Bijlage 2 Memo verantwoording fractiebudgetten 2021

Memo Onderwerp

:

Verantwoording fractiebudgetten 2021

Zaaknummer Behandelend ambtenaar Datum:

: : :

1139949 Jarno Groenveld 11-02-2022

Inleiding De fracties krijgen jaarlijks een voorschot op het toegekende fractiebudget uitbetaald. Middels dit memo informeren wij u over de verantwoording van de uitgaven die uit dit budget gedaan zijn. De verantwoordingen zijn opgesteld door de penningmeesters van de verschillende fracties. Aanleiding Op grond van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2020 ontvangen de raadsfracties jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage is voor 2021 vastgesteld op €650,- per fractie en €65,- per raadszetel. De raadsfracties moeten -conform artikel 12 van de verordening- verantwoording afleggen over de besteding van het fractiebudget. Op basis van deze verantwoording wordt jaarlijks verslag uitgebracht en stelt de raad het financieel overzicht vast. Controle De auditcommissie controleert ter vergadering het financieel verslag en de door de fracties ingediende overzichten van baten en lasten. Hierbij controleert de auditcommissie of de uitgaven in overeenstemming zijn met de vastgestelde verordening. In de verordening staat hierover het volgende opgenomen: 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan (ondersteunende) activiteiten die er toe strekken de volksvertegenwoordigende-, kaderstellende- of controlerende rol van de fractie te versterken. 2.

De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a. betalingen (inclusief die ter voldoening van contributie) aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten; d. uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling; e. kosten in het kader van (politieke) campagnes.

2

Vragen aan de auditcommissie Ambtelijk is door de griffie gecontroleerd of voor elke uitgave aan factuur/betalingsbewijs aanwezig is. Dat is het geval. Deze betalingsbescheiden zijn voor de auditcommissieleden op te vragen bij de griffie. Het is aan de auditcommissie om uitspraak te doen over de volgende vragen: -

Zijn er twijfels of bevindingen over bepaalde uitgaven en de vraag of die voldoen aan de Verordening? Kan de auditcommissie het financieel overzicht met een positief advies over de door de fracties aangeleverde verantwoordingen ter vaststelling aan de raad voorleggen?

Grotere reserveopbouw i.v.m. de uitbraak van het coronavirus De verordening geeft in artikel 11 aan dat het in enig jaar niet gebruikte deel van de bijdrage wordt gereserveerd ter besteding door die fractie in volgende jaren. Deze reserve is volgens de verordening niet groter dan 100% van de financiële bijdrage die de fractie in het voorgaande jaar toekwam. In verband met de uitbraak van het coronavirus heeft de raad op 30 maart 2021 besloten dat de reserves bij de verantwoording van 2020 eenmalig kunnen groeien tot 200% van de financiële bijdrage van het voorgaande jaar. Dat komt dit jaar ten einde. Dat betekent dat de fracties bij de verantwoording over 2021 verantwoording nog maar maximaal 100% van het ontvangen bedrag in reserve kunnen houden. Over 2021 wordt een bedrag van €377,40 gereserveerd en is €710,67 uitgenomen uit de in het verleden gevormde reserve. De reserves worden bij de fracties gelaten. Daarmee wordt voorkomen dat middelen “heen en weer” moeten worden gestort van en naar raadsfracties. De fracties die over 2020 een bedrag gereserveerd hebben worden er wel op gewezen dat dit geld betreft wat reeds is uitbetaald, maar nog niet uitgegeven en/of verantwoord is.

Financieel overzicht Rekening houdende met de vastgestelde vergoedingen, de verantwoorde uitgaven en de (door de fracties zelf) te reserveren bedragen ziet het financieel overzicht over 2021 er als volgt uit: Fractie DM! CDA SGP CU VVD PM

Stand reserve 31-12-2020 €0,€0,€0,€1.950,€1.142,55 €211,34

Budget voor 2021

Uitgaven in 2021

Wijziging reserve

Te restitueren

€1.105,€1.040,€975,€975,€845,€715,-

€1.471,64 €1.098,75 €597,60 €984,80 €1.353,16 €907,71

n.v.t. n.v.t. + €377,40 - €9,80 - €508,16 - €192,71

n.v.t. n.v.t n.v.t. €965,20 1 n.v.t. n.v.t.

Stand reserve 31-12-2021 €0,€0,€377,40 €975,€634,39 €18,63

Bijlagen Er is van elke partij een gedetailleerde verantwoording beschikbaar die bij de griffie opvraagbaar is.

De restitutie wordt zoveel mogelijk gerealiseerd door te compenseren met de uitbetaling van het voorschot voor het jaar 2022. 1