Bijlage 1 Diverse verslagen
Tekst van het document
Bijlage 1: diverse gespreksverslagen verdiepingstraject VPC in Waardlanden
Gesprek met de Molenlandse ambtenaren die werken met Waardlanden, 27 maart 2023 De commissie voert een benen-op-tafel gesprek met de ambtenaren die vanuit Molenlanden ervaringen/contact met Waardlanden hebben.
Ter inleiding wordt aangegeven dat de stip op de horizon voor Waardlanden het invoeren van Diftar per 01-01-2024 is. Daaraan werkt: •
Waardlanden door uitvoering strategienota (vastgesteld juli 2021). Onder andere: nieuwe afvalstoffenverordening opstellen, meer toezichthouders aannemen, etc.
•
Molenlanden door duidelijkheid te creëren richting inwoners, doormiddel van
heldere communicatie (uitleggen hoe het uitgevoerd wordt, milieupassen onder inwoners verdelen, etc.) •
Molenlanden in gezamenlijkheid met Gorinchem, Vijfheerenlanden en HardinxveldGiessendam door te overleggen (en gezamenlijk standpunten in te nemen) over het oplossen van dilemma’s.
In het gesprek worden door de ambtenaren de volgende bevindingen gedeeld: •
Het gevoel leeft binnen Molenlanden dat wij kritischer zijn en meer capaciteit steken in de controllersfunctie t.o.v. de andere deelnemende gemeenten. We worden hierin het meeste gesteund door Gorinchem. De beschikbare capaciteit en prioriteit bij Hardinxveld-Giessendam en Vijfheerenlanden is lager.
•
Illustratie: vanuit Molenlanden wordt aandacht gevraagd voor de kwestie aankoop
grond vorig jaar. Dat is besloten door het bestuur Waardlanden, ook al hadden ze daar geen mandaat voor. •
Illustratie: situatie vorig jaar rondom de begrotingswijziging 2022 en 2023.
Waardlanden had die op moeten stellen i.v.m. de allocatie van gelden, maar dat
gebeurde niet. Molenlanden heeft hierop gewezen om dit op een andere manier te doen en ook volgens de werkwijze die daarbij rechtmatig is. Zowel door
Waardlanden als door andere gemeenten werd hier niet tijdig of alert op gereageerd. •
Vanuit de commissie wordt gevraagd hoe de samenwerking met Waardlanden
ervaren wordt. Als reactie daarop wordt aangegeven dat vanuit Molenlanden het
gevoel is dat de organisatie zelfstandig wil kunnen functioneren, maar daar eigenlijk niet toe in staat is. Dit leidt ook dat er veel capaciteit vanuit Molenlanden nodig is op de dossiers van Waardlanden.
2
•
Illustratie: n.a.v. begrotingstekorten spreken wij de organisatie van Waardlanden aan. Wij krijgen slechts in beperkte mate een verklaring voor de tekorten.
•
Illustratie: Waardlanden wil de GR wijzigen. Daar heeft een ingehuurde jurist een
plan voor opgesteld. Wij (de Molenlandse collega’s) constateerde echter al snel dat
dit plan niet strookte met de WGR. Het voorstel wat ze deden daar zaten veel haken
en ogen aan (een tiental aandachtspunten). Vervolgens leidt dat ertoe dat het proces stokt en het van de bestuursvergadering wordt gehaald. •
Op de vraag hoe groot de interne ambtelijke organisatie (backoffice) van
Waardlanden is wordt aangegeven dat deze ongeveer uit vijftien personen bestaat. Een deel van de backoffice bestaat uit inhuur, bijvoorbeeld van de
concerncontroller. Dit wordt door de ambtenaren als onwenselijk beschouwd. •
Als ambtenaren van Molenlanden kijken we mee met Waardlanden. We proberen te adviseren en te ondersteunen om verbeteringen toe te passen of processen te
versoepelen. Waardlanden maakt hier – tot op heden - onvoldoende gebruik van en ervaart dit soms als lastig. •
Illustratie: vanuit de ambtelijke organisatie zijn sinds 2021 adviezen gegeven aan Waardlanden ter doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Denk aan: hulp bij het opstellen van stukken, het doorlezen van voorstellen, het geven van advies en
zorgen voor vooroverleg om ‘fouten’ of onnodige vragen zoveel als mogelijk te
voorkomen. Ook is het advies gegeven om een auditcommissie in te stellen. Deze adviezen worden matig/niet opgevolgd. Er wordt aangeboden om mee te denken/helpen, daar wordt nog onvoldoende gebruik van gemaakt door Waardlanden. •
De ervaring bij de invoering van de Diftar is dat de samenwerking tussen de
deelnemende gemeenten goed is. Op communicatievlak liggen er nu inmiddels veel voorbereidende stukken klaar. Dit gebeurt in goede samenwerking met Waardlanden. •
Naar aanleiding van een vraag wordt er aangegeven dat er altijd
accountsverklaringen zijn afgegeven tot dusverre. Maar dat zegt vervolgens nog
niks over de mate waarin de raden geïnformeerd worden of over de invoering van Diftar en de voortgang hiervan. Die rol heeft de accountant niet.
In het gesprek worden door de ambtenaren de volgende adviezen gegeven: •
Lobby met de andere deelnemende gemeenten om de gezamenlijke aandacht op een positieve doorontwikkeling van Waardlanden te vergroten.
• •
Ondersteun met je vragen de inzet van de wethouder richting Waardlanden.
Laat Waardlanden een auditcommissie instellen, om daarmee de controlfunctie binnen Waardlanden te versterken.
Terugkoppeling bezoek VPC aan Waardlanden op 22 juni 2023 •
Het bestuur besprak de behoefte aan integrale projectteams, waarin rollen en
verantwoordelijkheden vastliggen. Dit met als doel om tegenspraak te garanderen,
3
zodat een projectmanager niet te dominant wordt. Door expertise in het projectteam te brengen borg je dat de kritische noten gekraakt worden. •
In zijn algemeenheid wordt er geconstateerd dat er geen ‘post onvoorzien’ in de begroting is.
•
De discussie wordt gevoerd of projecten intern of extern belegd dienen te worden.
Dit gesprek wordt niet geconcludeerd, maar vooruitgeschoven naar het moment dat dit van toepassing wordt. Er wordt uitgesproken dat het bestuur verantwoordelijk is
voor het vaststellen van een projectplan: kaders, hoe, wat, scope, etc. Hieronder kan vervolgens ook, op basis van de scope, een oordeel geveld worden over de vraag of het project in- of extern belegd wordt. •
In het bestuur wordt geconstateerd dat personele uitbreiding van het team
Financiën nodig is. Nu is de controller de stok achter de deur, maar dat is niet diens rol.
o
Er lopen al een aantal acties in het kader van het ‘in control komen’. Zo is er een nieuw hoofd financiën aangetrokken en worden er tussentijdse rapportages t.b.v. bestuur en deelnemers gemaakt.
•
Meerdere voorstellen in deze bestuursvergadering werden gekwalificeerd als onvolledig. In een geval waren er onterecht dingen bij elkaar gehaald (in een
voorstel voor budgettoekenning), of waren er zaken niet goed verwoord. Over dergelijke besluiten werd geen besluit genomen, deze werden teruggestuurd. •
Er wordt een agressietraining voor medewerkers georganiseerd i.h.k.v. de invoering van Diftar.
•
De Molenlandse wethouder gaf een terugkoppeling van een motie die in de
Molenlandse raadsvergadering is aangenomen. Deze terugkoppeling leek niet
volledig te dekken welk gevoel er heerst in de Molenlandse raad t.a.v. Waardlanden.
Verslag telefoongesprekken met raadsleden deelnemende gemeenten in GR Waardlanden Verbonden Partijen-commissie (VPC) Aanleiding
Verdieping in de gemeenschappelijke regeling Waardlanden. Onderdeel van deze verdieping is het in gesprek gaan met collega-raadsleden in partnergemeenten (Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam, Vijfheerenlanden). Gestelde vragen
- Wat is jullie algemene beeld van Waardlanden?
- Hebben jullie het gevoel dat de organisatie in control is?
- Lijkt het jullie goed om meer samenwerking te zoeken als 4 gemeenteraden? Wat is opgehaald tijdens de telefoongesprekken?
Op de vraag wat het algemene beeld is van Waardlanden gaven de meeste raadsleden aan dat zij in het algemeen tevreden zijn over de kwaliteit van de afvalinzameling.
Op de vraag over het al dan niet in control zijn van de organisatie gaven de meeste
raadsleden aan dat zij zich zorgen maken over de realisatie van grote projecten, zoals
4
bijvoorbeeld de invoering van diftar. De omvang van het project in combinatie met zorgen over de professionaliteit van de organisatie en de gebrekkige communicatie, zorgen voor
een onrustig gevoel bij een aantal raadsleden. Over de financiële situatie van Waardlanden zijn door een aantal raadsleden zorgen geuit, maar wel in mindere mate.
Op de vraag of het een goed idee is om als raden meer samen te werken werd positief gereageerd. Het is echter nog wel zoeken naar de juiste vorm. Winst van de
telefoongesprekken is in ieder geval de kennismaking en het daardoor creëren van een lagere drempel om contact te zoeken op het
moment dat de jaarstukken van Waardlanden worden behandeld en besproken. Afspraken over een meer 'officiële' samenwerking, zoals het bijvoorbeeld gezamenlijk indienen van een zienswijze, vragen, indien gewenst, om een nader gesprek. Gespreksverslag wethouder, 25 september De VPC spreekt met wethouder Bikker over de tot nu toe opgedane bevindingen in het
verdiepingstraject. Wethouder Bikker herkent en deelt de zorgen van de VPC. Hij geeft op basis van zijn ervaringen van de afgelopen weken een nadere duiding aan die zorgen. De wethouder geeft aan dat de door de VPC opgevraagde documenten (waaronder de organisatieanalyse van Kplusv) uiterlijk eind oktober (samen met een begeleidend
schrijven) aan de raad gestuurd worden. Hij geeft aan er naar te streven om in december aan de raad begrotingswijzigingen voor Waardlanden over de jaren 2023 en 2024 aan te kunnen bieden. Dan hoopt hij ook meer te kunnen delen over de ontwikkelingen bij Waardlanden.
Uit het gesprek met de wethouder heeft de VPC een aantal bevindingen gehaald die relevant zijn in het kader van het verdiepingstraject Waardlanden: •
De personele bezetting bij Waardlanden is kwetsbaar als het gaat om projectbeheer en financiële- en juridische zaken.
•
De begrotingen van Waardlanden zijn niet frequent geactualiseerd,
waardoor bestuur en gemeenteraden onvoldoende inzicht hebben in de financiële stand van zaken, risico’s en perspectief. o
In het verlengde hiervan: door het dekken van structurele verliezen uit bestemmingsreserves zijn de grondoorzaken daarvoor onvoldoende aangepakt.
•
Het informatiebeheer van Waardlanden is kwetsbaar en dient te verbeteren.
•
Er is onvoldoende inzicht bij het bestuur van Waardlanden in de rechtmatigheid en doelmatigheid van uitgaven.
•
De processen voor het aangaan van verplichtingen en het accorderen van
kosten zijn onvoldoende gestroomlijnd. De consequente controle hierop is voor verbetering vatbaar.