Besluitenlijst VPC 2021-11-08.pdf

Vergadering Verbonden Partijen-commissie 8 november Locatie Tijd

: :

Digitaal via Teams 19:30 – 21:00 uur

Genodigden:

Berend Buddingh, Dagmar van den Herik, Henk van der Wal, Pieter van Bruggen, Bert Moret en Ferry van der Koelen Voorzitter: Berend Buddingh Secretaris: Jarno Groenveld Tevens aanwezig: Arno Vermeulen (organisatie), Arianne van Dijk (griffie) Agenda: 1.

Opening / vaststellen agenda De commissie stelt de agenda vast.

2.

Vaststellen besluitenlijst 5 oktober De besluitenlijst wordt vastgesteld. • Dhr. Buddingh constateert dat er een succesvolle start van de commissie is, aangezien het advies SOJ in de zienswijze is verwerkt.

3.

Stand van zaken uitvoering Nota Verbonden Partijen Arno Vermeulen en Jarno Groenveld geven een toelichting. De presentatie is in iBabs terug te vinden. • Dhr. Buddingh: wanneer is de evaluatie? Dhr. Groenveld: jaarlijks in een beeldvormende avond, grote evaluatie in 2023. • Dhr. Buddingh: als actiepunt 4 onmogelijk is kan dat ook een conclusie zijn. Dhr. Groenveld: eens, dan is een alternatief dat de kaderbrief eerder aan de raad wordt voorgelegd dan de begroting. Op die manier kunnen de raden daadwerkelijk kaders stellen aan de begroting. • Dhr. Buddingh: hoe realistisch is het op elkaar aan laten sluiten van de P&C cycli? De GR’en moeten al extreem vroeg hun begroting opstellen. Dhr. Groenveld: dit wordt steeds realistischer door de wetswijziging Wet gemeenschappelijke regelingen, hierdoor kan de GR later een begroting aanleveren. Tegelijkertijd krijgt de raad langer de tijd om een zienswijze in te dienen. Dit verschuift dan van april-juni naar juni-september. • Dhr. van der Koelen: hoe willen we dat vormgeven? Dhr. Groenveld: stapje voor stapje, voor elke verbonden partij opnieuw lobbywerk. De wetswijziging gaat hier wel meer ruimte voor bieden. Dhr. van der Koelen: dit vraagt ook meer afstemming tussen de verschillende gemeenten? Dhr. Groenveld: dat is inderdaad als speerpunt vastgesteld in de Nota Verbonden Partijen.

Meer afstemming tussen gemeenten, door zowel Molenlandse raad, als college, als ambtenaren. Gelijke zienswijzen indienen met andere gemeenten kan de invloed op GR’en vergroten. • Dhr. Buddingh: moet actiepunt 10 niet op groen staan? Dhr. Groenveld: eens, dat is gebeurd. Dhr. Buddingh: hier ligt wellicht ook een taak voor ons als commissieleden, om hiervoor aandacht te vragen in de fracties. • Dhr. Buddingh: n.a.v. actiepunt 13, is al wel nagedacht over de manier waarop deze evaluaties uitgevoerd gaan worden? Dhr. Vermeulen: ja, aan

2

•

4.

de hand van de afwegingsleidraad uit de Nota Verbonden Partijen. Het is aanvankelijk vooral een interne verkenning van college met raad, kan in een later stadium regionaal getrokken worden. Gaat vooral om de vraag: halen we uit deze samenwerking wat wij als Molenlanden hiermee bedoeld hebben? Dhr. Moret: we hebben diverse keren vergaderingen als raad gehad waarbij we ontevreden waren. Moeten we niet eens kritisch kijken of we wel door willen gaan met bepaalde verbonden partijen? Dhr. Vermeulen: dat kan inderdaad een uitkomst zijn van een evaluatietraject. Is dit wel de samenwerkingsvorm die wij willen? Dhr. Groenveld: de Verbonden Partijen-commissie kan wellicht richting de organisatie/het college aangeven wat de prioriteiten zijn qua evaluaties. Dhr. Buddingh: bij stilstaan in een andere vergadering.

Verwachtingen bij gesprek met SOJ Informatiebehoefte: • Dhr. Van der Wal: o Hoe komt het dat er telkens overschrijdingen zijn? o Hoe komt het dat de SOJ niet in control is? o Hij concludeert dat we gedetailleerd vragen moeten stellen aan de SOJ, een tandje dieper. Oftewel: we moeten ons zeer goed voorbereiden. o Welke trigger zit erin dat de Begroting wel sluitend wordt? Als er geen sanctie o.i.d. om de Begroting sluitend te krijgen, hoe krijgen we het bestuur dan zo ver? o Vraagt inzicht in aanbevelingen accountant in managementletter. De griffie kijkt of deze stukken naar de commissie kunnen komen. • Dhr. Van Bruggen: o Wij moeten nagaan welke verklaringen er worden gegeven voor overschrijdingen. En met elkaar nagaan of dit niet te verklaren/voorzien was door de SOJ. o Hij concludeert dat de informatie compleet is, maar dat de zorg zit in het verrassingseffect. Zijn zaken niet te voorzien? o Is het probleem op te lossen door meer tussentijdse rapportages? Of ligt het probleem bij de SOJ op directieniveau? • Mw. Van den Herik: o Aan welke knoppen zou de raad willen draaien? En aan welke knoppen zou de directie willen draaien? • Dhr. Moret: o In control komen, dat is de hoofdvraag.

o Daarnaast: Is het niet zo dat dienstverlenende bureaus zelf vragen opwekken bij klanten? Leidt dit tot een opwaartse spiraal? o Als we dingen lokaal doen, kunnen dingen dan goedkoper en beter? o Factureren bureaus wellicht heel laat aan de dienst? Leidt dit tot de late verrassingen? o Hebben de problemen te maken met het ‘totale systeem’? Moet dit niet anders georganiseerd worden? o In hoeverre is budgetcontrole binnen de organisatie geborgd? • Dhr. Van der Koelen: o Qua procedures goed inrichten zodat je geen verrassingen krijgt. Weten welke producten tegen welke prijzen geleverd worden. • Dhr. Van der Wal: Wij moeten bepalen welke informatie wij willen krijgen. Wij krijgen heel veel gegevens. Het gaat erom dat we aangeven welke informatie wij willen hebben? En in welke vorm niet? En wat juist niet? o Dhr. Van der Koelen: dan moeten wij ook goed aangeven welke informatie wij verwachten. • Dhr. Buddingh:

3

•

o Behoefte aan een nulmeting, wat doet de DG&J voor Molenlanden? Dhr Buddingh vat samen dat er vragen leven over de volgende thema’s? o Is de SOJ in control? o Hoe kunnen we verrassingen voorkomen? o Welke trigger is er voor het bestuur om de problemen aan te pakken? o Verklaringen die gegeven worden voor overschrijdingen, zijn die te voorzien? o Aan welke knoppen wil de directie draaien? Komt dat overeen met de knoppen waar de raad aan wil draaien? o Is er sprake van dat bureaus hun eigen vraag creëren? o Zijn er wel mechanismes voor bureaus om op tijd te factureren bij de SOJ? o Zijn kritische financiële controles binnen de organisatie SOJ geborgd? o Hoe kan de raad sturen op de benodigde informatie? o Is het mogelijk om een nulmeting uit te voeren, wat doet de SOJ voor Molenlanden? o Op welk niveau wordt de begroting onrealistisch? Neemt het bestuur de onrealistische begroting die ambtelijk is voorbereid over, of drukt het bestuur op een lagere begroting, waardoor deze onrealistisch wordt?

Wie zitten er aan tafel? • De leden concluderen unaniem in gesprek te willen met de directeur, bij voorkeur vergezeld door een controller. Dhr. Buddingh vat samen de commissie een gesprek op de techniek wilt, niet op de inhoud. Waarom gebeurt er wat er gebeurt? Behoefte om samen te werken met partnergemeenten? • De leden concluderen dat zij dit initiatief zelf oppakken, en andere gemeenten hiervan op de hoogte stellen. Op welke termijn? • De leden concluderen dat het gesprek voor de kerst ingepland wordt. Zijn er toehoorders welkom? • De leden concluderen dat leden niet welkom zijn, omdat zij willen voorkomen dat er een presentatievorm ontstaan. Het is geen tribunaal, de directeur moet vrij kunnen spreken. Het gesprek wordt niet openbaar, en vindt fysiek plaats in de raadszaal van Hoornaar. 5.

Uitbrengen technisch advies aan de raad over:

Begrotingswijzigingen Waardlanden 2021 en 2022 • Mw. Van den Herik: geen bijzonderheden. • Dhr. Van der Wal: o Constateert dat de toelichting niet aansluit op de tabel op de laatste pagina. o Kunnen initiële kosten niet gedekt worden uit verwachte besparingen in 2022? Is het wel verstandig om voor de muziek uit te lopen? De baten pikken we nu in, waardoor we de risico’s niet kunnen dekken. • Dhr. Van Bruggen: geen bijzonderheden. • Dhr. Moret: o Zelfde vraag als dhr. Van der Wal. Er zit een onzekerheid in het ‘evenwicht’ dat na 2022 ontstaat. Meegeven aan de raad: twijfels bij de vraag of het nieuwe afvalbeleid haar doel gaat bereiken. • Dhr. Van der Koelen: geen bijzonderheden.

4

• •

Dhr. Buddingh: o Is er gespecificeerd waar de kostenstijging 1,5 miljoen in 2022 implementatie van het nieuwe afvalbeleid (pagina 5) uit voortkomt? Twee zaken voor in het advies: o De commissie heeft zorgen over de risico’s die vanaf 2022 gaan ontstaan. Gaat het voorspelde evenwicht daadwerkelijk ontstaan? Is het wel verstandig nu al baten in te boeken, terwijl er een groot risico ligt in de toekomst? o Vraag om specificatie van de implementatiekosten (1,5 miljoen in begrotingswijziging 2022) van het nieuwe afvalbeleid.

Zomernota Avres 2021 (inclusief 1e begrotingswijziging 2022) • Dhr. Van Bruggen: o Effecten van corona, bij Avres kan dat tot een fors negatief resultaat leiden, dat lijkt mee te vallen. Hoe ga je daarmee om richting 2022? Daar zou een risico kunnen zitten. • Dhr. Moret: o Tekort in 2023 wordt opgevangen door de reserves. Na 2023 is er nog een tekort van 1,5 miljoen, die moeten gedekt worden door bezuinigingen. Worden die gehaald? Daar zit een risico in. o Levert het preventief toezicht van de provincie een risico op voor de ombuigingen? Dhr. Buddingh: dat is toch van de baan? De griffie zet deze technische vraag uit. • Dhr. Van der Koelen: o Er zijn structurele tekorten, een positief resultaat in de toekomst is afhankelijk van ombuigingen. Deze stukken zijn wel heel positief ingestoken, met een hoog ambitieniveau. De risico’s zijn onvoldoende in kaart gebracht. Zijn de ambities wel realistisch? Meer zicht nodig op risicoparagraaf. • Dhr. Van der Wal: o De diarree aan cijfers levert met verwarring dan duidelijkheid op. • Dhr. Van den Herik: o Er is een tekort, maar de begroting is sluitend door de reserves. Is het mogelijk om eerder (geleidelijk aan) al te beginnen met de bezuinigingen? De griffie zet deze technische vraag uit. o Lastig taalgebruik, veel ingewikkelde termen, afkortingen en stukken in het Engels.

• Twee zaken voor het advies: o De commissie heeft zorgen over de risicoparagraaf. In hoeverre vormen de bezuinigingen een risico, worden die gehaald? Dit roept vragen op over de haalbaarheid van de ambities van Avres. o Verzoek als raad om beter leesbare stukken aan te bieden. Structureer informatie, bied geen overmatige hoeveelheid cijfers aan, minder vakjargon, Engelse termen en afkortingen. Vaststellen nieuwe uittredings-/opheffingsregeling Avres (incl. bijhorende wijziging GRtekst Avres) • Mw. Van den Herik: lastig stuk. • Dhr. Moret: o Kern duidelijker aangeven. Uit een regeling stappen leidt vaak tot geschillen omtrent frictiekosten? Wellicht opnemen meteen een arbiter opnemen? Of is dat politiek? • Dhr. Van der Koelen: o Je moet hier dingen over afspreken om risico’s bij uittreding te voorkomen. • Dhr. Van Bruggen: o Volgens mij verandert er weinig. Is het de vraag of de raad dit moment wil aangrijpen om dingen goed te borgen? • Dhr. van der Wal: o Moet de raad nog eens goed kijken naar frictiekosten, attentiewaarde.

5

•

Twee zaken voor het advies: o Geef duidelijker aan in de stukken aan de raad wat de kern van het stuk is. o De voorgestelde veranderingen beoordeelt de commissie als positief. De commissie adviseert de raad om dit moment te benutten om te kijken of er nog behoefte is om zaken op te nemen in de uittredings-/opheffingsregeling. Hoe wordt bijvoorbeeld geborgd dat er conflicten over arbitrage- en frictiekosten komen?

6. Rondvraag en Sluiting De heer Buddingh sluit de vergadering om 21:03.