Bijlage 5 Management Letter 2024 (ter informatie)
Tekst van het document
De activiteit bestaat uit: het tegen vergoeding verlenen van een exclusief recht (de concessie) aan de exploitanten om grond en objecten in de openbare ruimte te mogen exploiteren voor reclamedoeleinden. Er is in deze situatie geen sprake van clustering met ‘het beheer van de openbare ruimte’. De verleende concessies kunnen worden aangemerkt als een vermogensrecht. Door het tegen vergoeding verlenen van de concessies maakt de gemeente een vermogensrecht rendabel. De inspecteur heeft onvoldoende aannemelijk gemaakt dat het door de gemeente met de concessies behaalde rendement uitstijgt boven een rendement dat normaal mag worden verwacht bij het passief exploiteren van een vermogensrecht. Het door de gemeente gecreëerde verbodsstelsel, waarvan alleen middels een concessie kan worden afgeweken heeft de meerwaarde gecreëerd aan de concessies. Niet de door de gemeente verrichte arbeid. De conclusie van het Hof is dat de Inspecteur niet aannemelijk heeft gemaakt dat de activiteiten van de gemeente zijn aan te merken als het drijven van een onderneming. De activiteiten zijn daarom niet Vpb-belast.
Met deze uitspraak is de discussie nog niet definitief afgerond. De belastingdienst heeft nog de mogelijkheid om in cassatie te gaan bij de Hoge Raad.
Management samenvatting
Inleiding
Evaluatie interne beheersing
Proces bevindingen
Thema's jaarrekening
IT-omgeving
Actualiteiten
Follow-up bevindingen
28
Reclameactiviteiten en VPB Het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden heeft beslist dat reclameactiviteiten van een gemeente NIET aan te merken zijn als
29
7.
Follow-up eerdere bevindingen
Management samenvatting
Inleiding
Evaluatie interne beheersing
Proces bevindingen
Thema's jaarrekening
IT-omgeving
Actualiteiten
Follow-up bevindingen
Overzicht stand van zaken
Legenda
30
7.Follow-up eerdere bevindingen In dit hoofdstuk nemen wij een samenvattend overzicht van de aanbevelingen en actiepunten uit eerdere managementletters en accountantsverslagen en de status daarvan.
Omschrijving
Aantallen 2024
Opgelost
6
Onderhanden
6
Niet opgelost
3
Nieuw
1
Management samenvatting
Inleiding
Evaluatie interne beheersing
Proces bevindingen
Thema's jaarrekening
IT-omgeving
Actualiteiten
Follow-up bevindingen
Aanbevelingen en actiepunten
1
Proces belastingen
Status 2023
Status 2024
Een fysiek leegstandscontrole ontbreekt binnen uw gemeente met als gevolg dat de belastingopbrengsten niet volledig worden verantwoord Wij hebben uw gemeente geadviseerd periodiek een fysieke leegstandscontrole uit te laten voeren door team Burgerzaken om de volledigheid van de belastingopbrengsten te waarborgen. Wij hebben begrepen dat uw vakafdeling Burgerzaken de bevinding in 2024 niet heeft opgevolgd wegens zieke en uitval van collega’s. 2
Proces verhuuropbrengsten Geen zichtbare controles in het verhuurproces Wij hebben uw gemeente geadviseerd het proces rondom de verhuuropbrengsten aan te scherpen door functiescheiding in te regelen in het proces. Ook hebben wij u geadviseerd de uitgevoerde controles op huurovereenkomsten en tariefstelling zichtbaar te laten documenteren. Uw vakafdeling is bewust van het belang om de uitgevoerde controles zichtbaar vast te leggen, echter is de zichtbare vastlegging niet uitgevoerd.
3
Proces verhuuropbrengsten Het ontbreken van een volledigheidscontrole op verhuurobjecten binnen uw gemeente Uw gemeente heeft, om beter inzicht te krijgen in de panden en objecten die verhuurd worden, de volgende werkzaamheden verricht: Onderzoek verricht op basis van kadastrale gegevens waar de gemeentelijke panden zich bevinden of panden op gemeentelijke grond; Het verwerken van deze panden /objecten in een overzicht in KISZ (uw zaaksysteem), inclusief registratie van contracten, tekeningen, rapporten e.d. Vanuit KISZ is er een download gemaakt van de objecten en in dit overzicht is aangegeven waar wel of niet een huurcontract van zou moeten zijn.
Management samenvatting
Inleiding
Evaluatie interne beheersing
Proces bevindingen
Thema's jaarrekening
IT-omgeving
Actualiteiten
Follow-up bevindingen
31
#
4
32
Uit bovengenoemde werkzaamheden heeft uw vakafdeling geconstateerd dat er voor een groot deel van de verhuurobjecten een contract ten grondslag ligt, maar voor een aantal ontbreekt het contract nog. Proces lonen en salarissen Er vindt geen zichtbare controle op invoer van salariscomponenten plaats Wij hebben uw gemeente geadviseerd de controles op de premiepercentages en salaristabellen zichtbaar vast te leggen met onderliggende documentatie die daarbij gebruikt is, zodat de controle reproduceerbaar is. Deze zichtbare controle is niet uitgevoerd. De bevinding is in 2024 niet opgevolgd. 5
Proces lonen en salarissen Het af laten dwingen van de autorisatie op ontslagbrieven in uw HRM-systeem Uw gemeente werkt sinds 2024 met een nieuw HRM-pakket, AFAS. In AFAS zijn workflows ingericht voor de controle en autorisatie van ontslagbrieven en arbeidsovereenkomsten.
6
Proces grondexploitatie Er vindt geen zichtbare controle plaats op de geregistreerde uren in Timetell Uw gemeente werkt vanaf 2024 met een nieuw financieel systeem, Unit4Finance. Medewerkers schrijven hun uren in Unit4Finance. Deze uren worden digitaal gecontroleerd en geaccordeerd door de betreffende budgethouder. Wij hebben tijdens de interim controle niet kunnen vaststellen dat geschreven uren daadwerkelijk digitaal worden geaccordeerd en terecht geboekt op een project.
7
Proces subsidieverstrekkingen Er vindt geen zichtbare aansluiting tussen het subsidieregister (in Excelbestand) met de financiële administratie Uw gemeente heeft met de implementatie van het nieuw financieel systeem, waarin een aparte module is aangeschaft voor registratie en verwerking van subsidies, opvolging gegeven aan bovengenoemde bevinding.
Management samenvatting
Inleiding
Evaluatie interne beheersing
Proces bevindingen
Thema's jaarrekening
IT-omgeving
Actualiteiten
Follow-up bevindingen
Proces omgevingsvergunningen
33
8
Geen zichtbare controle op ingevoerde tarieven omgevingsvergunningen Wij hebben uw gemeente geadviseerd om de ingevoerde tarieven in de applicatie ‘leges app’ zichtbaar te laten controleren en vastleggen door een medewerker van de vakafdeling. Wij hebben tijdens de interim controle vastgesteld dat deze controle zichtbaar wordt vastgelegd in de notities (en zichtbaar in de applicatie). 9
Proces factuurverwerking en betaling Uw gemeente heeft relatief veel procuratiehouders actief Net als voorgaande jaren hebben wij tijdens de interim controle een analyse uitgevoerd op de procuratieoverzicht van de BNG. Uit onze analyse blijkt dat uw gemeente het aantal procuratiehouders tot een minimum heeft beperkt.
10
Proces factuurverwerking en betaling Aandacht voor het toekennen van rollen en rechten met betrekking tot de crediteurenstamgegevens Uw gemeente heeft functiescheiding in dit proces ingeregeld. Een medewerker van de afdeling financiën wordt de wijziging in het systeem, waarna de wijziging door een 2e medewerker financiën wordt gecontroleerd en goedgekeurd.
11
Aandacht voor het vastleggen en onderbouwen van prestatielevering Het documenteren van de prestatielevering is en blijft een aandachtpunt. Wel is uw gemeente, met name de prestatieverklaarders, bewust dat op moment dat een factuur geaccordeerd wordt er sprake moet zijn van een bewijs van prestatielevering, echter hebben wij en uw VIC geconstateerd dat het bewijs van levering niet altijd wordt opgeslagen in het systeem op moment dat de factuur geaccordeerd wordt.
12
Proces inkoop en aanbesteding De rechtmatigheid van aanbestedingen is niet voldoende preventief geborgd. U stelt achteraf vast dat de inkopen rechtmatig zijn aanbesteed Wij hebben uw gemeente geadviseerd om aan de voorkant aandacht te schenken aan het vormgeven van een geautomatiseerd contractenregister. Uw gemeente maakt de nodige stappen door een koppeling te maken tussen het zaaksysteem en het inkooptool.
Management samenvatting
Inleiding
Evaluatie interne beheersing
Proces bevindingen
Thema's jaarrekening
IT-omgeving
Actualiteiten
Follow-up bevindingen
13
34
Echter heeft uw gemeente nog geen geautomatiseerd contractenregister. Wel voert uw gemeente tussentijds een spendanalyse uit om de rechtmatigheid van contracten te monitoren. Proces Wmo Het afdwingen van een collegiale toetsing in ZorgNed Uw vakafdeling voert een collegiale toetsing op enkel pgb-beschikkingen en afwijkende beschikking. Wij hebben uw gemeente geadviseerd om te onderzoek of het mogelijk is om in ZorgNed af te dwingen dat de beschikkingen van nieuwe consulenten en een aantal beschikkingen van de gecertificeerde consulenten door een kwaliteitsmedewerker of 2e consulent te laten toetsen. Uw vakafdeling is nog in gesprek om de mogelijkheden te evalueren. 14
Proces Wmo Controle op wijziging van bankrekeningnummer Wmo-cliënten De wijziging van bankrekeningnummers van cliënten wordt door een medewerker van afdeling Backoffice verwerkt en de wijziging van de bankgegevens van zorgleveranciers wordt door de applicatiebeheerder in ZorgNed verwerkt. De doorgevoerde wijziging wordt vervolgens gecontroleerd door uw financieel medewerker. Uw financieel medewerker kan geen wijzigingen in ZorgNed doorvoeren. Hierbij is sprake van functiescheiding tussen het wijzigen en controleren van de bankgegevens.
15
De Til-Groep Wij hebben u eerder geadviseerd de verzelfstandiging van De Tilgroep te optimaliseren en de administratieve verwevenheid met de gemeente op te heffen. Uw gemeente heeft aangegeven dit punt niet op te pakken in 2024. Over de juridische positie van de betreffende werknemers zijn destijds bewuste keuzes en afspraken gemaakt.
Management samenvatting
Inleiding
Evaluatie interne beheersing
Proces bevindingen
Thema's jaarrekening
IT-omgeving
Actualiteiten
Follow-up bevindingen