Bijlage 2 Scenario-onderzoek participatie gemeente Molenlanden

Scenario-onderzoek Meten van participatie

Inhoud Aanleiding ............................................................................................................... 3 Typen onderzoek .................................................................................................... 3 Kwalitatief onderzoek ........................................................................................... 3 Kwantitatief onderzoek ........................................................................................ 3 Onderzoek naar meten van participatie ................................................................... 4 Het toepassen van kwalitatief onderzoek .............................................................. 4 Het toepassen van kwantitatief onderzoek ........................................................... 5 Hoe we als gemeente kunnen meten ....................................................................... 5 Scenario 1: één enquête bij en voor elk participatieproces. ................................... 5 Scenario 2: een enquête voor alle inwoners van de gemeente. .............................. 6 Scenario 3: een casestudie waarbij we dieper onderzoek doen. ............................ 7 Scenario 4: geen metingen, we peilen zelf! ........................................................... 8 Wij bevelen aan om als gemeente te meten met scenario 1 en 2 ........................... 8

2

Aanleiding Op 20 april 2021 diende de raad de motie ‘Kaderstelling voor participatiebeleid Molenlanden’ in. Het college wordt hierin opgeroepen om, naast het opstellen van een kaderstellend document, de raad elke twee jaar informeren over de bereikte resultaten op de overkoepelende ambities, doelen en effecten. En om aan het begin van de volgende raadsperiode een nulmeting te doen om de effecten te kunnen beoordelen. In navolging van de bovenstaande opgave heeft het college de opdracht gegeven om een verdiepend onderzoek te houden naar een effectieve manier van meten, monitoren en analyseren van participatie. Dit document ligt nu voor.

Typen onderzoek Er kunnen twee vormen van onderzoek worden ingezet: kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Beide typen onderzoek kunnen versterkend werken. Onderstaand vindt u de uitleg:

Kwalitatief onderzoek Dit type onderzoek wordt gebruikt om gedachten en ervaringen te begrijpen. De data bestaat vaak uit woorden. Kwalitatief onderzoek leent zich goed om inzicht te krijgen in onderwerpen waar weinig tot geen kennis over is. Methoden die je hierbij kunt inzetten zijn: interviews, observaties, enquêtes en literatuurstudies.

Kwantitatief onderzoek Kwantitatief onderzoek wordt ingezet om theorieën te bevestigen of om te monitoren en te analyseren. De data wordt veelal uitgedrukt in getallen, tabellen en diagrammen. Met de gegevens die kwantitatief onderzoek oplevert, worden feiten in kaart gebracht, kan data gegeneraliseerd worden en kan data overzichtelijk in kaart worden gebracht. Methoden die je hierbij kunt inzetten zijn experimenten, enquêtes en bestaande (kwantitatieve) data.

3

Onderzoek naar meten van participatie We hanteren drie doelen die overkoepelend zijn aan het participatiebeleid. Deze doelen geven aan wat we willen bereiken met onze participatie. Door participatie willen we: • de kwaliteit van het beleid in Molenlanden verbeteren; • het draagvlak voor beleid in Molenlanden vergroten; • gedeeld eigenaarschap stimuleren. Het bereiken van deze doelen kan worden gemeten via kwalitatief en kwantitatief onderzoek.

Het toepassen van kwalitatief onderzoek Het bevragen van alle inwoners Uit het uitgevoerde onderzoek (literatuuronderzoek en interviews) blijkt dat bovenstaande doelen zich goed lenen voor kwalitatief onderzoek. Het betreft namelijk doelen die gaan om de (klant)beleving van, in dit geval, de inwoner. Met het onderzoek willen we inzicht krijgen in de ervaringen en gedachten van de inwoner. Het structureel meten met kwalitatief onderzoek is erg kostbaar en tijdrovend. Het toetst echter wel de effecten van het participatiebeleid en de gestelde doelen. Dit vraagt om een kwalitatief onderzoek voor de gehele gemeente en al haar inwoners. Voor de gemeente Molenlanden betekent dit dat er naast de lopende participatietrajecten een aanvullend onderzoek ingesteld moet worden. Van belang is dat een dergelijk onderzoek goed opgezet wordt. Denk aan zaken als klare taal en zorgvuldige verspreiding om zo veel mogelijk mensen te bereiken. Door andere partijen wordt er inzicht gecreëerd Op het gebied van de (klant)beleving van inwoners wordt er inzicht gegenereerd op waarstaatjegemeente.nl. Op deze site wordt in kaart gebracht hoe de gemeente scoort, meer specifiek op het onderdeel van dienstverlening. Hoewel dit niet direct over de gestelde doelen gaat, geeft het een bepaalde mate van inzicht. Het onderzoek wordt op een kwalitatieve manier uitgevoerd.

Kwalitatief onderzoek naar casussen Op een concreter niveau meedenken, kan ook een uitkomst zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de uitvoering van een casestudie. Bij een casestudie worden doorlopen participatieprocessen getoetst. Hierbij wordt een aantal doorlopen participatietrajecten onderzocht met kwalitatieve methoden, zoals interviews en kwalitatieve enquêtes. Het kiezen voor een kwalitatieve onderzoeksmethode vraagt veel tijdsinvestering en inzet van financiële middelen. Daarnaast wordt een betrokken inwoner bij een participatietraject meerdere malen bevraagd om ervaringen te delen. Te weten in de evaluatie van de organisatie, na het proces, en tijdens de casestudie. Dit kan ontmoedigend werken en participatiemoeheid creëren.

4

Het toepassen van kwantitatief onderzoek We benutten kwantitatieve data en vullen deze aan door effecten kwalitatief te meten Ervaringen met participatie komen vooral tot uitdrukking in kwalitatieve data. Zeker als we de vraag gaan beantwoorden wat we willen bereiken met participatie. Kwantitatieve data geeft inzicht in de feiten en harde cijfers. Echter ervaringen kunnen ook in cijfers uitgedrukt worden. Er kan voor gekozen worden om de kwalitatieve inzichten van de organisatie om te vormen en inzichtelijk te maken in kwantitatieve data. Deze data biedt meer inzicht maar richt zich in beginsel minder op de effecten van ervaringen. We monitoren en creëren inzicht Het monitoren en inzichtelijk maken van de doelen op een kwantitatieve manier zorgt voor een verdiepingsslag. Het sluit tevens aan bij de doelstelling van de gemeente om zich te focussen op digitalisering. Ook sluit het aan bij datagedreven werken, het creëren van inzicht en overzicht en bij kunnen sturen op basis van data. Kwantitatieve data kan structureel met de gemeenteraad gedeeld worden tijdens de P&C-cyclus. Hierdoor wordt het inzicht en overzicht meegenomen in de begroting. De raad wordt jaarlijks geïnformeerd en kan vragen stellen over de aangeleverde informatie. Wanneer gewenst kan worden bijgestuurd. Het wordt daarmee geïntegreerd in lopende procedures.

Hoe we als gemeente kunnen meten Hieronder lichten we vier manieren van een nulmeting en een periodiek onderzoek toe. Daarbij gaan we kort in op de rol van de raad. We wegen de verschillende scenario’s tegen elkaar af. En na de scenarioschets doen we de aanbeveling hoe wij als gemeente participatie kunnen meten.

Scenario 1: één enquête bij en voor elk participatieproces. Het vastgestelde participatiebeleid van de gemeente Molenlanden geeft aan dat er na ieder participatietraject een evaluatie volgt. De manier van evalueren en wat er vervolgens met de uitkomsten gebeurt is vrij in te vullen. Er is tot op heden geen overzicht van de ervaringen die worden gedeeld in de evaluaties. We kunnen kiezen voor een eenduidige manier om de evaluaties met betrekking tot participatie uit te voeren. Dit houdt onder andere in dat we op uniforme wijze de uitkomsten gebruiken, monitoren en overzicht krijgen. Dit kan met één enquête die gestructureerd is vormgegeven. Op deze manier brengen we ervaringen van inwoners die betrokken zijn geweest bij een participatietraject direct in kaart. Het traject wordt getoetst. Hiermee bereiken we een doelgroep die al geparticipeerd heeft. Deze doelgroep kunnen we volgens ons beleid bevragen naar ervaringen. We integreren dit scenario in het huidige proces. Hierdoor ontstaan er geen dubbelingen in het ophalen van ervaringen en wordt participatiemoeheid tegengegaan.

5

Het inzichtelijk maken van deze ervaringen en vervolgens monitoren van deze gegevens vraagt om kwantitatieve gegevens. Aan de inwoner is het dus om op verschillende onderdelen de gemeente een beoordelingspunt te geven. Hierdoor wordt aan de hand van cijfers inzichtelijk gemaakt wat de ervaring van de inwoner is bij een participatietraject. De cijfers worden centraal opgeslagen met behulp van een tool. Hierbij kan de extra kwantitatieve data ingevoerd worden die de organisatie voor handen heeft. Denk hierbij aan aantallen benaderde personen en respondenten. Dit scenario sluit aan bij het datagedreven werken waar de organisatie mee aan de slag gaat. Het genereert data welke inzicht en overzicht geeft. Wat vraagt dit scenario? • Onderzoek naar en bepalen van relevante indicatoren. • Opzetten van een kwantitatieve enquête. • Tool om gegevens centraal op te slaan. • Vertaling van de cijfers in een dashboard. • Eenmalige investering van €25.000 en jaarlijkse beheerkosten van €1.000. De nulmeting Om op basis van deze gegevens uitspraken te kunnen doen en de raad te informeren over een nulmeting, zijn eerst relevante gegevens nodig. Deze zijn niet voor handen op het moment van de start van de nieuwe raadsperiode. De eerste nulmeting van dit scenario kan plaatvinden bij de behandeling van de begroting in 2022.

Met betrekking tot de rol van de raad De gemeenteraad kan haar controlerende rol oppakken. De gegevens worden gedeeld met de raad in de P&C-cyclus. Met de behandeling van de begroting en jaarrekening kan de raad vragen stellen. Jaarlijks wordt de raad geïnformeerd. Aan de hand van het inzicht dat de raad door de jaren heen genereerd kunnen gericht, waar gewenst, de gestelde kaders worden bijgesteld.

Scenario 2: een enquête voor alle inwoners van de gemeente. Om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van het beleid en het draagvlak voor het beleid wordt vergroot, is het allereerst van belang dat inwoners op de hoogte zijn van de participatiemogelijkheden en dat zij hier vervolgens ook gebruik van maken. We vinden het belangrijk dat een ruim gedeelte van onze inwoners kennis heeft van de mogelijkheden tot participatie en dat vervolgens een groot deel hier ook aan deelneemt. Om een overkoepelend beeld te krijgen van de ervaringen van inwoners over de betrokkenheid bij de gemeente kan worden gekozen om in de samenleving een brede enquête uit te zetten onder alle inwoners van de gemeente Molenlanden. Hierbij schrijven we ook inwoners aan die niet hebben deelgenomen aan een participatietraject, en dus geen relevante ervaring hebben. Dit scenario toetst het beleid in algemene zin. Het is van belang dat de enquête goed wordt opgezet met begrijpelijke vragen en zo breed mogelijk wordt uitgezet.

6

Wat vraagt dit scenario? • Opzetten van een kwantitatieve en/of kwalitatieve enquête. • Uitzetten van de enquête aan alle inwoners van de gemeente. • Uitgebreide analyse van de gegevens. • Een enquête kost per keer €8.000. De nulmeting Bij dit scenario kan er een nulmeting plaatsvinden aan het begin van de nieuwe raadsperiode. De enquête kan op dat moment gelijk uitgezet worden om de nieuwe raad direct inzicht te geven in de stand van zaken. Bij een nulmeting zullen we daarom onder andere onderzoeken hoeveel inwoners op dit moment weten dat en op welke manier ze kunnen meedoen met participatietrajecten. Met betrekking tot de rol van de raad De gegevens geven inzicht in de ervaring van de inwoner met de gemeente. Vervolgens kan de raad ervoor kiezen om, waar gewenst, kaders bij te stellen, of te controleren. In 2022 kan een nulmeting worden uitgevoerd. In 2024 kan de enquête vervolgens opnieuw worden uitgezet.

Scenario 3: een casestudie waarbij we dieper onderzoek doen. Scenario 3 betreft een casestudie. Hierbij wordt met behulp van een onderzoeksinstelling een aantal doorlopen participatietrajecten verder onder de loep genomen. Naast de evaluatie die we na elk participatietraject doorlopen, gaan we met de betrokkenen in gesprek bij een participatieproces. Bij dit scenario wordt een proces getoetst. Door een selectie te maken uit een aantal casussen kan er op een kwalitatieve manier, in een interview, de ervaringen van participanten worden gepeild. Het betreft mensen die al een participatietraject hebben doorlopen en dus ervaring hebben met participatie. Dit scenario richt zich op een specifieke doelgroep. Het gevaar is dat dit op kan roepen tot participatiemoeheid. In feite wordt er namelijk tweemaal gevraagd om te evalueren. Daarnaast is het een tijdrovende klus. Wat vraagt dit scenario • Intensieve casestudie van kwalitatieve data. • Interviewen van reeds betrokken inwoners. • Analyseren van kwalitatieve data. • Schrijven van een rapportage. • Een jaarlijkse investering rond de €25.000. De nulmeting Bij dit scenario kan er een nulmeting plaatsvinden aan het begin van de nieuwe raadsperiode. De casestudie kan op dat moment gelijk uitgezet worden om de nieuwe raad direct inzicht te geven in de stand van zaken.

Het betreft dan een casestudie naar participatietrajecten die voor 2022 hebben plaatsgevonden. Met betrekking tot de rol van de raad De gegevens geven inzicht in de ervaring van de inwoners met de gemeente. Vervolgens kan de raad ervoor kiezen om, waar gewenst, kaders bij te stellen, of te controleren.

7

Scenario 4: geen metingen, we peilen zelf! Er kan gekozen worden voor een scenario waarbij we als gemeente geen extra peilingen en metingen uitvoeren. Dit scenario gaat uit van het lerende vermogen van de organisatie. Betrokkenen leren en groeien van hun eigen ervaringen. Dit komt tot stand doordat zij vragen naar de ervaringen met een participatietraject in een evaluatie. Deze gegevens worden vervolgens niet inzichtelijk gemaakt voor anderen; slechts de behandelend ambtenaar leert hiervan. Het nadeel is dat maar een beperkte groep hiervan leert. Namelijk de mensen die het meeste te maken hebben met het doorlopen van participatieprocessen. Bij de keuze voor deze variant krijgt de raad geen extra inzicht in de doorlopen participatietrajecten. Het grootste voordeel van deze variant is dat het geen extra werk meebrengt voor de organisatie. Echter worden de rest van de organisatie en de raad niet geïnformeerd over processen. Wat vraagt dit scenario • Geen extra investering dan het huidige voorgenomen beleid. De nulmeting n.v.t. Met betrekking tot de rol van de raad De raad krijgt bij dit scenario geen extra inzicht. Voor de raad maakt dit het lastiger om de controlerende en kaderstellende rol te pakken.

Wij bevelen aan om als gemeente te meten met scenario 1 en 2 Na afweging van bovenstaande scenario’s bevelen we scenario’s 1 en 2 aan om het meten van participatie in kaart te brengen. Op deze manier toetsen we zowel het beleid als de doorlopen participatieprocessen. Het grote voordeel van scenario 1 is: dat het geïntegreerd kan worden in bestaande processen, het aansluit bij data gedreven werken en dat het zorgt voor uniformiteit. Ook vraagt dit scenario 1 met een investering in het voortraject weinig extra inzet van de organisatie tijdens het participatieproces. Met scenario 2 toetsen we het beleid en krijgen we op een kwalitatieve manier inzicht in of ons beleid ook in de praktijk waarneembaar is. Het college is gevraagd om de raad elke twee jaar te informeren. Echter verschilt de frequentie van informeren per scenario. Bij scenario 1 – toetsten op processen – wordt de raad jaarlijks meegenomen en geïnformeerd via de P&C cyclus. Bij scenario 2 verschilt dit. De nulmeting vindt plaats in 2022. Een tweede meting voorzien we in 2024. De keuze voor deze twee scenario’s zou op hoofdlijnen de volgende financiële consequenties met zich meebrengen. De geraamde kosten (op basis een uitvraag die aan een aantal experts en adviesbureaus is gedaan) betreffen per scenario:

Kosten scenario 1 Kosten scenario 2

2022 €25.000 €8.000

2023 €1.000 n.v.t.

2024 €1.000 €8.000 8

Totale kosten

€33.000

€1.000

€9.000

Voor scenario 1 moeten we onder meer een tool inrichten. De aanschaf van deze tool, de ondersteuning bij het opzetten van een uniforme enquête en het bepalen van relevante indicatoren brengen eenmalige kosten met zich mee in 2022. Daarnaast moet voor scenario 2 een enquête worden opgesteld die dient als nulmeting (bij de nieuwe raadsperiode). De gezamenlijke kosten hiervan bedragen €33.000 in 2022. Om te voorzien in de behoefte van de raad wordt er periodiek gemeten. Voor scenario 1 gebeurt dit jaarlijks. De jaarlijkse kosten voor onderhoud en begeleiding bedragen €1.000. Voor scenario 2 zou de nulmeting plaatsvinden in 2022 en een tweede meting in 2024. Deze kosten bedragen per meting €8.000. De totale kosten voor de jaren 2022-2024 zijn €43.000.

9