Bijlage 1 Controleprotocol 2023

Bijlage 1: controleprotocol 2023 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant en het college over de reikwijdte van de accountantscontrole en de verantwoording door het college op het vlak van rechtmatigheid, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023. De in dit protocol genoemde toleranties zijn gelijk aan de toleranties in het controleprotocol 2022. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven wordt de controle van de jaarrekening uitgevoerd door de gemeenteraad aangewezen accountant en is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de wijze waarop de rechtmatigheid is getoetst door het college en of eventueel geconstateerde rechtmatigheidsfouten correct gerapporteerd zijn. Als het college rechtmatigheidsfouten rapporteert dan tellen deze niet meer mee in het oordeel van de accountant.

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (zijnde het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties door de accountant In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie.

De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader wil terugzien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De rapporteringtolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van onderstaande minimumeisen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringtolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde fouten en onzekerheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. In het hierna opgenomen schema zijn de (minimum)eisen met betrekking tot de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie opgenomen. De goedkeuringstolerantie komt overeen met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend Beperking

Afkeurend

>1%<3%

Oordeelonthouding -

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle

≤ 1% ≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Rapporteringstolerantie

5% van goedkeuringstolerantie fouten

≥ 3%

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties door het college Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria door het college in het kader van de rechtmatigheidscontrole worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend: • het begrotingscriterium; • het voorwaardencriterium; • het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium; • het calculatiecriterium; • het valuteringscriterium; • het adresseringscriterium; • het volledigheidscriterium; • het aanvaardbaarheidscriterium • het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet extra aandacht worden besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: • Het begrotingscriterium; • Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); • Het voorwaardencriterium. In dit kader wordt de navolgende tolerantie gehanteerd: de grens waarboven afwijkingen in de verantwoording moeten worden opgenomen bedraagt maximaal 3%van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).

Onder afwijkingen wordt afzonderlijk verstaan, fouten (= het niet naleven van wet- en regelgeving) en posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid, omdat deskundigen en adviseurs van mening verschillen over de rechtmatigheid van een financiele beheershandeling die ten grondslag ligt aan baten en lasten en balansmutaties. Een en ander houdt in dat ingeval de fouten als de afzonderlijke onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens blijven, dan worden geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Wel zullen alle geconstateerde afwijkingen worden vermeld in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. Ook hiervoor geldt de hierboven weergegeven grens van maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Reikwijdte rechtmatigheidstoetsing door het college De controle door het college op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2023 is gericht op: • De naleving van wettelijke kaders zoals in de inventarisatie van de actuele/relevante regelgeving wordt verwoord (Normenkader), onder voorbehoud van wijzigingen in de hogere wetgeving. Daarbij worden de relevante toetspunten in de wet- en regelgeving in de uitwerking van de (verbijzonderde) interne controle verder geoperationaliseerd. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

Het Normenkader wordt jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld. Voor 2023 uiterlijk in december 2023.;

•

•

De naleving van de volgende kaders: - Programmabegroting - Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; - Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; Mutaties in de reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit zijn gedekt, zijn in strijd met de Gemeentewet. Deze worden in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht.

Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: • Interim-controle In de tweede helft van het jaar 2023 wordt door de accountant een zogenoemde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt onder andere aan de directie een verslag uitgebracht de zogenaamde managementletter; • Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college; • Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.); • Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging; • Controleverklaring In de controleverklaring wordt, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Dat betreft de getrouwheid en daarnaast de rechtmatigheid met dien verstande dat de accountant zich hierbij beperkt tot de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverklaring.

Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Rapportering door het college Het college legt in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatigheidscontrole in de paragraaf bedrijfsvoering waarbij wordt ingegaan op de wijze van controle, bevindingen en maatregelen tot verbetering. Daarnaast neemt zij expliciet in de financiele jaarrekening (niet het jaarverslag) de Verklaring rechtmatigheidsverantwoording op als bijlage (format bijgevoegd).

Format verklaring rechtmatigheidsverantwoording door college