Bijlage 4 Evaluatie sponsorregelingen maatschappelijke initiatieven en evenementen 2024 & Aanbevelingen vervolg 2025-26, def IK

NOTITIE (def) Opdrachtgever : Jürgen Rau Auteur: : Iris Keasberry Datum : 16 januari 2025

Onderwerp

: Evaluatie sponsorregelingen maatschappelijke initiatieven en evenementen 2024 & Aanbevelingen vervolg 2025-26

Voorstel :

1. Kennisnemen van de notitie ‘Evaluatie sponsorregelingen maatschappelijke initiatieven en evenementen 2024 & Aanbevelingen vervolg 2025-26’. 2. Kennisnemen van de aanbevelingen: Scenario 1: Waardlanden stopt volledig met financiering en uitvoering van de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen. Scenario 2: De sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen worden ingebed in de gemeentelijke processen. 3. Kiezen voor scenario 2 omdat dit een balans biedt tussen financiële verlichting voor Waardlanden en het behoud van maatschappelijke ondersteuning.

Advies:

1. Sponsorregelingen maatschappelijke initiatieven en evenementen In deze notitie worden de nieuwe sponsorregelingen voor maatschappelijke, ideële en educatieve initiatieven en evenementena geëvalueerd voor 2024 en mogelijke vervolgstappen voor 2025-26 voorgesteld ter besluitvorming van het bestuur van Waardlanden. Dit eerste hoofdstuk beschrijft de achtergrond van de sponsorregelingen en de aanpak van de evaluatie.

1.1 Inleiding Het Waardlanden bestuur heeft op 8 december 2022 besloten dat Waardlanden GR per 1 januari 2024 stopt met de gratis inzamel- en schoonmaakactiviteiten bij evenementen 1). Voor een aantal maatschappelijke initiatieven werden gratis diensten verleend, waarvoor de afspraken meestal met de gemeente zijn gemaakt voordat Waardlanden was opgericht en niet waren vastgelegd. Hierbij was sprake van willekeur omdat de gemeenten destijds geen gelijke afspraken maakten. De maatschappelijke initiatieven waren onbekend bij Waardlanden, omdat zij (oneigenlijk) gebruik van de ondergrondse containers maakten of hun containers in de huishoudelijke afvalroutes aanboden. Op 23 februari en 23 maart 2023 is de Algemene Vergadering van Aandeelhouders akkoord gegaan met de sponsorregelingen voor maatschappelijke, ideële en educatieve initiatieven en evenementen in het Waardlanden verzorgingsgebied2 3 4 5). Het beoogde doel was om maatschappelijke, ideële en educatieve initiatieven en evenementen te steunen bij het inzamelen en verwerken van hun afval. Hiervoor is uit de winst van de BV een budget beschikbaar gesteld van respectievelijk €40.000 en €50.000 per jaar excl. btw. De sponsoring vindt uitsluitend plaats in de vorm van gratis dienstverlening, niet in financiële middelen.

De eindbeoordeling van de aanvragen is belegd bij de directie van Waardlanden BV en gemandateerd aan ondergetekende beleidsmedewerker. De sponsorregeling is per 1 januari 2024 ingegaan.

a Deze notitie beschrijft niet de (sponsor)regelingen voor afvalvrije scholen, kringloopbedrijven of

rommelmarkten. Deze regelingen hebben een ander doel namelijk die van educatie en circulair partnerschap om gedragsverandering te bevorderen in onze missie naar een circulaire economie. 1

1.2 Doelen sponsorregelingen Voordat de sponsorregelingen ingingen nam Waardlanden GR het afval van maatschappelijke initiatieven mee in de huishoudelijke route en verleende tussendoor ‘gratis’ diensten aan alle evenementenorganisaties die er om vroegen. Hierdoor voldeed Waardlanden niet aan de Wet Markt & Overheid, omdat dit afval formeel onder bedrijfsafval valt. Bovendien zou het restafval de 100 kilo doelstelling voor diftar negatief beïnvloeden. Een van de doelen van de sponsorregelingen is dus om het afval en de grondstoffen van maatschappelijke initiatieven en evenementen over te zetten van de huishoudelijke routes van de GR naar de bedrijfsroutes van de BV. Doordat de ondergrondse containers werden afgesloten voor diftar en maatschappelijke initiatieven en evenementenorganisaties geconfronteerd zouden worden met commerciële tarieven bij de BV, zou hun voortbestaan bedreigd kunnen worden door financiële problemen. Maatschappelijke initiatieven hebben immers vaak weinig inkomsten en zijn sterk afhankelijk van vrijwilligers, subsidiëring en sponsoring. De sponsorregeling van Waardlanden is ook opgezet om te voorkomen dat zij gedwongen zouden worden hun activiteiten te stoppen. Dit was tevens een kans om het duurzame gedrag van deze organisaties te verbeteren door het scheiden van grondstoffen als voorwaarde te stellen voor sponsoring.

Tenslotte had Waardlanden geen inzicht in de ‘gratis’ dienstverlening, werden klantgegevens niet bijgehouden en was er geen controle over de kosten. Alles werd “van de grote hoop” gedaan. Wat betekent dat het met gemeenschapsgelden werd bekostigd. Een belangrijk doel is dan ook om de sponsorregelingen eenduidig en efficiënt te organiseren en aanvragen transparant en gelijkwaardig te behandelen volgens strikte criteria. Commerciële organisaties zullen dan niet meer met gemeenschapsgelden worden gesponsord en controle en bewaking van het sponsorbudget kan gerealiseerd worden.

1.3 Aanpak evaluatie en vervolgstappen Met de aandeelhouders is afgesproken dat de voortgang van de sponsorregelingen wordt gerapporteerd5) en de financiële effecten geëvalueerd3). Met deze notitie wordt hier aan tegemoet gekomen voor heel 2024. De deelbevindingen (tot peildatum 1 september) zijn al eerder gepresenteerd als discussiestuk en om mogelijke verbeteringen in gang te zetten voor het nieuwe (sponsor)jaar in zou gaan. De evaluatie is pragmatisch aangepakt. Gedurende het proces is sinds de start van dit eerste sponsorregelingsjaar input verzameld van alle betrokkenen en vanaf de zomer expliciet gevraagd aan de ambtelijke partijen. Dit zijn: a. Ervaringen in afgelopen jaar inclusief de sponsoring contacten • Klanten: maatschappelijke initiatieven, evenementenorganisaties. • Gemeente: contactambtenaren, evenementcoördinatoren, vergunningverleners, wethouders. • Waardlanden BV & GR: klant contact centrum, planning, technische dienst/ buitenterrein, uitvoering, informatiemanagement/financiën. b. Met betrokken partijen bij gemeenten • Overleg georganiseerd over sponsorregeling evenementen (maart). • Feedback en verbeterpunten via mail ontvangen van en telefonisch besproken met de gemeenten Vijfheerenlanden en Molenlanden (augustus-september). De gemeenten Hardinxveld-Giessendam en Gorinchem hebben geen signalen uit de samenleving of van organisaties ontvangen. c.

Evaluatiegesprekken • Waardlanden BV/Netwerk coördinator binnendienst (augustus). • Waardlanden GR afdelingsmanager uitvoering, teamleider bedrijfsafval, planner (oktober). d. Presentatie8) evaluatie deelbevindingen en bespreking voorstellen • MT Waardlanden (1 oktober 2024) • Contactambtenarenoverleg (29 oktober 2024) • Openbare Bestuursvergadering (4 november 2024) • MT Waardlanden (12 november 2024)

2

In de Bestuursvergadering is verzocht deze notitie te schrijven met daarin de voorstellen en onderbouwing, zodat het bestuur hiermee een besluit kan nemen op een volgende bestuursvergadering. Het bestuur heeft besloten dat 2025 een overgangsjaar zal zijn. In dit jaar blijven de voorwaarden van de sponsorregeling gelijk aan die van 2024, maar de aanvraagprocedure wordt vereenvoudigd. Daarnaast zullen de gemeenten in 2025 tijdig beginnen met de voorbereidingen om de veranderingen voor 2026 door te voeren, afhankelijk van het scenario dat het bestuur kiest. Het bestuur stelde tevens voor een gemeente mee te laten denken over de uitvoering en consequenties van de voorstellen. Hiervoor is online overlegd geweest met de contactambtenaar en evenementencoördinator/vergunningverlener van de gemeente: • Molenlanden (13 november 2024) • Hardinxveld-Giessendam (11 december 2024) • Vijfheerenlanden (11 december 2024) • Gorinchem (17 december 2024) De resultaten van deze gesprekken worden in paragraaf 4.4 Conclusie evaluatie & Discussie beschreven.

2. Resultaten sponsorregelingen Een van de problemen was dat Waardlanden geen inzicht had in de ‘gratis’ dienstverlening die zij verstrekte. Door de sponsoraanvragen gestructureerd en digitaal te organiseren is dat probleem opgelost. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven door de voortgang van de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen in 2024 te beschrijven.

2.1 Maatschappelijke initiatieven aanvragen Er zijn 44 aanvragen van maatschappelijke initiatieven ontvangen, waarvan 27 zijn gehonoreerd voor de sponsorregeling van Waardlanden (60%). Dit betreft aanvragen van buurthuizen, dorpskamers, voedselbanken, kinderboerderijen, natuurgebieden, speeltuinen, muziekverenigingen, circulaire partners zoals Gezel en Behouden Vaart etc. Deze maatschappelijke initiatieven hebben dienstverlening gesponsord gekregen ter waarde van totaal € 17.148 voor bijvoorbeeld een milieupas van de ondergrondse restafvalcontainer, abonnement voor Groente Fruit en Tuinafval (GFT) en Oud Papier en Karton (OPK). Plastic verpakkingen en Drank kartons (PD) kunnen organisaties gesponsord krijgen door Verpact, die gefinancierd wordt door de verpakkingsindustrie. Organisaties worden hier in geadviseerd en naartoe verwezen. Restafval wordt zo weinig mogelijk gesponsord om de organisaties te stimuleren grondstoffen zo goed mogelijk te scheiden en zo min mogelijk restafval te produceren. Ongeveer een derde van de aanvragen (31%) van maatschappelijke initiatieven is afgewezen. Redenen hiervoor zijn o.a.: • De aanvraag voldoet niet aan de sponsorregeling criteria bijv. geen ideëel, maatschappelijk of educatief doel, niet openbaar toegankelijk voor alle inwoners maar alleen voor een bepaalde doelgroep.

• De organisatie vraagt diensten die niet in het aanbod zitten, zoals een pas om toegang tot de milieustraat te krijgen.

2.2 Evenementen aanvragen Van evenementen zijn 133 aanvragen ontvangen in 2024, waarvan 100 (75%) zijn gesponsord door Waardlanden. Dit betreft aanvragen voor oranjefeesten, zomerfeesten, fairs, (rommel)marktenb,

b In deze evaluatie zijn alleen de rolcontainers voor rommelmarkten meegenomen, omdat die onder de

sponsorregeling voor evenementen vallen. De afzetcontainers voor grof huisvuil en b-hout, waarin de restanten na afloop van de rommelmarkt worden afgevoerd, zijn niet meegenomen. Deze vallen onder 3

braderieën, (school)sporttoernooien, A4-daagse, Timmerdorpen, winterfeesten etc. Er is een piek in de aanvragen rond Koningsdag (april-mei) en de zomervakantie (juni t/m september). De evenementen hebben dienstverlening gesponsord gekregen ter waarde van totaal € 47.943 voor bijvoorbeeld 240/660/1100 liter rolcontainers voor GrondStoffenMix (GSM), OPK, flessenglas, restafval of 20/40 m3 afzetcontainers voor b-hout en rest-/bedrijfsafval. Voor evenementen worden restafvalcontainers wel gesponsord, omdat het voor organisaties moeilijk is om bezoekers hun afval te laten scheiden zeker als er alcohol verkocht wordt. Wel moedigen we de organisaties aan om stappen in een duurzamere aanpak te ondernemen en veel organisaties proberen dat zelf ook. In deze evaluatie zijn voor Timmerdorpen c de resultaten meegenomen voor de dienstverlening van rolcontainers en afzetcontainers hout-b. In het voorjaar en de zomer heeft Waardlanden 5 Timmerdorpen ondersteund met sponsorregeling. Ongeveer een vijfde van de beoordeelde aanvragen (18%) van evenementen is afgewezen. Redenen hiervoor zijn o.a.: • De aanvraag voldoet niet aan de sponsorregeling criteria bijv. geen ideëel, maatschappelijk of educatief doel, is winstgevend/commercieel, niet open toegankelijk voor alle inwoners maar alleen op uitnodiging.

• De organisatie heeft al sponsoring ontvangen voor meerdere aanvragen en komt boven het maximale sponsorbedrag van ongeveer € 1.000 uit. • De aanvraag is te laat ingediend en niet meer mogelijk voor de Planning en Uitvoering doordat containers, transport of personeel niet beschikbaar zijn. Zeven evenementen aanvragen (5%) zijn geannuleerd met als reden: • Het evenement vindt niet meer plaats wegens te weinig animo, hoge onvoorziene kosten, organisatie te laat begonnen etc. • De organisatie heeft de dienstverlening en/of sponsoring geregeld met een andere partij. • Het aanvraagformulier is afgebroken of verkeerd ingevuld.

2.3 Sponsorregelingbudget Voor maatschappelijke initiatieven is voor 2024 een budget begroot van € 40.000, waar € 17.148 van is gebruikt en dus nog €22.852 beschikbaar is. De gemiddelde aanspraak op dit budget is € 635 per initiatief per jaar. Om zoveel mogelijk initiatieven te kunnen helpen en een zo eerlijk mogelijke spreiding te bereiken, is er in de eerste helft van 2024 een maximum van € 1.000 per initiatief vastgesteld. De verwachte stormloop van aanvragen kwam echter niet en het maximum bedrag is dan ook in de loop van het jaar losgelaten voor organisaties als Natuurcentrum Gorinchem en enkele voedselbanken. Voor evenementen is een budget begroot van € 50.000, waar € 47.943 van is gebruikt en dus nog € 2.057 beschikbaar. De gemiddelde aanspraak op het budget is € 479 per evenement. Het maximum van €1.000 per organisatie is wel gehanteerd voor evenementen. Vrijwilligersorganisaties kunnen meerdere evenementen per jaar organiseren. Dit gebeurt door 14 organisaties, waarvan 7 het maximum te boven ging. Voor 5 daarvan was dit reden om de laatste sponsoraanvraag af te wijzen en heeft de organisatie zelf vervolg van de aanvraag geannuleerd. Als er na de afwijzing een offerte aangevraagd werd is deze meestal niet opgevolgd met een opdracht, omdat ze het te duur vonden en organisaties soms andere wegen voor sponsoring of afvalverwerking zochten.

de zogeheten rommelmarktbrief, een afspraak van 2020 met partner Korenet, die herzien wordt vanuit de circulaire missie. c Timmerdorpen of huttenbouwdorpen zijn tientallen jaren geleden opgezet om kinderen van wie de ouders weinig te besteden hebben een vakantie te bieden in de laatste week van de zomervakantie. Ze komen ook onder andere namen voor of kunnen onderdeel zijn van een ruimer activiteitenprogramma zoals Kindervakantiespektakel Speel-In en Vakantie Doe Dagen. 4

3. Financiële effecten sponsorregelingen Een probleem was dat Waardlanden geen inzicht in en controle over de kosten voor de ‘gratis’ dienstverlening had. Door de sponsoraanvragen volgens vastgestelde criteria te laten beoordelen door een budgethouder en doordat de data van de online aanvragen automatisch in een Excel-overzicht synchroniseren is dat probleem opgelost en budgetbewaking mogelijk. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in de financiële effecten van de sponsorregelingen en de verdeling over de gemeenten.

3.1 Maatschappelijke initiatieven per gemeente In de volgende tabel wordt weergegeven hoeveel maatschappelijke initiatieven er gesponsord worden per gemeente en welke waarde die dienstverlening vertegenwoordigt. Als maatschappelijke initiatieven actief zijn in of voor meerdere gemeenten is dit aangemerkt als Waardlanden (WL)-regio. Tabel 1. Gesponsorde maatschappelijke initiatieven en totale sponsorbedrag per gemeente (2024) Gesponsord initiatief Aantal % Sponsorbedrag % actief in gemeente initiatieven 2024 (€) Gorinchem

11

41

7.711

45

Hardinxveld-Giessendam

1 7 4 4

4

358

2

26

3.610

21

15

3.693

22

15

1.776

10

100

17.148

100

Molenlanden Vijfheerenlanden WL-regio

27

Waardlanden sponsort maatschappelijke initiatieven het meest in de gemeente Gorinchem. Naar deze gemeente gaat ook het grootste deel van het gesponsorde bedrag. Bijna de helft van het gesponsorde bedrag gaat naar maatschappelijke initiatieven in Gorinchem. Naar zowel de gemeente Molenlanden als Vijfheerenlanden gaat ongeveer een vijfde deel van het gesponsorde bedrag.

3.2 Evenementen per gemeente In tabel 2 is beschreven hoeveel evenementen er per gemeente gesponsord worden met dienstverlening en welke waarde dat vertegenwoordigt. Tabel 2. Gesponsorde evenementen en totale sponsorbedrag per gemeente (2024) Gesponsord evenement Aantal % Sponsorbedrag georganiseerd in gemeente evenementen 2024 (€)

%

Gorinchem

24

24

12.001

25

Hardinxveld-Giessendam

3

3

2.408

5

Molenlanden

35

35

15.667

33

Vijfheerenlanden

38

38

17.394

37

100d

100

47.470

100

Correctie facturen

473e 47.943

d Van de 100 gesponsorde evenementen is 16 keer door de GR (spoed)diensten verleend (16%).

Deze diensten zijn ook afgeboekt van het sponsorbudget. e Op het sponsorbudget is een correctie gefactureerd voor evenementencontainers die door de BV van de GR zijn geleend en niet meer aan een evenement of gemeente zijn toe te schrijven. 5

Per gemeente laten de gesponsorde evenementen een ander beeld zien dan de maatschappelijke initiatieven. Evenementen worden door Waardlanden het meest gesponsord in de gemeenten Vijfheerenlanden en Molenlanden. Of anders gezegd in deze gemeenten worden de meeste evenementen georganiseerd die ondersteund worden door Waardlanden. De percentages gesponsorde evenementen zijn in lijn met de percentages gesponsorde bedragen per gemeente.

3.3 Financiering uit winst BV De sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen zou gefinancierd worden uit de winst van Waardlanden BV6). In de praktijk houdt dat de berekening in, die in tabel 3 is weergegeven. De Waardlanden BV wordt sinds april 2022 administratief geleid door de externe partij Netwerk NV. Van de winst van de BV is € 150.000 gegarandeerd voor de GR en wordt de rest van de winst volgens een bepaalde systematiek verdeeld tussen Waardlanden GR en Netwerk (NW). Dit is in het eerste jaar van de samenwerking (2023) 50% voor ieder, in het tweede jaar (2024) 40% GR en 60% NW, in het derde jaar (2025) 30% GR en 70% NW, in het vierde jaar (2026) 20% GR en 80% NW, in het vijfde en volgende jaren (2027+) 10% GR en 90% NW. Het winstdeel wordt als dividend uitgekeerd van de BV aan de GR. Tabel 3. Winstberekening Waardlanden BV en financiering sponsorregelingen GR Waardlanden BV (€)

2023

2024

2025

2026

2027

2028

(Verwachte) winst na belasting

280.407

300.000

300.000

300.000

300.000

300.000

Gegarandeerde winst incl. aandelenkapitaal

-149.143f -150.000 -150.000 -150.000 -150.000 -150.000

Aandeel winst WL BV (50%→10%)

65.632

60.000

45.000

30.000

15.000

15.000

Dividend WL BV → WL GR

214.775

210.000

195.000

180.000

165.000

165.000

Budget sponsorregelingen maatsch. initiatieven en evenementen

-90.000

-90.000

-90.000

-90.000

-90.000

Budget sponsorregeling AfvalVrije Scholen (AVS)

-100.000 -100.000 -100.000 -100.000 -100.000

Aanname directe en indirecte kosten sponsorregelingen (excl. AVS)

20.000

5.000

-10.000

-25.000

-25.000

-92.000

-92.000

-92.000

-92.000

-92.000

-72.000

-87.000 -102.000 -117.000 -117.000

Vanaf 2024 wordt van die winstuitkering € 90.000 gereserveerd voor de sponsorregelingen maatschappelijke initiatieven (€ 40.000) en evenementen (€ 50.000) en € 100.000 voor de sponsorregeling Afvalvrije scholen (die hier verder buiten het kader van deze notitie valt). Omdat voor dit jaar en volgende jaren de winst nog niet bekend is, is in de tabel voor het rekenvoorbeeld uitgegaan van een verwachte winst van € 300.000 (in blauw weergegeven). Omdat de winstdeling een afbouwende systematiek voor de GR heeft, kan de winst vanaf 2026 onvoldoende zijn om de sponsorregelingen te budgetteren.

f Dividenduitkering € 150.000 in 2023 over boekjaar 2022 met in 2023 een correctie van € 857.

6

Hierbij is geen rekening gehouden met de directe en indirecte kosten die aan de sponsorregelingen worden besteed. Een voorzichtige aanname van de indirecte/overhead kosten en de directe/loonkosten voor de tijd die de beleidsmedewerker van de GR, de Binnendienst medewerker van de BV/Netwerk en de financieel medewerker van de GR aan de sponsorregelingen besteedden in 2024, is € 92.000. Wanneer deze kosten ten laste van de winst van de BV zouden worden gebracht, is de winst dit en volgende jaren waarschijnlijk onvoldoende om de sponsorregelingen te bekostigen. Door de extra kosten van de BV wordt bovendien het resultaat van de BV en als gevolg daarvan het dividend voor de GR ook minder.

4. Evaluatie sponsorregelingen Voor de evaluatie van de sponsorregelingen worden in dit hoofdstuk de bevindingen beschreven van wat er goed gaat, wat beter kan en of de doelen bereikt zijn. Vervolgens worden hieruit conclusies getrokken en is op verzoek van het bestuur input van de gemeenten beschreven.

4.1 Wat gaat goed? Voor de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen verloopt het nieuwe proces van aanvragen, beoordelen en overeenkomst opstellen goed. Er is een digitaal aanvraagformulier ontwikkeld, waarmee de gegevens van de aanvragen automatisch in een exceloverzicht komen. Hierin houdt de beleidsmedewerker/budgethouder de beslismomenten, klantcontacten, afspraken met de BV en kosten bij. De Binnendienst van de BV heeft hier een lees-inlog voor, zodat zij de gegevens kunnen overnemen om een sponsorovereenkomst op te stellen en de gehonoreerde aanvragen in te plannen. De samenwerking tussen de GR en BV moest begin 2024 nog vorm krijgen, maar loopt nu goed. Na opstartproblemen in het voorjaar, waarin met name de aanvragen voor evenementen zo massaal waren dat ternauwernood aanvragen tijdig konden worden bediend, is de dienstverlening daarna goed verlopen. Iedere gehonoreerde aanvraag wordt bediend en als er problemen zijn worden deze opgelost desnoods door de GR. De evenementenorganisaties worden goed bereikt. Mede dankzij informatie van de gemeenten die na het overleg in maart is uitgewisseld, worden commerciële partijen niet meer gesponsord. Doordat met name maatschappelijke initiatieven verwerking van verschillende typen grondstofstromen gesponsord krijgen, nemen we aan dat hun duurzame gedrag van afvalscheiding goed gaat.

Tenslotte is er nu inzicht in de sponsorregelingen en wordt het budget bewaakt. In goed overleg met de afdeling IM worden de facturen van de BV aan de GR eerst gecheckt door de budgethouder voordat ze worden betaald en afgeboekt van een specifieke grootboekrekening en kostenplaats.

4.2 Wat gaat niet goed of kan beter? Klanten Informatie over de nieuwe sponsorregelingen is in de zomer van 2023 met de link naar het digitale aanvraagformulier in december 2023/januari 2024 gemaild naar alle bij Waardlanden bekende klanten. De communicatie met en informatie naar (nieuwe) klanten kan echter verbeteren door het op de website te zetten en op social media en in kranten te melden. Het aanvraagformulier werd door klanten ervaren als te moeilijk en lang met overlap van vragen, die zij ook al voor de vergunningaanvraag bij de gemeenten hebben ingevuld. Sommige vragen, waarmee Waardlanden probeerde financieel inzicht te krijgen in hun winstoogmerk en de noodzaak voor sponsoring, vinden ze onnodig. Er kan nog veel verbeterd worden in het duurzame gedrag van bezoekers op evenementen.

7

Gemeenten Gemeenten hebben soms last van de ‘koude’ beoordeling, die door Waardlanden volgens de vastgestelde criteria strikt wordt toegepast. Sommige afgewezen en teleurgestelde klanten deden daardoor hun beklag bij wethouders en evenementencoördinatoren. Er ontstond af en toe reuring op social media en in de krant. Klanten stuurden mails en belden op, wat extra werk veroorzaakte. Gemeenten hebben behoefte om meer betrokken en geïnformeerd te worden, zodat zij inwoners beter kunnen uitleggen en informeren over de keuzes van Waardlanden. Ook is het gewenst dat klanten na een sponsoring afwijzing de gelegenheid krijgen voor toelichting en tips voor verbetering van een volgende aanvraag. Er kan een efficiëntieslag gemaakt worden door voor de aanvraagprocedure van de sponsorregelingen aan te sluiten bij de vergunningaanvraag en subsidieverstrekking bij de gemeenten. De gemeentelijke evenementenkalender kan als basis dienen voor de planning, budgettering en opvolging van de sponsorregelingen. Waardlanden BV Met name de Planning en Uitvoering van Waardlanden BV/Netwerk NV maken fouten, die hersteld moeten worden en extra tijd en inspanning kosten. Niet alleen voor hun eigen organisatie, maar soms ook voor de Planning en Uitvoering van de GR wanneer die gevraagd wordt in te springen als het ze zelf niet meer lukt. Ook de financiële administratie door de BV kan verbeterd worden.

Facturen worden per evenement naar de GR verstuurd en soms meerdere facturen per evenement. Bovendien zaten er in het eerste kwartaal veel fouten in de facturen, die veel werk kostten om te controleren, corrigeren en opnieuw te boeken. Dit was een leerproces wat de hoogste aandacht van NW heeft gehad en daardoor eind van het jaar sterk verbeterd is. Maar de late facturering en arbeidsintensiviteit van het financiële administratieve proces blijft een zorgpunt. Waardlanden heeft de kwaliteit van service en klantenbinding altijd hoog in het vaandel gehad en fouten die door de BV worden gemaakt hebben effect op het imago van Waardlanden GR. Waardlanden GR Overall zijn de sponsorregelingen voor Waardlanden te arbeidsintensief en kostbaar. De beleidsmedewerker/budgethouder besteedt tweederde van haar werkweek van 32 uur aan de sponsorregelingen. Bij de BV hebben ze een nieuwe medewerker voor de Binnendienst moeten aannemen om de aanvragen te verwerken en de afdeling IM/Financiën kost het veel tijd om de facturen te administreren. In tabel 3 is een aanname van de kosten gegeven. De sponsorregelingen kosten meer dan het dubbele aan indirecte en directe kosten voor wat er begroot is voor deze regelingen. Met één beoordelaar is de sponsorregeling bovendien ook kwetsbaar en vormt de continuïteit een risico.

Zeker in de periode van piekbelasting is de bereikbaarheid van de beoordelaar een issue die beter zou moeten. Daarnaast drukt de uitvoering van dienstverlening aan evenementen zwaar op de organisatie in vakantieperioden met minder beschikbaar personeel.

4.3 Doelen bereikt? De doelen van de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen, die in paragraaf 1.2 zijn beschreven, worden hier kort geëvalueerd. Waardlanden voldoet nu aan de Wet Markt en Overheid door het bedrijfsafval van de maatschappelijke initiatieven en evenementen door Waardlanden BV te laten behandelen. Zo komt het ook niet meer bij het huishoudelijk afval en benadeelt het niet de 100 kilo doelstelling voor diftar. Het is niet bekend of er maatschappelijke initiatieven en events zijn beëindigd door financiële problemen als ze geen sponsoring of minder dan voorheen van Waardlanden kregen. Wel is bekend dat vrijwilligers (en ondernemers) creatief zijn in het vinden van andere wegen voor sponsoring of aanbieders met lagere tarieven. Sommige grote evenementen zijn geannuleerd of verplaatst vanwege hoge kosten o.a. voor afvalverwerking maar ook voor het Rode Kruis, verkeersregelaars, vergunningaanvraag etc. Door de wijze waarop de sponsorregelingen nu georganiseerd zijn, is er inzicht in de dienstverlening en worden de kosten gecontroleerd en bewaakt.

8

Om het nevendoel van duurzamer gedrag van maatschappelijke initiatieven en evenementen te bereiken kan daar nog wel meer aandacht aan geschonken worden.

4.4 Conclusie & discussie Hoewel de doelen die het bestuur vastgesteld heeft voor de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen redelijk bereikt zijn, kan er nog veel verbeterd worden en kosten de sponsorregelingen veel tijd, inspanning en geld. De conclusie van de evaluatie is dat: • De sponsorregelingen te duur en te kwetsbaar zijn. • De aanvraagprocedure – zeker voor evenementen – eenvoudiger moet. • De gemeenten voorkeur hebben voor een ‘warme’ beoordeling op basis van couleur locale en meer betrokkenheid en informatie. • De gemeenten al een proces voor vergunningaanvraag en subsidietoekenning hebben waarbij mogelijk efficiënter en goedkoper aangesloten kan worden. Op verzoek van het bestuur zijn de gemeenten gevraagd mee te denken over de uitvoering en consequenties van de voorgestelde scenario’s (die in hoofdstuk 5 uitgebreid zijn toegelicht). De input van de contactambtenaar en evenementencoördinator/ vergunningverlener van iedere gemeente is hier beschreven. Dit betreft slechts een eerste inventarisatie en heeft in 2025 nader onderzoek en afstemming nodig. Discussie scenario 1: Volledig stoppen met sponsorregelingen Als Waardlanden met ingang van 2026 volledig stopt met financiering en uitvoering van de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen voorzien alle gemeenten risico’s en knelpunten voor: a.

De vrijwilligersorganisaties die (nu) geen financiële middelen hebben om dienstverlening voor afval- en grondstoffeninzameling te bekostigen. b. De Communicatie afdelingen van de gemeenten en Waardlanden (met onderlinge afstemming) moeten de organisaties tijdig (eind 1e kwartaal 2025) op de hoogte brengen van de verandering, zodat zij zich hierop kunnen voorbereiden (bewustwording en acquisitie). c. Mogelijke toename van bijplaatsingen en zwerfafval en/of van huishoudelijk afval. d. Het bestuur van Waardlanden c.q. de wethouders van de gemeenten, omdat er politieke onrust zal ontstaan over het voortbestaan van maatschappelijke initiatieven en evenementen. Discussie scenario 2: Inbedden in gemeentelijke processen Als Waardlanden vanaf 2026 de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen blijft financieren, maar stopt met de uitvoering van deze regelingen en deze wordt ingebed in het reguliere proces van vergunningaanvraag en subsidieverlening door gemeenten, dan denken de gemeenten daar verschillend over. De gemeenten Vijfheerenlanden en Hardinxveld-Giessendam zien daar wel mogelijkheden voor en niet veel extra werk als wordt aangesloten op de gemeente evenementenkalender.

Voor de beoordeling wordt hierin al onderscheid gemaakt naar commercieel of niet-commercieel en in de vergunning kan voor afval dienstverlening verwezen worden naar Waardlanden BV (net zoals voor dranghekken verwezen wordt naar de marktmeester). Deze gemeenten zien als voordeel van dit scenario dat er een duidelijke en overzichtelijke procedure verkregen wordt. Wel stellen zij dat: a. Iedere gemeente nieuw beleid moet opstellen om intern vast te leggen welke organisaties in aanmerking komen voor sponsoring/subsidiëring. b. Dit goed afgestemd moet worden met de netwerkmanager vanwege de bijkomende taken voor de gemeente. De gemeenten Molenlanden en Gorinchem zien voor scenario 2 meer risico’s dan de andere gemeenten, namelijk: a. Het proces van vergunningaanvraag voor evenementen en van subsidieverlening zijn gescheiden trajecten en gaat over meerdere afdelingen heen. Er moet nog input geleverd worden door collega’s van subsidieverlening en maatschappelijke (vrijwilligers) initiatieven.

9

b. Voor Waardlanden kan dit scenario kostenbesparend zijn, maar welke kosten komen er bij de gemeente bij? Er is onderzoek nodig naar de interne financiële consequenties voor de gemeenten. c. Het is onduidelijk hoeveel budget Waardlanden beschikbaar stelt aan de gemeenten op de lange termijn. Stel dat er geen winst van de BV is. Daar moeten afspraken over gemaakt worden voordat de gemeenten hun organisatie hierop kunnen inrichten. d. Het bestuur moet afspraken maken over hoe het sponsorbudget over de gemeenten verdeeld wordt bijvoorbeeld naar rato van inwoners, aansluitingen of anders. e. Ook bij dit scenario moeten de Communicatie afdelingen van de gemeenten en Waardlanden (met onderlinge afstemming) de organisaties tijdig op de hoogte brengen van de verandering zodat zij zich kunnen voorbereiden op de nieuwe manier van aanvraag en beoordeling. Alle gemeenten geven aan dat zij: • Intern meer onderzoek en afstemming nodig hebben (januari 2025). • Hiervoor van de beleidsmedewerker/budgethouder een totaaloverzicht van de toegekende sponsoring nodig hebben met de betreffende organisaties, uitgekeerde sponsorbedragen en afwijzingen (en dienstverlening indien mogelijk).

• Afhankelijk van de keuze van het bestuur op 10 februari 2025 samen met Waardlanden moeten afspreken hoe het vervolgtraject in 2025 wordt en tijdig met de voorbereidingen beginnen om de verandering voor 2026 te kunnen realiseren.

5. Aanbevelingen 2025-2026 Op basis van voorgaande conclusies van de evaluatie worden de volgende aanbevelingen voor 20252026 en verder voorgesteld. In de bestuursvergadering van 4 november 2024 is besloten dat 2025 een overgangsjaar wordt, waarin: • De huidige werkwijze van sponsorregelingen (met kleine aanpassingen) door Waardlanden wordt voortgezet en • De gemeenten tijdig hun organisatie en de vrijwilligersorganisaties voorbereiden zodat de nieuwe situatie voor 2026 gerealiseerd kan worden. Het Bestuur van Waardlanden wordt gevraagd voor 2026 en verder een besluit te nemen door een keuze te maken uit een van de twee scenario’s. De sponsorregelingen zijn in de huidige vorm een groeiende kostenpost en drukken daarnaast zwaar op de organisatie in tijden dat personeel dun gezaaid is. Er moet dus gezocht worden naar andere vormen, waarbij de nadelen voor de maatschappelijke organisaties en de daaraan gekoppelde kans op politieke onrust en onwenselijke neveneffecten als toename van bijplaatsingen geprobeerd worden te minimaliseren.

5.1 Scenario 1: Waardlanden stopt volledig met financiering en uitvoering van de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen Met ingang van 2026 stopt Waardlanden volledig met de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen, omdat het sponsorbudget afhankelijk is van een aflopend winstdeel van de BV, de kosten te hoog zijn en de organisatie te kwetsbaar is. Voordelen Voor Waardlanden geeft dit verlichting van financiële druk en arbeidsdruk. • Het levert € 90.000 dividend van de BV op dat aan andere, misschien meer relevante zaken voor Waardlanden GR besteed kan worden. Daarnaast worden de loon- en overheadkosten van zo’n € 92.000 bespaard voor de tijd die de beleidsmedewerker, Binnendienst medewerker en financieel medewerker aan de sponsorregelingen besteden. • De beleidsmedewerker levert het 65% meer arbeidstijd op die aan essentiële beleidstaken als circulaire economie en gedragsverandering besteed kan worden. • De uitvoering wordt minder belast in de vakantieperioden wanneer het hoogtepunt van het evenementenseizoen is en

10

•

de financiële administratie wordt niet meer belast met het verwerken van facturen en betaalstromen.

Nadelen Scenario 1 heeft als nadelen dat: • Maatschappelijke initiatieven en evenementen worden geconfronteerd met kosten voor afvalverwerking waardoor hun voortbestaan bedreigd kan worden. • Voor gemeenten bijplaatsingen en zwerfafval en/of bedrijfsafval in het huishoudelijk afval mogelijk toenemen. • Het Waardlanden bestuur te maken kunnen gaan krijgen met sociale en politieke vragen. • Het imago van Waardlanden als ideële, maatschappelijke en educatieve partner voor de lokale samenleving schade oploopt. • De Communicatie afdelingen van de gemeenten en Waardlanden eerder zullen moeten acteren richting de organisaties, omdat de verandering voor hen groter is dan bij scenario 2 en zij meer tijd nodig zullen hebben om zich hierop voor te bereiden.

5.2 Scenario 2: De sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen worden ingebed in de gemeentelijke processen Met ingang van 2026 stopt Waardlanden met de uitvoering van de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen, maar financiert het nog wel. Hiervoor zal Waardlanden een sponsorbedrag overmaken naar de 4 gemeenten en kan iedere gemeente het op eigen wijze besteden aan sponsoring van maatschappelijke initiatieven en evenementen. Door dit in te bedden in het reguliere proces van vergunningaanvraag en subsidieverlening van de gemeenten kan een efficiëntieslag en kostenbesparing gerealiseerd worden. Voordelen Scenario 2 heeft als voordelen voor Waardlanden dat: • Dit verlichting geeft van vooral arbeidsdruk. De beleidsmedewerker levert het 65% meer arbeidstijd op die aan essentiële beleidstaken besteed kan worden en de financiële administratie wordt minder belast met het verwerken van facturen en betaalstromen. • Daarnaast wordt een deel van de financiële druk verlicht, omdat de directe loon- en indirecte overheadkosten van zo’n € 60.000 wordt bespaard voor de tijd die de beleidsmedewerker aan de sponsorregelingen besteedt. • Een vast sponsorbudget geeft zekerheid voor de begroting van de GR. • Het imago van Waardlanden als ideële, maatschappelijke en educatieve partner voor de lokale samenleving blijft intact.

Voor maatschappelijke initiatieven en evenementen dat: • Zij nog sponsoring voor de kosten van afvalverwerking kunnen ontvangen en hun voortbestaan niet bedreigd wordt. • Er een eenvoudigere en overzichtelijke procedure gerealiseerd kan worden. Voor de gemeenten dat zij: • Sponsoraanvragen ‘warm’ kunnen beoordelen op basis van couleur locale; • Meer betrokken en geïnformeerd zijn bij hun inwoners. • De continuïteit beter kunnen waarborgen. Voor het Waardlanden bestuur dat: • Zij minder te maken zullen gaan krijgen met sociale en politieke vragen dan bij scenario 1. Nadelen Scenario 2 heeft als nadelen dat: • Het voor Waardlanden slechts gedeeltelijk financiële verlichting geeft, alleen voor de hoge kosten, niet voor het sponsorbudget van € 90.000. Als dit totale sponsorbudget aan de gemeenten wordt overgemaakt maar niet volledig uitgekeerd aan de organisaties, zullen afspraken gemaakt moeten worden over of het restbedrag door de gemeenten vrij besteed mag worden of dat het teruggestort moet aan Waardlanden. • De beschikbaarheid van het sponsorbudget is onzeker omdat het afhankelijk is van de aflopende winst van de BV, waardoor het onvoldoende kan om de sponsorregelingen te

11

• •

•

financieren. Er zullen afspraken gemaakt moeten worden over de wijze waarop GR en gemeenten dit zullen opvangen. De gemeenten enige verzwaring van de taken gaan krijgen, maar waarschijnlijk minder dan het Waardlanden kost. Vanwege de Wet Markt en Overheid kan aan organisaties niet gevraagd worden het sponsorbedrag bij Waardlanden BV te besteden. Wanneer zij naar een andere dienstverlener gaan, wordt de winst van de BV minder en komt er minder dividend beschikbaar. Dit kan ondervangen worden als de BV scherpe marktconcurrerende tarieven met korting aanbiedt aan de organisaties. Waardlanden en gemeenten de maatschappelijke initiatieven en evenementenorganisaties tijdig zullen moeten informeren en voorbereiden op de verandering.

5.3 Advies Op basis van de resultaten van voortgang, financiële effecten en evaluatie van de sponsorregelingen voor maatschappelijke initiatieven en evenementen in 2024 en een zorgvuldige afweging van de vooren nadelen van de beschreven scenario’s is het advies om te kiezen voor scenario 2. Wanneer dit advies wordt toegepast, kunnen de problemen voor Waardlanden effectief in 2026 worden opgelost, doordat: • De sponsorregelingen minder duur en kwetsbaar worden. • De aanvraagprocedure voor vrijwilligersorganisaties en alle betrokken partijen eenvoudiger wordt. • De gemeenten aanvragen ‘warm’ kunnen beoordelen op basis van couleur locale en meer betrokken en geïnformeerd zijn bij hun organisaties. • Aangesloten wordt bij de gemeentelijke processen van vergunningaanvraag en subsidietoekenning. Om het advies te implementeren, is het volgende nodig: • De gemeenten doen onderzoek naar hoe zij dit intern kunnen organiseren en stemmen af wat de benodigdheden zijn (januari-maart 2025). • De beleidsmedewerker/budgethouder van Waardlanden stelt een totaaloverzicht van de toegekende sponsoring in 2024 ter beschikking aan de gemeenten (januari 2025).

• Na de bestuursvergadering op 10 februari 2025 spreken Waardlanden met de gemeenten een plan van aanpak af (februari 2025) over het vervolgtraject in 2025 zodat tijdig met de voorbereidingen begonnen wordt en de verandering voor 2026 gerealiseerd. Dit is inclusief een financiële paragraaf dat voor april 2025 goedgekeurd moet zijn om in de begroting voor 2026 opgenomen te worden. • Communicatie met de vrijwilligersorganisaties zo vroeg als mogelijk op gang brengen om hen tijdig op de verandering voor te bereiden door Waardlanden en gemeenten (februari-april 2025).

12

Bronnen 1) Voorstel Bestuur Waardlanden van 8 december 2022, Evenementenafvalbeleid, Steller: Charlotte Jochems, Bijlage Nota Evenementenafvalbeleid Waardlanden van 29 september 2022. 2) Voorstel Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 23 februari 2023, Sponsorregeling evenementen Waardlanden BV, Steller: Folkert Starreveld, Agendapunt 2, Bijlage Sponsorregeling evenementen Waardlanden BV. 3) Verslag van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders Waardlanden Reinigingsbedrijf B.V. van 23 februari 2023 (Vastgesteld in de AvA van 23 maart 2023). 4) Voorstel Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 23 maart 2023, Sponsorregeling maatschappelijke initiatieven Waardlanden BV, Steller: Folkert Starreveld, Agendapunt 3, Bijlage Sponsorregeling maatschappelijke organisaties Waardlanden BV. 5) Verslag van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders Waardlanden Reinigingsbedrijf B.V. van 23 maart 2023 (Vastgesteld in de AvA van 19 april 2023).

6) Voorstel Bestuur Waardlanden van 19 april 2023, Inzicht geven in de financiële uitwerking voortvloeiend uit het aanbieden van gratis inzameling aan maatschappelijke partners, Steller: Hans Demmers, Agendapunt 3. 7) Informatiebrief Stavaza sponsorregeling ideële, maatschappelijke en educatieve initiatieven & sponsorregeling evenementen ter kennisneming door Bestuur Waardlanden, Steller: Iris Keasberry, 29 februari 2024. 8) Presentatie Evaluatie sponsorregelingen maatschappelijke initiatieven en evenementen 2024, bespreekstuk in MT 1 oktober 2024, Contactambtenarenoverleg 29 oktober 2024 en Openbaar Bestuursvergadering 4 november 2024, Steller: Iris Keasberry.

13