Bijlage 4 Memo's aan het presidium

Memo Onderwerp

:

Wijziging RvO en werkafspraken

Memo aan Memo van Datum

: : :

Presidium Arianne van Dijk 10 mei 2022

Beste leden van het presidium, Inleiding In het laatste kwartaal van 2021 heeft een korte evaluatie plaatsgevonden van het vergadermodel. Op 16 december is in het presidium gesproken over de uitkomsten van deze evaluatie. Ter informatie treft u de memo die in december besproken is aan. Wijzigingen RvO en werkafspraken De aanbevelingen en de uitkomsten van de bespreking in het presidium zijn -voor zover nodigverwerkt in het voorliggende Reglement van Orde en de daarbij behorende werkafspraken. Verder is het RvO op een aantal punten tekstueel aangepast en geactualiseerd naar de huidige praktijk. Dit geldt ook voor de werkafspraken. Onderstaand treft u thematisch de belangrijkste wijzigingen aan. Per punt wordt kort omschreven wat het aandachtspunt was, welke aanbeveling is gedaan, wat uw overwegingen waren op 16 december en of het geleid heeft tot wijziging van het RvO/de werkafspraken. In bijlage 3 treft u, artikelsgewijs, een overzicht aan van alle wijzigingen van het RvO en de werkafspraken. Beeldvormende avonden Uit de evaluatie kwamen twee aandachtspunten naar voren bij de beeldvormende avonden. 1. Weinig tot geen input vanuit de raad voor onderwerpen voor de beeldvormende avonden.

Aanbeveling 1: breng hier verandering in door vanuit de raad (bijvoorbeeld eens in de twee maanden) een beeldvormende sessie te organiseren, waarbij actiever wordt ingezet op het contact met de samenleving. Omdat de komende periode al druk genoeg is, wordt geadviseerd om dit op te pakken na de verkiezingen. Op 16 december heeft u deze aanbeveling overgenomen. In de werkafspraken is hierover een zin toegevoegd. Dit wordt ook verwerkt in de raadstermijnagenda (RTA) vanaf het zomerreces. Mochten er al onderwerpen zijn, dan hoort de griffie die uiteraard graag. 2. Het spanningsveld tussen enerzijds beeldvorming en anderzijds het ophalen van meningen Aanbeveling 2: als daar aanleiding voor is -via de agendacommissie- een openbare sessie mogelijk maken waarbij het college met de raad opiniërend van gedachten wisselt/spart. Samengevat heeft u in het presidium het volgende afgesproken: het vergadermodel biedt in principe ruimte voor het geven van je mening. Dat hoeft niet persé en niet direct tot besluitvorming te leiden. Daarbij is er in de praktijk een spanningsveld ontstaan als het gaat over

2

opiniërende besprekingen. Het hoort niet bij beeldvormende avonden, maar in commissievergaderingen leidt het ook tot verwarring. Het is zoeken naar een goede modus. Aanbeveling 2 uit de memo over de evaluatie (zie agendapunt 4) biedt daarvoor een handvat. De leden spreken uit om, mits van te voren duidelijk afgekaderd en in de agendacommissie besproken, opiniërende besprekingen tijdens een beeldvormende avond toe te staan. Deze dan wel informeel (dus besloten) te organiseren. Als het college over grotere en politiek gevoelige onderwerpen vooruitlopend op besluitvorming al echt een mening wil horen van de raad, dan hoort dit thuis op de agenda van een commissievergadering en hoort het ophalen van de meningen ook een formele status te krijgen. Dit heeft geleid tot de volgende wijziging van het RvO: - in artikel 2 is een lid opgenomen over de taak van de agendacommissie - toegevoegd in het RvO is artikel 9a In de werkafspraken zijn onder de noemer van artikel 9a praktische zaken opgenomen over de organisatie van een opiniërende sessie. Commissievergaderingen Belangrijkste aandachtspunt was de lengte van de vergaderingen. Daarbij zijn twee aanbevelingen gedaan. Aanbeveling 3: investeer in een debattraining met de nieuwe raad en blijf investeren in trainingen voor de voorzitters. Op 16 december heeft u deze aanbeveling overgenomen.

Het is de bedoeling om in de tweedaagse aandacht te besteden aan debatteren. De eerste voorzitterstraining heeft plaatsgevonden op 19 mei jl. In het najaar komt er met de voorzitters een vervolgmoment van reflectie en training. Het RvO en de werkafspraken hoeven hiervoor niet gewijzigd te worden. Aanbeveling 4: maak een keuze uit de drie opties over spreektijden en geef de griffie opdracht dit te verwerken in het RVO. Over aanbeveling 4 (spreektijden en maak een keuze) heeft u afgesproken de huidige lijn vast te houden (optie 3). Daarbij aandacht hebbend voor: a. beperking van het aantal vragen dat gesteld wordt tijdens commissievergaderingen (actiepunt voor de woordvoerders en de fractievoorzitters) b. geef de wethouders de ruimte om hun verhaal te doen. Interrupties zijn bedoeld voor korte, verdiepende vragen en zijn niet bedoeld om een onderling debat te voeren. Daar mogen de voorzitters ook op sturen. (actiepunt voor woordvoerders/fractievoorzitters en de griffie neemt dit punt mee naar de voorzitters) c. voorzitters mogen strenger sturen op technische vragen (actiepunt griffie). Voor optie 3 is aanpassing van het RvO niet nodig. In artikel 2 lid 6 van het RvO is al opgenomen dat de agendacommissie de mogelijkheid heeft om voorstellen te doen voor spreektijden. In de werkafspraken is de gemaakte afspraak over spreektijden wel expliciet opgenomen.

Open podium Aandachtspunt bij het open podium was vooral het spanningsveld tussen enerzijds het inspreekrecht en anderzijds het open podium. Anderzijds werd het moment waarop het open podium plaatsvindt, niet als ideaal ervaren. Aanbeveling 5: Het inspreekrecht bij de commissievergaderingen te verruimen naar alle geagendeerde en niet geagendeerde onderwerpen. Daarbij maakt de griffie een logische indeling naar de inhoud van de commissies.

3

Deze aanbeveling heeft u overgenomen. In het RvO is artikel 23 hierop aangepast. In de werkafspraken is deze afspraak ook opgenomen. Aanbeveling 6: Het open podium te laten plaatsvinden voorafgaand aan een beeldvormende avond. Deze aanbeveling heeft u overgenomen. In het RvO is artikel9 hierop aangepast. Om flexibiliteit te behouden is er voor gekozen om niet expliciet op te nemen dat het open podium plaatsvindt voorafgaand aan een beeldvormende avond, maar is opgenomen dat maandelijks een open podium plaatsvindt. Mocht de combinatie met een beeldvormende avond niet prettig blijken te werken, dan is er de mogelijkheid om -zonder aanpassing van het RvO- een ander moment te kiezen. In de werkafspraken is de afspraak om het voorafgaand aan een beeldvormende sessie te doen wel opgenomen, dit omdat de werkafspraken makkelijk(er) gewijzigd kunnen worden. Lis/Rib’s Dit komt niet voort uit de evaluatie maar is wel meegenomen -op verzoek van het presidium- in deze ‘wijzigingsronde’. Aanbeveling 7: Bij het bespreekpunt LIS worden alleen vragen gesteld over het afdoeningsadvies van de ingekomen stukken. Aanbeveling 8: Inhoudelijke vragen over ingekomen stukken en RIB’s worden in beginsel schriftelijk gesteld. Aanbeveling 9: Indien de inhoudelijke vragen over een ingekomen stuk of een RIB een actueel/urgent karakter hebben, worden ze tijdens het vragenhalfuur gesteld.

Het zijn dan korte vragen en niet de start van een gesprek of pleidooi. Aanbeveling 10: Indien raadsleden een RIB inhoudelijk willen bespreken geeft men dit zsm aan bij de griffie. Ook deze aanbevelingen heeft u overgenomen. Verwerking in het RvO is niet nodig, wel zijn deze afspraken vastgelegd in de werkafspraken. Over aanbeveling 9 heeft u opgemerkt dat het handig kan zijn om de actuele mondelinge vragen van te voren via de griffie te delen met de wethouder, zodat ter vergadering een antwoord op de vraag gegeven kan worden. Hiervoor is aanpassing van de werkafspraken niet nodig, deze afspraak was al met elkaar gemaakt. Vervolg Het gewijzigde RvO moet formeel vastgesteld worden door de gemeenteraad. De werkafspraken maken geen onderdeel uit van het RvO en hoeven niet vastgesteld te worden door de gemeenteraad. Omdat het wel goed is dat de raad kennis heeft van de werkafspraken, worden deze ter informatie meegestuurd met het voorstel tot wijziging van het RvO. Na vaststelling van het RvO wordt deze tezamen met de werkafspraken in ibabs geplaatst. Aan u wordt gevraagd of u kunt instemmen met de wijzigingen van het RvO en de werkafspraken en deze stukken wilt doorgeleiden naar de raad. Vervolgens wordt aan u gevraagd wie van u als portefeuillehouder optreedt bij de behandeling in de commissie en raadsvergadering.

Memo Onderwerp

:

Evaluatie aanpassingen vergadermodel

Memo aan Memo van Datum

: : :

Presidium Arianne van Dijk 8 december 2021

Beste leden van het presidium, Inleiding In september 2021 heeft u de griffie opdracht gegeven om de aanpassingen van het vergadermodel (september 2020) te evalueren. In september en oktober 2021 is input opgehaald bij de raads- en burgerleden (enquête), het college (mondeling) en de organisatie (mondeling en enquête). Uit praktische overwegingen is ook het gewijzigde format voor voorstellen aan de raad en het college in de enquêtes meegenomen. En is zoals afgesproken ook het bespreken van de Lijst ingekomen stukken in de vergaderingen in deze memo verwerkt en uw vraag aan de griffier om te kijken naar een andere modus om RIB’s inhoudelijk te bespreken (dit is niet meegenomen in de enquêtes). Algemeen De enquête voor de raads- en burgerleden is door 13 personen ingevuld, vanuit de organisatie zijn 11 reacties ontvangen. Uit de reacties kan worden afgeleid dat nieuwe aanpassingen in het vergadermodel –op dit moment– niet nodig zijn. Doorontwikkeling/aanscherping is op onderdelen wel mogelijk. In het vervolg van deze memo wordt daar op ingegaan. Aan u wordt gevraagd of u zich kunt vinden in de aanbevelingen die in deze memo staan en bij aanbeveling 4 een concrete keuze te maken. Beeldvormende avonden Uit de evaluatie blijkt dat het werken met parallelle sessies van een uur prima werkt.

Vanuit het college is aangegeven dat een uur redelijk kort kan zijn, maar maatwerk daarin kan een goede oplossing bieden. Het college ervaart het soms als lastig dat zij tussen sessies moeten kiezen. Gelet op de ervaringen is er geen aanleiding om wijzigingen aan te brengen in de huidige werkwijze. Hoewel de ervaringen in de basis positief zijn, is er een aantal aandachtspunten. Aandachtspunt 1: contact met de samenleving Op dit moment draagt een beeldvormende avond nauwelijks bij aan het contact met de samenleving. Ook het aantal sessies dat vanuit de raad georganiseerd wordt is feitelijk nihil. Aanbeveling 1: breng hier verandering in door vanuit de raad (bijvoorbeeld eens in de twee maanden) een beeldvormende sessie te organiseren, waarbij actiever wordt ingezet op het contact met de samenleving. Omdat de komende periode al druk genoeg is, wordt geadviseerd om dit op te pakken na de verkiezingen. Aandachtspunt 2: het aantal sessies Het aantal sessies is behoorlijk, hier heeft u al eerder aandacht voor gevraagd. Ook het college is zich hiervan bewust en stelt zichzelf vaker de vraag of een beeldvormende sessie nodig is of dat bijvoorbeeld ook een RIB kan volstaan.

2

Aandachtspunt 3: spanning tussen beeldvorming/informeren en meningsvorming/opiniëren Verder blijkt dat er een spanningsveld is tussen enerzijds informeren en anderzijds ophalen van meningen. Uit de enquête van de raadsleden blijkt dat dit punt wisselend wordt ervaren. Een aantal geeft aan dat een beeldvormende sessie alleen informerend kan zijn en dat de avonden niet bedoeld zijn om meningen op te halen of om de politieke ‘angel’ er uit te halen. Door anderen wordt dit niet zo sterk ervaren. Het college (maar ook ambtelijk) mist juist weleens de mogelijkheid om met de raad te sparren, om verder te gaan dan alleen informeren. Om zogezegd met de benen-op-tafel met elkaar te praten. Vraag is hoe u aankijkt tegen het signaal dat er behoefte is om te kunnen sparren. Geeft dit voor u aanleiding om hiervoor ruimte te bieden? En vindt u een beeldvormende sessie hiervoor dan het meest geëigend of is dit meer geschikt voor commissievergaderingen? Als u iets met dit signaal wilt doen, dan adviseert de griffie om hiervoor ruimte te bieden tijdens beeldvormende avonden. De behoefte zit vooral in het op informele wijze kunnen sparren met de raad, de commissievergaderingen lenen zich daar minder voor. We zijn ons er van bewust dat de term beeldvormend de lading van een dergelijke sessie niet geheel dekt. We kunnen het dan een opiniërende sessie noemen.

Aanbeveling 2: als daar aanleiding voor is -via de agendacommissie- een openbare sessie mogelijk maken waarbij het college met de raad opiniërend van gedachten wisselt/spart. Commissiestelsel Het commissiestelsel wordt door de raadsleden in zijn algemeenheid positief ervaren en er is tevredenheid over de verdeling van de onderwerpen over de commissies. Er bestaat geen behoefte aan parallelle commissievergaderingen. Het college ervaart het commissiestelsel als een extra belasting, voor hun gevoel zijn zij een extra avond in de maand aan zet. Ook is bij het vragenhalfuur niet altijd de juiste portefeuillehouder aanwezig. Hoewel er begrip is voor het gevoelen dat het een extra avond is, adviseert de griffie om het commissiestelsel niet los te laten. Uit eerdere ervaringen is gebleken dat het combineren van beide avonden tot één avond, leidt tot vergaderingen die standaard te lang duren. Concluderend is er geen aanleiding om wijzigingen aan te brengen in het commissiestelsel of de verdeling van de onderwerpen over de commissies. Wel zijn er ook voor het commissiestelsel aandachtspunten meegegeven. Aandachtspunt 1: de lengte van de vergaderingen De lengte van de vergaderingen wordt door raad en college, wel eens als (te) lang ervaren, dit heeft te maken met de lengte van de bijdragen, herhalingen en het toch nog best vaak stellen van technische vragen.

Hierin is een verbeterslag te maken. Dit betreft echt een inspanning van de raadsleden en de portefeuillehouders zelf. De voorzitter voert alleen de richtlijnen uit die hij mee krijgt vanuit de agendacommissie. Aanbeveling 3: investeer in een debattraining met de nieuwe raad en blijf investeren in trainingen voor de voorzitters. Uit de enquête onder de raadsleden kwamen als suggesties naar voren het werken met spreektijden of het beperken van de bijdragen door een beperking in het aantal woorden. Ook het college vindt het prettig als de bijdragen korter zijn (bijvoorbeeld door het invoeren van spreektijden). Over deze suggesties geven wij u het volgende mee. Het beperken van het aantal woorden in een bijdrage is in de praktijk niet te controleren. Over het invoeren van spreektijden is al eerder gesproken in het presidium. Tot op heden is er voor gekozen om alleen bij grotere onderwerpen te werken met spreektijden. Voor het werken met spreektijden zijn er drie gangbare opties: 1. Geen spreektijden, bij geen enkel onderwerp. Het voordeel is dat het altijd hetzelfde is en er geen uitzonderingen zijn waarbij ineens toch met spreektijden wordt gewerkt. Nadeel is dat het voor een voorzitter moeilijker is om de tijd te bewaken is als partijen alle tijd hebben.

3

2. Spreektijden bij alle onderwerpen, hoe groot of hoe klein een onderwerp ook is • Voor alle fracties geldt eenzelfde spreektijd van maximaal vijf minuten • Voor de fracties geldt een spreektijd al naar gelang de grootte van de fractie (hoe groter de fractie, hoe meer spreektijd) • Elke fractie krijgt per avond een bepaald aantal minuten spreektijd, door de fractie zelf te verdelen over de onderwerpen. Het voordeel is ook hier dat er eenduidigheid is. Een nadelig effect kan zijn dat partijen de tijd die ze krijgen ook volledig benutten, ook als dat niet nodig is. Tot op heden is altijd uitgangspunt geweest dat de grootte van een fractie niet leidend is voor de spreektijd. 3. Alleen spreektijden bij grote onderwerpen (voortzetting van de huidige praktijk). Voordeel hiervan is dat maatwerk geleverd kan worden en per onderwerp bekeken kan worden of het nodig is om met spreektijden te werken. Nadeel is dat het niet altijd van tevoren duidelijk is dat met spreektijden gewerkt wordt. Ook blijkt in de praktijk dat spreektijden voor het college lastig te handhaven zijn omdat de portefeuillehouder regelmatig onderbroken wordt. Aanbeveling 4: maak een keuze uit de drie opties over spreektijden en geef de griffie opdracht dit te verwerken in het RVO.

Aandachtspunt 2: de vaste vergaderdagen van de commissies Als gedachte is vanuit het college geopperd om de vaste vergaderdag van de dinsdag te verleggen naar de donderdag, daarmee komt er voor het college minder druk op de dinsdag te liggen. Het verleggen van de vaste vergaderavond naar een andere avond, biedt voor de commissievergaderingen geen oplossing, die vinden al op twee verschillende avonden plaats. De woensdagavond is gereserveerd voor regionale avonden. Wij adviseren u dan ook om bij de huidige vergaderdagen te blijven. Aandachtspunt 3: bijstand van een ambtenaar Uit de enquête onder het college en de organisatie blijkt dat het prettig kan zijn wanneer ook de ambtenaar de gelegenheid krijgt om de wethouder bij te staan door ook het woord te mogen voeren. Tot op heden is het uitgangspunt dat de portefeuillehouder de vragen tijdens de commissievergadering beantwoordt. De ambtelijke ondersteuning vindt op de achtergrond plaats (via bijvoorbeeld whatsapp). Wij adviseren om vast te houden aan het principe dat de portefeuillehouder antwoord geeft (uitzonderingen in overleg daargelaten). Immers als het goed is worden er geen feitelijk technische vragen gesteld, maar vragen met een politiek karakter. Door de ambtenaar naar voren te schuiven, wordt het risico vergroot dat de vragen juist technisch van aard worden.

Open podium Het was de bedoeling om in september 2020 te starten met het open podium. Vanwege alle maatregelen die op dat moment golden, is de start uitgesteld. Inmiddels heeft het open podium vier keer plaatsgevonden over vijf onderwerpen. Uit de opbrengst van de evaluaties is duidelijk geworden dat het aantal avonden te beperkt is om een goed beeld te vormen. Het is belangrijk om meer ervaring op te doen en regelmatig in het presidium stil staan bij de ervaringen die worden opgedaan. Ook voor het open podium zijn aandachtspunten meegegeven. Aandachtspunt 1: openbaarheid bijeenkomsten Het open podium is openbaar, maar omdat op dit moment het open podium digitaal plaatsvindt, moet men zich aanmelden, dat kan een drempel zijn. Gelet op het informele karakter van het open podium wordt er geen opname gemaakt en vindt ook geen live-uitzending plaats (dat is bij een fysiek open podium ook niet het geval). Het is naar ons idee goed om hieraan vast te houden en te accepteren dat het op dit moment niet anders is. Aandachtspunt 2: open podium versus het inspreekrecht Uit de enquête komt naar voren dat er een spanningsveld wordt ervaren tussen enerzijds inspreken bij de raad en anderzijds het open podium. Dit is vooral bij een individuele casus (zoals de mantelzorgwoning).

Aangegeven wordt dat individuele casussen niet geschikt zijn als onderwerp voor een open podium, maar thuishoren bij het inspreken. Het open podium wordt gezien als podium om

4

nieuwe ideeën te bespreken, om aandacht te vragen voor iets wat bijvoorbeeld in een dorp speelt of het uitreiken/overhandigen van iets. Op dit moment is het alleen bij het Open Podium mogelijk om in te spreken over onderwerpen die niet geagendeerd zijn. Om er voor te zorgen dat er geen individuele casussen meer besproken worden tijdens het open podium, adviseren wij u om het inspreekrecht bij de commissievergaderingen uit te breiden naar alle onderwerpen (geagendeerd of niet). Ook kan overwogen worden om het inspreekrecht weer in te voeren tijdens de besluitvormende vergaderingen, maar daarmee wordt wel de mogelijkheid geschapen om tweemaal over hetzelfde onderwerp in te spreken (tijdens de commissievergadering en de besluitvormende vergadering). Sturing daarop is in de praktijk lastig en daarom adviseren wij u dit niet te doen. Aanbeveling 5: Het inspreekrecht bij de commissievergaderingen te verruimen naar alle geagendeerde en niet geagendeerde onderwerpen. Daarbij maakt de griffie een logische indeling naar de inhoud van de commissies. Aandachtspunt 3: Avond waarop het open podium plaatsvindt. Als suggestie is meegegeven om het open podium niet voorafgaand aan een besluitvormende vergadering te laten plaatsvinden, maar voorafgaand aan een beeldvormende avond.

Dit omdat de tijdsdruk bij het Open Podium dan hoog is en de tijdige start van de besluitvormende raad ook onder druk staat. De griffie geeft u in overweging om het open podium inderdaad voorafgaand aan een beeldvormende avond te doen. Qua karakter past het open podium beter bij een beeldvormende avond, immers in beginsel draagt de inhoud bij aan de beeldvorming van de raadsleden. Door het open podium niet te laten plaatsvinden voorafgaand aan de besluitvormende vergadering, komt er geen druk te staan op het begin van de besluitvormende vergadering. Het open podium kan voorafgaand aan de beeldvormende avond plaatsvinden van 19.30-20.00 uur. De beeldvormende sessies starten vervolgens om 20.15 uur-21.15 uur en van 21.30- 22.30 uur. Aanbeveling 6: Het open podium te laten plaatsvinden voorafgaand aan een beeldvormende avond. Aandachtspunt 4: Terugkoppeling Vanuit de organisatie is aangegeven dat het open podium op zich prima is, maar dat zij graag een terugkoppeling ontvangen op inhoud en proces. Het is aan de griffie om hier inderdaad zorg voor te dragen (zowel voorafgaand aan als na afloop van). Gewijzigde format voorstellen voor de raad en het college Uit de evaluatie komt naar voren het nieuwe format als een verbetering wordt gezien. Niet alleen met het format maar ook het klare-taal gebruik wordt als prettig ervaren.

Ook door de schrijvers van stukken wordt het format als prettig ervaren, de grootste uitdaging ligt voor de schrijvers in het plaatsen van alternatieven onder het kopje ‘kanttekeningen’. De conclusie die getrokken kan worden is dat we met het format op de goede weg zijn. Er liggen nog kansen voor groei, ook als het gaat om het gebruik van klare taal. Het is goed om hier met elkaar scherp op te zijn, zowel de agendacommissie (voor zover de stukken tijdig beschikbaar zijn), als het college. En uiteraard de opstellers van stukken. Verder is het belangrijk om hierin nieuwe medewerkers en straks na de verkiezingen de nieuwe raadsleden mee te nemen. Lijst ingekomen stukken en bespreking RIB’s Op 17 juni is in het presidium gesproken over de bespreking van de LIS. Steeds vaker leidt de bespreking van de LIS tot inhoudelijke en/of politieke vragen over de inhoud van de stukken. U heeft de griffier verzocht met een advies te komen. U heeft ook gevraagd om een advies over hoe om te gaan met het bespreken van RIB’s Op basis van deze eerdere ervaringen en het gesprek in het presidium op 17 juni stelt de griffie in deze evaluatie de volgende aanbevelingen over de LIS en de bespreking van RIB’s op:

5

Aanbeveling 7: Bij het bespreekpunt LIS worden alleen vragen gesteld over het afdoeningsadvies van de ingekomen stukken. Aanbeveling 8: Inhoudelijke vragen over ingekomen stukken en RIB’s worden in beginsel schriftelijk gesteld. Aanbeveling 9: Indien de inhoudelijke vragen over een ingekomen stuk of een RIB een actueel/urgent karakter hebben, worden ze tijdens het vragenhalfuur gesteld. Het zijn dan korte vragen en niet de start van een gesprek of pleidooi. Aanbeveling 10: Indien raadsleden een RIB inhoudelijk willen bespreken geeft men dit zsm aan bij de griffie. De griffie overlegt, indien mogelijk, met de agendacommissie. De RIB wordt dan geagendeerd op de eerst komende betreffende commissievergadering. Het staat de raadsleden altijd vrij om bij het vaststellen van de commissieagenda een RIB te agenderen. Indien de meerderheid van de aanwezige woordvoerders dan akkoord gaat, wordt het onderwerp besproken. Deze wijze van plotseling agenderen wordt de raadsleden wel ontraden, omdat op deze manier zowel de andere raadsleden als de portefeuillehouder zich niet kan voorbereiden op het onderwerp. Het is echter een recht van een raadslid en kan niet via werkafspraken ontnomen worden. En hoe nu verder? Een aantal aanbevelingen leidt tot aanpassingen van het reglement van orde of de werkafspraken.

Na de bespreking van vandaag in het presidium, wordt een voorstel voorbereid voor mogelijke aanpassingen van het RvO en de werkafspraken. Daarin worden ook technische aanpassingen meegenomen die we in de loop van het afgelopen jaar in de praktijk zijn tegengekomen. Op deze manier vindt de besluitvorming plaats in de openbaarheid van de hele raad. Het Presidium heeft het raadsvoorstel dan voorbereid en treedt op als portefeuillehouder. Volgende week wordt deze memo ter informatie ook gedeeld met het college en de driehoek.