RV Verantwoording griffie

gemeenre

oerdijk RAADSVOORSTEL Onderwerp : Verantwoord i ng griffie Portefeuillehouder Datum raadsbehandeling Agendering en agendanummer Fase raadsbehandeling Zaaknummer

Voorzitter werkgeverscommissie 1O maarl2022

RA 0904

Besluitvormend

Bijlagen: Overdracht aan nieuwe werkgeverscommissie 2022; Verantwoording raads- en griffieplan 2022 (gerealiseerd 2021) en vertrouwelijke bijlage (budgetoverzicht griffie)

. r

Gevraagd raadsbesluit

1. ln te stemmen met de gevraagde uitbreiding van 12 uur (0.33 fte) en de daarvoor benodigde

2. 3.

kosten voor2O22van€21.622,- (9112 van €28.830) te venruerken in de eerste bestu u rsra pp ortage 2022 De verhoging van de structurele kosten van € 28.830 vanaf 2023 en verder van de gevraagde uitbreiding beschikbaar te stellen binnen een (sluitende) meerjarenbegroting. De heer G.M. Brunsveld, geboren op 12 november 1973 en wonende te Zevenbergen, per I april2022 te benoemen tot tweede plaatsvervangend griffier.

lnleiding: Reden van het voorstel De werkgeverscommissie heeft in haar verordening opgenomen eens per jaar verantwoording af te leggen over haar werkzaamheden. Dit doet zij middels de door de griffier opgestelde verantwoording griffieplan 2021 en daar dit het laatste jaar is van deze bestuursperiode tevens met een overdrachtsdocument aan de nieuwe raad. Deze verantwoording, het overdrachtsdocument en het voorstel voor de structurele urenuitbreiding van de raadscommunicatie-adviseur is besproken in de werkgeverscommissie van 10 februari 2022. Het raadsvoorstel met deze drie onderdelen is op verzoek van de werkgeverscommissie, via het presidium van21 februari 2022, doorgeleid naar uw raad.

Verantwoord i ng Griffieplan 2021 De huidige griffier die in september 2020 is aangesteld, ís met een boodschap 'op pad gestuurd'. Hieruit is het griffieplan 'samenwerken aan een toekomstbestendige griffie: verbeteren, vernieuwen en verbinden' voortgekomen. Dit griffieplan 2021-2022 is op 18 maart 2021 door uw raad vastgesteld. Er is verbeterd...denk aan het opstellen van een verwerkingsregister AVG, het uit elkaar halen van de taken van het presidium (agendacommissie) en seniorenconvent, het opstellen van een nieuwe financiële verordening en het opstarten van het verbeteren van het bestuurlijke besluitvormingsproces. Er is vernieuwd... denk aan het voorstel voor een pilot nieuwe vergadermodel, het advies voor een invulling van de rekenkamer, het bespreekdocument coalitievorming Moerdijk, werkgroepen waarbij de raad aan de voorkant betrokken wordt bij de kaderstelling (arbeidsmigranten, omgevingswet, sportaccommodaties); En er is verbonden...denk aan de online uitvraag voor de profielschets nieuwe burgemeester, de quick-scan lokale democratie en de kernbezoeken. Ook al kreeg het verbinden door corona een meer digitaal karakter.

gemeenff

oerdijk Formatie en organisatie griffie ln september is een adviseur raadscommunicatie gestart (12 uur). Zij is vooral aan de slag gegaan met de organisatie van de locaties voor de kernbezoeken en communicatie daaromtrent (maken flyers, persberichten, stukjes voor de website/intranet). Tevens heeft zij gezorgd voor stukjes in de Bode naar aanleiding van de informatieavonden, commissie- en raadsvergaderingen. ln overleg met de afdeling communicatie en het bureau verkiezingen bereidt zij nu de verkiezingsproducten voor (verkiezingskrant, stemwijzer, debatten) etc. ln de nieuwe raadsperiode zal zijbovenop genoemde reguliere communicatieactiviteiten aan de slag gaan met het scheppen van een basis in de raadscommunicatie. Centraal hierbij staan vragen als: wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen , via welke kanalen en via welke middelen? Dit alles krijgt gestructureerd vorm in een raadscommunicatieplan voor de raad. Onderdelen zoals: achtergronden en besluitvorming van de raad, positionering en profilering raad en raadsleden en opvolgen van aanbevelingen uit de quick-scan lokale democratie. .Raadscommunicatie kent een ontwikkelperspectief. Als de basis op orde is, is het zaak om gezamenlijk de gewenste verdere ontwikkeling te bepalen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het uitwerken van een social media strategie en het monitoren hiervan.

Uiteraard gebeurt dit in afstemming met de fracties en met de afdeling communicatie van de gemeente. Uit deze professionalisering van de in-en externe communicatie en het op te stellen communicatieplan vloeien extra werkzaamheden voort - zowel advies als in uitvoering. Om deze kwaliteitsslag te kunnen maken is een structurele uitbreiding van 12 uur nodig. De griffie is het afgelopen jaar verder uitgebreid met een raadsadviseur. ln oktober is de nieuwe raadsadviseur (32 uur) gestart. Naast het op zich nemen van een commissie (fysieke infrastructuur) is de raadsadviseur betrokken bij de klankbordgroep Omgevingswet en intern met de werkgroep integriteit, de verbouwing gemeentehuis, het overdrachtsdocument en het start(inwerk)programma van de raad. Daarnaast ondersteunt de raadsadviseur de griffier (voorbereiding raad, beoordelen moties en amendementen) en neemt hij de vergoedingen van de burgerleden op zich. Om de vervanging van de griffier minder kwetsbaar te maken wordt voorgesteld om hem te benoemen tot tweede plaatsvervangend griffier. De huidige plaatsvervangend griffier is de eerste vervanger bij afrruezigheid van de griffier. Hierdoor kan de raadsadviseur ook deelnemen aan activiteiten van de Vereniging van Griffiers, zoals workshops, van belang voor de professionalisering van de griffie.

Adm in istratieve ondersteun in g/griffie-medewerkster

Medio september is de griffie-medewerkster uitgevallen en is haar functie ingevuld door externe inhuur (Public Support). De invalkracht heeft zich vooral bezig gehouden met het inplannen van vergaderingen, de contacten met Notubi/bode voor het uitzenden, het plaatsen van agenda's en stukken en de afwikkeling van commissie en raadsvergaderingen. Verder met de nieuwsbrief, het uitzetten van raadsvragen en afwikkeling van de kernbezoeken (toesturen verslagen en presentaties aan deelnemers). De griffier heeft niet alleen structuur aangebracht door het opstellen/uitwerken van het griffieplan maar ook door regulier overleg te hebben met de griffie (als totaal en individueel), de driehoek (burgemeester, secretaris, griffier), bilaterale overleggen met burgemeester en secretaris, het S{eam (domeinregisseurs, bestuursadviseur en secretaris), het voorbereiden van stukken voor de werkgeverscommissie, presidium en seniorenconvent en sinds het vertrek van de vorige griffier met de rekeningcommissie. Daarnaast de bilaterale overleggen met de financieel adviseur en P&O adviseur. Tevens was zij commissiegriffier van de commissie Bestuur & Middelen.

2

gemeenfe

oerdijk De plaatsvervangend griffier/raadsadviseur heeft zich vooral bezig gehouden met de commissie sociale infrastructuur, de werkgroepen arbeidsmigranten, sportaccommodaties, de voorbereiding van de commissieagenda's en het commissievoozittersoverleg, de werkgroep bestuurlijk besluitvormingsproces, de werkgroep die zich heeft bezighouden met de nieuwe apparatuur voor de gemeenteraad, het inwerken van de invalkracht en de facturen van de griffìe. Daarnaast ondersteunt zij de griffier (onder meer tijdens het presidium) en is zij aan de griffiersopleiding begonnen.

Financiën raad en griffie De griffier is als budgethouder verantwoordelijk voor diverse kostenposten zoals raad en commissies, representatie, opleiding, vergaderkosten en Rekenkamer. De griffier bespreekt ieder jaar de financiële stand van zaken met de werkgeverscommissie en legt hier verantwoording over af. De werkgeverscommissie dient dit op haar beurt eens per jaar te doen richting uw raad. Dit op basis van vooroverleg dat maandelijks plaatsvindt met de financieel adviseur die aan de griffie 'toebedeeld' is. Het overzichtvan 2021 laat zien het afgelopen jaar overall binnen de begroting te zijn gebleven. Er is sprake van een voorlopig positief saldo van €47.392. NB er moeten nog een aantal facturen verwerkt worden. Binnen de posten zijn een aantal overschrijdingen te zien. Te denken valt aan een bedrag van €14.800 Publiekscommunicatie (dit is vanwege de Quick-Scan Lokale Democratie en de kernbezoeken) die niet in de begroting2O2l was opgenomen. Pas medio 2020 is bekend geworden deze te houden. De uitval van onze griffiemedewerker (€15.300), de opleiding van de plv. griffier (€3.701). Aan de andere kant zijn de gelden voor de Rekenkamer overgeheveld naar 2022. Het jaar waarop de invulling van de rekenkamer Moerdijk een feit zal worden. Dit zal aan de nieuwe raad worden overgedragen (het advies hiervoor is gereed). Belano

De inzet die uit het vorig jaar vastgestelde raads-en griffieplan volgt passend te maken aan de omvang van de griffie en passend bij de ambities van de raad. Het willen werken aan een toekomstbestendige griffie voor Moerdijk, waarbij de kernwaarden wat ons betreft zijn: verbeteren (basis op orde), vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de participatiemaatschappij) en verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners). Centrale vraaq Willen we als raad verder investeren in een griffie die de raad ondersteunt om 'een divisie hoger te spelen' en bovengenoemde kernwaarden, en met name de zichtbaarheid van de raad en de raadscommunicatie richting de inwoners, verder vorm te geven?

Beoogd maatschappelijk resultaat Een raad die meer haar oor te luisteren legt bij wat speelt in de samenleving, die niet alleen binnen vergadert maar ook buiten ophaalt wat er speelt en zichtbaarder is in de kernen (denk aan de aanbevelingen uit de kernbezoeken); Een raad die, door tussenkomst van de griffie, benaderbaar is voor vragen aangaande de besluitvorming in commissie en raad, de mogelijkheid om in te spreken etc; Een raad die meer naar buiten treedt door te communiceren over (voorgenomen) besluiten.

Bevoegdheid De gemeenteraad gaat zelf over de ondersteuning die z4 zichzelf gunt. De werkgeverscommissie heeft verzocht deze rapportage en structurele urenuitbreiding voor te leggen aan de raad. Ook is het voorstelvoorgelegd aan de fractievoorzitters (presidium2l februari2022), waarna het nu in de raad geagendeerd is.

3

ge meente

Moerdijk

Kaders Uitgangspunt vormt het vorig jaar vastgestelde raads- en griffieplan. De verordening op de werkgeverscommissie griffie Moerdijk (2020)

Alternatieven lndien de raad niet instemt met de structurele urenuitbreiding voor de raadscommunicatie zal hij moeten accepteren dat de ambitie van de raad ten aanzien van de raadscommunicatie niet volledig kan worden ingelost en beperkt zal blijven tot reguliere communicatie maar niet de extra zaken, zoals aangegeven, kunnen worden opgepakt.

Argumenten Het afgelopen jaar is ervaring opgedaan en weten we wat de raadscommunicatieadviseur in de 12 uur die ze nu heeft kan doen. Deze uren zijn echter niet toereikend om invulling te geven , aan het nog op te stellen communicatieplan zowel voor advies als in de uitvoering. Hierin worden ook de aanbevelingen uit de quick-scan lokale democratie betrokken. Om deze kwaliteitsslag te kunnen maken is een structurele uitbreidingvan 12 uur nodig. ln gemeenten van deze omvang is 24 uur raadscommunicatie geen uitzondering.

Financiéle consequenties Binnen de huidige meerjarenbegroting is voor salariskosten van de griffie voor de jaren 2023-2025 € 307.300,-per jaar geraamd. Met de voorgestelde uitbreiding van de griffie is € 28.150,00- (afgerond) structureel extra benodigd. Uitbreiding 12 upw-schaal 10 (adviseur raadscommunicatie)

0.33 € 28.150,00

Gerekend met de tarieven van 2022 Ervan uitgaande dat de gewenste uitbreiding per 1-4-2022 kunnen worden gerealiseerd betekent dit voor 2022 €. 21 .113 bijgeraamd zal moeten worden met de eerste bestuursrapp ortage 2022. Dekkinq Het structurele budget van de salariskosten griffie (begrotingspost 600103) zal voor de jaren 20232025 bi instemming met dit voorstel verhoogd worden met € 28. 1 50 en zal worden gedekt binnen een (sluitende) meerjarenbegroting. De verhoging van de kosten voor 2022 dienen, bij instemmiñg met dit voorstel, verhoogd te worden met €21 .1 13 met de eerste bestuursrapportage 2022 t.l.v. het jaarrekeningresultaat 2022.

Realisatie: planning en vervolg Het is de bedoeling dat de uren-uitbreiding voor de raadscommunicatie ingaat per 1 april2022. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnu mmer 0 1 68-37 341 4 of via e-mail sriffie@moerd ij k. n l. Zevenbergen , 10 februari 2022 De voorzitter van de werkgeverscommissie,

Mevr. M.J. van Eersel-den Hollander

¿ty 4

gemeenfe

oerdijk RAADSBESLUIT Raadsveroaderinq van 1O maarl2022

De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van de Werkgeverscommissie van 10 februari 2022 overwegende dat: De raad verantwoordelijk is voor het organiseren van zijn eigen ondersteuning door de griffie; De werkgeverscommissie eens per jaar verantwoording aflegt van haar werkzaamheden; Om uitvoering te kunnen geven aan deze ambities, de huidige formatie op de griffie voor wat betreft de raadscommunicatie niet voldoende is;

-

gelet op

Artikel 107a, lid 1 van de gemeentewet dat stelt dat de griffier de raad en de door haar ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat; Gelet op de verordening werkgeversommissie Griffie Moerdijk (2020) Gelet op het advies van de werkgeverscommissie van 10 februari 2022

BESLUIT

1. ln te stemmen met de gevraagde uitbreiding van 12 uur (0.33 fte) en de daarvoor benodigde

2. 3.

kosten voor2022van€,21.622,- (9112 van €28.830) te verwerken in de eerste bestu u rsrapp orlage 2022 De verhoging van de structurele kosten van € 28.830 vanaf 2023 en verder van de gevraagde uitbreiding beschikbaar te stellen binnen een (sluitende) meerjarenbegroting. De heer G.M. Brunsveld, geboren op 12 november 1973 en wonende te Zevenbergen, per 1 april2022 te benoemen tot tweede plaatsvervangend griffier.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 10 maart2022, de de voorzitter,

5