Ambtelijk memo evaluatie zienswijzeprocedure mei 2022.docx

Ambtelijk memo evaluatie zienswijzeprocedure mei 2022 Onderwerp

:

Evaluatie zienswijzeprocedure mei 2022

Datum

:

25 augustus 2022

Aan:

:

de Verbonden Partijen-commissie (VPC)

Van

:

Jarno Groenveld

Inleiding

In de maand mei heeft de raad zich gebogen over de financiële stukken van

gemeenschappelijke regelingen (GR’en). Met deze memo wordt de commissie

meegenomen langs enkele evaluatiepunten. De vragen aan de VPC staan in de groene kaders.

Deze memo is opgebouwd langs de volgende evaluatiepunten: 1. Hoe is de planning ervaren?

2. Hoe is de college- en raadsbehandeling ervaren? 3. Hoe is de werkdruk ervaren?

Het college heeft aangegeven graag in gesprek te gaan met de VPC om de werkwijze

gezamenlijk te evalueren. Namens het college zijn burgemeester Segers en wethouder Visser voor dit gesprek beschikbaar. Vraag aan de commissie: •

Heeft de commissie behoefte aan een gesprek met een afvaardiging van het college?

1. Hoe is de planning ervaren?

Op 21 april waren alle stukken die ter zienswijze aangeboden werden beschikbaar

voor de gemeenteraad. De door de gemeenschappelijke regelingen gestelde deadlines voor het indienen van de zienswijzen waren: • • • •

Veiligheidsregio: 9 juni

Dienst Gezondheid & Jeugd: 20 juni Avres: 21 juni

Waardlanden: 1 juli

De enig mogelijke raadsvergadering om de zienswijze te behandelen was op 21 juni. Daarmee waren de zienswijzen voor 3 van de 4 gemeenschappelijke regelingen

formeel te laat, met de nuancering dat er voor de DG&J en Avres nog ruim voldoende

tijd voor het Algemeen Bestuur was om voor hun vergadering kennis te nemen van de 1

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

zienswijze van de Molenlandse raad. Dit laat zien dat de ruimte die aan de gemeente

Molenlanden (en andere deelnemende gemeenten) geboden wordt behoorlijk krap is. De behandeling door de VPC vond plaats op 16 mei. Volgend jaar kan dit wellicht

eerder, zolang de verbonden partijen op tijd richting Molenlanden communiceren

wanneer de stukken naar Molenlanden gestuurd worden (dit vraagt de griffie jaarlijks uit). De vraag is of de commissie het prettiger vindt om de stukken over meerdere VPC-vergaderingen te verspreiden, of in één vergadering te behandelen.

Welke alternatieven zijn er? •

De wijziging van de WGR1 verruimt de termijn voor het toesturen van stukken

naar de gemeenteraden van 8 naar 12 weken. Dit geeft de raad meer ruimte om

de stukken zorgvuldig te behandelen en in te plannen. Het is wel van belang om er aandacht voor te vragen bij de GR’en dat deze verruiming daadwerkelijk

geïmplementeerd gaan worden. De ruimte hiervoor is weliswaar ietwat beperkt, aangezien de tijdswinst gedeeltelijk in de zomervakantie valt.

•

De stukken die aan de VPC aangeboden worden kunnen in verschillende VPCvergaderingen geagendeerd worden.

Vragen aan de commissie: •

Wil de commissie in de brieven aan de GR’en (agendapunt 5) als punt opnemen om aandacht te vragen voor ruimere termijnen voor de behandeling van zienswijzen?

•

Vindt de commissie het prettig om voortaan (bij een grote hoeveelheid stukken) twee VPC-vergaderingen in te plannen?

2. Hoe is de college- en raadsbehandeling ervaren?

De werkwijze is op dit moment dat het college en de VPC parallel werken aan het

opstellen van respectievelijk de zienswijze en het advies. Het college weegt het advies dus niet mee in het raadsvoorstel, en de VPC weegt de zienswijze van het college niet mee bij het opstellen van het advies.

Positieve ervaringen met deze werkwijze: •

Tijdens raadsvergaderingen wordt regelmatig waardering uitgesproken voor de

adviezen van de VPC. Met regelmaat worden er amendementen ingediend om de adviezen van de VPC mee te nemen in de in te dienen zienswijzen. Hieruit blijkt dat de adviezen inhoudelijk gewaardeerd worden.

1 Wet Gemeenschappelijke Regelingen

2

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

•

De raad krijgt van twee kanten advies (college en VPC), en kan op basis daarvan besluiten om (al dan niet) een zienswijze te amenderen.

•

De werkwijze verandert niks voor de planning van de zienswijzebehandeling.

Potentiële verbeterpunten:

1. Tijdens de afgelopen cyclus heeft de VPC voor het eerst een advies uitgebracht

aan het college. Dit aangezien het een partij met een gemiddeld sturingsprofiel betrof. Een gemiddeld sturingsprofiel betekent dat het college de afhandeling

op zich neemt, tenzij de VPC anders adviseert. Is het wel wenselijk dat de VPC

rechtstreeks aan het college adviseert? De VPC is immers een adviesorgaan voor de raad.

2. Indien er amendementen ingediend worden komt hier werk uit voort voor de

ambtelijke organisatie. Het gaat om het verwerken van de amendementen in de zienswijzebrief en het adviseren van de portefeuillehouder. Zijn er mogelijkheden om die werkdruk te verminderen?

3. Het college krijgt graag de gelegenheid om de adviezen van de VPC te ontvangen voordat deze naar de raad gestuurd worden, zodat deze

meegenomen kunnen worden in het opstellen van het raadsvoorstel. Is het wenselijk om het proces op die manier aan te passen?

Welke alternatieven zijn er?

1. Voor GR’en met een gemiddeld sturingsprofiel is de vraag aan de VPC ‘dient de

raad zich te buigen over de stukken of kan het college deze afdoen’? Eigenlijk is daarmee de vraag: moet het onderwerp op de raadsagenda komen te staan? En aangezien de agendacommissie over de raadsagenda gaat, is een betere werkwijze wellicht dat de VPC voortaan advies uitbrengt aan de

agendacommissie over de agendering van stukken van een partij met een gemiddeld risicoprofiel.

2. Afgelopen jaar heeft de VPC zich gebogen over een memo van de driehoek

(burgemeester, griffier en gemeentesecretaris) over hoe raadsvoorstellen over zienswijzen aan verbonden partijen eruit dienen te zien. De VPC adviseerde

toen om de raad de zienswijzebrief integraal vast te laten stellen (niet alleen de strekking), zodat de raad de brief zelf kan amenderen. Dit komt tegemoet aan de wens van een aantal raadsleden om de toon van de brief te kunnen

beïnvloeden. Tevens leidt dit tot minder werkdruk in de organisatie (omdat brieven niet meer herschreven hoeven te worden naar aanleiding van

aangenomen amendementen). In lijn met het eerdere VPC-advies wordt dit in de eerstvolgende zienswijzeprocedure in de praktijk gebracht.

3. De wens van het college om de adviezen van de VPC voorafgaand aan het

opstellen van het raadsvoorstel te ontvangen (zodat deze meegenomen kunnen worden in het opstellen van het raadsvoorstel) is ambtelijk voorbesproken door

de griffie met de bestuursadviseurs die het college ondersteunen. Uit dit overleg zijn twee opties voortgekomen om het college meer mogelijkheid te geven om 3

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

te kunnen reageren op de VPC-adviezen. Optie 1 is dat het VPC-advies met het college gedeeld wordt, en dat het college dit betrekt in het opstellen van de

zienswijze en het raadsvoorstel. Optie 2 is dat het college de gelegenheid krijgt om in een aparte raadsinformatiebrief (RIB) te reageren op het VPC-advies. •

Een voordeel van optie 1 is dat dit werkdruk bespaard voor de ambtelijke organisatie, aangezien zij het advies direct mee kunnen nemen in het

raadsvoorstel. Een nadeel van optie 1 is dat hiermee de VPC niet meer

rechtstreeks aan de raad adviseert, terwijl dit juist een van de positieve ervaringen was. Bovendien leidt optie 1 tot krappere planningen,

aangezien de VPC haar advies moet opleveren vóórdat het college het raadsvoorstel en de conceptzienswijze in de collegevergadering kan

behandelen. Dit zal leiden tot kortere voorbereidingstijd voor de VPC en kortere schrijftijd voor de griffie. Gezien de grote hoeveelheid stukken waar het over gaat is dit niet realistisch.

•

Optie 2 heeft als voordeel dat het sturen van een RIB al past binnen de

huidige mogelijkheden die het college heeft om de raad te informeren. Een nadeel van optie 2 is echter dat dit extra werk oplevert voor de

ambtelijke organisatie, aangezien zij een aparte RIB moeten opstellen. Vraag aan de commissie: •

Stemt de commissie in met de werkwijze dat bij verbonden partijen met een gemiddeld risicoprofiel voortaan advies uitgebracht wordt aan de

agendacommissie over het (al dan niet) agenderen van de stukken voor de raad?

•

Wil de commissie tegemoet komen aan de wens van het college om schriftelijk te kunnen reageren op adviezen van de VPC? En zo ja, heeft de commissie dan de voorkeur voor optie 1 (opnemen van VPC-adviezen in raadsvoorstel van college) of voor opties 2 (college geeft reactie in RIB)?

3. Hoe is de werkdruk ervaren?

Tijdens de VPC-vergaderingen heeft de commissie aangegeven dat het voorbereiden van de stukken een aardige kluif is.

Welke alternatieven zijn er?

A. De VPC wijst per voorstel circa 2 leden uit die zich verdiepen in het voorstel.

Daarmee wordt het aantal voor te bereiden stukken beter behapbaar, en kan de commissie meer de diepte in gaan. Een nadeel hiervan is dat de brede blik

waarmee de gehele commissie nu de stukken beoordeelt wellicht verloren gaat.

B. Vakambtenaren en/of collegeleden sluiten aan bij de VPC om toelichting te

geven op stukken (vergelijkbaar met de auditcommissie). Op die manier krijgt

de VPC op een aantal punten toelichting, waardoor de meer complexe stukken

makkelijker behandeld kunnen worden. Dit verbetert de onderlinge afstemming, waardoor er wellicht ook minder technische vragen door de VPC gesteld hoeven 4

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000

te worden. Anderzijds past dit wellicht niet bij de scheiding der rollen, waarbij de VPC kritisch en onafhankelijk de stukken beoordeelt namens de raad.

C. Zoals bij de alinea over ‘planning’ geschreven kan ervoor gekozen worden bij een grote hoeveelheid stukken om deze over twee VPC-vergaderingen te verspreiden.

Vraag aan de commissie: •

Wil de VPC experimenteren met een (of meerdere) van deze vormen om de werkdruk te verlichten? En zo ja, welke?

Hoe ziet het vervolg eruit?

De voorstellen tot andere werkwijzen die in deze memo beschreven worden kunnen allemaal toegepast worden binnen de huidige Nota Verbonden Partijen en de

verordening Verbonden Partijen-commissie. De raads- en burgerleden die niet in de

VPC zitten kunnen tijdens de beeldvormende sessie van 11 oktober hun ervaringen bij het werken met verbonden partijen delen. Tijdens de bredere evaluatie van de Nota

Verbonden Partijen (die medio volgend jaar gepland staat) worden ook ervaringen van andere gemeenten met een VPC meegenomen.

5

Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000