Verslag auditcommissie 2 juni 2022
Tekst van het document
Verslag Auditcommissie Datum
2 juni2022
Locatie
Ruimte 1.54
Tijd
Voorzitter
Uitgenodigd Tevens
uitgenodigd
Afwezigen
18:00 - 19:15 uur G.Vos
H.J.M.A.G. van de Bergh (afwezig), J. van Brenkelen, H.J. Janse, P. Stehouwer, C.L.F. Vermunt, G. Vos, G. Wiers en M.J.M. Willegers
C,J.A. van Dorst (wethouder), A. Goslings (griffier, verslag), M. de Groot
(domeinregisseur), , J.H. Slagboom (gemeentesecretaris), H. Verbeek
(concerncontroller), dhr. G.M. Brunsveld (raadsadviseur, afwezig), dhr. C.J.A. van Dorst (wethouder financiën, afwezig) en dhr. A. Ringerwöle (controller)
1
Opening
2
Mededelingen
De heer Vos opent de vergadering en meldt de afwezigheid van de heren Van Dorst, Van de Bergh en G.M. Brunsveld.
3
Verslag en actiepuntenlijst vergadering van de rekeningcommissie van d.d. 19 mei 2022
Er zijn geen verzoeken tot wijzigingen op het verslag ontvangen. Dhr. Vos
geeft nav agendapunt 4 aan dat er abusievelijk staat Waterrijk ipv Waterwijk en dat het de POC methode (Percentage of completion) is. Verder geeft dhr. Vos aan dat zijn vraag ten aanzien van Waterwijk: waarom €2 mio negatief op de balans terwijl €3 mio winst wordt verwacht nog niet is beantwoord. Voorgesteld wordt het verslag met deze wijzigingen vast te stellen.
Besluit:
De auditcommissie stelt het verslag met deze wijzigingen vast. 4
Rechtmatigheidsverantwoording college IC rapportage
De heer Verbeek licht de memo toe. De verantwoording over 2021 is een
proefjaar, er is nu al een rapportage van het college op de rechtmatigheid en getrouwheid. Het is echter een leerproces en horen de leerpunten graag. Op
basis van de rapportage stelt het college verbetermaatregelen voor waarbij zij vooral vooruitkijkt ipv terug. Gelet wordt op de aspecten:
begrotingsrechtmatigheid, voorwaarden criterium (wet®elgeving) en M&O
(misbruik en oneigenlijk gebruik) criterium/maatregelen om dit tegen te gaan. Zorgpunten voor het tijdig afronden van de verantwoording waren het sociaal
domein, de begrotingsrechtmatigheid en het inkoopproces. De eerste twee zijn dit jaar opgelost. De heer Ringerwöle geeft aan dat het een uitgebreide notitie is en volgend jaar wat compacter zou kunnen. Hij vraagt of het leesbaar en begrijpelijk is?
De heer van Brenkelen geeft aan dat het goed leesbaar is maar vraagt hoe de onafhankelijkheid gewaarborgd is? De heer Verbeek geeft aan dat hij als
controller, gebaseerd op het control statuut, onafhankelijk is en dat een reactie van het college in een managementreactie komt. In deze verantwoording zijn geen zaken aangepast nav het gesprek met het college en management.
De heer Wiers vraagt op basis waarvan gesteld kan worden dat er bij het M&O criterium in 2021 voldoende aandacht is geweest? En wat verstaan we precies onder misbruik en oneigenlijk gebruik? En kan het college tot slot aangeven welke aanbevelingen zij overneemt? Ten aanzien van de laatste vraag wordt aangegeven dat in de paragraaf bedrijfsvoering hierover een passage wordt
opgenomen. De termen misbruik en oneigenlijk gebruik worden vanuit de MBA gedefinieerd en zullen gaan landen in een beleidskader (die is er nog niet). De M&O-risico’ en de bijbehorende beheersmaatregelen van alle significante processen zijn getoetst.
De heer Vos vraagt wat de status is van het document? De heer Ringerwöle geeft aan dat het een controle-instrument is en dat deze verantwoording
onderdeel is van de jaarrekening. Het college wil alle aanbevelingen (bijlage 3) overnemen. De accountant zal de onafhankelijkheid van de rapportage beoordelen.
De heer Willegers geeft aan dat het goed leesbaar is. Hij vraagt bij het
begrotingscriterium of afwijkingen op programma niveau of ook op individuele posten worden weergegeven? Het eerste is het geval. In de jaarrekening staan de verschillen nader toegelicht.
De heer Stehouwer vraagt of er een benchmark aan ten grondslag ligt? Aangegeven wordt dat deze nog niet voorhanden is omdat de meeste gemeenten nog niet zover zijn.
Dhr. Willegers vraagt welke onderwerpen wel/niet binnen de rapportage vallen? Dit zijn de grote processen (niet e.g de marktgelden). Afgesproken kan worden bepaalde processen roulerend op te pakken qua verantwoording en ook bij welke processen steekproeven kunnen worden gehouden.
De heer Janse vraagt wat het afwijkingspercentage is. Aangegeven wordt dat
dit in het controle protocol staat en 1% bedraagt van de totale omzet, 1.3 mio, als we erboven zitten kan geen goedkeurende verklaring worden afgegeven. €35.000 (subsidieproces) is dus een marginale afwijking,
De griffier geeft aan dat bij de aanbevelingen in de kolom wellicht aangegeven kan worden wanneer hierin voorzien wordt (in Q3 2022 of Q1 2023, iets smarter).
De heer Willegers vraagt wat de rol is van de auditcommissie ten aanzien van
deze verantwoording? De auditcommissie adviseert aan de commissie Bestuur en Middelen. De heer Verbeek geeft aan dat de Auditcommissie bij het
bepalen van de 3 speerpunten aan de accountant kan verzoeken bepaalde processen specifiek te onderzoeken.
5
Rondvraag Pagina 2
Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 6
Sluiting
De heer Vos sluit de vergadering om 19.00 uur.
Acties n.a.v. de vergadering van de auditcommissie 19 mei 2022 Agendapunt 4: concept-jaarstukken
Een overzicht van de posten die bijdragen aan het positieve resultaat over 2021. Daarbij gaat het vooral om de posten die het gevolg zijn van wel of niet uitgevoerd beleid. Het antwoord is op 8 juni 2022 verzonden.
Acties n.a.v. de vergadering van de auditcommissie 2 juni 2022 Agendapunt 3: verslag Aanpassen verslag op 2 punten. Deze punten zijn aangepast.
Pagina 3