RV Voortzetting accountantsdienstverlening boekjaren 2021 en 2022

RAADSVOORSTEL Onderwerp: voortzetting accountantsdienstverlening boekjaren 2021 en 2022 Verantwoordelijke portefeuillehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Agendering en agendanummer Fase raadsbehandeling Zaaknummer

: : : : : :

Rekeningcommissie 25 februari 2021 18 maart 2021 BM 0804 Meningvormend 210369

Stukken ter inzage:  Overeenkomst accountantsdienstverlening oktober 2019  Verslagen evaluaties organisatie en rekeningcommissie  Verslag overleg met Astrium, 28 januari 2021

Gevraagd raadsbesluit In te stemmen met voortzetting van de accountantsdienstverlening door Astrium voor de boekjaren 2021 en 2022.

(Publieks)Samenvatting In 2018 is met Astrium een overeenkomst voor de accountantsdienstverlening gesloten voor de boekjaren 2019 en 2020. In de overeenkomst was een optie opgenomen voor verlenging van de overeenkomst met 2 keer een jaar. De samenwerking bevalt zodanig dat wordt voorgesteld de samenwerking te verlengen tot en met de controle over het boekjaar 2022.

Inleiding: reden van het voorstel Aanleiding De overeenkomst voor de controle van de gemeentelijke administratie loopt op 17 juli 2021 af. De overeenkomst kent een optie tot verlenging met twee keer een jaar. Belang De Gemeentewet schrijft voor dat de gemeentelijke administratie jaarlijks wordt gecontroleerd door een externe accountant die werkt in opdracht van de gemeenteraad. Centrale vraag Geeft de samenwerking met Astrium aanleiding om de optie tot verlenging uit de lopende overeenkomst te lichten?

Beoogd maatschappelijk resultaat Betrouwbare controle van de financiële administratie door een externe accountant draagt bij aan de betrouwbaarheid van de gemeentelijke organisatie.

Bevoegdheid De gemeenteraad heeft op grond van bepalingen in de gemeentewet de verplichting om de accountant aan te wijzen.

1

Kaders   

Artikel 213, lid 2 Gemeentewet. Artikel 2, Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Moerdijk (kortweg Verordening ex- artikel 213 Gemeentewet Verordening Rekeningcommissie

Alternatieven Beide partijen kunnen ieder voor zich besluiten de geen gebruik te maken van de optie tot verlenging. Mocht een van de betrokken partijen besluiten de samenwerking na afloop van de overeenkomst te beëindigen, moet er met spoed een nieuwe aanbesteding plaatsvinden. Beide partijen zijn echter van mening dat de ervaringen van dien aard zijn dat de samenwerking kan worden voortgezet.

Argumenten De samenwerking met Astrium is geëvalueerd door de Rekeningcommissie en de organisatie. Zowel de organisatie als de Rekeningcommissie zijn tevreden over de samenwerking. Dit heeft geleid tot het advies om de samenwerking met twee jaar te verlengen. In een gesprek met de vertegenwoordiging van Astrium is gebleken dat ook van die kant de wens bestaat om de samenwerking de komende twee jaar voort te zetten. Pro  De ervaringen met Astrium zijn positief.  Er hoeft bij voortzetting van de overeenkomst geen nieuwe aanbesteding te worden doorlopen, met het risico dat er, net als in 2018, geen inschrijving wordt ontvangen.  Door de samenwerking voort te zetten hoeft er voor de controle over de jaren 2021 en 2022 geen extra inzet te worden gepleegd om een nieuwe accountant wegwijs te maken.  De wederzijdse voorwaarden blijven gelijk. Contra De kosten voor de accountantscontrole zijn de afgelopen jaren aanzienlijk gestegen. Mogelijk, maar wel zeer onzeker, dat een nieuwe aanbesteding goedkoper uitvalt.

Maatschappelijk draagvlak Voor de accountantsdienstverlening wordt geen onderzoek gedaan naar maatschappelijk draagvlak, aangezien het een wettelijk vereiste is om een accountant aan te stellen die aan de wettelijke voorwaarden moet voldoen.

Financiële consequenties Dekking In de begroting is het budget voor de accountantsdienstverlening opgenomen. Subsidieverwerving Voor accountantsdienstverlening zijn geen subsidiemogelijkheden beschikbaar.

Communicatie Astrium zal tijdig over het besluit schriftelijk worden geïnformeerd.

2

Realisatie: risico’s, planning, evaluatie, duurzaamheid, sociale aspecten Door dit besluit zal de overeenkomst met twee jaar worden verlengd tot en met de afronding van de controle over het boekjaar 2022. Wel is afgesproken na een jaar te bezien of de rechtmatigheidsverantwoording van het college (van toepassing voor het controlejaar 2021) wat betekent voor de in het contact opgenomen fee. Dit betekent dat in 2023 een nieuw inkooptraject doorlopen zal moeten worden. Dit inkooptraject zal eind 2022 moeten worden opgestart. De dienstverlening door Astrium wordt jaarlijks na afloop van de controle van de jaarrekening geëvalueerd door de Rekeningcommissie. De onderdelen duurzaamheid en sociale aspecten hebben bij de afweging tot voortzetting van de samenwerking geen rol gespeeld. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnummer 0168-373414 of via e-mail griffie@moerdijk.nl. Zevenbergen, 1 februari 2021 De voorzitter van de Rekeningcommissie L. Schreuders

3

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 18 maart 2021 De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van de Rekeningcommissie van 1 februari 2021 overwegende dat:  zowel de Rekeningcommissie, als de organisatie, als Astrium tevreden is over de samenwerking;  de commissie Bestuur en Middelen positief adviseert over het voorstel tot voortzetting van de samenwerking gelet op:  artikel 213, lid 2 Gemeentewet.  artikel 2, Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Moerdijk (kortweg Verordening ex- artikel 213 Gemeentewet  de Verordening Rekeningcommissie  de bepalingen in de overeenkomst tussen de gemeente Moerdijk en Astrium

BESLUIT De overeenkomst met Astrium voor de accountantsdienstverlening voor de controle van de financiële administratie in de boekjaren 2021 en 2022 ongewijzigd voort te zetten. Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 18 maart 2021, de griffier, de voorzitter,

A. Goslings

J.P.M. Klijs

4