RV werkplan griffie 2023 - 2026

Raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Zaaknummer Onderwerp

H.M. den Ridder-van Oers 30 november 2023 14 december 2023 1018127

Werkplan griffie 2023-2026

Voorgesteld besluit Het werkplan griffie 2023 – 2026, zoals bijgevoegd in de gewaarmerkte bijlage, vast te stellen.

Publiekssamenvatting Het griffieplan dat in 2021 is vastgesteld verdient een update. In dit griffieplan worden de taken en activiteiten voor de komende jaren op een rij gezet. Het gaat daarbij om de extra taken die uitgevoerd moeten worden in de ondersteuning van de gemeenteraad. Daarnaast zijn er uiteraard ook de reguliere werkzaamheden rondom de vergaderingen van commissies, gemeenteraad en werkgroepen. Het voorliggende griffieplan geeft de richting aan voor de komende jaren en is daarmee de basis voor de werkwijze van de griffie. Het is een dynamisch document, waarin ontwikkelingen die nu nog niet voorzien zijn, ook gedurende de looptijd van het plan een plek zullen krijgen.

Inleiding De griffie is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de gemeenteraad en wil de wensen van de raad vertalen naar de juiste ondersteuning. Het eerder vastgestelde griffieplan heeft een basis gelegd voor structuur in het werk op de griffie maar is toe aan een update. Na de verkiezingen in 2022 is er een nieuwe raad aangetreden en daarnaast is het griffieteam de afgelopen jaren vernieuwd en uitgebreid. Dit vraagt om een nieuwe uitwerking en prioritering van de taken van de griffie. Beoogd effect Het voorliggende werkplan geeft richting voor de ondersteuning van de gemeenteraad in de komende jaren. Het fundament dat met het eerdere plan is gelegd is voor een groot deel uitgewerkt, het is nu zaak daarop verder te bouwen en nieuwe uitdagingen op te pakken. Doel hiervan is de ondersteuning van de gemeenteraad vorm te geven op een manier die past bij de ambities van deze raad. Argumenten

1.1 Reguliere taken van de griffie: basis op orde De griffie zorgt voor de ondersteuning van de gemeenteraad. Belangrijk onderdeel van het werk zijn de vergaderingen en alle organisatorische en voorbereidende werkzaamheden die daarbij horen. Taken die samenhangen met de vergaderingen, behoren tot het reguliere griffiewerk. In dit plan zijn deze taken niet opgenomen, maar de ontwikkelingen op de griffie in de laatste jaren laten zien dat de basis goed op orde is.

1.2 Maar er is meer: op te pakken ontwikkelingen

Om de gemeenteraad goed te kunnen faciliteren en verder te helpen is het nodig in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en wensen van de raad. Het griffieplan beschrijft de richting voor de komende jaren. Ontwikkelingen rondom ondersteuning van de raad, participatie, raadscommunicatie, interne en regionale samenwerking en ook de ontwikkeling van het griffieteam zelf staan in het plan uitgewerkt. Dit geeft een goede structuur om mee aan de slag te gaan.

1.3 Het plan is dynamisch De gemeenteraad heeft naast de eigen ambities ook te maken met landelijke en gemeentelijke ontwikkelingen. Niet alles kan worden voorzien. De plannen voor de komende tijd zijn uitgewerkt, maar er kunnen zich altijd omstandigheden voordoen waardoor bijstelling nodig is. Kanttekeningen en risico’s De griffie is de afgelopen jaren vernieuwd en de formatie is uitgebreid. Dit betekent dat er nu voldoende slagkracht is om de voorgenomen taken te kunnen uitvoeren. Middelen

Financiële middelen Niet van toepassing.

Personele middelen Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Vervolg Het griffieplan is door griffie en werkgeverscommissie voorbereid. Na vaststelling kunnen we overgaan tot uitvoering, maar vooruitlopend daarop is een aantal zaken al in gang gezet. De uitvoering van het plan zal door de werkgeverscommissie worden gemonitord en met de griffier worden besproken.

Bijlagen 1. Werkplan griffie 2023 - 2026 Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen met de griffier via e-mail griffie@moerdiik.nl.

Zevenbergen, 2 november 2023 De werkgeverscommissie, H.M. den Ridder-van Oers Voorzitter

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 14 december 2023

De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 2 november 2023, overwegende dat: Het griffieplan 2021 – 2022 aan een update toe is, gelet op: - De aandacht voor een goede ondersteuning van de gemeenteraad Moerdijk

BESLUIT Het werkplan griffie 2023 – 2026, zoals bijgevoegd in de gewaarmerkte bijlage, vast te stellen.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 14 december 2023, de griffier, de voorzitter,

H.M. Vonk-Schenkel

A.J. Moerkerke