Bijlage 2 Ambtelijke verkenning instellen Commissie Verbonden Partijen
Tekst van het document
Bijlage 1: Verkenning instellen Commissie Verbonden Partijen Wat is de aanleiding?
In de Nota Verbonden Partijen is als actie opgenomen dat er een verkenning gedaan wordt naar het instellen van een Commissie Verbonden Partijen. Met deze memo nemen we u mee in de uitkomsten van deze verkenning, en geven we aan welke keuzes er te maken zijn.
Wat is de meerwaarde van een Commissie Verbonden Partijen?
Voor het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad helpt het als enkele raadsleden zich verdiepen in dit onderwerp. Door aan de raad te
rapporteren over belangrijke ontwikkelingen en de raad technisch te adviseren – in een vergelijkbare rol als de auditcommissie – kan de raad beter gepositioneerd worden. Hoe verhoudt een Commissie Verbonden Partijen zich tot andere commissies?
De auditcommissie als taak heeft om de raad te adviseren op financieel gebied en met betrekking tot de planning en control-cyclus van de gemeente. De Commissie
Verbonden Partijen (VP’en) heeft voor deze zelfde thema’s aandacht bij de verbonden partijen. Daarnaast ligt er voor de commissie VP’en ook een rol in het adviseren over en bijdragen aan het versterken van de sturingsmogelijkheden van de raad.
De commissievergaderingen (WWV en SDB) hebben als taak om in het bestuurlijke
besluitvormingsproces voorstellen voor te bereiden voor de gemeenteraad. Hieronder
vallen (ook na invoering van een Commissie VP’en) de raadsvoorstellen die verbonden partijen betreffen. Het verschil is dat de commissievergaderingen WWV en SDB een
oordeelsvormende rol hebben, terwijl de commissie VP’en een technisch adviserende rol heeft.
Hoe gaan andere gemeenten hier mee om?
De vorm van een Commissie Verbonden Partijen is tamelijk uniek in Nederland. Veel gemeenten kiezen voor een werkwijze met rapporteurs. Dit houdt in dat er per verbonden partij één à twee raadsleden aangewezen worden om daarover te
rapporteren. Op basis van het lezen en horen van de ervaringen hiermee zijn dit de voor- en nadelen:
Voordelen: 1
Geen nieuwe commissie nodig;
Rapporterende raadslid is inhoudelijk op de hoogte; Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
Werkt goed als er raadsleden in AB zitten.
-
Nadelen: -
Als één raadslid rapporteert zit hier wellicht een partijkleur aan;
Raadsleden kunnen de dubbele rol als fractiewoordvoerder en rapporteur als lastig;
-
In de Molenlandse Nota Verbonden Partijen is de keuze gemaakt om in de regel
-
Het rapporteursmodel valt of staat met de beschikbaarheid van individuele
collegeleden aan AB’s deel te laten nemen;
raadsleden. Als een rapporterend raadslid uitvalt of gedurende een periode
minder tijd heeft dan leidt de rapporteursfunctie hieronder. Indien hiervoor gekozen wordt is het belangrijk om hierop te anticiperen.
In de voorbereiding op de Nota Verbonden Partijen en tijdens de
commissiebehandeling heeft de raad aangegeven geen voorstander te zijn van een rapporteursmodel. Daarom is de vorm ‘Commissie Verbonden Partijen’ uitvoeriger
verkend. Dit is een commissie op basis van artikel 84 van de gemeentewet. Op basis van het lezen en horen van de ervaringen in drie gemeenten (Capelle aan de IJssel, Haarlem en Houten) hiermee zijn dit de voor- en nadelen:
Voordelen:
Een groep raadsleden verdiept zich in het fenomeen verbonden partijen en
-
bijgaande ontwikkelingen (bijvoorbeeld ten aanzien van governance en sturingsmogelijkheden);
Rapporteert en adviseert technisch (partijonafhankelijk);
-
De leden van de commissie buigen zich over thema’s zoals governance,
-
financiële ontwikkelingen, de risicoprofielen en sturingsmogelijkheden, zodat de fractiewoordvoerders zich op de (politieke) inhoud kunnen focussen.
Nadelen:
Belasting van raadsleden in de commissie;
-
Kan tijd en aandacht van college en ambtenaren vragen;
-
Leden van de commissie staan minder dicht op de inhoud dan
-
fractiewoordvoerders.
Vraag aan het Presidium: -
Vindt u een Commissie Verbonden Partijen een passende vorm om de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken?
Wat zijn de doelen van een Commissie Verbonden Partijen?
Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden bij andere gemeenten met een Commissie
Verbonden Partijen. Daarbij is verkend of en hoe dit past in de gemeente Molenlanden. Op basis daarvan is gekomen tot onderstaande doelen: 2
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
1. Rapporteursfunctie: de raad op de hoogte houden van belangrijke risico’s en ontwikkelingen rondom verbonden partijen.
2. Adviesfunctie: bij raadsvoorstellen die betrekking hebben op verbonden partijen een technisch advies uitbrengen aan de gemeenteraad die betrokken kan worden bij de beraadslagingen.
3. Antennefunctie: signaleren wanneer er gevoelige thema’s spelen waar de
gemeenteraad bij betrokken dient te worden. Dit geldt bijvoorbeeld bij de
zienswijzen van verbonden partijen met een gemiddeld risicoprofielen, waar het college in de regel over besluit. Wanneer de Commissie Verbonden Partijen dit nodig acht wordt deze alsnog in de raadsvergadering geagendeerd.
4. Aanspreekpunt: in contact staan met het college, (besturen van) verbonden partijen en partnergemeenten.
5. Aanjagersfunctie: namens de raad het ambassadeurschap vervullen van de Nota Verbonden Partijen. Bijvoorbeeld door richting de verbonden partijen aandacht
te vragen voor betere sturings- en controlemogelijkheden wanneer de statuten geactualiseerd worden.
De adviesfunctie komt bij alle drie de andere gemeenten die een Commissie
Verbonden Partijen hebben voor. De rapporteursfunctie en functie van aanspreekpunt komt bij twee van de drie gemeenten (Capelle en Houten) terug. De antennefunctie
wordt alleen concreet genoemd in de verordening van Capelle. De aanjagersfunctie
komt niet bij andere gemeenten voor, maar past bij de Molenlanden aangezien de raad mede-opdrachtgever was (en daarmee mede-eigenaar is) van de Nota Verbonden Partij.
Wat wordt de werkwijze van de Commissie Verbonden Partijen? o o
De Commissie Verbonden Partijen komt ongeveer 6 keer per jaar bijeen. De commissie voert naar behoefte gesprekken met het college over ontwikkelingen, de stand van zaken en rapportages.
o
De commissie voert naar behoefte overleg met AB-leden, directies,
auditcommissieleden, e.d. van verbonden partijen, om op basis daarvan op de hoogte te zijn van trends en ontwikkelingen. Met als doel dat de raad goed geadviseerd en gerapporteerd kan worden.
o
Het bezien of richting de verbonden partijen zowel aandacht is voor de inhoudelijke aandachtspunten als de toezichthoudende functie.
o
Contact leggen met partnergemeenten om een beeld te krijgen van hun positie, om te komen tot een betere gezamenlijke sturing.
o
Gesprekspartner zijn voor het college over bijvoorbeeld de evaluaties van
verbonden partijen en actualisatie van de risicoprofielen. En de raad daarover adviseren.
Vraag aan het Presidium: 3
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
-
Heeft u aanpassingen of aanvullingen op deze doelen en de voorgestelde werkwijze?
Hoe wordt de Commissie Verbonden Partijen samengesteld?
De Commissie Verbonden Partijen kan uit raads- en burgerleden bestaan. Er zijn drie varianten mogelijk:
A. Wisselende samenstelling
Het nadeel hiervan is dat er geen gezamenlijke expertise en ervaring met de thematiek wordt opgedaan. Bovendien neigt een commissie in wisselende
samenstelling meer naar het rapporteursmodel. Het voordeel is dat afhankelijk van de agenda andere raadsleden aan kunnen schuiven.
B. Vaste samenstelling: drie leden
De meeste gemeenten kiezen voor een variant van ten minste drie leden en
maximaal vijf leden. Het voordeel is dat hierdoor minder raadsleden belast zijn met de werkzaamheden.
C. Vaste samenstelling: één lid per fractie
Dit is een vorm die in Molenlanden gebruikelijk gekozen wordt voor
commissies. Het voordeel is dat alle partijen hun bijdrage aan de commissie leveren. De vraag is of er behoefte is aan zo’n zware commissie.
Het advies van de griffie is om te kiezen voor variant B, maar dan met minimaal 3 en maximaal 6 leden. Op die manier kan elke fractie vertegenwoordigd zijn, maar biedt de verordening de ruimte om terug te schalen in de toekomst. Vraag aan het Presidium: -
Welke variant vindt u het meest passend bij Molenlanden?
Hoe gaan we hiermee verder?
De variant(en) die u kiest werkt de griffie uit in een Verordening Commissie Verbonden Partijen. Deze wordt naar verwachting voor de zomervakantie aan de raad voorgelegd.
4
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000