHZ Avres

20

Bijlage 3, Lijst geraadpleegde literatuur Denktank Grip op Gemeenschappelijke Regelingen Regio Zuid-Holland-Zuid, opleverdocument Berenschot: Democratische legitimiteit bij interbestuurlijke samenwerking VNG: Werkende samenwerking VNG (website): Raadgever Samenwerking op basis van de Wet gemeenschappelijke Regelingen (WGR) Nota Verbonden partijen gemeente Molenwaard Nota Verbonden partijen gemeenten Giessenlanden Bijdrageverordening DG&J ZHZ

21

Bijlage 4, aanbevelingen “Grip op gemeenschappelijke Regelingen regio ZHZ Aan gemeenteraadsleden INFORMELE BEÏNVLOEDINGSMOGELIJKHEDEN 1. RI1. Verdiep je in een gemeenschappelijke regeling, weet wat ze doen en waar ze voor staan 2. RI2. Concentreer je aandacht als raad op die GR’en met een hoog risicoprofiel (bestuurlijk of financieel risico) 3. RI3. Wijs uit het midden van de raad een of meerdere rapporteurs aan per GR met een hoog risicoprofiel 4. RI4. Spreek de verantwoordelijke portefeuillehouder aan op besluitvorming in de GR en stel deze in staat om actualiteiten bij een GR te delen met de raad of commissie 5. RI5. Stem de jaarlijkse zienswijzen over de financiële en beleidsmatige kaders af in een informeel (digitaal) raadsledenplatform 6. RI6. Wijs per GR een coördinerend griffier aan FORMELE BEÏNVLOEDINGSMOGELIJKHEDEN 1. RF1. Monitor jaarlijks de matrix risicoprofiel gemeenschappelijke regelingen in elke raad op basis van de actuele omstandigheden bij elk van de gemeenschappelijke regelingen en organiseer vierjaarlijks een evaluatie 2. RF2. Monitor jaarlijks delegatie en mandaat besluiten, naar aanleiding van de categorisering van de gemeenschappelijke regeling in het risicoprofiel en de beleidsverantwoording en organiseer vierjaarlijks een evaluatie 3. RF3. Stel in elke raadsperiode heldere meerjarige beleidskaders vast waarbinnen de GR zich kan bewegen 4. RF4.

Verlang van elke GR elk jaar naast een financiële verantwoording ook een beleidsevaluatie en stuur eventueel bij Aan besturen Gemeenschappelijke regelingen 1. GR1. Organiseer informele ontmoetingen voor raadsleden omtrent inhoudelijke thema’s of door middel van werkbezoeken 2. GR2. Bevorder de transparantie van het bestuur met behulp van een enieuwsbrief na afloop van elke AB-vergadering (invulling van gelijktijdige en actieve informatieverstrekking) 3. GR3. Creëer de mogelijkheid voor raadsleden om een stage te lopen bij de GR 4. GR4. Geef de mogelijkheid aan een raad of raadscommissie om op uw locatie te vergaderen eventueel gevolgd door een werkbezoek 5. GR5. Verstrek jaarlijks bij de jaarstukken ook een inhoudelijke beleidsevaluatie aan de raden 6. GR6. Neem in de GR-teksten de volgende thema’s op: a. Uittredingsvoorwaarden; b. Mogelijkheid tot indienen van een reactie op jaarstukken (gevoerd beleid en bestemming rekeningresultaat); c. Verzoek om inlichtingen, in te dienen via de portefeuillehouder, met een reactietermijn van maximaal 20 dagen;

22

7.

8. 9.

d. Iedere 4 jaar (1x per raadsperiode) een evaluatie houden over nut en noodzaak van het voortbestaan van de GR, behoudens de onderdelen van een GR die een wettelijke basis kennen GR7. Optimaliseer de beschikbaarheid en benaderbaarheid van de relevante openbare stukken van de GR in het algemeen en het AB in het (incl. attenderingsmail of abonnement service voor diegene die zich aanmeldt) GR8. Leg ook begrotingswijzigingen die een hogere bijdrage van deelnemende gemeenten tot gevolg hebben, voor zienswijze voor aan de gemeenteraden GR9. Communiceer met de gemeenteraden via de portefeuillehouders/colleges van B&W

Aan colleges van Burgemeester en Wethouders 1. BW1. Toon eigenaarschap als portefeuillehouder (en lid van AB of DB van een GR), wees aanspreekbaar 2. BW2. In het derde jaar van elke raadsperiode de GR te evalueren waarbij het college nut en noodzaak van de niet wettelijke taken van de GR helder maakt 3. BW3. Bij het aangaan van een gemeenschappelijke regeling leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn 4. BW4. Maak werk van uw (actieve) informatieplicht. Er dient een tijdige, juiste en volledige informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen 5. BW5. Organiseer dat jaarlijks in november (t-2) middels een gecoördineerde actie de deelnemers van de verbonden partij richtlijnen sturen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden voor het jaar t 6. BW6. Verstrek de concept zienswijze van het kernteam ook aan de gemeenteraad en bevorder het indienen van een gelijke zienswijze door alle betrokken gemeenteraden 7. BW7. Verwerk bovenstaande punten in de nota verbonden partijen

23