Advies VPC begrotingswijziging Waardlanden 2023
Tekst van het document
Advies van de Verbonden Partijen-commissie aan de raad Onderwerp
:
Financiële stukken Waardlanden 2022-24
Datum
:
24 november 2023
Zaaknummer Behandelend ambtenaar
: :
1194185
Jarno Groenveld & Marjolein Teunissen
Beste leden van de raad van Molenlanden, Op 23 november heeft de Verbonden Partijen-commissie (VPC) zich gebogen over de
Begrotingswijziging Waardlanden 2023. U treft ons advies hierbij in deel 1 aan. Tevens
vinden wij als VPC dit een passend moment om ons verdiepingstraject Waardlanden (waar de raad per brief op 6 maart 2023 geïnformeerd is) af te ronden (zie deel 2). De bevindingen
uit ons verdiepingstraject zijn mede aanleiding voor ons geweest om tot het advies over de begrotingswijziging van Waardlanden te komen. Ons advies over de begrotingswijziging
Waardlanden 2023 kunt u uiteraard betrekken bij het nu voorliggende agendapunt. Onze adviezen naar aanleiding van het verdiepingstraject vindt u aan het eind (pagina 3). Wij
vragen u om deze adviezen te betrekken bij het gesprek dat de raad in 2024 voert over de organisatie van Waardlanden en/of de begrotingswijziging 2024 van Waardlanden. Deel 1: Advies begrotingswijziging Waardlanden 2023
Wij constateren dat deze begrotingswijziging feitelijk een jaar te laat komt. In februari 2022 was de begroting Waardlanden 2023 opgesteld, welke wij vervolgens in juni 2022
vastgesteld hebben. De ontwikkelingen die zich sindsdien hebben voorgedaan, hadden ons inziens door het bestuur van Waardlanden veel eerder, eind 2022, met de raden gedeeld moeten worden. Zodoende hadden wij als raad eerder kunnen anticiperen op de
ontwikkelingen en de tarieven bij kunnen stellen. Nu dit niet het geval is, worden wij min of
meer voor een voldongen feit geplaatst. Dat roept daarnaast ook de vraag op in hoeverre de
begroting van 2024 een wijziging behoeft en wanneer de raad daarover geïnformeerd wordt. Deze vraag is des te meer relevant nu de raad de begrotingswijziging 2024 nog niet ontvangen heeft, maar wel op 12 december de tarieven vast gaat stellen. Deel 2: Afronding verdiepingstraject Waardlanden
In dit verdiepingstraject heeft de VPC zich gefocust op technische aspecten zoals risico’s, governance en sturingsmogelijkheden voor de raad. Dit conform artikel 2 van de verordening waarmee de VPC is ingesteld. Werkwijze
De VPC heeft op 6 maart 2023 laten weten zich te gaan verdiepen in de gemeenschappelijke regeling Waardlanden. Sindsdien zijn de volgende activiteiten ondernomen: •
Gesprek met ambtenaren op 27 maart 2023.
1
•
Raadplegen van diverse stukken (onder andere accountantsverslag 2022 GR Waardlanden, P&C producten Waardlanden, reacties op zienswijzen etc.).
• • •
Bijwonen van een bestuursvergadering van Waardlanden op 22 juni 2023.
Telefoongesprekken met raadsleden in de regio om hun ervaringen te horen. Gesprek met wethouder Bikker op 11 oktober 2023.
De gespreksverslagen vindt u geanonimiseerd in de bijlage. Bevindingen van de Verbonden Partijen-commissie
De VPC heeft haar bevindingen in vier categorieën geordend: personele bezetting, bedrijfsvoering, planning- & control en rol van de gemeenten.
Personele bezetting bij Waardlanden •
Wij vinden dat de organisatie van Waardlanden op dit moment (te) veel afhankelijk is van de inhuur van extern personeel op essentiële functies. Dit komt het zelfstandig functioneren niet ten goede. Een voorbeeld hiervan is kennis & ervaring met
aanbestedingstrajecten. Uit het accountsverslag 2022 blijkt dat er herhaaldelijk niet is aanbesteed waar dit had gemoeten, en dat gebrek aan interne kennis en ervaring (waardoor externe inhuur noodzakelijk is) de reden hiervoor is. •
De personele bezetting bij Waardlanden is naar onze mening kwetsbaar als het gaat
om projectbeheer en financiële- en juridische zaken. Dit constateert het bestuur zelf
ook tijdens haar vergadering op 22 juni 2023 en zien wij ook in de diverse planning& controldocumenten naar voren komen.
Bedrijfsvoering van Waardlanden •
Het informatiebeheer van Waardlanden is kwetsbaar en dient volgens ons te
verbeteren. Dit blijkt onder andere uit het accountantsverslag 2022, waarin aan
wordt gegeven dat diverse facturen niet te controleren zijn door het ontbreken van schriftelijke opdrachten en het ontbreken van de onderbouwing van prestatieleveringen. •
De processen voor het aangaan van verplichtingen en het accorderen van kosten
hebben volgens ons een verbeterslag nodig, evenals de consequente controle hierop. Dit blijkt onder andere uit de kostenoverschrijding bij het afvalbrengstation GrootAmmers. •
Beleidsstukken en andere bestuursvoorstellen zijn met grote regelmatig incompleet of incorrect, waardoor deze teruggestuurd worden. Dit leidt tot vertragingen.
Planning- en control van Waardlanden (en door de gemeenten) •
De planning- en controldocumenten van Waardlanden bevatten onvoldoende
voorspellend vermogen, met name risico’s en onzekerheden komen niet voor de
gemeenteraden aan het licht. Het onvermogen om zaken correct te voorspellen blijkt uit de accountantsverklaring 2022, waarin staat dat er in 2022 een greep uit de
reserve is gehaald (waardoor deze negatief geworden is), aangezien de verwachting is dat deze in 2023 weer positief zou worden door verwachte positieve resultaten. Het is niet terug te vinden waar de positieve verwachtingen op gebaseerd waren.
2
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
•
Er is naar onze mening op dit moment onvoldoende inzicht bij het bestuur van
Waardlanden in de rechtmatigheid en doelmatigheid van uitgaven. Dit heeft onder
andere geleid tot een afkeurende accountantsverklaring t.a.v. rechtmatigheid over het jaar 2022. •
De begrotingen van Waardlanden zijn niet frequent geactualiseerd, waardoor bestuur en gemeenteraden onvoldoende inzicht hebben in de actuele financiële stand van zaken, risico’s en perspectief.
•
Door het dekken van structurele verliezen uit bestemmingsreserves zijn de grondoorzaken voor deze problemen onvoldoende aangepakt.
Rol van de gemeenten •
De controllersfunctie wordt door de deelnemende gemeenten onvoldoende
consequent ingevuld. Dit is teveel afhankelijk van de inzet van enkele ambtenaren (met name binnen de Molenlandse ambtelijke organisatie). •
Raadsleden in de regio delen de zorgen over de realisatie van grote projecten en de
professionaliteit van de organisatie. Zij hebben zich positief uitgesproken over meer samenwerking tussen de raden. •
De VPC constateert dat diverse voorgenomen acties van de VPC in dit
verdiepingstraject niet uitgevoerd konden worden, zoals het gesprek met de
accountant van Waardlanden en inzage & onderzoek in het Kplusv-onderzoek dat is uitgevoerd naar de staat van de interne organisatie van Waardlanden. Advies aan de gemeenteraad
De VPC adviseert de gemeenteraad om met het college in gesprek te gaan over de volgende zaken: •
De visie op de organisatie van de GR Waardlanden: waar moet de organisatie van
Waardlanden toe in staat zijn? In het besef dat sommige taken wellicht te complex of specialistisch zijn voor een relatief kleine organisatie zoals Waardlanden, is de vraag hoe om te gaan hiermee? Kunnen de deelnemende gemeenten een rol spelen in het invulling van deze specialistische taken, of is externe inhuur onvermijdelijk? •
De routekaart om de bedrijfsvoering van Waardlanden te verbeteren. Wat is de stand van zaken?
•
De rol van de Molenlandse portefeuillehouder (als afgevaardigde in het
Waardlanden-bestuur) in het bewaken van de kwaliteit van planning- & controldocumenten. Hoe ziet het college die rol? •
Het instellen van een auditcommissie voor Waardlanden, met als doel om de
controllersfunctie consequenter in te vullen. Deelt het college deze inzet? Dit kan
door Waardlanden meegenomen worden bij de komende statutenwijziging als gevolg van de wijziging van de WGR. •
Kan een haalbaarheidsstudie of een analyse uitgevoerd worden naar de vraag of
Waardlanden zelfstandig kan blijven voortbestaan? Is Waardlanden voldoende in staat om toekomstige ontwikkelingen aan te kunnen of zijn er signalen dat Waardlanden niet zelfstandig kan blijven functioneren?
De VPC adviseert aan de gemeenteraad om onderling in gesprek te gaan over de volgende zaken: 3
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000
•
Kansen en mogelijkheden om ten aanzien van Waardlanden meer samenwerking met de andere deelnemende gemeenteraden te zoeken. Welke rol ziet de gemeenteraad daarin voor zichzelf, en waar eventueel voor de VPC?
•
De mogelijkheden die de gemeenteraad heeft om bij twijfels over het in control zijn
van een gemeenschappelijke regeling, eerder deze problematiek in beeld te krijgen. Bijvoorbeeld door de inzet van ‘hulptroepen’ van de raad zoals de gemeentelijke accountant, de rekenkamer of raadscommissies/-instrumenten.
De vraag of en hoe onze bevindingen een plek krijgen in de zienswijze over de
begrotingswijziging 2023 Waardlanden laten wij aan uw politieke beraadslagingen over.
Met vriendelijke groet,
Namens de Verbonden Partijen-commissie van de gemeente Molenlanden,
Pieter van Bruggen (voorzitter)
4
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf www.molenlanden.nl • info@molenlanden.nl • 088 75 15 000