Bijlage Accountantsverslag 2020 gemeente Molenlanden - v2a d.d. 21 juni 2021

Accountantsverslag 2020 Gemeente Molenlanden

CONCEPT D.D. 21 juni 2021

Aan de gemeenteraad van de gemeente Molenlanden Postbus 5 2970 AA BLESKENSGRAAF

Geachte leden van de gemeenteraad,

Onderwerp Accountantsverslag 2020

Bij de jaarrekening 2020 hebben wij op X juni 2021 een controleverklaring afgegeven, voor het aspect getrouwheid verstrekken wij een goedkeurende controleverklaring. Voor het rechtmatigheidsaspect geven wij een oordeel met beperking af. Deze beperking ziet toe op de naleving van de Europese aanbestedingswet.

Datum 21 juni 2021 Kenmerk 312020002.21.162

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2020 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Molenlanden is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 14 juni 2021 hebben wij dit accountantsverslag afgestemd met uw concerncontroller, de gemeensecretaris en de portefeuillehouder financiën.

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2020. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ............ 4 2. Financiële positie en resultaat ....................................... 9

Wouter Kalkman

3. Bevindingen eindejaarscontrole .................................. 15

Tel: 06 – 2127 2977

4. Interne beheersing ...................................................... 26

Ralf van Hattem Tel: 06 – 1234 5175

5. Overige aangelegenheden ........................................... 29 6. Bijlagen

312020002.21.162 - 2

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312020002.21.162 - 3

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 17 augustus 2020 (kenmerk 312020002.20.226) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Molenlanden. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2020 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 26 januari 2021 vastgestelde ”Controleprotocol accountantscontrole gemeente Molenlanden”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In het accountantsprotocol heeft u lagere marges vastgesteld waardoor wij naast het wettelijke kader als uitgangspunt de incidentele reservemutatie ingevolge de verkoop van de aandelen Eneco buiten beschouwing hebben gelaten bij de bepaling van de materialiteit. De bij onze controle van de jaarrekening 2020 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2020 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 1.295.660

€ 3.886.980

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op 5% van de goedkeuringstolerantie voor fouten, derhalve € 64.783.

312019015.21.104 - 4

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2020 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s voor de jaarrekening 2020  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018.  De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen.  Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb).  “Management override of controls”.

Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor Molenlanden.  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.  Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wmo.  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. Risico’s voor de komende jaarrekeningen  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (2021).  De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.  De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen.

Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’. 312020002.21.162 - 5

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw controleprotocol en normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn materiële bijzonderheden geconstateerd bij het voldoen aan de Europese aanbestedingsregels balansmutaties, zijn niet voor een bedrag van € 1.593.000. rechtmatig Op het programma Wonen en Leven Molenlanden (P1), Dichtbij Molenlanden (P6) en de algemene dekkingsmiddelen is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Tevens is sprake van overschrijdingen op investeringskredieten, deze wegen wel mee in ons oordeel. Het totaal aan kredietoverschrijdingen die meewegen in ons oordeel bedragen € 280.000. Voorts hebben wij een materiele onrechtmatigheden geïdentificeerd bij de naleving van de aanbestedingswet. Wij gaan hier elders in dit verslag nader op in. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, niet geheel rechtmatig zijn in de jaarrekening 2020.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Molenlanden. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het het BBV toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Molenlanden zijn uiteengezet in de jaarstukken 2020 in onderdeel ‘Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geïdentificeerde materiële fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn op het gebied van naleving van de aanbestedingswet materieel (dus hebben invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de (niet) materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312020002.21.162 - 6

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een beperking voor rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Molenlanden een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2020 en het resultaat over 2020. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (vastgesteld door de gemeenteraad op 26 januari 2021) met uitzondering van de naleving van de aanbestedingswet en met uitzondering van de begrotingsrechtmatigheid bij investeringskredieten. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312020002.21.162 - 7

2.

Financiële positie en resultaat

312020002.21.162 - 8

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 39,1 miljoen voordelig. Dit totaalsaldo van baten en lasten wordt in hoge mate beïnvloed door de verkoop van de aandelen Eneco ad. € 41,5 miljoen in 2020. Per saldo is tussentijds € 35,3 miljoen in de reserves gestort, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 3,7 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. De belangrijkste reden voor de sterke stijging van het eigen vermogen is de verkoop van de aandelen Eneco, die op basis van een raadsbesluit tussentijds is toegevoegd aan de algemene reserve.

Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2020

2019

Eigen vermogen per 1 januari

98,4

97,4

Tussentijdse resultaatbestemming

35,3

0,9

Gerealiseerd resultaat

3,7

0,1

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

39,1

1,0

Eigen vermogen per 31 december

137,5

98,4

312020002.21.162 - 9

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 65,4% van het balanstotaal (op 1 januari 2020: 48,6% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2020. Wij verwijzen u naar deze toelichting. Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2020 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 38,2%. Dit was voor de verkoop van de aandelen Eneco. Die was nog niet begroot in de primitieve begroting 2020. De solvabiliteit in de jaarrekening 2020 komt uit op 64,1% en is derhalve 25,9% procentpunten hoger dan begroot met name als gevolg van de verkoop Eneco aandelen. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 1 januari 2020 boven het gemiddelde van Nederland ligt en in 2020 met 15,5 procentpunten is toegenomen. Ter vergelijking over 2019: Gemeente Nederland Zuid-Holland 50.000 tot 100.000 inwoners Molenlanden Gorinchem

Solvabiliteit 2019 33% 30% 26% 49% 22%

Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

312020002.21.162 - 10

Resultaat 2020 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: De exploitatie over 2020 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 39,1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) voordelig saldo van € 32,9 miljoen. Dit is een voordeel van € 6,2 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 3,7 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

312020002.21.162 - 11

Exploitatieresultaat (in € 1.000.000) Totale baten

147,4

Totale lasten

108.4

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

39,1

Af: stortingen in reserves

62,1

Bij: onttrekkingen aan reserves

26,8

Saldo mutaties reserves, per saldo storting

-/- 35,3

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

3,7

Het voordelige exploitatieresultaat 2020 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten, met name het effect van de verkoop van de Eneco-aandelen. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college bepaald op € 36,1 miljoen. Dit is de actuele burgemeester en stand waarin de mutaties op basis van besluitvorming van de gemeenteraad d.d. 26 januari 2021 zijn verwerkt en sluit daarom niet wethouders kwalificeert het aan met de stand van de algemene reserve in de jaarrekening 2020. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft weerstandsvermogen als het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2020 tot een bedrag van € 6,1 miljoen.

Op basis ruim voldoende om de van deze kwantificering constateert het college dat het beschikbare weerstandsvermogen uitstekend is. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit in de jaarrekening is 5,9. onderkende risico’s af te kunnen dekken Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312020002.21.162 - 12

Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie verwijzen wij u naar paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van uw jaarstukken 2020.

312020002.21.162 - 13

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312020002.21.162 - 14

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was op onderdelen voor verbetering vatbaar

Bij de start van de controle op 17 mei 2021 waren de concept jaarstukken gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was nog niet volledig. Belangrijke zaken die niet gereed en of beschikbaar waren betroffen: -

De controle op de mutaties in het eigen vermogen; De onderbouwingen van de gewaarborgde geldleningen; De onderbouwingen van de voorzieningen; De onderbouwingen van rentebaten, -lasten en dividend; De aansluitingen en onderbouwingen bij de Wmo; De voortgezette controle (controle op de volledigheid van de verplichtingen); Aansluitingen met de afdrachten aan verbonden partijen, waaronder de participatiewet (Avres) en de jeugdwet (DG&J). Niet alle formats bij de overige onderdelen waren in toereikende mate ingevuld en onderbouwd.

De af te wikkelen onderwerpen in het balansdossier zijn gedurende het controleproces afgewikkeld. Desalniettemin hebben wij op 17 mei 2021 een redelijke start kunnen maken met de jaarrekeningcontrole. Wij hebben de gefaseerde controle op de onderdelen aanbestedingen, grondexploitaties, WNT en SiSa als positief ervaren. De oplevering op deze onderdelen was ruim voldoende. Wij hebben bij de controle van de jaarrekening de volledige en constructieve medewerking van uw organisatie gehad. Wij vragen voor de toekomst uw aandacht voor kwalitatieve en tijdige voorbereiding van de overige onderdelen van het accountantsdossier.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Molenlanden betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de schattingscomponenten die samenhangen met de waardering van de grondexploitaties, besteden wij hier tijdens de controle bijzondere aandacht aan. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s: • •

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?

312019015.21.104 - 15

• • •

Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel enorm hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn, bijvoorbeeld door ontwikkelingen in de hypotheekrente(aftrek) en de COVID19 crisis. Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch. U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV.

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2020 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. In exploitatie genomen gronden De portefeuille van in exploitatie genomen bouwgronden bij uw gemeente is gemiddeld qua omvang. De totale boekwaarde per 31 december 2020 bedraagt €8,8 miljoen. Uw gemeente heeft een aantal projecten waarop positieve resultaten worden verwacht en een aantal projecten waarop verlies wordt genomen. In 2020 is er € 1 miljoen winst genomen op basis van de ‘percentage of completion (POC) methode’. Deze POC methode schrijft voor dat winsten genomen moeten worden op basis van de procentuele voortgang van het project, gebaseerd op de gerealiseerd kosten en opbrengsten in relatie tot de totaalraming. Deze winsten komen hoofdzakelijk voort uit het project Uitbreiding bedrijventerrein 1ste fase Bleskensgraaf (€ 0,4 miljoen) en de projecten GrootAmmers Zuid-Oost (€ 0,3 miljoen) en Bedrijventerrein Gelkenes Groot-Ammers (€ 0,3 miljoen).

De verliezen worden met name verwacht bij de projecten Herontwikkeling sportzaal Neerpolder Giessenburg (€ 0,4 miljoen), Locatie CBS School met de Bijbel Noordeloos (€ 0,1 miljoen) en Vertreklocatie dorpshuis Noordeloos (€ 0,1 miljoen). De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen. De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en kosten is hier een belangrijk factor in. In de huidige portefeuille van bouwgronden in exploitatie verwacht uw gemeente de komende jaren nog € 11,0 miljoen aan kosten te maken en moet er nog € 15,8 miljoen aan opbrengsten gerealiseerd worden. Veruit de meeste kosten zijn nog te realiseren binnen het project Langerak Zuid (€ 5,7 miljoen). Dat geldt ook voor de meeste opbrengsten € 12,2 miljoen). De risico’s die samenhangen met de nog te realiseren opbrengsten zijn overigens deels afgedekt doordat bij Langerak Zuid veruit het grootste deel van de opbrengsten vastliggen in overeenkomsten met ontwikkelaars. Bovendien betreft dit een woningbouwproject, waardoor het college de risico’s laag inschat. De meeste projecten moeten in of voor 2024 zijn afgerond op basis van het actuele MPG, alleen het woningproject Langerak Zuid heeft nog een langere looptijd (2032).

Om de risico’s die samenhangen met de langere looptijd van de grondexploitatie Langerak Zuid te beperken, heeft de gemeente passende maatregelen getroffen. Deze maatregelen zijn d.d. 15 december 2020 ook met de gemeenteraad afgestemd. Wij hebben vastgesteld dat de uitgangspunten die zijn gehanteerd bij de waardering van de grondexploitaties aanvaardbaar zijn. Wel constateren wij een aantal zaken die wij graag bij u onder de aandacht brengen. 312020002.21.162 - 16

Risico’s bij tussentijdse winstneming In 2016 heeft de commissie BBV de ‘notitie grondexploitaties’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat voor winstneming de ‘percentage of completion methode’ moet worden toegepast. Hierbij geldt dat, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, er winst moet worden genomen. Voor toepassing van de POC-methode is het van belang dat het resultaat betrouwbaar kan worden geschat. Bovendien moet sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten. Uw gemeente heeft de POC-methode in de definitieve jaarrekening op een juiste manier toegepast. Bij de berekening van de winstname is het toegestaan om het resultaat van het project te verlagen voor project specifieke risico’s. Hierdoor wordt de uiteindelijke winstname lager en blijven er binnen het project middelen gereserveerd om deze risico’s op te vangen wanneer deze zich voordoen. Wij constateren dat er in de conceptjaarrekening bij de diverse projecten correctie voor risico’s worden toegepast op de winstnameberekeningen. De projecten waarbij in 2020 winstname aan de orde is betreffen Langerak Zuid, Melkweg fase 1, Doetse Vliet III, Groot-Ammers Zuid-Oost en Bedrijventerrein Gelkenes. In totaal was er voor een bedrag van € 1,9 miljoen aan risico’s geïdentificeerd, het effect op de winstname 2020 bedraagt € 460.000.

Bij de controle is vastgesteld dat deze risico’s gebaseerd waren op generieke percentages. De notitie grondexploitaties van de commissie BBV schrijft voor dat alleen project specifieke risico’s gecorrigeerd kunnen worden op de winstnameberekening. Deze risicocorrectie is daarom vervallen in de definitieve jaarrekening. Wij adviseren u om de project specifieke risico’s te identificeren en te calculeren bij de volgende actualisatie van de grondexploitaties. Proces Tijdens de interim-controle hebben wij diverse aanbevelingen gedaan rondom de grondexploitaties. Wij zullen de opvolging hiervan bij de interim-controle in het najaar van 2021 nader beoordelen. Wel kunnen wij melden dat onze eerste indruk rondom onder andere de kritische toets op de actualisaties en de harmonisatie van de nota grondbeleid positief zijn.

Restwaarden bij afschrijven materiële vaste activa met ingang van 2020

In het kader van een bezuinigingstaakstelling heeft uw gemeenteraad besloten om met ingang van 2020 op het vastgoed af te schrijven met een restwaarde van 10, respectievelijk 20% van de oorspronkelijke investering (vastgoed). Een onderbouwing van deze 10 en 20% ontbreekt. Derhalve bestaat onzekerheid over de juistheid van de afschrijvingen van € 320.000. Deze onzekerheid nemen wij mee in onze foutenevaluatie. Wij adviseren u om de restwaarde van 10% en 20% in 2021 goed te onderbouwen, rekening houdend met de aard van het vastgoed die het betreft.

Europese aanbestedingen

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2020 is nageleefd.

312020002.21.162 - 17

Op basis van de spendanalyse constateren wij dat uw gemeente de Europese aanbestedingsregels niet in toereikende mate heeft nageleefd. Wij merken op dat de bevindingen deels ook zijn geconstateerd door uw gemeente en vanuit de accountantscontrole op onderdelen zijn aangevuld. De onrechtmatigheidsfout komt uit op een bedrag van € 1,6 miljoen. Dit bedrag overschrijdt de eerder genoemde goedkeuringstolerantie van afgerond € 1,3 miljoen. Daarom geven in ons oordeel over uw jaarrekening 2020 een beperking af voor het onderdeel rechtmatigheid. Soort

Rechtmatigheidsfout

ICT Software

€ 632.000

Inhuur

€ 99.000

Groen

€ 294.000

Onderhoudswerkzaamheden

€ 249.000

Ondersteuning en advies

€ 319.000

Totaal

€ 1.593.000

Daarnaast is er sprake van een casus waarbij de naleving van de aanbestedingswet vanwege de juridische complexiteit onduidelijk blijft. Op grond van de Kadernota Rechtmatigheid (hoofdstuk 6.3) nemen wij deze op in het accountantsverslag aangezien sprake is van complexe situaties, waarin niet tot een eenduidig oordeel gekomen kan worden. Het gaat om een potentiële onrechtmatig van € 146.000. Het gaat hier om de vraag of de opdrachtwaarde kan worden gesplist over de deelnemers in een ‘alliantie’ en of de betreffende alliantie voor de bedoelde bepaling in de aanbestedingswet in aanmerking komt. Wij hebben lasten 2020 ad € 146.000 niet meegewogen in ons oordeel. Verder hebben wij vastgesteld dat uw gemeente een raamovereenkomst heeft afgesloten voor 3 jaar met drie keer een verlengingsoptie van een jaar (totaal 6 jaar). Een raamovereenkomst kan op basis van de aanbestedingswet voor maximaal 4 jaar worden afgesloten tenzij er goede argumentatie is om dit niet te doen. Wij hebben de argumentatie van de gemeente als niet toereikend beoordeeld. Deze opdracht is wel EU-aanbesteed, daarom zijn de uitgaven 2020 niet als onrechtmatig geïdentificeerd. Wel vragen wij uw aandacht voor de eventuele toekomstige optieverlengingen.

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening 312020002.21.162 - 18

De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant.

In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen – waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 116 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 108,4 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een onderschrijding van € 7,6 miljoen (6,6%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 148,9 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 147,4 miljoen aan werkelijke baten in 2020.

Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 39,1 miljoen voordelig. Wij merken daarbij op dat dit hoge voordelige resultaat met name wordt veroorzaakt door de verkoop van de aandelen Eneco, die voor het bepalen van het gerealiseerde resultaat op basis van een raadsbesluit is toegevoegd aan het eigen vermogen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op de programma’s: -

Programma Wonen en Leven Molenlanden (P1) ad. € 265.000; Dichtbij Molenlanden (P6) ad. € 21.000 en; 312020002.21.162 - 19

-

Algemene dekkingsmiddelen ad. € 732.000.

Naast overschrijdingen van lasten op deze programma’s en overschrijdingen op de onderdelen algemene dekkingsmiddelen, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De overschrijdingen op de lasten zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel van de accountant. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2020 voorgedaan. Wij merken deze voor een bedrag van € 280.000 als onrechtmatig aan. Wij adviseren u om eventuele dreigende overschrijdingen op investeringen meer expliciet onder de aandacht te laten brengen van uw gemeenteraad. In 2020 is dat naar onze mening niet expliciet genoeg gecommuniceerd met uw gemeenteraad. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en in paragraaf Bedrijfsvoering, waarin een analyse van de (begrotings-)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2020 is opgenomen.

Rol van de raad expliciet maken

Op basis van de gemeentewet gaat de gemeenteraad onder andere over de begroting, investeringskredieten en de (mutaties) in de (bestemmings)reserves. Wij merken op dat in de voorstellen van het college aan de gemeenteraad de besluitvorming over het muteren in de algemene reserve en de bestemmingsreserves naar onze mening explicieter moeten worden gemaakt. Het is in het raadsbesluit niet altijd duidelijk dat de raad over alle aspecten een besluit neemt. Voorbeelden zijn:  

Te betalen vennootschapsbelasting

Een bijdrage in de renovatie van voetbalveld De Zwerver ad € 49.000 t.l.v. de algemene reserve. In de op 14 juli 2020 door de raad vastgestelde Zomernota 2020 is niet expliciet opgenomen dat deze last wordt gedekt uit de algemene reserve. Een bijdrage naar aanleiding van de motie Ouderen ad € 10.000 t.l.v. de algemene reserve. In de op 14 juli 2020 door de raad vastgestelde Zomernota 2020 is niet expliciet opgenomen dat deze last wordt gedekt uit de algemene reserve.

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. De aanslagen vanaf 2016 tot en met 2018 zijn inmiddels opgelegd. Het college heeft voor 2020 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend van € 384.000. Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of het grondbedrijf door de ondernemerspoort gaat.

312020002.21.162 - 20

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2020 van € 201.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2020 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2020 stelden wij wel vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording.

In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2021 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2020 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Fouten en onzekerheden Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugd (lokaal)

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugdhulp Lokaal zijn geleverd kan op twee manieren worden vastgesteld. Enerzijds via de verantwoording van Wmo Zorg in natura van de zorginstelling. Bij deze verantwoordingen is op basis van het controleprotocol Wmo boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toegevoegd. De accountant stelt onder andere vast dat de zorg is geleverd. Anderzijds door bij verantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt met opmerkingen over de prestatielevering, het college aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestaties zijn geleverd. Bijvoorbeeld via een (telefonische) enquête vast te stellen dat de cliënt de zorg heeft ontvangen. Over 2020 zijn deze controles door de gemeente uitgevoerd. Dit geldt ook voor aanvullende werkzaamheden rondom de prestatielevering bij de Pgb’s. Hierdoor resteren er geen onzekerheden in het kader van de uitvoering van de WMO en Jeugdwet.

Geen fouten en onzekerheden met

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in de bijlage opgenomen. Wij merken op dat 312020002.21.162 - 21

betrekking tot de SiSabijlage

wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 zoals voorgeschreven via de nota verwachtingen accountantscontrole.

SPUK

Uw gemeente maakt gebruik va de SiSA-regeling H4 (SPUK). De regeling is bedoeld om de ontwikkeling en instandhouding van sportaccommodaties te stimuleren als deze Btw-plichtig zijn. De specifieke SiSa uitkering compenseert gemeenten voor het verdwijnen van de mogelijkheid om de btw op sport investeringen en onderhoudskosten op binnen- en buitensportaccommodaties te verrekenen. Sinds 2019 speelt de onzekerheid over de btw-positie van gemeentelijke sportbedrijven en de verwerkingswijze in de jaarrekening en de daarin opgenomen SiSa-bijlage. De onzekerheid is het gevolg van het feit dat de belastingdienst nog niet voor alle betrokken sportbedrijven en gemeenten een standpunt heeft ingenomen over de btw-positie. Gelet op de onzekerheid over de btw-positie heeft uw gemeente in 2019 een tweesporenbeleid gevoerd. Dit houdt in dat het sportbedrijf, evenals voorgaande jaren, handelen als btwondernemers en de gemeente dus vooraftrek verrekent in de aangifte. Tegelijkertijd heeft de gemeente uit voorzorg een SPUK-uitkering aangevraagd in de veronderstelling dat er in de loop van 2019 meer duidelijkheid zou komen vanuit de belastingdienst over het al dan niet kwalificeren als btw-ondernemer van deze sportbedrijven. Verder heeft uw gemeente een voorziening gevormd ter hoogte van het bedrag van € 70.000 om het tweesporenbeleid te compenseren.

Via de SDO-Notitie inzake ‘SiSa H4 – SPUK Omgaan met onzekerheid btw-positie sportbedrijven bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden’ d.d. 9 april 2020 is voorgeschreven dat de gemeente een keuze moet maken voor vooraftrek of de SPUK-regeling. Andere varianten moeten gecorrigeerd of als afwijking in het accountantsoordeel worden meegewogen. Omdat uw gemeente via de voorziening BTW-vraagstukken wel een reservering heeft opgenomen voor terugbetaling wegen wij dit bedrag van € 70.000 als onzekerheid.

Renterisiconorm in 2020 is overschreden

De wet Financiering decentrale overheden (Fido), Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Uitvoeringsregel Financiering decentrale overheden (Ufdo) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) bevatten regels die de risico’s voor gemeenten moeten beperken bij lenen en beleggen. De overtredingen van deze wet- en regelgeving leiden tot onrechtmatigheden. Onrechtmatigheden inzake de in deze regelgeving opgenomen voorwaarden voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm dienen wij te rapporteren, maar wegen niet mee in het accountantsoordeel inzake de rechtmatigheid. Aan deze overtredingen van de wet Fido zijn geen (directe) financiële gevolgen verbonden. De overschrijding voor uw gemeente bedraagt € 5,5 miljoen.

Afwikkeling BCF vordering Giessenlanden 2018

Uw gemeente heeft in de jaarrekening onder de overlopende activa een vordering staan op de belastingdienst inzake BCF van de voormalige gemeente Giessenlanden over 2018 ad. € 208.000. In het kader van afwikkeling van deze post heeft de belastingdienst in mei 2020 om nadere onderbouwing gevraagd. Per heden is hier door de gemeente nog geen opvolging aan gegeven waardoor deze vordering nog niet is afgewikkeld. Wij adviseren u om de gevraagde onderbouwing bij de belastingdienst aan te leveren en deze post af te wikkelen. Wij hebben uw gemeente tevens gevraagd om het voorgaande in de jaarrekening toe te lichten. 312020002.21.162 - 22

Bankrekeningen

Bij de controle is vastgesteld is vastgesteld dat de gemeente Molenlanden derden (dorpshuizen) faciliteert voor het gebruik van een bankrekening op naam van de gemeente Molenlanden. Wij vragen u ter voorbereiding op de interim-controle 2021 de interne beheersing rondom het gebruik van deze rekeningen en de bevoegdheden nader in kaart te brengen.

Aandachtspunten van de raad

Via de auditcommissie van 18 mei 2020 heeft uw gemeenteraad een drietal aandachtspunten voor de accountantscontrole meegegeven. In dit onderdeel informeren wij over de uitkosten van ons onderzoek. Heeft de gemeente Molenlanden in het tweede jaar de basis op orde? In de brief van 22 mei 2020 aan uw raad staat: “In onze managementletter 2020 zullen wij hier aandacht aan besteden. Wij zullen in onze nulmeting de bevindingen van de voorgaande accountant meenemen en vaststellen welke voortgang het college boekt met deze aanbevelingen uit 2019.” In onze managementletter naar aanleiding van onze interim-controle hebben wij geconstateerd dat het huidige overzicht van de gemeente een prima instrument is dat bijdraagt aan de kwalitatieve doorontwikkeling van de organisatie. Door te sturen op de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen uit voorgaande controles, realiseert u dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbetert. Wij adviseren de opvolging van met name de IT-bevindingen concreter uit te werken, door het concreet maken van deadlines en het opnemen vanaf welk moment maatregelen zijn geïmplementeerd. Wij zien voortgang in het opvolgen van de aanbevelingen, maar constateren ook dat er werk aan de winkel is.

Vanuit de controle van de jaarrekening zien wij aandachtspunten op het terrein van de onrechtmatigheden rondom Europese aanbestedingen en het voldoen aan BBV (bij grondexploitaties en verwerken van mutaties in het eigen vermogen). Grip op verbonden partijen In de brief van 22 mei 2020 aan uw raad staat: “Wij zullen vaststellen op welke wijze het college de grip op verbonden partijen heeft geborgd in de processen en in de planningen controlcyclus en hierover rapporteren in de managementletter 2020, wij zullen hierbij kijken naar een selectie van verbonden partijen met het grootse financieel belang / hoogste risicoprofiel. Wij zullen in het accountantsverslag aandacht besteden aan de wijze waarop het college het risicoprofiel in de paragraaf verbonden partijen heeft bepaald.” De raad heeft op 2 maart 2021 de risicoprofielen vastgesteld en kaders gegeven per risicoprofiel via het raadsvoorstel en nota Verbonden Partijen 2021-2025. Daarmee is het beleid rondom de verbonden partijen va uw voormalige gemeenten geharmoniseerd. In de uitvoering en verantwoording van de in de nota opgenomen afspraken adviseren wij u om het college de opdracht te geven u periodiek (bijvoorbeeld in de zomernota, de eindejaarsnota en de jaarrekening) te informeren over de 312020002.21.162 - 23

voortgang van de vastgestelde afspraken, naast de evaluatie in 2023. Het valt ons verder op dar aan de afspraken geen concrete deadlines zijn verbonden. Verder is in de jaarrekening is bij elke verbonden partij aangegeven wat het risico van de verbonden partij zelf is en op welke wijze de verbonden partij deze risico's heeft afgedekt. Als de weerstandsratio bij de verbonden partij lager is dan 1, dan is in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement het risico naar evenredigheid opgenomen. Projectmatig werken In de brief van 22 mei 2020 aan uw raad staat: “Wij zijn van mening dat het college de raad moet informeren over de voortgang van het projectmatig werken. Wij zullen de juistheid en volledigheid van deze informatie marginaal toetsen en de gemeenteraad hierover informeren in de managementletter en/of accountantsverslag. Wij zullen daarin betrekken het sub onderwerp verplichtingenadministratie in relatie tot de financiële administratie. Wij zullen hierbij specifieke aandacht besteden aan het proces rondom het voeden van de verplichtingenadministratie (interim) en in het verlengde hiervan de volledigheid van de verplichtingenadministratie beoordelen.” Tijdens de bijeenkomst van de auditcommissie op maandag 19 april 2021, is de projectenlijst besproken. Belangrijke stappen die inmiddels zijn gezet zijn het invullen van de rollen van projectleider en project control.

Deze laatste is vooral van belang om de beheersing op en kwaliteit van de projecten toe te laten nemen. Bij de controle van de jaarrekening 2020 valt ons op (zie ook onze bevindingen bij rechtmatigheid) dat bij twee investeringsprojecten het krediet overschreden is en dat abusievelijk vergeten is om dit vroegtijdig ter goedkeuring voor te leggen aan uw gemeenteraad en dus meetellen in onze evaluatie van het onrechtmatig handelen. Het gaat om de projecten Bouwweg Langerak-Zuid en Winkelcentrum Nieuw-Lekkerland 2015. Verder merken wij op dat bij de grondexploitaties (zie ook onze bevindingen bij deze post) nog geen sprake is van een specifieke risicoanalyse per project. Wij adviseren u deze in 2021 te laten opstellen. Wel heeft u gemeente de projectcontrol op de grondexploitaties verder uitgewerkt op het gebied van actualisatie van de grondexploitatieprognoses. Tevens vragen wij u aandacht voor uitwerking en toepassing van een verplichtingenadministratie, mede in het kader van de Europese aanbestedingen om op deze wijze tijdig te kunnen bijsturen.

312020002.21.162 - 24

4.

Interne beheersing

312020002.21.162 - 25

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Het boekjaar 2020 is het eerste controlejaar voor uw gemeente door Publieke Sector Accountant en het eerste jaar dat wij naar aanleiding van de interim-controle een managementletter hebben uitgebracht. Wij hebben hierbij op basis van de eerder controle uitgebrachte managementletter enkele aandachtspunten weergegeven ten aanzien van de interne beheersing:    

De verschuiving van controle achteraf naar controle als onderdeel van de primaire processen verdient uw aandacht, bijvoorbeeld bij de naleving van de aanbestedingswet. Wij hebben u geadviseerd om scherp toezicht te houden op de opvolging van de bevindingen op het gebied van aan uw IT. De samenwerking met de VIC (verbijzonderde interne controle) verloopt prettig en constructief. Wij hebben uw aandacht gevraagd voor de actualisatie van de frauderisicoanalyse. Wij hebben gedurende de eindejaarscontrole een geactualiseerde conceptversie ontvangen.

Ten aanzien van de processen hebben wij de volgende aandachtspunten aan het college meegegeven:    

 

Rechtmatigheidsverantwoording

De interne toets op de onderbouwing van geactualiseerde grondexploitaties moet worden uitgewerkt en geïmplementeerd. Uw gemeente heeft hier bij de eindejaarscontrole op een goede manier invulling aan gegeven. Wij hebben uw aandacht voor de onderbouwing van de rechtmatigheid van subsidieverstrekkingen gevraagd, mede omdat deze zijn bevroren in 2020. Uw gemeente heeft aan deze bevindingen adequate opvolging gegeven. De controle op de memoriaalboekingen is niet in heel 2020 uitgevoerd en/of gedocumenteerd. Wij vragen uw aandacht hiervoor. Bij de interim-controle in het najaar van 2021 zullen wij dit nader beoordelen. Bij de herfinanciering van de leningportefeuille zijn in afwijking van het treasurystatuut geen 3 offertes opgevraagd. Wij vragen dit alsnog met de gemeenteraad af te stemmen. Op 17 december heeft de gemeenteraad hierover een besluit genomen. Hiermee is deze onrechtmatige handeling tijdig voorkomen. Wij vragen uw aandacht voor de afwikkeling en implementatie van de notitie prestatielevering en het documenteren hiervan. Wij hebben uw aandacht gevraagd voor de interne beheersing rondom de subsidieopbrengsten en de verantwoording hiervan in de jaarrekening. Bij de eindejaarscontrole hebben wij geen afwijkingen geconstateerd op dit onderdeel.

In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Over de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording en wat dit allemaal voor uw organisatie betekent, is de afgelopen periode (onder andere door het ministerie van BZK, de commissie Depla, de VNG etc.) veel geschreven. Tot en met de jaarrekening 2020 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt naar verwachting vanaf de jaarrekening 2021. 312020002.21.162 - 26

Het wordt vanaf dan de taak van het college zelf om zich daarover te verantwoorden. Het is van belang dat uw gemeente hier op een goede wijze invulling aan geeft. Inmiddels heeft de commissie BBV op 14 december 2020 de conceptnotitie rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie gepubliceerd. Hierbij is met name het investeren in de kwaliteit van de bedrijfsvoering, het professionaliseren van de interne controle functie, het ontwikkelen van de visie op de interne controle en het vergroten van bewustwording op het gebied van rechtmatigheid van belang. Wij hebben u geadviseerd om een plan van aanpak uit te werken en dit expliciet te koppelen aan de materiële risico’s en de kadernota. Op basis van dit plan van aanpak en de tussentijdse evaluaties daarbij, kunt u borgen dat u in 2022 in staat bent om de rechtmatigheidsverantwoording voor het boekjaar 2021 op te stellen. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is in ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Wij zijn als uw accountant dus in belangrijke mate afhankelijk van de werkzaamheden van de gemeente. Uiteraard maken wij hier graag gebruik van en willen wij graag samen optrekken om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen waar wij optimaal gebruik van kunnen maken.

Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria, begrotingscriterium, M&O-criterium en voorwaardencriterium afdekt en dat wij kunnen volstaan met een marginale review achteraf. Het college zal dus vanaf 2021 moeten organiseren dat zij voldoende informatie heeft om zich te kunnen uitspreken over de (financiële) rechtmatigheid en daar dan verantwoording over kan afleggen. De manier waarop de gemeente nu de interne controle uitvoert biedt hiervoor een goede basis. Wij adviseren u de noodzakelijk vervolgstappen te zetten. In dit kader hebben wij eerder de volgende elementen benoemd: besluitvorming gemeenteraad (tolerantie en normenkader) voorbereiden; uitwerking rechtmatigheidscriteria; in kaart brengen relevante wet- en regelgeving; uitvoeren risicoanalyse (wat kan er mis gaan en wat is de impact hiervan), relevante beheersmaatregelen identificeren en het bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en opstellen van werkprogramma’s waar nodig.

312020002.21.162 - 27

5.

Overige aangelegenheden

312020002.21.162 - 28

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. X juni 2021.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van met name EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeente Molenlanden, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. 312020002.21.162 - 29

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Tot slot merken wij op dat het college nog niet beschikt over een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse .Wel hebben wij inmiddels een conceptversie ontvangen. Wij adviseren deze frauderisicoanalyse verder in procedure te brengen.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Molenlanden in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:  Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.  Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants.  Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.  Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.  De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.