Samenvatting raads- en griffieplan 2021-2022

Raads- en griffieplan 2021 en 2022 Samenwerken aan een toekomstbestendige griffie Verbeteren, vernieuwen en verbinden (samenvatting)

1

Voorwoord We staan aan het begin van een nieuw jaar, een jaar waarin we hopelijk weer gaan naar een ‘nieuw normaal’, waarin we een nieuwe burgemeester verwelkomen en zorgen dat de basis op orde is. Waar we als raad en college samen, in de nieuwe driehoek van burgemeester, secretaris en griffier, werken aan participatie, dienstverlening, democratische vernieuwing, de veranderopgave van de omgevingswet en gebiedsgericht werken. Het wiel hoeft hierbij niet opnieuw te worden uitgevonden. We kunnen aanhaken op ontwikkelingen die het afgelopen jaar(jaren) al in gang zijn gezet en die de basis vormen voor dit dynamische raads- en griffieplan. Het hebben van een raads- en griffieplan is al de eerste stap in de bewustwording van wat we doen, en vanuit waar we vertrekken om onze ambitie als raad waar te maken. Uitgangspunten vormen in algemene zin het coalitieakkoord (de strategische doelen binnen vijf programma’s die we in de periode 2018-2022 willen realiseren), de meerjarenbegroting 2021-2024, het nog door college en raad vast te stellen participatieplan 2.0 en de notitie die aan de basis ligt van de organisatieontwikkeling vanaf 2017 “Van goed naar beter”. Een notitie waarin de ontwikkeling wordt beschreven die de organisatie, inclusief raad en college, wil doormaken om toekomstbestendig te worden. Hierin staan ook competenties beschreven die hierbij passen.

Daarnaast dient de profielschets van de griffier als uitgangspunt, waarin duidelijk de ambitie van de raad is weergegeven de griffie te vernieuwen, gelet op de veranderende positie van de gemeenteraad in een participatiemaatschappij. Hierbij is ook het advies met verbeterpunten uit het onderzoek griffie 20192020 van Arviss Advies behulpzaam en de memo, door de bestuursadviseur geschreven, naar aanleiding van dit onderzoek. Een aantal zaken dat deze raadsperiode nog zijn beslag krijgt, is al in gang gezet. Denk in dit kader aan de Lange Termijn Kalender/raadskalender, een sturingsinstrument van de raad op basis waarvan zij haar kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol beter kan invullen. Maar ook aan een betere samenwerking tussen raad en college, de driehoek en de organisatie. De wijze waarop de begroting het afgelopen jaar behandeld is, waarmee we met elkaar nieuwe wegen zijn ingeslagen, is wat dat betreft een lichtend voorbeeld om vast te houden. In de profielschets staan ook de benodigde competenties beschreven. In het griffieplan wordt hierbij stil gestaan. Welke competenties zijn nodig om uitvoering te kunnen geven aan en de ambitie van de raad, aan het raads- en griffieplan. Wellicht zult u denken, dat wat er in het raadsplan staat weten we al.

Dat klopt, maar is voor de griffie het kader waarin we werken, en het kader dat door ontwikkelingen in de omgeving aan verandering onderhevig is (nieuwe wetgeving, digitaal vergaderen, informatieveiligheid etc). Verder gaan op de weg die we zijn ingeslagen, het durven maken van keuzes, zoals projecten waarbij we als raad aan de voorkant betrokken willen worden. Denk in dit kader aan het werkplekconcept, de sportaccommodaties en de nog in te plannen kernbezoeken. Keuzes die ook gemaakt moeten worden ten aanzien van de taken die de griffie deze raadsperiode nog kan oppakken en zaken die in de nieuwe raadsperiode aan bod moeten komen. Bij de huidige griffie-omvang is er weinig ruimte om naast reguliere zaken extra taken op te pakken en invulling te geven aan de ambitie die de raad heeft. De inzet die uit dit raadsplan volgt is dan ook om de omvang van de griffie, passend bij de ambities van de raad, te vergroten. Wij willen werken aan een toekomstbestendige griffie voor Moerdijk, waarbij de kernwaarden wat ons betreft zijn: verbeteren (basis op orde), vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de participatiemaatschappij) en verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners). Waarbij we ook willen werken aan de benodigde cultuur en mores (wijze van omgaan met elkaar), dat begint bij vertrouwen.

In mijn beleving betekent dit dat we met frisse ambitie én gezond realisme 2021 ingaan. Frisse ambitie omdat we allemaal een positieve bijdrage willen leveren aan een goed woon- en werkklimaat voor de inwoners, organisaties en bedrijven in Moerdijk. Maar laten we dat met een gezond realisme doen. 2

Niet alles tegelijk aanpakken, maar stapsgewijs, zoals in het raads- en griffieplan beschreven. Het plan is opgesteld op verzoek van de werkgeverscommissie, is voor de raad een sturingsmiddel en geeft een helder beeld van wat de raad van de griffiemedewerkers mag verwachten en andersom. Het is tevens de basis voor de werkwijze van de griffie en daarmee een sturingsmiddel voor de griffier. Omdat we dat op een realistische wijze willen oppakken, is het een tweejarig plan. Het kost immers tijd om een nieuwe cultuur en structuur met elkaar te vinden. Stabiliteit in de werkwijze vinden, betekent dat je niet jaarlijks van koers verandert. Uiteraard monitoren we wel de voortgang en actualiteit van het raads- en griffieplan voor ons een dynamisch document dat mogelijk leidt tot een addendum in de nieuwe raadsperiode rekening houdend met de ambities van de nieuwe raad en van de nieuwe burgemeester die hierin een meewerkend voorman of vrouw kan zijn.

Namens de griffie van Moerdijk,

Ariëtte Goslings Griffier

3

1.

Raadsplan 2021 – 2022

1.1

Vastgestelde ambities en uitgangspunten: waar staan we nu?

Samen werken aan de strategische doelen verwoord binnen de vijf programma’s: Samen aan de slag voor het klimaat In Moerdijk, Prettig en veilig wonen en leven in Moerdijk, Economie als versneller voor een vitaal Moerdijk, Ondersteuning voor mensen die het nodig hebben en Partnerschap in een veranderende samenleving. Dit raads- en griffieplan biedt de mogelijkheid om planmatig de uitgangspunten Van Goed Naar Beter (in samenhang met de wensen van de raad) te vertalen naar de griffie en van daaruit de ontwikkelopgave voor de griffie te formuleren. Wat voor raad willen we zijn? Het verlangen om te vernieuwen kan worden uiteengezet langs de thema’s Inhoud, proces en relatie, zoals in onderstaande tabel uiteengezet is: NB De onderstaande opsommingen zijn niet uitputtend.   

   

Inhoud Aansluiten bij maatschappelijke ontwikkelingen en opgaven. Sturen op hoofdlijnen op basis van goede informatie. Experimenteren met nieuwe democratische vormen: o Nieuw werkplekconcept o Kernbezoeken o Groenbeheer (uitgesteld) o Binnensportaccommodatie Democratic challenge (kadervoorstel). Visie op (inwoners) participatie. Doorontwikkeling van gebiedsgericht werken. Grip/Zicht op verbonden partijen (notitie vergroten betrokkenheid verbonden partijen).

      

Proces Een eigentijdse vergadercyclus. Aan de voorkant betrokken zijn. Werken met scenario’s. Een goed en levendig debat. Effectief en doelmatig. Zorgvuldigheid en transparantie. Een passende werkbelasting.

   



Relatie Goede relatie met het college. Goede relatie met de organisatie. Goede relatie met de samenleving (op het vinkentouw zitten). Goede samenwerking binnen de driehoek, burgemeester, griffier en gemeentesecretaris. Goede relatie tussen de raadsleden onderling

Hoe/op welke wijze kunnen we dat doen? De ambitie van de raad bepaalt de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende rol. Op basis van deze rollen is het mogelijk om concreet te maken wat de rol van de griffie moet zijn in de ondersteuning van de raad. Participatie en de controlerende rol Met goede overheids- en/of inwonersparticipatie verandert de controlerende rol. In plaats van controle op het eindresultaat (uitkomst van het besluitvormingsproces) schuift de controle op naar controle op het proces zelf. Is het goede proces doorlopen? Zijn inwoners aan de voorkant betrokken? Is er sprake van goede vertegenwoordiging van alle belangen uit de samenleving? Heeft de gemeente de spelregels voor participatie goed gevolgd? De uitkomst van het proces kan met deze werkwijze in theorie anders zijn dan de oorspronkelijke wens van de raad, maar kan mogelijk wel op meer draagvlak rekenen in de samenleving.

4

Rol voor de griffie: Coachen, adviseren maar ook concreet organiseren op experimenten om participatie anders vorm te geven. De griffie kan sturen op het proces dat de rol van de raad aan de voorkant (bijv. in een startdocument en RV/participatieparagraaf) wordt beschreven. Vertegenwoordigende rol en goede relatie met de samenleving Deze rol en ambitie liggen in elkaars verlengde. Toch constateert de raad zelf dat er soms weinig tijd is om midden in de samenleving te staan. Alleen al het lezen van stukken kost dusdanig veel tijd dat er weinig resteert voor ontmoetingen met inwoners, organisaties en ondernemers. Een van de zaken die de raad in dit kader wil oppakken zijn de kernbezoeken. Corona maakt dat op dit moment lastig. Zodra dit fysiek weer kan zal dit opgepakt worden. Mogelijke rol voor de griffie: In samenspraak met de ambtelijke organisatie hierop organiseren, denk bijvoorbeeld aan kernbezoeken. Door dit slim te plannen en in te richten kunnen mogelijk zelfs combinaties gemaakt worden met raadsinformatiebijeenkomsten of zelf vergaderen op locatie. De kaderstellende rol en de wens om effectief en efficiënt te zijn De wens om kaderstellend te zijn verliest het soms van de behoefte om ook op details mee te sturen. Dit kan ten koste gaan van effectiviteit en de efficiency van de raad. Een antwoord kan zijn: meer op afstand sturen en kaders stellen.

Uiteraard gefaciliteerd door goede adequate informatie. Mogelijke rol voor de griffie: De griffie kan de raad spiegelen op de neiging om in de inhoud te duiken. Toezien op adequate informatievoorziening en de vergadercyclus zo inrichten dat deze ondersteunend is aan de wens om effectief en efficiënt te zijn én er meer ruimte is voor een levendig debat. Een bureau kan de raads- en commissievergaderingen observeren en met tips voor verbetering komen (trainen debatvaardigheden, kort formuleren, labelen etc.). Ook door samen met het college en de organisatie slim te organiseren en te programmeren kan de raad ondersteund worden in de focus op de kaderstellende rol. Participatieplan 2.0 als basis Meer en beter gebruik maken van de kracht van de raad, college en ambtelijke organisatie samen, ieder vanuit zijn eigen rol. Het vast te stellen participatieplan 2.0 kan hiervoor als goede basis dienen. Onderdeel van deze notitie is het uitgangspunt om samen ontwikkelingen op de thema’s participatie, dienstverlening, democratische vernieuwing, de veranderopgaven van de omgevingswet en gebiedsgericht werken stap voor stap te vertalen naar beleid. Niet alleen als raad en college maar ook samen met de inwoners.

Daarnaast heeft de raad het afgelopen jaar drie pilots gekozen waarop zij vanaf het begin van het beleidsproces betrokken wil worden: het werkplekconcept, binnensportaccommodaties en kernbezoeken. De in de eerste alinea genoemde ontwikkelingen kunnen ook zijn weerslag hebben op de wijze waarop we vergaderen. Dit jaar nog zal dan ook gekeken worden welk vergadermodel hierbij het beste past en of voorbereidende vergaderingen ook weer meer op locatie/in de kernen kunnen worden georganiseerd.

5

2.3.1

Uitvoering: welke acties zijn nodig?

Het is aan de raad om te bepalen hoe de concrete taken en bevoegdheden worden ingevuld. In het onlangs verschenen rapport ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’ adviseert de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) om normen te ontwikkelen voor de omvang van de ondersteuning aan de raad (omvang van de griffie) en deze middelen ook in een verordening vast te leggen. Een goede ondersteuning is essentieel voor een goed functionerende raad. In de vorig jaar opgestelde profielschets voor de nieuwe griffier zijn de taken benoemd die hierna worden uitgewerkt. 2.3.2

Ontwikkelen en bewaken procedures, inclusief basis op orde (nieuwe VNG verordeningen en regelgeving)

Deze raadsperiode (2021-2022) Een aantal oude verordeningen behoeven een update. Voorgesteld wordt de meeste verordeningen nog in deze raadsperiode te herzien. Verder is het AVG verwerkingsregister van processen van de raad (denk aan verwerken van namen van insprekers in verslagen die op internet gepubliceerd worden e.d.) nog niet voorhanden. Daarnaast wil de griffier samen met de nieuwe burgemeester werken aan het opstellen van een integriteitsbeleid en daarna in de nieuwe raadsperiode een integriteitsplan opstellen. Volgende raadsperiode (2022-2026) Het nieuwe advies van de ROB stelt voor, vanwege de verschillende bevoegdheden, de ambtelijke ondersteuning (collegebevoegdheid) en fractievergoeding (raadsbevoegdheid) los te koppelen. De huidige verordening op de ambtelijke ondersteuning en fractievergoeding moest al herzien worden, waarbij dit nieuwe advies betrokken kan worden. Bij de kennismakingsgesprekken hebben raadsleden een aantal zaken aangegeven, zoals het gebruik van inspreekrecht door burger- (en raadsleden), het maken van een spreektijdenregeling, het bespreekbaar maken van een raadsprogramma. In een overdrachtsdocument van de oude aan de nieuwe raad kunnen dit soort zaken een plek krijgen. 2.3.3

Adviseren over aanvliegroute en inzet instrumenten raad

Deze raadsperiode (2021–2022) Aan de (burger-) en raadsleden die nieuw zijn aangetreden kan gevraagd worden aan welk type ondersteuning zij deze raadsperiode nog behoefte hebben zodat hierin kan worden voorzien. Nieuwe raadsperiode (2022-2026) In het inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden zal specifiek een avond gewijd worden aan het raadsinstrumentarium en de wijze waarop de raad van Moerdijk werkt. Er is behoefte om de medewerkers middels een leidraad en interne communicatie uit te leggen welke mogelijkheden ze hebben om informatie met de raad te delen, welke commissievormen er zijn, hoe raadsvoorstellen aangeleverd dienen te worden etc. Op dit moment is de griffie samen met BI bezig om de processen van het college en de raad beter op elkaar te laten aansluiten. 6

2.3.4

Aanhaken bij (toekomstige)ontwikkelingen organisatie en afstemming interne gremia (Steam, bila gemeentesecretaris en driehoek)

Deze raadsperiode (2021–2022) Deze resterende raadsperiode zullen verdere stappen worden gezet binnen de diverse thema’s benoemd in de participatienotitie. Het zou mooi zijn als aan het einde van deze raadsperiode de quick-scan lokale democratie kan worden uitgevoerd die als nul-meting kan dienen voor de volgende raadsperiode. Middels werkgroepen waaraan de griffie deelneemt wordt verder gewerkt aan de digitale toegankelijkheid, het bestuurlijke besluitvormingsproces gekoppeld aan het zaaksysteem en aan de opvolger van de lange termijn agenda (raadskalender).Ten aanzien van dit laatste onderwerp is afgesproken dat de griffier iedere raadscyclus bij de organisatie (het S-team) aanhaakt met het oog op planning, programmering en sturing. Nieuwe raadsperiode (2022-2026) In de nieuwe periode kunnen op basis van de uitkomsten uit de quick-scan lokale democratie keuzes worden gemaakt en een verbeteragenda worden opgesteld: ten aanzien van de wijze waarop we met inwoners en de stads/en dorpstafels omgaan, hoe deze georganiseerd zijn, maar ook hoe onze besluitvorming tot stand komt en wordt teruggekoppeld. Ook kan bezien worden of de huidige inspraakmogelijkheden nog voldoen of dat er wellicht ook op dat gebied vernieuwingen mogelijk zijn. Dit sluit ook aan bij het aanpassen van de inspraakverordening en komende participatieverordening.

In de quick-scan kijken alle actoren naar elkaar: raad, college, organisatie en dorps/stadstafels en inwoners. Er is sprake van zowel een interne als een externe oriëntatie. Alle actoren geven daarbij verbeterpunten aan op basis waarvan het gesprek gevoerd kan worden en concrete acties (de verbeteragenda) kunnen worden opgesteld. 2.3.5

Coördinatie logistieke & organisatorische ondersteuning (inplannen vergaderingen, plaatsen stukken, doorzetten mails, vergoeding burger/raadsleden, afhandeling facturen etc.)

Deze raadsperiode (2021–2022) Corona heeft er voor gezorgd dat de griffie extra inzet moest plegen zodat digitaal vergaderen en besluiten mogelijk werd (tijdelijke wet digitale besluitvorming). Ook in 2021 zal dit nog voortduren waarbij steeds de balans gezocht moet worden tussen wat kan en wat wenselijk is. De schakel griffie-bestuurlijke informatievoorziening (BI) is essentieel: daar loopt de informatie voorziening (individuele raadsvragen, technische vragen, art.35 vragen, informatie voor nieuwsbrief en raadsinformatiebrieven etc.) langs. Een interne werkgroep is momenteel bezig om te bezien of dit de beste wijze is of dat het mogelijk nog anders kan, daarbij speelt het nieuwe zaaksysteem en het eigenaarschap van de beleidsmedewerkers een belangrijke rol. Onlangs is een enquête uitgezet onder de raadsleden om te bezien aan welke apparatuur en ondersteuning de raad behoefte heeft. Op basis van de uitkomsten hiervan wordt budget aangevraagd voor de nieuwe raadsperiode (aanschaf laptops voor raadsleden en ondersteuning ICT). Nieuwe raadsperiode (2022-2026) Het nieuwe zaaksysteem moet de griffie ook ondersteunen, zeker als er een koppeling met I-Babs / Notubiz gemaakt kan worden. Dit scheelt veel administratieve handelingen en het invoeren van dezelfde data op verschillende plekken.

In de nieuwe raadsperiode hoopt de raad over een goed functionerende raadskalender te beschikken op basis waarvan de raad kan sturen en keuzes kan maken. 7

2.3.6

Voorbereiding en uitvoering diverse gremia (presidium, werkgeverscommissie, rekeningcommissie, commissievoorzittersoverleg t.b.v. commissies, informatieavonden, raad en werkgroepen)

Deze raadsperiode (2021-2022) De informatieavonden zijn qua voorbereiding op de inhoud bij het college gelegd, de griffie heeft een protocol geschreven voor de medewerkers om aan te geven wie wat doet en wat de griffie regelt qua organisatie. Afhankelijk van het aanbod aan raadsvoorstellen zijn de commissieavonden waar mogelijk raadsbreed gehouden en geclusterd per thema (Fysiek, Sociaal en Bestuur & Middelen). Verder is er de laatste maanden veel werk verzet door de griffie en de benoemde leden van de vertrouwenscommissie om de benoemingsprocedure burgemeester in goede banen te leiden. De raad organiseert nog hoorzittingen terwijl dit nergens in de verordening staat; moeten we dit als raad in de toekomst nog willen doen (indien ja, dient de verordening hierop te worden aangepast). Het houden van een hoorzitting is namelijk geen wettelijke verplichting. Ook zou dit door een onafhankelijke commissie kunnen worden opgepakt. Dit advies kan ook in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad worden opgenomen. Tevens dienen de informatieavonden te worden geëvalueerd. Willen we het op deze wijze (college verantwoordelijk) continueren, dan dient de verordening hierop te worden aangepast.

Maar nog breder voor het huidige vergadermodel en de frequentie van de vergaderingen: willen we nog drie afzonderlijke commissies of willen we een meningsvormende avond waarin de onderwerpen per thema (domein) worden geclusterd? Volstaat het eens in de zes weken vergaderen (denk hierbij ook aan de termijnen van de nieuwe Omgevingswet), of is het bijvoorbeeld wenselijk iedere maand een gespreksavond/infoavond (week 1), een meningsvormende avond (oude commissie/week 2) en een besluitvormende vergadering te hebben (week 4)? De griffie wil in 2021 nog het huidige vergadermodel evalueren en met een voorstel komen. Op dit moment speelt de griffie een rol in de werkgroepen binnensportaccommodaties, werkplekconcept, omgevingswet, ICT, arbeidsmigranten (tijdelijk) en mogelijk programmabegroting (proces budgetcyclus). Terughoudendheid in het instellen van teveel werkgroepen is geboden, daar er ook voor moet worden gewaakt dat er een informatieachterstand ontstaat bij de overige (burger)raadsleden. Tot slot dient het komende jaar nog invulling te worden gegeven aan de rekenkamer, dit ook op basis met het oog op de nieuwe wetgeving. Nieuwe raadsperiode (2022-2026) In de nieuwe raadsperiode met een nieuwe driehoek en met een griffie die op sterkte is, hoopt de griffier invulling te geven aan de taken waarvoor zij als inhoudelijk en strategisch adviseur is aangesteld.

Naast reguliere taken ook aandacht hebben voor specifieke taken op het gebied van burgerparticipatie, raadscommunicatie (zie ook onder 2.2.7), meer zicht op verbonden partijen (zie ook onder 2.2.8) en oog voor nieuwe wetgeving en ontwikkelingen die proactief aan de raad kunnen worden voorgelegd. Budget In het griffieplan staat de onderbouwing van de gewenste omvang voor de griffie 2021 en verder, zijnde 3,67 fte (1,38 fte erbij). In het advies dat aan de ROB gedaan is op basis van haar rapport staat 8

dat de gemiddelde bemensing van een griffie 2,85 fte bedraagt en dat met minder dan 3 fte een inhoudelijke ondersteuning op de vele beleidsterreinen onbegonnen werk is. De griffie Moerdijk is momenteel 2,28 fte (begroot). Tijdelijk tot 1/6 en 1/11 uitgebreid met 0,31 fte tot 2,59 fte). Het is goed om te weten dat de griffieomvang tot 2012 wel 3,28 fte was en dat jaar 1 fte op de griffie omvang is wegbezuinigd. 2.3.7

Training en opleiding (zowel van griffie als raadsleden/burgerleden als t.b.v. kweekvijver fracties/burgerleden)

Deze raadsperiode (2021-2022) De vraag kan uitgezet worden of en zo ja welke trainingsbehoefte er bij de (burger)raadsleden nog is. Hierbij kan het format gebruikt worden dat door de Vereniging van Raadsleden is ontwikkeld, opleidingsbehoefte individueel en per fractie. Wel zal er nog een avond georganiseerd worden over de rechtmatigheidsverantwoording door het college (dit onderwerp is aan de orde geweest in de rekeningcommissie) en een webinar over de evaluatie nota verbonden partijen en de nieuwe WGR. Ook zal een aantal werkbezoeken worden georganiseerd zodra dit fysiek weer kan (zoals een wegenschouw/onderhoud en beheer wegen). Afgelopen jaar is een start gemaakt met de cursus Politiek Actief, die komend jaar voortgezet wordt. De griffie medewerker zal op bezoek gaan bij een gemeente die een raadscommunicatie-adviseur in dienst heeft om te horen wat zij aan raadscommunicatie doen en hoeveel tijd aan de verschillende onderdelen wordt besteed. Nieuwe raadsperiode (2022-2026) Er zal een inwerkprogramma op maat worden ontwikkeld voor de nieuwe raad van Moerdijk. Met het presidium zal overlegd worden aan welke trainingen de raad behoefte heeft. De griffie zal, in samenwerking met de organisatie met een voorstel komen.

Ook kunnen hierbij collectieve bijeenkomsten samen met het college worden belegd met een teambuildend karakter en komen onderwerpen aan de orde als de gedragscode en integriteit. Het is kennismaken met de organisatie en elkaar, het opdoen van inhoudelijke kennis (instrumenten van de raad, wetgeving) maar ook het eigen maken van benodigde vaardigheden (debattraining, voorzitterstraining of een training in gemeente financiën/begrotingscyclus). Ook de digitale leeromgeving (leeromgevingraadsleden.nl) kan worden ingezet en wellicht gekoppeld worden aan Ibabs. Hierin is veel algemene informatie te vinden die voor nieuwe (burger)raadsleden die als kennisvergaring en naslagwerk handig is. 2.3.8

Communicatie vanuit raad en inwonersparticipatie (en communicatie intern)

Deze raadsperiode (2021-2022) Er zijn meerdere invalshoeken: participatie stimuleren, bekendheid van raad en raadsleden vergroten, positioneren van de raad en verbinding leggen met inwoners, bedrijven en externe partners. Nu is de raadscommunicatie nog niet gebaseerd op een jaarplan en zetten we in op de quick-wins: benutten van het twitteraccount bij iedere informatieavond, commissie- en raadsvergadering en indien mogelijk over de genomen besluiten. 9

Ook het bijhouden van de Facebook pagina van de raad hoort hierbij: plaatsen van achtergrondinformatie over de actuele stand van zaken omtrent de benoemingsprocedure burgemeester, de komst van een nieuw (burger)raadslid, de genomen besluiten of informatie in de aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen. Dit jaar willen we starten met de kernbezoeken en daarmee met de inwonerparticipatie. Hopelijk is dat dit jaar weer fysiek mogelijk. Zo kunnen inwoners, maatschappelijke organisaties en instellingen die bij een kern betrokken zijn actief uitgenodigd worden om onderwerpen aan te dragen op basis waarvan de griffie een agenda per kern (gebaseerd op de uitkomsten van de Quick Scan Lokale Democratie) kan opstellen en (burger)raadsleden kunnen intekenen om in een bepaalde kern het gesprek aan te gaan. Hierbij zal ook de ambtelijke organisatie worden betrokken en kan het college toehoorder zijn en indien gewenst over uitvoeringszaken het woord krijgen. Ook zou het leuk zijn de banden aan te halen met de jeugdraad, te horen waar zij deze periode mee bezig zijn geweest en welke tips zij hebben ten aanzien van inwonerparticipatie. De uitkomsten van de quick-scan lokale democratie kunnen ook hiervoor input leveren.

Nieuwe raadsperiode (2022-2026) In de nieuwe raadsperiode willen we ook werken met een jaarplan voor de raadscommunicatie, waarin alle activiteiten opgenomen worden, de reguliere communicatie en de specifieke projectcommunicatie (denk aan een verkiezingsdebat, en na de installatie van de nieuwe raad, het voor het voetlicht brengen van alle partijen, eventuele chatsessies met raadsleden etc.). Het thema ‘Gast van de raad’ kan uitgebreid worden als hiervoor uren beschikbaar zijn met projecten als de raad in de klas en kan de verbinding gezocht worden met de jeugdraad – dit ook met input vanuit de quick-scan lokale democratie. Budget Om goed invulling te geven aan taken die hierboven is een structurele ureninzet van 12 uur hiervoor nodig is (nu gemiddeld minimaal 2 uur per week), gebaseerd op de ureninzet bij een aantal griffies van gemeenten die met raadscommunicatie aan de slag zijn gegaan. 2.3.9

Deelname aan regionale overleggen

Deze raadsperiode (2021-2022) De griffier neemt deel aan de griffiersoverleggen die in De6 verband en de Griffierskring West-Brabant georganiseerd worden. In dit overleg zijn regionale raadsvoorstellen voorbereid (steeds door een wisselende groep griffiers) en besproken (aanvliegroute/behandeling stukken in diverse raden). Op dit moment is er alleen voldoende tijd om te participeren maar niet om hierin actief te zijn, wat voor de doorontwikkeling van de griffie(r) en de externe oriëntatie van de griffie en raad essentieel is. Versterking Moerdijkse betrokkenheid t.a.v. verbonden partijen Vorig jaar zijn we in Moerdijk begonnen met het ambassadeurschap voor Verbonden Partijen: vooraf zijn afspraken gemaakt over welke raadsleden zich richten op welke verbonden partijen. Het presidium heeft ingestemd om dit jaar een stapje verder te gaan: de ambassadeurs gaan we ook inzetten in het proces van de kaderbrieven. De regiefunctionarissen nemen voordat de gespreksnotities worden opgeleverd contact op met de ambassadeurs over de kaderbrieven.

10

Nieuwe raadsperiode (2022-2026) Het zou mooi zijn als het experiment om de P&C cyclus “anders” aan te vliegen dan voorheen door verder in te zetten op het ambassadeurschap structureel een plaats in de P&C cyclus krijgt. Daarnaast moeten we kijken op welke Gemeenschappelijke Regelingen (GR) extra aandacht gevestigd kan/moet worden zodat de diverse gemeenschappelijke regelingen in zicht blijven. 2.3.10

Leiding geven aan team griffie

Vanaf de komst van de nieuwe griffier vindt wekelijks op dinsdagochtend griffie-overleg plaats en koppelt ieder zaken terug (uit presidium, werkgroepen etc.) die relevant zijn. Ook worden de acties voor de week doorgenomen. Deze raadsperiode (2021-2022) Vanwege de kwetsbaarheid, leeftijdsopbouw (allen 45+) en alle taken die er liggen (zowel reguliere taken, taken om de basis op orde te krijgen en plustaken om invulling te geven aan de ambities van de raad) is griffie uitbreiding nodig (1.38 fte). Dan kunnen de actiepunten die onder 2.3.1 t/m 2.3.8 staan aangegeven, verwerkt in het griffieplan worden uitgevoerd. Budget Er is een extra budget van € 113.263 nodig (waarbij P&O uitgaat van de maximale inschaling) om invulling te geven aan de functie voor een raadsadviseur/commissiegriffier, een raadscommunicatie adviseur en voor de urenuitbreiding voor de plv. griffier en de griffie-medewerker. Dit zal in een apart raadsvoorstel worden voorgelegd.

11

Griffieplan 2021 – 2022 3.1

Inleiding

De griffie is de ambtelijke, onafhankelijke, ondersteuning van de gemeenteraad als collectief, van alle individuele raadsleden, burgerleden en van de burgemeester in zijn rol als voorzitter van de raad en van de commissievoorzitters. De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerkers en is tevens de eerste adviseur van de raad. De griffie zorgt ervoor dat vergaderingen van de raad en alle door de raad ingestelde gremia in goede banen worden geleid, verzorgen de informatievoorziening (‘stukkenstroom’) van en naar raad en helpen raadsleden bij het formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. Verder verzorgen zij de communicatie voor de raad (gewenste ontwikkeling), voorzien in de behoefte tot training en opleiding, fungeren als vraagbaak, en toetsen en bewaken een juiste besluitvorming door de raad. Het griffieplan is een logische vertaling van de ambities van de raad (in bestuursakkoord/begroting en raadsplan). In de opbouw van dit griffieplan is de doorvertaling weergegeven naar inrichting, capaciteit en kwaliteit van de griffie. Om alle ambities van de raad waar te maken en alle taken die hierna expliciet benoemd staan uit te voeren is uitbreiding op de griffie nodig. Anders kunnen wij slechts de ‘winkel’ openhouden en de reguliere zaken oppakken maar niet verbeteren, vernieuwen en verbinden als kernwaarden waar wij als griffie voor zouden willen staan. 3.2

Kernkwaliteiten griffie Moerdijk

Om de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen goed te kunnen ondersteunen, staan bij de griffie de volgende kernwaarden centraal:  Verbeteren (basis op orde),  Vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de participatiemaatschappij) en  Verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners). Daarnaast sluiten we graag aan bij de kernwaarden die de organisatie zich in Van Goed Naar Beter heeft gesteld: samenwerken, bevlogen, aansprekend en vertrouwd. Voor de griffie zijn de volgende kernkwaliteiten/competenties gewenst:  Onafhankelijk. De griffie ondersteunt de hele raad zonder onderscheid naar deze of gene fractie. De griffie is benaderbaar, integer en toegankelijk voor raadsleden, ambtenaren, burgemeester, wethouders, inwoners, maatschappelijke organisaties en andere betrokkenen.  Deskundig. De griffiemedewerkers hebben een constructieve, signalerende en probleemoplossende houding en kunnen goed functioneren in het politiek-bestuurlijk-ambtelijke krachtenveld. Ze weten waar het om draait en hebben kennis van zaken.  Gericht op samenwerking. De griffiemedewerkers hebben, binnen en buiten de gemeentelijke organisatie een goed en relevant netwerk en zijn binnen deze netwerken gericht op samenwerking. Dit komt de informatiepositie en de onderlinge kennisuitwisseling ten goede.

Daarnaast zijn nog aanvullende competenties op de griffie vereist, denk aan: politiek/bestuurlijke sensitiviteit, daadkracht en vernieuwingsgerichtheid. De competentiescan, door de Nederlandse vereniging van griffiers is gemaakt, kijkt nog naar een breder pakket aan benodigde competenties, waaronder ook stressbestendigheid, communicatie, initiatief, analytisch vermogen etc. Het is aardig deze scan door de medewerkers van de griffie te laten doen om zo te kijken waar we als griffie staan en waarop een ieder zich nog verder kan ontwikkelen.

12

3.3

Formatie griffie

De formatie van de griffie is aan verandering onderhevig. Dit heeft enerzijds te maken met de omvang van de gemeente ( inwoners) en anderzijds met de ambitie van de raad. Voor de uitvoering van alle taken genoemd in het raadsplan is de volgende omvang van de griffie minimaal benodigd. Functie/competenties

Omvang

Taken

Griffier

1 fte (36 uur)

Algemene leiding en coaching als strategische griffier (externe en interne oriëntatie) richting griffie, raad, presidium, werkgeverscommissie, budgethouder producten van de griffie en de raad, rekeningcommissie, driehoek, Steam, advisering burgemeester, griffiers overleg D6 en WestBrabant, dorps/stadstafels, maatschappelijke organisaties en inwoners Advisering aan raadsleden en advisering aan ambtelijke organisatie (o.a. gebruik instrumenten raad, aanvliegroute en kwaliteit stukken)

Is nu 1 fte

Raadsadviseur, 1e plv. griffier

0,78 fte (28 uur) Is nu tijdelijk 0,78 tot 1/6/21 Nu nog begroot 0,67 fte (24 uur)

Raadsadviseur

0,89 fte (32 uur) Nu 0,2 fte (Ricus)

Adviseur Raadscommunicatie (**)

0,33 fte (12 uur) Is nu niet voorhanden

Focus op commissievoorzittersoverleg, 1 of 2 commissies en werkgroepen. Coördinatie informatieavonden iom 2e commissiegriffier. Aanvullende taakaccenten als facturering. Advisering aan raadsleden en advisering aan ambtelijke organisatie (o.a. gebruik instrumenten raad, aanvliegroute en kwaliteit stukken) Focus op 1 of 2 commissies, en werkgroepen, coördinatie informatieavonden. Aanvullende taakaccenten zoals ICT ondersteuning. Advisering aan raadsleden en advisering aan ambtelijke organisatie (o.a. gebruik instrumenten, aanvliegroute en kwaliteit stukken) Ontwikkelen communicatieplan griffie, waarin communicatie over besluitvorming raad, positionering en profilering raad, raadsleden, verzorgen gast van de raad, afstemming met communicatie gemeente (**) wellicht optie deze ondersteuning middels ambtelijke bijstand te verkrijgen.

Administratieve ondersteuning

0,65 fte (24 uur)

Totaal

3,67 fte

is nu 0,6 fte (22 uur)

Inplannen vergaderingen, contacten Notubiz, plaatsen agenda’s en stukken, afwikkeling fractievergoedingen, mail griffie, uitzetten raadsvragen, uitvoerende communicatie uitingen etc. Is nu tijdelijk 2,59 fte *tot resp.1/6 en 1/11 2021 (daarna slechts 2,28 fte)

13

Toelichting Op dit moment is er onvoldoende ontwikkel-, organisatie- en verbindingskracht die nodig is hier invulling aan te geven en mijn strategische denkkracht als griffier ten volle in te zetten. Om de ambitie waar te kunnen maken zijn voldoende competenties, kwaliteiten en vaardigheden benodigd maar ook formatie. De omvang van de griffie van Moerdijk is nu 2,59 fte en vanaf 1 november 2021, weer 2,28 fte. De gewenste omvang van de griffie is structureel 3,67 fte gebaseerd op de ambities van de raad en de taken en acties die uit het raadsplan en griffieplan voortvloeien. Deze uitbreiding zit dan in: -

4 uur structurele uitbreiding (+0.11 fte) voor de raadsadviseur/plv griffier (€9.128) 32 uur (+0,89 fte) voor de nieuw te werven raadsadviseur (€73.850) 12 uur (+0.33 fte) voor de adviseur raadscommunicatie (**)(€26.875) hierin kan wellicht ook voorzien worden middels ambtelijke bijstand/mits deze capaciteit bij de afdeling communicatie beschikbaar is. 2 uur uitbreiding (+0,05 fte) griffie-medewerker (€2.903)

Uit de benchmark van begin vorig jaar gedaan onder gemeenten met 25 raadsleden blijkt dat 2,27 fte echt laag is, het gemiddelde is 2,7 fte. Met de ambitie die de raad van Moerdijk zich geeft gesteld wordt een uitbreiding op de griffie van 1,38 fte gevraagd (of uitbreiding van 1,05 fte mochten de uren communicatie uit de ambtelijke organisatie kunnen komen). Op dit moment wordt gewacht op de reactie van het ministerie van Binnenlandse Zaken op het rapport van de ROB ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’. De Vereniging van Raadsleden is samen met de Vereniging van griffiers een model aan het ontwikkelen voor de bepaling van een norm voor de ondersteuning van gemeenteraden waarbij de omvang van griffies een belangrijk onderdeel zal zijn. In dit rapport staat: met een griffie van minder dan 3 fte is een inhoudelijke ondersteuning op de vele beleidsterreinen waar een gemeenteraad mee van doen heeft, onbegonnen werk. Laat staan de ambitie die deze raad heeft om te vernieuwen, gelet op de veranderende positie van de gemeenteraad in een participatiemaatschappij. Als de raad instemt met deze formatie-uitbreiding betekent dit een stijging van de personeelskosten van de griffie structureel met €113.263. Deze aanvraag zal opgenomen worden in een apart raadsvoorstel.

3.4 Financiën raad en griffie De griffier is als budgethouder verantwoordelijk voor diverse kostenposten zoals raad en commissies, representatie, opleiding, vergaderkosten en Rekenkamer. De griffier wil twee keer per jaar de financiële stand van zaken met de werkgeverscommissie bespreken. Dit op basis van vooroverleg dat plaatsvindt met de financieel adviseur die aan de griffie ‘toebedeeld’ is. Het overzicht van 2020 laat geen overschrijdingen zien. Dit komt deels door corona maar ook doordat commissievergaderingen waar mogelijk zijn samengevoegd. De financieel adviseur en P&O adviseur worden ook bij de vertaling van dit plan betrokken en hebben aangeboden hun expertise te willen inbrengen.

14

Hieronder ter informatie een overzicht van de verschillende kostenposten van de raad en griffie. Kostensoort Raad

Budget 2021

Griffie (6006200)

€ 194.099

Budgetaanvraag 2022 Hoger

Toelichting/Bijzonderheden Post salaris & sociale lasten (+ €113.263) Opleiding griffie (+ €2150 was €2850)

Raads en raadscommissies (60011000)

€406.042

gelijk

Ondersteuning raad (6006100)

€147.500

hoger

Nb college vanaf 1-1-2019 belast met ICT middelen (Ipads/laptops) raad, budget daarvoor op 0 gezet. Hiervoor dient nog een bedrag te worden opgenomen. Ook dient er een bedrag te worden opgenomen voor het inwerkprogramma voor de nieuwe raad, €20.000

Rekenkamer (6006000)

€27.000

NVT Reservering hiervoor €32.809

Reservering om in 2021 Rekenkamer Moerdijk op te richten (amendement vastgesteld raad 17/12/2020)

3.5 Schematisch overzicht van de producten van de griffie Ten behoeve van de sturing van de werkgeverscommissie op de griffie vindt u hieronder een schematisch overzicht van de producten van de griffie. Dit betreft hoofdzakelijk ‘bijzondere’ producten om de basis op orde te krijgen (blauw) en aanvullende producten om invulling te geven aan de ambitie van de raad (groen) en niet de dagelijkse activiteiten zoals het voorbereiden van alle agenda’s en stukken en begeleiden van raadsvergaderingen, bijeenkomsten, commissies en overleggen (presidium, werkgeverscommissie, rekeningcommissie en werkgroepen), maar alleen de extra taken die uit de reguliere taken volgen (geel). Alle producten komen allen voort uit het raadsplan voor de komende twee jaar. Huidig takenpakket (regulier): geel Basis op orde : blauw Ambities raad of extra taken: groen Deze raadsperiode 2021-maart 2022 Activiteit 2021 Update financiële verordening en controleverordening art.213a (2.2.1) Continueren overeenkomst accountant (2.2.1) Update overige verordeningen: o.a. rekeningcommissie (2.2.1) AVG verwerkingsregister raad (2.2.1)

Q1

Q2

Q3

Q4

X

X

X X X

X 15

Integriteitsbeleid/plan (2.2.1) Intern advies inzet middelen/info raad (nieuwsbrief/RIB)(2.2.2) Inwerkprogramma nieuwe medewerkers (2.2.2) Vaststellen (*) en implementeren notitie participatie (2.2.3) Kernbezoeken (2.2.3) Lange termijn agenda/raadsagenda (2.2.3) Quick-Scan Lokale Democratie (2.2.3) Voorstel Apparatuur en ondersteuning raad (op basis van enquête)(2.3.4) Benoemingsprocedure burgemeester (2.2.5) Evaluatie vergadermodel en infoavonden (2.2.5) Gast van de raad (2.2.5) Kwaliteit raadsvoorstellen (2.2.5) Voorstel nieuwe Rekenkamer (2.2.5) Vaststellen functieprofielen en waardering (2.2.5)* mits nieuwe functieprofielen gereed zijn Cursus politiek actief (2.2.6) Cursus/Info.avond rechtmatigheidsverantwoording college (2.2.6) Activiteit 2021 Werkbezoeken raad (2.2.6) Voorbereiding Startprogramma nieuwe raad (2.2.6) Webinar verbonden partijen (2.2.8) Bijeenkomst De6 Verbonden partijen (2.2.8) Bijeenkomst ambassadeurs GR en regiefunctionarissen (2.2.8) Raads/Griffieplan en RV Kadernota (2.2.9) Archiveren audio- en video tulen Voorstel rol presidium en mogelijk aanpassing RvO (2.3.5)

X

X

X

X

X

X (*)

X

X

X

X (mits fysiek kan)

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X X X X X X Q1

Q2

Q3

Q4

X

X

X X X X

X

X

X X

16

Eerste jaar volgende raadsperiode (maart-december 2022)

Activiteit 2022 Voorbereiding proces Aanbesteding accountant (2.2.1) Verordening ambtelijke bijstand en Verordening fractievergoeding (2.2.1) Instructie griffier (2.2.1) Overdrachtsdocument nieuwe raad (2.2.1) Update handboek bestuur en gereedschapskist raad (2.2.2) Inwerkprogramma nieuwe medewerkers (2.2.2) Kernbezoeken (2.2.2) Verbeteragenda op basis van Quick-Scan Lokale Democratie (2.2.2) Training raad nieuwe laptop/Ibabs en Teams (2.3.4) Startprogramma nieuwe raad (2.2.6) Communicatieplan (2.3.7) Verkiezingsdebat (2.3.7)

Q1

Q2

Q3

Q4

X

X

X

X

X

X X X

X

X

X X

X X

X

X

X X

17