Bijlage 1.Inspiratiedocument van gemeenteraad

Inspiratiedocument van gemeenteraad 2019-2022 aan gemeenteraad 2022-2026

Gefeliciteerd! U vormt met elkaar de nieuwe raad van de gemeente Molenlanden. Een intensieve, mooie, leerzame, nuttige en leuke functie. Althans, zo hebben wij het ervaren. Het kost veel tijd, maar levert zeker ook wat op. Alles met het doel om de juiste dingen te doen voor de inwoners en ondernemers van onze gemeente. Nu dragen wij het stokje aan u over. Nieuwe en ervaren raadsleden, van diverse partijen, beginnen met frisse energie aan deze mooie taak. Met dit document geven wij graag een aantal van onze inzichten en ervaringen aan u door. Het is bedoeld als een start-document, op basis waarvan u het gesprek met elkaar in de fractie, in de raad onderling, met college en uw voorzitter en griffier kunt voeren. Het is te gebruiken naast het overdrachtsdocument van het college. Daar waar het college de inhoudelijke onderwerpen beschrijft, gaat dit stuk in op de raad als collectief orgaan.

Wij wensen u heel veel succes en plezier de komende raadsperiode toe!

De gemeenteraad van Molenlanden 2019-2022

2

1. Lokale democratie in het raads- en griffieplan 2021-2022 Elke twee jaar stelt de raad het eigen raads- en griffieplan vast. Dit plan beschrijft de doelen van de raad en werkt als een leidraad voor de griffie. In het jaarplan 2021-2022 ligt de focus op twee onderwerpen. Ten eerste ligt de focus op een goede aansluiting van de representatieve democratie (u dus) op de lokale samenleving. Aan dit doel zijn diverse concrete acties gekoppeld zoals beeldvormende sessies in de kernen, samenspel met de dorpsraden, opleidingen, betrokkenheid inwoners vergroten, intensivering van externe communicatie, aandacht voor integriteit etc (zie pagina 15/16 van het raads- en griffieplan voor een totaal overzicht). De tweede focus ligt op de verkiezingen (onder andere opkomstbevordering) en het inwerken van de nieuwe raad. Veel acties uit het raads- en griffieplan zijn, ondanks de beperkende corona-maatregelen, gelukkig wel gerealiseerd. Zo is er meer externe communicatie met het lanceren van een vlog per raadslid, een externe nieuwsflits met wetenswaardigheden van de raad en het gebruik van de Gemeentepagina in het Kontakt. De cursus Politiek Actief, de vaststelling van de verordening burgerinitiatief, de komst van de kinderburgemeester en de introductie van het Open Podium zijn gerealiseerde acties die bijdragen aan een grotere betrokkenheid van inwoners.

Een aantal acties zijn niet succesvol afgerond. Zo was het de bedoeling om beeldvormende sessies op locaties in de kernen te houden en vaker het gesprek met inwoners te faciliteren. Ook was het de bedoeling om, samen met het college, een lijn uit te zetten over de regionale samenwerking en de positie daarin van Molenlanden. Dit zijn acties die, vooral door corona, niet gerealiseerd zijn. Een volledig overzicht van de voortgang per december 2021 ziet u hier. Wij geven u in overweging mee om deze acties alsnog op te pakken in de tweede helft van 2022 of op te nemen in het raads- en griffieplan 2023-2024 omdat het bijdraagt aan de volksvertegenwoordigende rol van de raad. De griffie initieert het gesprek hierover na het zomerreces van 2022.

2. Collectief leertraject Van 2019 t/m 2021 nam de raad van Molenlanden deel aan het collectief leertraject. Het collectief leertraject was een initiatief van de Vereniging van Raadsleden. Het traject gaf 4 gemeenten in Nederland de kans om 3 jaar lang ‘gratis’ externe begeleiding te krijgen bij de ontwikkeling van de raad als collectief orgaan. Molenlanden was één van die 4 gemeenten. De gedachte daarbij was dat de raad effectiever is als men onderwerpen samen verkent, ongeacht de politieke achtergrond. Dit leidde tot een aantal succesvolle bijeenkomsten over integriteit, regie op de Omgevingswet, sturen op hoofdlijnen, reflectie op vergadergedrag en de vraag hoe de raad zich tot elkaar verhoudt in verkiezingstijd. Een volledig overzicht vindt u hier . Bij de afsluiting van dit traject, december 2021, stond de raad stil bij mogelijke vervolgstappen. Er was veel draagvlak voor de suggestie van de driehoek (de driehoek bestaat uit de burgemeester, gemeentesecretaris en griffier) om het collectief leertraject te continueren en te verbreden naar de samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. We investeren dan in ontmoetingen tussen raad en college (en daar waar relevant ook met ambtenaren) en/of stemmen opleidingen op elkaar af om op die manier bij te dragen aan rolverduidelijking, procesverheldering en onderlinge bekendheid.

Een begeleidingsgroep, bestaande uit 1 a 2 raadsleden en 1 a 2 collegeleden, met 1 persoon externe begeleiding en met inhoudelijke advisering en ondersteuning vanuit de griffier (en burgemeester en waar nodig ook gemeentesecretaris) stelt dan een realistisch programma van 3

bijeenkomsten op voor de komende raadsperiode. Het voorstel over het vervolg van het collectief leertraject vindt u hier . Wij adviseren u om deze lijn te continueren omdat het van meerwaarde is voor de onderlinge samenwerking tussen raad en college en tevens bijdraagt aan de ontwikkeling van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. De griffie initieert de opstart van de begeleidingsgroep voor het zomerreces.

3. Raad in de regio In maart 2021 stelde de raad de Nota Verbonden Partijen vast. Het doel van dit besluit is om te zorgen dat gemeentelijke taken bij verbonden partijen1 zo goed mogelijk uitgevoerd worden. Ook staat er in deze nota welke criteria gevolgd worden bij de beslissing om een nieuwe samenwerking aan te gaan. De raad werkt sindsdien met risicoprofielen om de aandacht voor sommige verbonden partijen te prioriteren boven anderen. De verbonden partijen met een hoog risicoprofiel (dus veel aandacht) zijn op dit moment: Dienst Gezondheid & Jeugd, Veiligheidsregio ZHZ, Avres en de Reinigingsdienst Waardlanden. Voortvloeiend uit de nota Verbonden Partijen kwam in oktober 2021 voor het eerst de Verbonden Partijen Commissie bij elkaar. De commissie bestaat uit 1 vertegenwoordiger per fractie. Deze commissie heeft een rapporteursfunctie (de raad op de hoogte houden van belangrijke risico’s en ontwikkelingen bij verbonden partijen), een adviesfunctie (technisch advies over de stukken van verbonden partijen die aan de raad voorgelegd worden), een antenne functie (gevoelige thema’s signaleren), een aanjaagfunctie (ambassadeurschap vervullen) en is aanspreekpunt voor het college, (besturen van) verbonden partijen en partnergemeenten.

De eerste ervaringen met deze commissie zijn positief: er is meer aandacht voor verbonden partijen en de adviezen van deze commissie worden door de raad dankbaar in hun overwegingen meegenomen. Naast de acties rondom de verbonden partijen speelt ook de positie van Molenlanden in de regio een rol. Er spelen diverse regionale ontwikkelingen zoals het opheffen van de GR Drechtsteden en de positie van Molenlanden ten opzichte van het Groene Hart. In de afgelopen raadsperiode is dit nauwelijks onderwerp van gesprek geweest, niet in de raad onderling en niet tussen raad en college. Dit zou wel zinvol zijn omdat we op die manier een gezamenlijke regionale koers bepalen en gaan uitdragen. Wij adviseren u om de acties die voortvloeien uit de Nota Verbonden Partijen en de Verbonden Partijen commissie te continueren en, conform afspraak in de nota Verbonden Partijen, in 2023 te evalueren. Wij geven u in overweging om te investeren in het gesprek met het college over regionale positionering en een gezamenlijke koers te bepalen over de positie van Molenlanden in regionaal verband.

1 Een verbonden partij is een samenwerking tussen meerdere (decentrale) overheden waarbij de gemeente

Molenlanden een financieel én bestuurlijk belang heeft in deze samenwerking.

4

4. Raad en hulptroepen Zoals gezegd: het raadswerk kost veel tijd en vraagt veel expertise. Het is echter onmogelijk om altijd over elk onderwerp alles te weten. Daarom zijn er hulptroepen. Om de raad te helpen in hun controlerende rol zijn de Rekenkamer, accountant en de auditcommissie van belang om te noemen. De rekenkamer De Rekenkamer voert onafhankelijk onderzoek uit naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het bestuur. Op dit moment bestaat de Rekenkamer uit Johan Weggeman (voorzitter), Rob Malag en Sjarka Kist. De Rekenkamer heeft rapporten opgeleverd over Veiligheid , Meldingen in de openbare Ruimte , en Jeugdhulp . De accountant Wij hebben een overeenkomst met Publieke Sector Accountants (PSA). Wouter Kalkman en Ralf van Hattem zijn onze accountants. Zij voeren de controle uit van de jaarrekening en stellen daar een accountantsverslag over op. In de managementletter verwoorden zij jaarlijks de aandachtspunten die zij bij de interim-controle van de jaarrekening vinden. Zij lichten deze twee documenten ook toe in de auditcommissie. En tot slot hebben zij een signaalfunctie richting raad en auditcommissie. Als er relevante ontwikkelingen zijn, zoals de aangekondigde wetswijziging over de rechtmatigheidstoets door het college, vragen ze hier aandacht voor bij raad en college.

De auditcommissie Deze commissie bestaat uit 1 vertegenwoordiger per fractie. De auditcommissie heeft als taak om de raad te adviseren over de begroting en de jaarstukken, over de werkzaamheden van de accountant en over het proces van de Planning & Control cyclus, zie hier de verordening . De auditcommissie heeft recent haar functioneren geëvalueerd. Hieruit bleek dat er tevredenheid is onder deelnemers en direct betrokkenen over de werkwijze en resultaten van de auditcommissie. Ook zijn er enkele aanbevelingen gedaan. De volledige evaluatie vindt u hier .

5. Integriteit, ondermijning en agressie Integriteit vinden wij een belangrijk onderwerp. Omdat we integere raadsleden willen zijn, ondertekenden we in 2019 de gedragscode , zie ook de handreiking. In de praktijk betekent dit dat er regelmatig advies gevraagd werd aan de griffier en/of de burgemeester over integriteitsvraagstukken en dat het onderwerp op de agenda stond van diverse (fractie-)overleggen. Van ondermijning is sprake als de onderwereld (criminele activiteiten) met de bovenwereld (legale activiteiten) verweven is. Criminelen maken dan voor illegale activiteiten gebruik van legale bedrijven en diensten. Raadsleden kunnen hier op verschillende manieren mee te maken krijgen. Om hiervoor beducht te zijn hebben wij daar, samen met de burgemeester, aandacht voor gehad tijdens onze jaarlijkse veiligheidsavond. Agressie tegen raads- en collegeleden en ambtenaren komt helaas in Nederland steeds vaker voor. Hoewel het in Molenlanden feitelijk gelukkig nog meevalt, is het verstandig om een krachtig statement te maken dat agressie niet getolereerd wordt. Wij geven u in overweging om, samen met college en ambtelijke organisatie, een gesprek te voeren over de effecten van (online) agressie en wellicht samen te besluiten om een agressieprotocol of collectieve norm op te stellen. Dit kan een onderdeel zijn van het collectief leertraject. 5

6. Raad als werkgever De raad is de werkgever van de griffie. Om dat goed vorm te geven bestaat er een werkgevercommissie, bestaande uit 3 raadsleden en een adviseur (de burgemeester). De werkgeverscommissie praat 1 x per kwartaal bij met de griffier over personele- en financiële zaken en over de voortgang van het raads- en griffieplan in relatie tot bijvoorbeeld werkdruk of andere knelpunten. Ook voert deze commissie jaarlijks een functioneringsgesprek met de griffier. De griffie ondersteunt de raad en de individuele raadsleden. Zij zorgen voor de stukkenstroom, geven (gevraagd en ongevraagd) advies, helpen raadsleden bij het opstellen van moties en amendementen, vormen de verbinding met college en ambtelijke organisatie en (last but not least) helpen de raad in hun strategische ontwikkeling. De griffie zal zichzelf voorstellen tijdens uw eerste inwerkavond. Wij raden u aan goed en veelvuldig van hun kwaliteiten en tijd gebruik te maken omdat zij wellicht uw belangrijkste ondersteuners (kunnen) zijn.

7. Voorzitter(s) van de raad De rol van de voorzitter is vaak cruciaal voor een ordelijk verloop van de vergaderingen. Een goede voorzitter voelt de vergadering aan, weet wanneer hij ruimte moet geven aan het debat en wanneer hij het juist in moet perken. Hij kan daadkrachtig doorpakken en is niet bang om grenzen te stellen. Kortom: een hele belangrijke, maar ook leuke en leerzame, functie! In de afgelopen raadsperiode werkten we met 4 raadsleden die commissievoorzitter waren. Zij kregen ondersteuning middels voorzitterstrainingen en vanuit de griffie. Daarnaast hebben we natuurlijk 1 raadsvoorzitter (de burgemeester) en hadden we 1 plaatsvervangend raadsvoorzitter. Gezien de ervaringen de afgelopen periode achten wij het verstandiger als u een voorzitterspool invult van 6 commissievoorzitters en 2 (of 3) plaatsvervangend raadsvoorzitters. Er komt binnenkort een profiel beschikbaar voor geïnteresseerde raadsleden. Meer informatie over de taken van een voorzitter kunt u ook opvragen bij de griffier.

8. Vergaderstructuur U vergadert volgens een bepaalde vergaderorde. Dat is nodig om ervoor te zorgen dat u rechtmatige besluiten neemt die na een zorgvuldig, en zo openbaar mogelijk, debat tot stand zijn gekomen. U vergadert volgens het zogenaamde BOB-model: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Beeldvorming vindt 1 avond per maand plaats met maximaal 4 sessies per avond. Oordeelsvorming vindt plaats tijdens de commissievergaderingen. Wij werken met twee commissies: (1) Wonen, Werken en Verkeer en (2) Samenleving, Bedrijfsvoering en Duurzaamheid. De besluitvormende raad vindt 1 x per maand plaats en gaat vooral over de ingediende moties en amendementen. Wij adviseren u om het Reglement van Orde goed door te nemen en u daarin te laten inwerken en/of begeleiden door de griffie. Aan het eind van onze raadsperiode hebben wij het vergadermodel geëvalueerd. Hieruit bleek dat de meeste betrokkenen tevreden zijn met de huidige werkwijze. Zoals u in deze evaluatie ook leest heeft de griffie enkele aanbevelingen gedaan om het contact tussen raad en inwoners verder te stimuleren, de bespreking van de Lijst Ingekomen Stukken te structureren en het Open Podium qua opzet iets aan te passen. Enkele aanbevelingen worden nu verwerkt in een geactualiseerd Reglement van Orde. 6

Wij vonden het netter om de besluitvorming daarvan aan u over te laten. U treft dit geactualiseerde reglement aan in een van uw eerste raadsvergaderingen.

9. Informatievoorziening Er zijn 2 aspecten van informatievoorziening die wij graag aan u overdragen. Ten eerste de informatie die u ontvangt. Op allerlei manieren ontvangt u heel veel informatie: inwoners mailen of spreken met u, u leest mediaberichten, ontvangt informatiebrieven van het college, van uw partij of collega partijen uit de omgeving etc. Het is heel veel informatie en dan kan het best lastig zijn om daar de kern uit te halen en te weten wat u met al die informatie moet doen. Dit is een landelijk bekend ‘probleem’ van raadsleden. Op de site van de Vereniging van Raadsleden vindt u de digitale leeromgeving voor raadsleden ( Opleidingen | Nederlandse Vereniging voor Raadsleden ). Wij adviseren u om daar zeker een of meerdere opleidingen van te volgen: ze helpen u zowel met zaken als het verwerken van informatie, maar ook met het efficiënt lezen van raadsvoorstellen, kennis over de P&C cyclus etc. Ten tweede de informatie die u opvraagt. U heeft vast vragen over bepaalde onderwerpen en wilt daar meer van weten. Daar zijn meerdere manieren voor. De meest voor de hand liggende manier is om schriftelijke vragen aan het college te stellen.

Daarbij wordt voor de beantwoordingstermijn een onderscheid gemaakt tussen technische vragen (dit zijn vragen naar feitelijke informatie die een ambtenaar, in overleg met de portefeuillehouder, kan verstrekken) en politieke vragen (dit zijn vragen naar de mening van het college). U vindt de afspraken over het indienen van vragen, en andere praktische zaken, in de werkafspraken . U kunt, bij actuele en urgente zaken, ook informatie opvragen tijdens het vragenhalfuur in de raadsvergaderingen. Het kan ook zijn dat u behoefte heeft aan meer beeldvorming op een bepaald onderwerp. U kunt dat, via de griffie of uw fractievoorzitter, aangeven zodat het in de agendacommissie (dat is de commissie de uw vergaderagenda’s voorbereidt) besproken wordt. Het basisadvies wat wij u graag meegeven is: benader de griffie met uw vragen: zij helpen u verder.

Tot slot Er komt veel op u af de komende tijd. Zeker voor nieuwe raadsleden is het een intensieve (inwerk)periode. U staat er niet alleen voor. U vormt met elkaar de nieuwe raad en kunt elkaar daarbij, ongeacht partijkleur, goed op weg helpen. Dat is misschien wel het belangrijkste dat wij aan u over willen dragen. Wij hebben de afgelopen raadsperiode, ondanks logische wrijving tussen politieke standpunten en scherpte in het debat, altijd respect en zorg voor elkaar gehad. Persoonlijke contacten blijven het belangrijkste en wij hopen dat u daar, net als wij gedaan hebben, ook in investeert. Wij kijken met vertrouwen uit naar uw raadslidmaatschap en wensen u heel veel plezier en wijsheid toe in deze mooie en eervolle functie!

7