Spoorboekje P&C-cyclus

Spoorboekje P&C-cyclus

Versie: Bestuur september 2022

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Leeswijzer ................................................................................................................................................ 4 1. De P&C-cyclus .................................................................................................................................... 5 2. De P&C-documenten ........................................................................................................................... 8 2.1 Kadernota ...................................................................................................................................... 9 2.2 Begroting ...................................................................................................................................... 11 2.3 Eerste bestuursrapportage .......................................................................................................... 13 2.4 Tweede bestuursrapportage ........................................................................................................ 15 2.5 Jaarrekening ................................................................................................................................ 17 3.

Interne controle en accountantscontrole ........................................................................................... 19 Bijlage 1 Begrippenlijst .......................................................................................................................... 21 Bijlage 2. P&C cyclus - Globale jaarplanning ........................................................................................ 23 Bijlage 3. P&C cyclus - verschillende boekjaren ................................................................................... 24 Bijlage 4. Handige informatie................................................................................................................. 25

2

Inleiding De gemeente Moerdijk heeft ruim 37.000 inwoners. Hoewel Moerdijk qua inwoneraantal daarmee een relatief kleine gemeente is, behoort het qua oppervlakte tot een van de grotere gemeenten van Noord-Brabant en is Port of Moerdijk de vierde zeehaven van Nederland. Voor het besturen en uitvoeren van alle gemeentelijke taken is jaarlijks een bedrag nodig van ruim € 110 miljoen. Tegenover deze uitgaven moet minimaal eenzelfde bedrag aan inkomsten staan. Het grootste deel hiervan is afkomstig uit bijdragen van het rijk (ruim € 60 miljoen) en uit gemeentelijke heffingen, zoals OZB (ruim € 30 miljoen). Het mag duidelijk zijn dat het belangrijk is dat deze miljoenen zo zorgvuldig en efficiënt mogelijk worden ingezet voor de inwoners van de gemeente. Hierbij is het overigens wel zo dat voor een belangrijk deel van de middelen de besteding al vastligt door verplichtingen die in het verleden zijn aangegaan, zoals personeelslasten, bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen en rente en afschrijving van investeringen. De gemeenteraad heeft hierbij een doorslaggevende rol en beslist over de doelen waaraan de beschikbare euro’s worden uitgegeven. Het college heeft daarin een beleidsvoorbereidende en een uitvoerende rol. Om dit totale proces in goede banen te leiden is de planning- en control cyclus (hierna: P&C-cyclus) ingericht.

Dit spoorboekje is bedoeld voor alle raads- en burgerleden van de gemeente Moerdijk. Dit spoorboekje geeft inzicht in het doel van de P&C-cyclus, de P&C-documenten die gedurende een jaar worden opgesteld, hoe deze zich tot elkaar verhouden, de inhoud en de planning. Dit helpt om de P&C-cyclus nog beter te kunnen doorgronden, wat onmisbaar is aangezien de P&C-cyclus een van de instrumenten voor een gemeenteraad is om invulling te geven aan haar kaderstellende en controlerende rol.

Figuur 1 P&C cyclus gemeente Moerdijk

3

Leeswijzer In de volgende hoofdstukken worden de verschillende onderdelen van de P&C-cyclus beschreven en in perspectief geplaatst. In hoofdstuk 1 wordt ingegaan op de P&C-cyclus als geheel. Wat is het doel, welke documenten worden opgesteld en waarom stellen we die documenten op? Na het lezen van dit hoofdstuk heb je een globaal beeld bij de P&C-cyclus. In hoofdstuk 2 worden de diverse P&C-documenten specifieker toegelicht. Daarbij wordt dieper ingegaan op o.a. de inhoud van de documenten, het proces en hoe de planning eruit ziet. Daarnaast wordt per P&C-document inzicht gegeven in de vraag hoe de gemeenteraad dit document in de praktijk kan gebruiken om invulling te geven aan haar kaderstellende- en controlerende taak. In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de interne controles en de accountantscontrole. Tot slot is in de bijlagen diverse aanvullende informatie terug te vinden zoals een begrippenlijst, grafische weergaven en handige links naar aanvullende informatie over gemeentefinanciën en de P&C cyclus.

4

1. De P&C-cyclus Waarom een P&C-cyclus? De P&C-cyclus geeft inzicht in en sturing op de doelstellingen van de gemeente, in hoeverre deze worden bereikt en welke (financiële) middelen daarbij nodig zijn. De gemeenteraad stelt daarbij de kaders. Hierna gaat het college samen met de ambtelijke organisatie aan de slag om hier uitvoering aan te geven. Aan het eind van de cyclus legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. De P&C-cyclus is daarmee een belangrijk instrument om als gemeenteraad invulling te kunnen geven aan haar kaderstellende- en controlerende rol. Welke documenten? Het is wettelijk verplicht voor gemeenten om in het kader van de P&C-cyclus elk jaar in ieder geval een begroting en jaarrekening op te stellen. Afhankelijk van de behoefte van de betreffende gemeenteraad, worden aanvullend daarop doorgaans een kadernota en tussentijdse bestuursrapportages opgesteld. De P&C-cyclus van de gemeente Moerdijk omvat de volgende documenten: - Kadernota - Begroting - 1e bestuursrapportage - 2e bestuursrapportage - Jaarrekening. Wat doen we ermee? De P&C-documenten worden zo opgesteld dat ze (beleids)inhoudelijk en financieel op elkaar aansluiten. Wel hebben de diverse documenten verschillende doeleinden, waarbij grofweg onderscheid gemaakt kan worden in het vooruitkijken, bijsturen en verantwoorden. Vooruit kijken De kadernota vormt het startpunt van de P&C-cyclus.

In de kadernota stelt de gemeenteraad de kaders vast voor het komende begrotingsjaar. De gemeenteraad wordt hierbij gevraagd keuzes te maken en te stellen wat in het komende jaar belangrijk is om te realiseren. De autonome (op basis van vastgesteld beleid) en nieuwe ontwikkelingen worden in beeld gebracht zodat op basis daarvan een integrale afweging / prioritering kan worden gemaakt. Hierbij wordt op hoofdlijnen een beeld van de financiële uitkomsten bij de voorliggende keuzes gegeven. De kadernota vormt dus de basis (kaders) voor het opstellen van de begroting voor het komende jaar. Het college biedt eind mei/begin juni de kadernota aan de gemeenteraad aan. De gemeenteraad stelt dit document in juli vast. In de begroting worden de gestelde kaders vervolgens nader uitgewerkt, waarbij een meerjarig inzicht wordt gegeven in de periode voor de komende 4 jaar. De begroting is het document waarin de gemeenteraad de benodigde middelen beschikbaar stelt. Door het vaststellen van de begroting stelt de gemeenteraad de na te streven effecten en doelen vast en geeft zij het college toestemming de benodigde budgetten daarvoor in te zetten. De structurele lasten mogen hierbij niet hoger zijn dan de structurele baten, oftewel: de begroting moet ‘’structureel in evenwicht’’ zijn. De provincie ziet daar vanuit haar toezichthoudende rol op toe.

De gemeenteraad ontvangt de begroting eind september/begin oktober en stelt die in november vast.

5

Bijsturen Gedurende het begrotingsjaar wordt de gemeenteraad via de bestuursrapportages (ook wel afgekort ‘berap’ genoemd) door het college geïnformeerd over de voortgang van de in de begroting gestelde doelen en de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. In de 1e bestuursrapportage wordt vooral aandacht besteed aan financiële afwijkingen voor het lopende jaar. Hierbij wordt onder andere een toelichting gegeven op de stand van zaken binnen de 15 á 20 grootste budgetten van de gemeente. Ook wanneer specifieke en politiek gevoelige doelen mogelijk niet gehaald worden, wordt dat gemeld. De gemeenteraad ontvangt de 1e bestuursrapportage in juni en stelt dit document in juli vast. In de 2e bestuursrapportage wordt naast de financiële afwijkingen ook meer integraal ingegaan op de beleidsmatige doelstellingen uit de begroting. Naast het melden van belangrijke mijlpalen worden ook beleidsmatige ontwikkelingen benoemd. Tot slot wordt in beide bestuursrapportages aandacht besteed aan eventuele afwijkingen binnen investeringskredieten en projectexploitaties. De gemeenteraad ontvangt de 2e bestuursrapportage in november en stelt dit document in december vast. Gedurende het jaar kunnen zich (onvoorziene) zaken voordoen die tussentijdse besluitvorming door de gemeenteraad nodig maken.

Hier worden dan afzonderlijke raadsvoorstellen voor opgesteld, waarbij de financiële effecten die uit die raadsvoorstellen voortkomen in een begrotingswijziging worden verwerkt. Het uitgangspunt is overigens dat de financiële effecten van nieuwe ontwikkelingen zoveel mogelijk al in de kadernota worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Dit om een integrale afweging van het inzetten van de beschikbare middelen te kunnen maken. Vaak betreft de tussentijdse besluitvorming dan ook onderwerpen die reeds in de kadernota en begroting zijn opgenomen, maar waarbij met de raad is afgesproken dat de nadere uitwerking en het beschikbaar stellen van de middelen via een afzonderlijk raadsbesluit plaatsvindt.

Verantwoorden Tot slot legt het college na afloop van het jaar via het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af. Het jaarverslag wordt opgemaakt volgens hetzelfde stramien als de begroting, zodat inzichtelijk is voor de gemeenteraad op welke wijze het college uitvoering heeft gegeven aan de begroting. Het jaarverslag is vooral beleidsmatig van aard. De jaarrekening is meer de financieel-technische vertaling van hoe een jaar in financieel opzicht is verlopen. Met ingang van 2024 dient het college in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording af te leggen. Hierbij wordt aan de gemeenteraad verantwoord of bij de uitgaven en inkomsten in de jaarrekening voldaan is aan de geldende wet- en regelgeving (voorwaardencriterium), deze passen binnen de door de raad gestelde (financiële) kaders (begrotingsrechtmatigheid) en of sprake is geweest van misbruik of oneigenlijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen (M&O-criterium). De interne controles die gedurende het jaar door de gemeente worden uitgevoerd zijn een belangrijk instrument om dat vast te kunnen stellen. De jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) wordt gecontroleerd door een onafhankelijke accountant, die is benoemd door de gemeenteraad. De gemeenteraad ontvangt het jaarverslag en de jaarrekening in juni en stelt deze in juli vast.

Na het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening komt de P&C-cyclus voor het betreffende jaar ten einde.

6

Samengevat

*Een direct gevolg van de verschillende aard van de documenten is dat gedurende een jaar documenten worden opgesteld die op verschillende (boek)jaren betrekking hebben. In bijlage 3 is dit aspect nader in beeld gebracht. 7

2. De P&C-documenten In het vorige hoofdstuk is de P&C-cyclus als geheel toegelicht. In dit hoofdstuk wordt specifieker ingegaan op de diverse P&C-documenten die samen de P&C-cyclus vormen. Per P&C-document wordt ingegaan op de volgende onderdelen: Doel Wat is het doel van het document?

Inhoud / omschrijving Welke informatie staat er in het document?

Proces Hoe komt het document tot stand en hoe ziet het bestuurlijke proces eruit?

Sturingsmogelijkheden voor gemeenteraad Hoe kan de gemeenteraad dit document in de praktijk gebruiken om invulling te geven aan haar kaderstellende- en controlerende taak?

Planning Hoe ziet de bestuurlijke planning eruit? Wanneer worden de documenten besproken in de commissieen raadsvergaderingen?

2.1 Kadernota Doel: Kaders stellen voor de (meerjaren)begroting van het komende jaar.

Inhoud / omschrijving: Welke ontwikkelingen zien we als gemeente op ons afkomen en wat vinden we de komende jaren belangrijk om te realiseren? Daar geeft de kadernota een antwoord op. De kadernota laat zien voor welke (autonome en nieuwe) ontwikkelingen onze gemeente de komende jaren staat en welke prioriteiten daarbij worden gesteld. Op basis van deze prioriteiten stelt het college een eerste versie van de kadernota op. Vervolgens kan de gemeenteraad wijzigingen voorstellen en nieuwe voorstellen doen. Het college werkt al deze zaken uit tot een begroting. Die begroting wordt in het najaar behandeld. Er worden dan in principe alleen nog beperkte bijstellingen gedaan binnen de eerder afgesproken kaders. Het opstellen van de kadernota is dus een belangrijke taak. De kadernota is compact en is als volgt opgebouwd: a) Beleidsdeel: (autonome en nieuwe) ontwikkelingen per programma b) Financieel deel: een totaaloverzicht van de financiële effecten van deze ontwikkelingen c) Financiële uitgangspunten op hoofdlijnen d) Financiële positie op hoofdlijnen

Proces Het opstellen van de kadernota is het beginstuk van de P&C-cyclus. De ambtelijke organisatie is doorgaans in de periode februari t/m medio april bezig met het opstellen van de kadernota en de gemeenteraad stelt dit document in juli vast. Ambtelijk Het proces start met het inzichtelijk maken van ontwikkelingen die we als organisatie op ons af zien komen. Deze ontwikkelingen kunnen vanuit de provincie of het rijk worden ingezet, maar het kunnen ook ontwikkelingen zijn uit het bestuursakkoord dat vastgesteld is bij de start van een nieuwe gemeenteraad. De autonome (op basis van vastgesteld beleid) en nieuwe ontwikkelingen worden door de ambtelijke organisatie in beeld gebracht zodat op basis daarvan een integrale afweging / prioritering kan worden gemaakt. Hierbij wordt op hoofdlijnen een beeld van de financiële uitkomsten bij de voorliggende keuzes gegeven. Bestuurlijk In vergelijking met andere P&C documenten heeft de kadernota een relatief lang bestuurlijk proces. Dit is een logisch gevolg van het feit dat de kadernota het document is waarin de gemeenteraad de kaders vaststelt voor de begroting die later in het jaar opgesteld wordt. Het college stelt de (concept) kadernota op waarbij de gemeenteraad ook de mogelijkheid heeft om eigen kadervoorstellen in te brengen.

Wat betreft de financiën is er een belangrijk document dat invloed kan hebben op de kadernota en de begroting die daarop volgt. Dat is de circulaire van de Rijksoverheid. Zeker drie keer per jaar (mei, september en december) komt er een geactualiseerde circulaire vanuit het Rijk waarin staat hoeveel geld gemeenten vanuit het gemeentefonds ontvangen. De kadernota is vaak al afgerond en aan de gemeenteraad aangeboden op het moment dat de financiële effecten van de meicirculaire berekend en dus bekend zijn. Om deze effecten toch mee te kunnen nemen bij de behandeling van en besluitvorming over de kadernota wordt de gemeenteraad hier afzonderlijk over geïnformeerd.

9

Sturingsmogelijkheden voor gemeenteraad De kadernota is hét P&C document waarmee de gemeenteraad invulling kan geven aan haar kaderstellende rol. De gemeenteraad geeft de kaders mee (vandaar ook de naam) voor de begroting die later in het jaar opgesteld wordt. Hierbij kan gedacht worden aan het stellen van kaders wat betreft de na te streven plannen en nieuwe activiteiten of de uitgangspunten voor het indexeren van bijvoorbeeld de OZB of andere gemeentelijke tarieven. Het college stelt de (concept) kadernota op. De gemeenteraad kan hier invloed op uitoefenen door middel van moties en amendementen. Daarnaast kan de gemeenteraad ook zelf kadervoorstellen indienen die het college mee moet nemen bij het opstellen van de begroting. Naast de inhoudelijke kaders en uitgangspunten bevat de kadernota ook een beeld van de financiële situatie van de gemeente. Hiermee wordt inzicht gegeven of de gemeente voldoende geld heeft voor de nieuwe activiteiten, of dat er meer geld of bijstellingen nodig zijn om uiteindelijk later in het jaar tot een sluitende begroting te kunnen komen.

Planning De planning voor de kadernota ziet er globaal als volgt uit: Ambtelijk Feb - april (t-1) Bestuurlijk Mei t-1 Mei t-1 Mei / juni t-1 Juni t-1 Juni t-1 Juli t-1

Document opstellen Collegebehandeling (concept) Indienen Kadervoorstellen door gemeenteraad Collegebehandeling Doorrekening meicirculaire gemeentefonds Commissiebehandeling Raadsbehandeling

10

2.2 Begroting Doel: Vaststellen van de te behalen doelen, de te leveren prestaties en de daarvoor beschikbare budgetten per programma voor het komende jaar en een doorkijk naar de daaropvolgende 3 jaren. Inhoud / omschrijving: De begroting is een nadere uitwerking van de kadernota voor met name het komende begrotingsjaar, waarbij ook vooruitgekeken wordt naar de komende jaren. De uitgangspunten en de (autonome en nieuwe) ontwikkelingen uit de kadernota worden vertaald naar de begroting. Door het vaststellen van de begroting gaat de gemeenteraad akkoord met de na te streven effecten, doelen en prestaties en geeft zij het college toestemming de benodigde budgetten daarvoor in te zetten. De begroting kan gezien worden als het contract tussen de gemeenteraad en het college, waarin is bepaald wat het college en daarmee de ambtelijke organisatie het komende jaar gaat doen en welk budget daarvoor beschikbaar is. De begroting is ingedeeld in programma’s, het is de bevoegdheid van de gemeenteraad om (bij aanvang van de nieuwe raadsperiode) de programma-indeling te bepalen. Daarnaast kent de begroting een aantal (verplichte) paragrafen, die inzicht geven in diverse programma-overstijgende onderwerpen. In de paragrafen staat belangrijke informatie voor raadsleden waarmee zij inzicht krijgen in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico's.

De begroting is opgebouwd uit de volgende onderdelen: a) Beleidsdeel Per programma komen de verschillende thema’s aan bod die aan een programma gekoppeld zijn. Per thema worden o.a. de strategische doelstellingen (wat willen we bereiken?), effectindicatoren (hoe kunnen we nagaan of het strategisch doel is bereikt?) en de prestaties (wat gaan we doen om het strategisch doel te bereiken?) toegelicht. Daarnaast wordt per programma inzicht gegeven in de baten, lasten en reservemutaties waarbij afwijkingen ten opzichte van de laatst vastgestelde begroting nader worden toegelicht. b) Financieel deel Hierin staat een overzicht van de financiële positie van de gemeente voor de komende 4 jaar. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van het begrotingssaldo ten opzichte van wat in de kadernota was voorzien. c)

Paragrafen De volgende paragrafen worden in de begroting opgenomen: - Lokale heffingen - Financiering - Weerstandsvermogen en risicobeheersing - Kapitaalgoederen - Grondbeleid - Bedrijfsvoering - Verbonden partijen - Subsidies

d) Beleidsindicatoren Dit betreft een lijst met indicatoren die landelijk zijn vastgesteld waarbij op een aantal onderdelen de cijfers van de gemeente Moerdijk worden afgezet tegen het landelijk gemiddelde.

11

e)

Diverse vaste bijlagen Dit betreft onder andere een overzicht van de incidentele lasten en baten, de geprognosticeerde (‘’voorspelde’’) balans, een overzicht van de reserves en de lasten en baten per taakveld.

Proces Het opstellen van de begroting is een omvangrijk traject. De ambtelijke organisatie is doorgaans in de periode mei t/m augustus bezig met het opstellen van de begroting en de gemeenteraad stelt dit document in november vast. Ambtelijk De eerste stap in het opstellen van de begroting is het actualiseren en onderbouwen van de verwachte uitgaven en inkomsten van alle budgetten. Nieuwe ontwikkelingen en nieuw beleid lopen hier niet in mee, deze dienen namelijk reeds in de kadernota te zijn verwerkt (zie paragraaf 2.1). Het gaat hier dus vooral om het actualiseren van de budgetten op basis van bestaand beleid. Daarnaast worden de andere onderdelen van de begroting opgesteld. Het gaat hier o.a. om het opstellen van de paragrafen en de beleidsmatige toelichtingen per programma. Per programma wordt een zogenaamde werksessie georganiseerd, waarin de betreffende ambtenaren die bij dat programma betrokken zijn de beleidsteksten schrijven. Alle aangeleverde zaken worden door financiën verzameld waarbij de maanden juli en augustus gebruikt worden om de financiële budgetaanpassingen door te voeren, het begrotingsresultaat voor de komende 4 jaar te berekenen en een compleet boekwerk te maken, dat begin september aan het college kan worden aangeboden. Bestuurlijk In september wordt de begroting in het college behandeld waarna deze wordt doorgestuurd naar de gemeenteraad.

Vervolgens is er de mogelijkheid om als gemeenteraad technische vragen te stellen. Het college beantwoord deze vragen waarna de begroting in november door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Bij de begrotingsstukken wordt ook jaarlijks een aanbiedingsnota aangeboden. Daarin worden diverse belangrijke bestuurlijke aspecten toegelicht. Ook wordt in beeld gebracht welke ontwikkelingen zijn opgetreden ten opzichte van hetgeen in de kadernota was opgenomen. De invulling van het bestuurlijke proces hangt ook deels af van de kaders zoals die eerder in het jaar in de kadernota zijn vastgesteld. Als in de kadernota bijvoorbeeld nog een financieel tekort werd voorzien, zal dat mogelijk tot een omvangrijker bestuurlijk proces kunnen leiden voor de begroting. Daarnaast kunnen in de kadernota mogelijk andere opdrachten / kaders aan het college zijn meegegeven waarover tussentijdse terugkoppeling aan de gemeenteraad wenselijk is.

Sturingsmogelijkheden voor gemeenteraad Samen met de kadernota is de begroting het belangrijkste P&C document om invulling te kunnen geven aan de kaderstellende rol van de gemeenteraad. De raad heeft het budgetrecht (de bevoegdheid om financiële middelen beschikbaar te stellen). In de kadernota heeft de gemeenteraad de kaders meegegeven waarbinnen de begroting opgesteld moet worden. De gemeentebegroting is het document op basis waarvan de raad het college daadwerkelijk machtigt (autoriseert) om geld uit te geven. Ook stelt de raad vast op welke wijze het geld moet worden besteed. Dit heet ook wel allocatie. Planning De planning voor de begroting ziet er globaal als volgt uit: Ambtelijk Mei – aug t-1 Bestuurlijk Sep t-1 Okt t-1 Nov t-1

Document opstellen Collegebehandeling Commissiebehandeling (optioneel) Raadsbehandeling 12

2.3 Eerste bestuursrapportage Doel: Gedurende het lopende jaar rapporteren over de realisatie van de doelstellingen uit de begroting en benutting van de budgetten, zodat aan de hand hiervan bijgestuurd kan worden.

Inhoud / omschrijving: In de begroting heeft de gemeenteraad de te realiseren doelstellingen en de daarbij behorende budgetten vastgesteld. Gedurende het jaar wordt de gemeenteraad via de (1e en 2e) bestuursrapportage (of berap) geïnformeerd over de voortgang met betrekking tot de doelen en budgetten die in de begroting zijn opgenomen. Dé basis dus om te zorgen dat de gemeenteraad up to date blijft en aan het eind van het jaar (bij de jaarrekening) geen verrassingen voorgeschoteld krijgt. In de 1e bestuursrapportage wordt op hoofdlijnen gerapporteerd over de financiële afwijkingen op basis van ontwikkelingen in de eerste 3 maanden met een doorkijk naar het gehele jaar. Conform de financiële verordening wordt de 1e bestuursrapportage in een beknoptere vorm opgesteld dan de 2 e bestuursrapportage. Daarmee biedt de rapportage op hoofdlijnen het benodigde inzicht om invulling te geven aan de controlerende en budgetterende rol van de gemeenteraad. In de 1e bestuursrapportage worden de volgende zaken opgenomen: a)

Een tekstuele toelichting over de 15-20 grootste budgetten. Waarbij op hoofdlijnen wordt aangeven of er ontwikkelingen te zien zijn en zo ja, welke.

b) Verwachte grote financiële afwijkingen. Dit kunnen grote afwijkingen zijn die zich voordoen binnen de 15-20 grootste budgetten, maar óók grote afwijkingen die zich binnen andere (kleinere) budgetten voordoen. Tot slot kunnen zich ook mogelijke ontwikkelingen voordoen binnen de investeringskredieten, waardoor deze mogelijk bijgesteld moeten worden. c)

Collegebesluiten. Eerder genomen (college)besluiten waarin is aangegeven dat de (financiële) effecten hiervan in de 1e bestuursrapportage verwerkt zouden worden.

De financiële effecten uit de bestuursrapportage worden verwerkt in een raadsvoorstel, waarbij de benodigde budgetaanpassingen ter vaststelling worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

Proces De ambtelijke organisatie is doorgaans in april/mei bezig met het opstellen van de 1e bestuursrapportage en de gemeenteraad stelt dit document in juli vast. Ambtelijk Door de ambtelijke organisatie wordt in beeld gebracht in hoeverre op basis van de eerste maanden van het jaar financiële afwijkingen worden verwacht in het restant van het jaar. Eind april wordt alle informatie verzameld en verwerkt in het document dat aan het college wordt aangeboden. Omdat de 1e bestuursrapportage een rapportage op hoofdlijnen is, is de ambtelijke doorlooptijd aanzienlijk korter dan bij de 2e bestuursrapportage.

13

Bestuurlijk In mei wordt de 1e bestuursrapportage in het college vastgesteld. Vervolgens wordt deze aan de gemeenteraad aangeboden waar deze in de commissie (juni) en gemeenteraad (juli) vastgesteld wordt.

Sturingsmogelijkheden voor gemeenteraad Door middel van een raadsvoorstel worden de, in de bestuursrapportage toegelichte (financiële) mutaties ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd. De gemeenteraad heeft het budgetrecht en bepaald dus in hoeverre zij akkoord gaan met de voorgestelde bijstellingen. Doordat de 1e bestuursrapportage relatief vroeg in het jaar wordt opgesteld is het doorgaans lastig om op dat moment ook al iets te kunnen zeggen over de voortgang van de in de begroting geformuleerde doelstellingen.

Planning De planning voor de eerste bestuursrapportage ziet er globaal als volgt uit: Ambtelijk April - mei t Bestuurlijk Mei t Juni t Juli t

Document opstellen Collegebehandeling Commissiebehandeling Raadsbehandeling

14

2.4 Tweede bestuursrapportage Doel Gedurende het lopende jaar rapporteren over de realisatie van de doelstellingen uit de begroting (afwijkingen en highlights) en benutting van de budgetten, zodat aan de hand hiervan bijgestuurd kan worden.

Inhoud / omschrijving In de begroting heeft de gemeenteraad de kaders en de daarbij behorende budgetten vastgesteld. Gedurende het jaar wordt de gemeenteraad via de (1e en 2e) bestuursrapportage geïnformeerd over de voortgang met betrekking tot de doelen en budgetten die in de begroting zijn opgenomen. Dé basis dus om te zorgen dat de gemeenteraad up to date blijft en aan het eind van het jaar (bij de jaarrekening) geen verrassingen voorgeschoteld krijgt. De 2e bestuursrapportage is het laatste bijstelmoment voor het lopende (boek)jaar. In de 2e bestuursrapportage wordt gerapporteerd over de voortgang van het begrotingsjaar over de periode april-september. Hierbij wordt ook een doorkijk gemaakt naar mogelijke ontwikkelingen en (financiële) afwijkingen die in de rest van het jaar nog worden verwachten. In de 2e bestuursrapportage staan de zogeheten beleidsteksten én de financiële effecten. -

De beleidsteksten gaan in op het hoe en waarom van afwijkingen en/of ontwikkelingen. Hierbij wordt met name gekeken naar de prestaties zoals deze in de begroting zijn genoemd en of deze nog steeds volgens planning gerealiseerd worden. Daarnaast worden enkele (grote) mijlpalen opgenomen die gerealiseerd zijn.

-

Bij de financiële effecten gaat het om de vraag of er voor het lopende boekjaar aanpassingen nodig zijn in budgetten en investeringskredieten, die door middel van de 2e bestuursrapportage ter vaststelling aan de gemeenteraad moeten worden voorgelegd.

Proces De ambtelijke organisatie is doorgaans in de periode augustus t/m september bezig met het opstellen van de 2 e bestuursrapportage en de gemeenteraad stelt dit document in december vast. Ambtelijk Door de diverse teams wordt nagegaan welke budgetten en investeringskredieten voor het lopende boekjaar opgehoogd of juist verlaagd moeten worden, omdat de (verwachte) uitgaven of inkomsten afwijken van de begrote bedragen. Daarnaast worden de beleidsmatige toelichtingen per programma opgesteld. Per programma wordt een zogenaamde werksessie georganiseerd, waarin de betreffende ambtenaren die bij dat programma betrokken zijn de beleidstekst schrijven. Eind september wordt alle informatie verzameld en verwerkt in het document dat aan het college wordt aangeboden. Bestuurlijk In oktober wordt de 2e bestuursrapportage in het college vastgesteld. Vervolgens wordt deze aan de gemeenteraad aangeboden waar deze in de commissie (november) en gemeenteraad (december) vastgesteld wordt.

15

Sturingsmogelijkheden voor gemeenteraad Door middel van een raadsvoorstel worden de, in de bestuursrapportage toegelichte (financiële) mutaties ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd. De gemeenteraad heeft het budgetrecht en bepaald dus in hoeverre zij akkoord gaan met de voorgestelde bijstellingen. Daarnaast biedt de 2e bestuursrapportage inzicht in eventuele afwijkingen in de doelstellingen zoals die in de begroting zijn geformuleerd. Dit stelt de gemeenteraad in staat om eventueel tussentijds bij te sturen.

Planning De planning voor de tweede bestuursrapportage ziet er globaal als volgt uit: Ambtelijk Aug – sept t Sept t Bestuurlijk Okt t Nov t Dec t

Document opstellen Doorrekening septembercirculaire gemeentefonds Collegebehandeling Commissiebehandeling Raadsbehandeling

16

2.5 Jaarrekening Doel Terugkijken naar het voorgaande boekjaar. In de jaarrekening legt het college verantwoording af over de mate waarin de gestelde doelen zijn bereikt, gekoppeld aan de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde middelen.

Inhoud / omschrijving In de begroting heeft de gemeenteraad de kaders en de daarbij behorende budgetten vastgesteld. Gedurende het jaar is de gemeenteraad via de (1e en 2e) bestuursrapportage geïnformeerd over de voortgang met betrekking tot de gestelde doelen. De jaarrekening is het sluitstuk van de P&C-cyclus van het betreffende jaar. In de jaarrekening wordt aan de gemeenteraad verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid en de daarvoor gedane uitgaven. Wat hebben we bereikt en welke middelen hebben we daarvoor ingezet? Voor de opzet en inhoud van de jaarrekening gelden wettelijke eisen die zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Uitgangspunt van het BBV is dat de jaarstukken voldoen aan de informatiebehoefte van de gemeenteraad, zodat de gemeenteraad haar controlerende rol kan uitvoeren. Daarnaast moeten gemeenten voor de jaarstukken dezelfde indeling als de begroting aanhouden. a) Jaarverslag Het jaarverslag heeft dezelfde opbouw als de begroting (zie paragraaf 2.2). Dit maakt het makkelijk(er) om in het jaarverslag in te gaan op de vraag in hoeverre de doelstellingen en prestaties uit de begroting gerealiseerd zijn. b) Jaarrekening In de jaarrekening wordt uitgebreid inzicht gegeven in diverse financiële aspecten. Dit biedt o.a.

inzicht in de financiële positie van de gemeente en de vraag waarom er meer of minder opbrengsten of kosten zijn gerealiseerd dan begroot. Proces Het opstellen van de jaarrekening is een omvangrijk proces. De ambtelijke organisatie is doorgaans in de periode januari t/m april bezig met het opstellen van deze documenten en de gemeenteraad stelt deze in juli vast. Ambtelijk Het proces komt deels overeen met het opstellen van de begroting (paragraaf 2.2) en de 2e bestuursrapportage (paragraaf 2.4). Wat het proces van de jaarrekening omvangrijk(er) maakt is het feit dat de jaarrekening het slotstuk vormt van de P&C-cyclus van het betreffende boekjaar (1 januari t/m 31 december). Om het boekjaar af te sluiten zijn diverse administratieve werkzaamheden nodig. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van facturen van het voorgaande boekjaar (die in de maand januari nog binnen komen). Vervolgens worden de andere onderdelen van de jaarstukken opgesteld. Zo worden de kosten en opbrengsten in beeld gebracht, geanalyseerd en van een toelichting voorzien indien er meer of minder kosten of opbrengsten zijn geweest dan begroot. Daarnaast wordt per programma o.a. toegelicht in hoeverre de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke mijlpalen zijn bereikt. Tot slot worden o.a. de diverse paragrafen opgesteld waarmee nader inzicht wordt gegeven in diverse programma-overstijgende onderwerpen.

Begin mei worden de jaarstukken samengesteld en ter vaststelling aangeboden aan het college.

17

Bestuurlijk Nadat het college de (concept) jaarstukken heeft vastgesteld, worden deze aan de accountant en de auditcommissie toegestuurd. De accountant controleert (in opdracht van de gemeenteraad) in hoeverre de jaarrekening een getrouw beeld geeft. De werkwijze omtrent interne controles en de accountantscontrole wordt nader toegelicht in hoofdstuk 3. Op verschillende momenten worden de jaarstukken in de auditcommissie besproken. Allereerst vindt een inhoudelijke behandeling van de jaarstukken plaats waarbij een nadere toelichting wordt gegeven op de stukken en er gelegenheid is tot het stellen van vragen. Nadat de accountant zijn controle heeft afgerond wordt in de auditcommissie ook het accountantsrapport besproken en toegelicht. De jaarstukken (incl. accountantsrapport etc.) worden vervolgens aan de gemeenteraad aangeboden ter vaststelling in juli.

Sturingsmogelijkheden voor gemeenteraad In het kader van de controlerende taak van de gemeenteraad is het belangrijk om terug te kijken of de afgesproken doelstellingen zijn gerealiseerd binnen de gestelde kaders en afspraken. Het college legt hierover verantwoording af in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). De behandeling en vaststelling van de jaarrekening is een formeel moment waarop de gemeenteraad beoordeeld in hoeverre de in de begroting gestelde doelstellingen zijn gerealiseerd binnen de beschikbaar gestelde budgetten en of het college daarbij rechtmatig heeft gehandeld.

Planning De planning voor de jaarrekening ziet er globaal als volgt uit: Ambtelijk Jan – april t+1 Bestuurlijk Mei t+1 Mei t+1 Mei t+1 Juni t+1 Juni t+1 Juli t+1

Document opstellen College vaststelling concept Accountantscontrole Bespreking in (audit)commissie Collegebehandeling Bespreking in (audit)commissie Raadsbehandeling

18

3. Interne controle en accountantscontrole Doel Doel van de interne controle en de accountantscontrole het vast te stellen of de jaarrekening een getrouwe weergave is van de werkelijkheid en dat daarbij volgens de geldende wet- en regelgeving is gewerkt. Met ingang van verslagjaar 2023 dient het college een oordeel te geven over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarrekening. Via de budgetcyclusproducten, waaronder de jaarrekening, legt het college hierover verantwoording af aan de gemeenteraad.

Ka dernota

Ja a rrekening

Begroting

Interne controle

2e bera p

1e bera p

De accountant geeft vanaf 2023 enkel een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. Een positieve beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. M.a.w. er wordt dan vastgesteld dat de verantwoording feitelijk juist en volledig is. Sturingsmogelijkheden voor gemeenteraad De gemeenteraad bepaalt de kaders ten aanzien van de interne controle door vaststelling van enerzijds de Financiële verordening en anderzijds het Controleprotocol voor de accountant. De Financiële verordening omvat kaders voor het inrichten van de administratieve organisatie en het zorgdragen voor de jaarlijkse interne controle op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. Zo wordt bijvoorbeeld vastgelegd boven welke grens c.q. percentage van de totale uitgaven het college geen goedkeurend oordeel mag geven. In het Controleprotocol legt de gemeenteraad de kaders, waaronder speerpunten, vast voor de uit te voeren accountantscontrole. Voor wat betreft de financiële kaderstelling stelt de gemeenteraad jaarlijks de kadernota en begroting vast.

Vanuit de controlerende rol stelt de gemeenteraad de jaarrekening vast. In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarrekening worden door het college eventuele verbetermaatregelen ten aanzien van de interne beheersing van de organisatie aangegeven. Inhoud/omschrijving Als basis voor de door het college aan de gemeenteraad af te leggen verantwoording dient onder meer de interne controle. Als gemeente voeren we dagelijks vele processen uit gericht op het realiseren van de door de gemeenteraad vastgestelde doelen en het leveren van kwalitatief goede producten en diensten. Daar is vaak veel geld mee gemoeid en zijn we gebonden aan wet- en regelgeving. De beheersing van deze processen is dus van groot belang. Door middel van de interne controles wordt vastgesteld of bij de uitgaven en inkomsten in de jaarrekening voldaan is aan de geldende wet- en regelgeving (voorwaardencriterium), deze passen binnen de door de gemeenteraad gestelde (financiële) kaders (begrotingsrechtmatigheid) en of sprake is geweest van misbruik of oneigenlijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen (M&O-criterium). Daarnaast wordt door middel van de interne controles vastgesteld of de cijfers in de jaarrekening juist zijn verantwoord.

19

Proces a) Controleplan Om verantwoording te kunnen afleggen over het rechtmatig handelen van de gemeentelijke organisatie stelt het college jaarlijks een controleplan vast. Hierin wordt aandacht besteed aan zowel de organisatie van de controle als de keuze voor de feitelijk te controleren processen. b) Tussentijdse rapportage rechtmatigheidsverantwoording Volgens het vastgestelde controleplan worden door de organisatie de nodige interne controles uitgevoerd. Concern Control rapporteert in september aan het management en college over de bevindingen van de uitgevoerde interne controles en doet indien nodig aanbevelingen ter verbetering van de beheersing van processen. Deze rapportage worden door het college -na toelichting en bespreking in de Auditcommissiegedeeld met de gemeenteraad. c)

Interimcontrole accountant De accountant toetst in oktober/november bij zijn interimcontrole de beheersing van de financiële processen in de administratie. De accountant maakt bij zijn interimcontrole gebruik van de door de organisatie uitgevoerde interne controles en de rapportage van Concern Control. Door middel van de Managementletter rapporteert de accountant zijn bevindingen, conclusies en aanbevelingen aan het college. De managementletter wordt voorts toegelicht en besproken in de Auditcommissie.

d) Eindrapportage rechtmatigheidsverantwoording Op basis van álle in het verslagjaar uitgevoerde interne controles rapporteert Concern Control (mei t+1) zijn bevindingen in een jaarrapportage aan het college. Als er tekortkomingen worden geconstateerd, worden door Concern Control aanbevelingen ter verbetering van de interne beheersing van processen gedaan. De jaarrapportage voorziet voor het college in alle benodigde informatie om aan de gemeenteraad verantwoording te kunnen afleggen over de rechtmatigheid van het gemeentelijke handelen. De rapportage wordt na vaststelling aangeboden en besproken met de Auditcommissie (juni t+1). De rapportage wordt eveneens als bijlage van de vast te stellen jaarrekening aan de gemeenteraad aangeboden. e)

Accountantscontrole De accountant controleert in hoeverre de jaarrekening een getrouw beeld geeft. Daarbij toetst de accountant ook de rechtmatigheidsverklaring die het college met ingang van 2023 zelf afgeeft in de jaarrekening. De accountant baseert zijn oordeel zoveel mogelijk gebruik op de door de organisatie uitgevoerde interne controles.

Planning (globaal) De planning voor de interne controle en de accountantscontrole ziet er globaal als volgt uit: Bestuurlijk Dec t-1 Sept t Okt t Nov t Nov t Dec t Mei t+1 Juni t+1 Juni t+1 Juli t+1

Vaststelling Interne Controleplan door college Bespreking Controleprotocol in Auditcommissie Vaststelling tussentijdse rapportage rechtmatigheidsverantwoording door college Bespreking Managementletter accountant in college Vaststelling Controleprotocol door raad Bespreking Managementletter accountant in Auditcommissie Vaststelling eindrapportage rechtmatigheidsverantwoording door college Bespreking eindrapportage rechtmatigheidsverantwoording college in Auditcommissie Bespreking Verslag van bevindingen accountant in Auditcommissie Vaststelling jaarrekening incl. rechtmatigheidsverantwoording door raad

20

Bijlage 1 Begrippenlijst In dit spoorboekje worden diverse ’technische’ begrippen gebruikt. In deze begrippenlijst worden een aantal van die begrippen nader toegelicht. Begrip Accountant(controle)

Begroting

Toelichting De accountant controleert in opdracht van de gemeenteraad de jaarrekening. Het doel van een accountantscontrole is om gebruikers van de jaarrekening het vertrouwen te geven dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De bevindingen legt de accountant vast in een controleverklaring, waarin hij zijn onafhankelijke mening geeft. De begroting is een van de P&C-documenten die jaarlijks wordt opgesteld (zie hoofdstuk 2.2).

Begrotingsresultaat

Het begrotingsresultaat (ook wel ‘’begrotingssaldo’’ of ‘’verwacht exploitatieresultaat’’ genoemd) is het saldo van alle begrote baten en lasten in een bepaald jaar.

Beleidsteksten

Als we het m.b.t. de P&C-cyclus hebben over ‘’beleidsteksten’’ wordt daarmee verwezen naar de inhoudelijke toelichtingen die in de diverse P&C-documenten per programma worden opgenomen en waarin o.a. in wordt gegaan op de (voortgang van de) door de gemeenteraad vastgestelde doelstellingen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) beschrijft de regels waaraan onder andere de begroting van een gemeente moet voldoen. Kijk voor meer informatie op wetten.overheid.nl De bestuursrapportages zijn twee van de P&C-documenten die jaarlijks worden opgesteld (zie hoofdstuk 2.3 en 2.4).

BBV Bestuursrapportages Boekjaar / begrotingsjaar

Budgetrecht College Exploitatiebudget

Gemeenteraad

Gemeentewet

Grondexploitaties

Interne controle

Investeringskredieten

Een boekjaar is de periode waarover een financieel verslag loopt. Het jaarverslag en de jaarrekening worden opgemaakt over een boekjaar. Het boekjaar loopt gelijk met het kalenderjaar (vanaf 1 januari tot en met 31 december). Als we het in de praktijk over het ‘’begrotingsjaar’’ hebben, wordt daarmee hetzelfde bedoeld. De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om financiële middelen beschikbaar te stellen. Dat heet ‘budgetrecht’. Het college van burgemeester en wethouders (ook wel college genoemd) vormt het dagelijks bestuur van de gemeente. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting binnen de door de gemeenteraad vastgestelde kaders. Een exploitatiebudget (vaak ook simpelweg ‘budget’ genoemd) is een in de begroting opgenomen budget ten behoeve van uitvoering van activiteiten waarvan de hoogte door de gemeenteraad is vastgesteld. Budgetten kunnen incidenteel (voor een specifiek jaar) of structureel in de begroting zijn opgenomen. De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan in de gemeente. Een gemeenteraad wordt door de inwoners van een gemeente gekozen. De taken van de gemeenteraad zijn grofweg in drieën op te delen: het vormen van de volksvertegenwoordiging, het stellen van kaders en het controleren van het college. De Gemeentewet geeft het wettelijk kader van de gemeentelijke organisatie.

De Gemeentewet ziet toe op de instelling en bevoegdheden van een drietal gemeentelijke bestuursorganen (gemeenteraad / college / burgemeester). Kijk voor meer informatie op wetten.overheid.nl Als de gemeente eigen gronden ontwikkelt, bijvoorbeeld voor woningbouw, houdt de gemeente een grondexploitatie bij. Dit is een balans van kosten en opbrengsten per locatie. Het openen, wijzigen en sluiten van een grondexploitatie is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Een interne controle heeft als doel het verkrijgen en behouden van inzicht in de interne beheersing (en daarmee de kwaliteit) van de organisatie. Op basis hiervan kan het management en het college -indien nodig- tijdig bijsturen en verantwoording afleggen. De opzet en de wijze van de controles verschillen per proces. Een investeringskrediet (ook wel ‘’investering’’ of ‘’investeringsbudget’’ genoemd) zijn door de gemeenteraad beschikbaar gestelde middelen voor de aanschaf, het gebruik en de vervreemding van duurzame middelen. Vaak hebben deze uitgaven een meerjarig karakter.

21

Begrip Jaarrekening

Toelichting

Kadernota

De kadernota is een van de P&C-documenten die jaarlijks wordt opgesteld (zie hoofdstuk 2.1). De managementletter is gebaseerd op de tussentijdse controle van de accountant. In de managementletter staan aanbevelingen voor de interne beheersing van de belangrijkste processen binnen de gemeente. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit betreft het normenkader. Daarbij gaat het zowel om Europese regelgeving, wettelijke bepalingen als eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door de gemeenteraad. Het college stuurt het normenkader ter vaststelling naar de gemeenteraad. Naast de programma's moeten gemeenten minimaal zeven programma-overstijgende paragrafen in de begroting opnemen (BBV-verplichting). In de paragrafen staat belangrijke informatie voor raadsleden waarmee zij inzicht krijgen in de financiële positie van de gemeente, de beheersmatige aspecten en de risico's. Kijk voor meer informatie op https://vng.nl/artikelen/paragrafen De P&C-cyclus (ook wel ‘budgetcyclus’ genoemd) geeft inzicht in en sturing op de doelstellingen van de gemeente, in hoeverre deze worden bereikt en welke (financiële) middelen daarbij nodig zijn.

Binnen de gemeente Moerdijk wordt jaarlijks een kadernota, begroting, 2 bestuursrapportages en een jaarrekening opgesteld. Samen vormen deze P&Cdocumenten de P&C-cyclus. Een programma is gedefinieerd als 'een samenhangend geheel van activiteiten'. Deze definitie laat gemeenten ruimte om hier zelf invulling aan te geven en de begroting aan te passen aan de lokale context. Het aantal programma’s verschilt dan ook per gemeente. In de meeste gevallen komen de programma’s overeen met de gemeentelijke beleidsvelden. Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het gaat daarbij of aan de geldende wet- en regelgeving is voldaan (voorwaardencriterium), maar ook of er geen sprake is van overschrijdingen van de budgetten (begrotingsrechtmatigheid) en of er geen sprake is geweest van misbruik of oneigenlijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen (M&O-criterium). Op grond van de Gemeentewet behoort de begroting structureel en reëel in evenwicht te zijn. Met structureel evenwicht wordt bedoeld dat structurele lasten worden gedekt door structurele baten. Met reëel evenwicht wordt bedoeld dat de geraamde baten en lasten in de meerjarenbegroting volledig en realistisch zijn.

Managementletter Normenkader

Paragrafen

P&C-cyclus P&C-documenten Programma’s

Rechtmatigheid

Structureel en reëel evenwicht

De jaarrekening is een van de P&C-documenten die jaarlijks wordt opgesteld (zie hoofdstuk 2.5).

22

Bijlage 2. P&C cyclus - Globale jaarplanning Hieronder is globaal weergegeven in welke maanden we bezig zijn met de diverse P&C documenten die in de hoofdstukken 2 en 3 van dit spoorboekje beschreven zijn. Dit geeft in 1 oogopslag een goed beeld van de P&C cyclus.

Januari Jaarrekening

Kadernota

1e berap

Maart

Februari

April

Mei

Ambtelijk

Ambtelijk

Juni

Juli

Accountant / college / commissie

College

Ambtelijk

September

Oktober

November

December

Raad

Raad

College

Raad

Begroting

Ambtelijk

2e berap

Interne controles

Augustus

College

Ambtelijk

Raad

College

Raad

Ambtelijk Accountant / college / commissie

23

Raad

Accountant / college

Raad

Bijlage 3. P&C cyclus - verschillende boekjaren Een direct gevolg van de verschillende aard van de P&C documenten (vooruitkijken, bijsturen en verantwoorden) is dat gedurende een jaar documenten worden opgesteld die op verschillende boekjaren betrekking hebben. Zo worden in juli drie documenten in de gemeenteraad vastgesteld die op verschillende (boek)jaren betrekking hebben. In de jaarrekening wordt teruggeblikt op het voorgaande jaar, in de 1e bestuursrapportage wordt inzicht geven in het lopende jaar en in de kadernota wordt vooruitgekeken naar naar toekomstige begrotingsjaren. Hieronder is dit aspect grafisch in beeld gebracht.

November

Juli

December

Vera ntwoorden en terugblikken

Afgelopen jaar

Jaarstukken

Bi js turen

Bi js turen

Lopende jaar

2e berap

1e berap

Sturen en voorui tkijken

Sturen en voorui tkijken

Volgend jaar (en meerjarig)

Begroting

Kadernota

24

Bijlage 4. Handige informatie Ben je op zoek naar nog meer achtergrondinformatie of wil je jezelf verder verdiepen in de P&C cyclus? Hieronder staan diverse handige links opgenomen waar je aanvullende informatie kunt vinden.

Vastgestelde P&C documenten Moerdijk Ben je benieuwd of op zoek naar een vastgesteld P&C document? Alle stukken zijn uiteraard in Ibabs terug te vinden. Daarnaast worden de door de gemeenteraad vastgestelde P&C documenten op de website van de gemeente Moerdijk geplaatst. Deze zijn terug te vinden op Financiële documenten | gemeente Moerdijk

Raadgever gemeentefinanciën (VNG) De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) publiceert op haar website nuttige informatie over diverse onderwerpen. Raak snel ingelezen in de belangrijkste onderwerpen over de gemeentelijke financiën, via onderstaande links: - Raadgever - de gemeentefinanciën - Raadgever - de inkomstenbronnen van gemeenten - Raadgever - gemeentebegroting en jaarrekening - Raadgever - de financiële verordening - Raadgever - financiële conditie gemeente - Raadgever - gemeentelijke belastingen - Raadgever - kostenonderbouwing van lokale heffingen - Raadgever - riool en waterzorgheffing - Raadgever - wet waardering onroerende zaken (woz) - Raadgever - inkoop en aanbesteden

Kennisbank Openbaar Bestuur Ook op de website van de Rijksoverheid is diverse informatie te vinden. Informatie m.b.t. de gemeentefinanciën is o.a. via onderstaande links te raadplegen: - Kennisbank - gemeentefonds - Kennisbank - inkomsten van gemeenten - Kennisbank - kengetallen gemeenten en provincies - Wet- en regelgeving gemeente- en- provinciefinanciën

Besluit Begroting & Verantwoording (BBV) De Gemeentewet schrijft voor dat elke gemeente jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat de regelgeving daarvoor. Op de website van de commissie BBV zijn over diverse onderwerpen notities terug te vinden. Deze notities zijn overwegend technisch / inhoudelijk van aard. In de meeste notities is daarom ook een afzonderlijk hoofdstuk opgenomen t.b.v. de gemeenteraden. -

Notities commissie bbv

Andere vragen of tips? Eventuele nadere vragen over de P&C cyclus of tips voor de verdere verbetering van dit spoorboekje zijn welkom!

25