West-Brabants Archief- zienswijze begroting 2024

Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief 1

Zijn de stukken tijdig ingediend door de GR bij de gemeente? Ja.

2

Is voldaan aan de BBV-voorschriften? Ja.

3

Inhoudelijke aandachtspunten, beleidsontwikkelingen e.d. Aan het WBA wordt verzocht om per 1 januari van elk jaar een actueel overzicht te verstrekken per deelnemer van: a. het aantal meters opgeslagen fysieke overheidsarchieven in de archiefbewaarplaatsen van het WBA; b. het aantal meters opgeslagen particuliere documenten en collecties in de archiefbewaarplaatsen van het WBA; c. de hoeveelheid digitale archieven opgeslagen in het e-depot van het WBA.

4

Financiële aandachtspunten: Eind 2022 is door het AB van het WBA een nieuwe verdeelsleutel vastgesteld voor de berekening van de bijdragen van de deelnemende gemeenten. De aanpassing houdt in dat vanaf 2023 de totale kosten van het WBA verdeeld worden aan de hand van alleen de meters opgeslagen overheidsarchieven. Daardoor zijn de meters opgeslagen overige archiefstukken (zoals collecties m.b.t. de lokale en regionale geschiedenis) niet meer meegenomen in de verdeelsleutel. In feite is de nieuwe verdeelsleutel een vereenvoudiging t.o.v. de oude verdeelsleutel. Het voorstel voor de aanpassing van de verdeelsleutel was één van de uitkomsten van de brede evaluatie van het functioneren van het WBA, waarbij alle deelnemers zijn betrokken. M.b.t. de verdeelsleutel zijn zes mogelijkheden onderzocht en beoordeeld. Hieruit is de nu vastgestelde verdeelsleutel als beste optie gekozen door het bestuur Verder is door het WBA vanaf begrotingsjaar 2024 een raming ‘Onvoorziene uitgaven’ opgenomen van € 60.000 per jaar. In de voorgaande jaren is de raming daarvoor geschrapt vanwege noodzakelijke bezuinigingen.

5

Financieel overzicht Bedragen in onderstaande tabellen x € 1.000 Jaarrekening 2022: Resultaat en bestemming GR

Realisatie 2022

Totaal GR

2.423

Bijdrage apparaatskosten gemeente Moerdijk (in te vullen door individuele gemeente)

256

Resultaat 2022

3 N

Resultaat bestemming toevoeging een eigen reserve GR

Resultaat bestemming terug naar gemeenten

3 N

0

Meerjarenontwikkeling GR

Begroting 2023 na wijz.

Ontwerp begroting 2024

Meerjaren begroting 2025

Meerjaren begroting 2026

Meerjaren begroting 2027

Bijdrage gemeente in apparaatskosten (zoals berekend door WBA)

313

420

433

452

464

Opgenomen in meerjarenperspectief gemeente Moerdijk

267

267

267

267

267

verschil

46 N

153 N

166 N

185 N

197 N

N.B. In afwijking van de bijdragen die door het WBA zijn berekend zal de gemeente Moerdijk in de meerjarenbegroting 2024-2027 de berekende bijdrage voor 2024 (€ 420.000) ook in de jaren 2025 tot en met 2027 als bijdrage ramen. De toename van de bijdrage blijft dan constant op € 153.000. 6

Overige aandachtspunten Toelichting op de zienswijze m.b.t. de verdeelsleutel: Punt van kritiek is met name dat verdeelsleutel nu alleen is gebaseerd op de parameters die verband houden met één van de kerntaken van het WBA, en niet op de parameters van de andere twee kerntaken, terwijl wij ervan uitgaan dat het WBA aan de uitvoering van alle drie kerntaken kosten en tijd besteed in een bepaalde verhouding. Voor alle duidelijkheid zijn hieronder de drie kerntaken opgenomen, zoals die zijn beschreven in artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling: 1. Het West-Brabants Archief vervult ten behoeve van de in artikel 3 genoemde doelstellingen voor de deelnemers alle taken inzake de: a. De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers (artikel 30 Archiefwet 1995); b. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995); c. Het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.

7

De zienswijze Gelet op bovenstaande aandachtspunten, wordt het volgende voorgesteld: 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2022/jaarstukken. 2. De volgende zienswijze op de ontwerpbegroting 2024 bij het bestuur van het WBA in te dienen:

a. Wij kunnen niet instemmen met de nieuwe verdeelsystematiek, omdat wij het niet logisch vinden om de ingebrachte particuliere archieven ten laste van het collectief te brengen. Deze zouden logischerwijs ten laste van de inbrengende gemeente moeten blijven; b. De nieuwe verdeelsleutel daarom nog niet toe te passen in de begroting 20242027; c. Een aangepast voorstel uitwerken voor de verdeelsleutel dat aansluit op de drie kerntaken die het WBA op basis van de GR voor de deelnemers uitvoert, en de deelnemers hierin te betrekken. d. Voor de invoering van de nieuwe verdeelsleutel een overgangsregeling te hanteren van minimaal 3 jaar.