Bijlage 2 Memo verantwoording fractiebudgetten 2020.pdf

Memo Onderwerp

:

Verantwoording fractiebudgetten 2020

Zaaknummer Behandelend ambtenaar Datum:

: : :

1093197 Jarno Groenveld 12-02-2021

Inleiding Met deze memo wordt ingegaan op de verantwoordingen van de fractiebudgetten over het jaar 2020. Tevens wordt er ingegaan op het voorstel van de auditcommissie om toe te staan dat fracties in 2020 een grotere reserve opbouwen. Ten slotte wordt - conform de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning - met een financieel overzicht inzicht geboden in de financiën van de fracties. Aanleiding Op grond van de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2020 ontvangen de raadsfracties jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage is voor 2020 vastgesteld op €650,- per fractie en €65,- per raadszetel. De raadsfracties moeten - conform artikel 12 van de verordening - verantwoording afleggen over de besteding van het fractiebudget. Op basis van deze verantwoording wordt jaarlijks verslag uitgebracht en stelt de raad het financieel overzicht vast. Grotere reserveopbouw i.v.m. de uitbraak van het coronavirus De verordening geeft in artikel 11 aan dat het in enig jaar niet gebruikte deel van de bijdrage wordt gereserveerd ter besteding door die fractie in volgende jaren. Deze reserve is volgens de verordening niet groter dan 100% van de financiële bijdrage die de fractie in het voorgaande jaar toekwam.

In verband met de uitbraak van het coronavirus heeft de auditcommissie in haar vergadering op 7 september 2020 uitgesproken dat de fracties de ruimte moeten krijgen om niet-bestede middelen uit 2020 in 2021 alsnog te besteden. Om die reden wordt in het raadsvoorstel Verantwoording fractiebudgetten 2020 aan de raad voorgesteld om toe te staan dat de reserves van de fractie dit jaar eenmalig kunnen groeien tot 200% van de financiële bijdrage die fracties in het voorgaande jaar toekwam. In het onderstaande financieel overzicht is er reeds rekening mee gehouden dat de raad hiermee instemt. Controle De auditcommissie heeft op 23 november 2020 een nieuwe werkwijze voor de controle vastgesteld. In de nieuwe werkwijze controleert de auditcommissie ter vergadering het financieel verslag en de door de fracties ingediende overzichten van baten en lasten. Hierbij controleert de auditcommissie of de uitgaven in overeenstemming zijn met de vastgestelde verordening.

2

In de verordening staat hierover het volgende opgenomen: 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan (ondersteunende) activiteiten die er toe strekken de volksvertegenwoordigende-, kaderstellende- of controlerende rol van de fractie te versterken. 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a. betalingen (inclusief die ter voldoening van contributie) aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten; d. uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling; e. kosten in het kader van (politieke) campagnes. Ambtelijke bevindingen Vijf van de zes fracties hebben een verantwoording aangeleverd. De ChristenUnie heeft aangegeven geen uitgaven te hebben gedaan die vallen onder het fractiebudget in het jaar 2020. Van alle uitgaven is door de griffie nagegaan of hiervoor betaalbewijzen aanwezig waren. Dit is voor alle uitgaven het geval.

Bevindingen van de auditcommissie De auditcommissie heeft inzicht gekregen in de uitgaven van de vijf fracties die een verantwoording aangeleverd hebben. De leden van de auditcommissie hadden daarbij geen twijfels of bevindingen en hebben een positief advies aan de raad uitgebracht. Wijziging reserves Over 2020 wordt een bedrag van €1.604,35 gereserveerd en is €967,52 uitgenomen uit de in het verleden gevormde reserves. De reserves worden bij de fracties gelaten. Daarmee wordt voorkomen dat middelen “heen en weer” moeten worden gestort van en naar raadsfracties. De fracties die over 2020 een bedrag gereserveerd hebben worden er wel op gewezen dat dit geld betreft wat reeds is uitbetaald, maar nog niet uitgegeven en/of verantwoord is. Financieel overzicht Rekening houdende met de vastgestelde vergoedingen, de verantwoorde uitgaven en de (door de fracties zelf) te reserveren bedragen ziet het financieel overzicht over 2020 er als volgt uit: Fractie DM! CDA SGP CU VVD PM

Stand reserve 31-12-2019 €0,€0,€773,32 €1.000,€443,20 €405,54

Budget voor 2020

Uitgaven in 2020

Wijziging reserve

Te restitueren

€1.105,€1.040,€975,€975,€845,€715,-

€1.427,95 €1.714,85 €1.940,27 n.v.t. €145,65 €909,20

n.v.t. n.v.t. - €773,32 + €950,00 + €699,35 - €194,20

n.v.t. n.v.t. n.v.t. €25,n.v.t. n.v.t.

Stand reserve 31-12-2020 €0,€0,€0,€1.950,€1.142,55 €211,34