Bijlage 3 Memo varianten fractiebudgetten.docx
Tekst van het document
Memo Onderwerp
:
Varianten fractiebudgetten
Datum
:
12 juli 2022
Memo van
:
Jarno Groenveld
Memo aan
:
Auditcommissie d.d. 05-09-2022
Geachte leden van de auditcommissie, Naar aanleiding van de controle van de verantwoording over de fractiebudgetten 2021 heeft u als auditcommissie uitgesproken graag stil te staan bij het proces rondom de
fractiebudgetten. Met deze memo wordt u inzicht geboden in de mogelijkheden die er zijn om dit proces te versimpelen.
Wat is de huidige manier van werken?
In artikel 8 van de Verordening staat beschreven dat de fracties jaarlijks een voorschot van
het fractiebudget krijgen. Conform artikel 12 leggen de fracties jaarlijks verantwoording af over de uitgaven van het afgelopen jaar, waarover controle plaatsvindt door de
auditcommissie. Om te voorkomen dat er jaarlijks geldstromen heen en weer gaan tussen
gemeente en politieke partijen, houden de fracties de niet-uitgegeven bedragen bij zich in de vorm van een reserve. Jaarlijks stelt de raad het verslag vast met daarin de verantwoordingen en de stand van de reserves. Hoe is de verordening opgesteld?
De verordening is opgesteld conform de modelverordening van de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten – met inachtneming van enkele wijzigingen t.b.v. de specifieke situatie in de gemeente Molenlanden. In de modelverordening is het aan de gemeenten
gelaten of de verantwoordingen door de accountant of door de auditcommissie worden gecontroleerd. In de gemeente Molenlanden is voor het laatste gekozen. Welke mogelijkheden zijn er om het proces te versimpelen? Variant A – Controle door accountant i.p.v. auditcommissie -
De accountant controleert of de uitgaven van de fracties aan de verordening voldoen.
-
De raad stelt de verantwoording en het financiële verslag vast.
-
Hierover wordt verslag gedaan aan de raad. Voordelen: o o
-
Controle hoeft niet meer door de auditcommissie plaats te vinden.
Verslaglegging hoeft niet meer door de griffie uitgevoerd te worden (circa 3 uur op jaarbasis).
Nadelen: o
Kosten voor de accountantscontrole t.h.v. €6.000,-. 1
o o
Grote controle op relatief klein bedrag.
Indien er bij de accountant twijfel bestaat over de vraag of kosten al dan niet onder de verordening vallen wordt hiervoor afstemming gezocht met de
auditcommissie. Daarmee blijft de auditcommissie dezelfde rol houden als in de huidige situatie (een oordeel vellen over uitgaven in ‘het grijze gebied’). Variant B – Fractiebudgetten bij gemeente, vergoeding op factuurbasis -
-
Er wordt geen voorschot op de fractiebudgetten meer uitbetaald.
Fracties sturen facturen van gedane uitgaven naar griffie. Deze komen via het facturatiesysteem ten laste van de fractiebudgetten.
Net zoals in de huidige werkwijze geven de fracties bij de factuur een korte
verantwoording van de kosten en kan de griffie om advies gevraagd worden indien er twijfel bestaat over de vraag of de kosten onder de verordening vallen.
De controle na afloop van het jaar wordt door leden van auditcommissie uitgevoerd. Voordelen: o
-
Eenvoudiger: geen voorschotten of terugbetalingen.
Nadelen: o o
Fracties hebben geen voorschot en moeten uit ‘eigen zak’ kosten voorschieten.
Extra werk voor de collega’s van de financiële administratie, die relatief veel werk moeten gaan verrichten voor relatief kleine bedragen.
Variant C – Geen controle door auditcommissie, minder papierwerk -
-
Fracties krijgen nog wel fractiebudget en storten het ongebruikte gedeelte na afloop van het kalenderjaar terug aan de gemeente. Net zoals nu het geval is hebben de penningmeesters hierover contact met de griffie.
Er vindt geen controle meer plaats door de auditcommissie. Er hoeft geen financieel verslag meer vastgesteld te worden door de gemeenteraad.
Deze variant kan ook worden gecombineerd met variant A of B. Voordeel: o
Er hoeft geen financieel verslag of raadsvoorstel meer opgesteld te worden.
Dit scheelt inzet bij de griffie aan deze werkzaamheden, waardoor op andere werkzaamheden gefocust kan worden. o
De auditcommissie en gemeenteraad hoeven hier niet meer jaarlijks over te vergaderen. Dat scheelt vergadertijd.
o
De werkwijze is hetzelfde als bij andere gemeentesubsidies/-
tegemoetkomingen, waardoor politieke partijen geen ‘bevoorrechte’ positie -
Nadeel: o
krijgen ten opzichte van andere organisaties/verenigingen in de gemeente. Geen (technische) controle meer door de auditcommissie of de gemeenteraad.
Variant D – Geen financiële verantwoording of controle -
Fracties krijgen een vergoeding zonder dat de gedane uitgaven verantwoord of
-
Voordeel:
gecontroleerd worden.
2
o o -
Nadelen: o o
Eenvoudiger, er hoeven slechts nog bedragen overgemaakt te worden. Minder werkzaamheden voor de auditcommissie. Geen (rechtmatigheids)controle.
Geef je wel het gewenste signaal af als politieke partijen geen financiële verantwoording meer af gaan leggen over hun budget?
o
Vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken wordt op dit moment gewerkt
aan een subsidiëring voor lokale politieke partijen. In de wet is vastgelegd dat er geen fractiebudgetten uitgekeerd mogen worden als er reeds een
vergelijkbare vergoeding is. Door de besteding van fractiebudgetten vrij te laten aan de bedragen zonder verantwoording te storten aan de politieke
partijen staat dit gelijk aan subsidiëring, waardoor de uitgave onrechtmatig wordt. Ambtelijk advies
Het advies is om te kiezen tussen handhaving van de huidige situatie of variant C. Over de andere varianten wordt negatief geadviseerd, om de volgende redenen: •
Variant A houdt een relatief zware controle in voor de fractiebudgetten en houdt ook in dat er budget beschikbaar dient te worden gesteld voor deze controle. Hiervoor is binnen de bestaande budgetten geen ruimte.
•
Variant B betekent een verschuiving van werk. De collega’s die op de financiële
administratie werken zullen hierdoor relatief veel werk hebben aan relatief kleine factuurbedragen. •
Variant D houdt in dat de fracties geen verantwoording afleggen over de uitgaven. In het kader van transparantie, rechtmatigheid en in het oog van het signaal wat hiermee wordt afgegeven wordt deze optie niet geadviseerd.
Vraag aan de auditcommissie: Welke optie(s) heeft/hebben de voorkeur van de auditcommissie? Hoe ziet het vervolgproces eruit?
De voorkeursoptie(s) van de auditcommissie worden (indien nodig) uitgewerkt in een
actualisatie van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Op zijn vroegst kan de (eventuele) nieuwe werkwijze ingaan voor de controle over 2023. Daarvoor dient de nieuwe verordening uiterlijk 31-12-2022 vastgesteld zijn de raad.
3