RV - Speerpunten Controleprotocol 2023

semeeiiñ

oerdÜk

RAADSVOORSTEL Onderuverp: Speerpunten voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 Verantwoordelijke portefeuillehoude(s)

Voorzitter Aud itcommissie

Datum behandeling auditcommissie Datum comm issiebehandeling Datum raadsbehandel ing

24 mei2023 29 juni2023 13 juli2023

Gevraagd raadsbesluit

1) De navolgende aandachtspunten voor de accountantscontrole 2023 vast te stellen:

a. De administratieve opzet en uitvoering ten aanzien van de groepen ontheemden en vluchtelingen. b. De administratieve opzet van de WOZ-woningen en de uitvoering van de bezwaarafhandeling WOZ en de effecten daarvan voor de tarieven. c. De toetsing van de verleende subsidies aan de geldende regelgeving.

(Pu blieks)Samenvatting

De gemeenteraad stelt jaarlijks richtlijnen op waar de accountant bij de controle op de jaarrekening rekening mee moet houden. Vaststelling van het controleprotocol gebeurt begin 2024. De interimcontrole 2023 start in het najaar. De raad kan bij de controle speerpunten meegeven.

lnleiding Aanleidinq De raad geeft jaarlijks aan de accountant kaders voor de controle op de jaarrekening. Door gewijzigde wetgeving wordt het controleprotocol in Q1 van 2024 vastgesteld. De raad kan bij de controle eveneens speerpunten meegeven. Dat zijn aandachtspunten waar de accountant specifieke aandacht aan geeft en hierover bij de jaarrekening aan de raad rapporteert.

ln het najaar van 2023 start de accountant en de ambtelijke organisatie met de voorbereiding op de controle op de jaarrekening. Om dit proces zo goed mogelijk in te richten is het van belang dat de raad tijdig haar speerpunten vaststelt. De auditcommissie heeft speerpunten verzameld en legt de raad drie speerpunten ter vaststelling voor. Belano Het college legt met het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af over het gevoerde beleid en het gevoerde beheer van de financiële middelen. Het is de accountant die voor en in opdracht van de gemeenteraad controleert of het gevoerde beleid en beheer rechtmatig heeft plaatsgevonden. De raad kan in het kader van zijn controlerende rol nadere aandachtspunten meegeven. Centrale vraaq

Welke speerpunten wil de raad meegeven aan de accountant bij de controle van de jaarrekening 2023?

Toelichting op de voorgedragen speerpunten: a. De administratieve opzet en uitvoerinq ten aanzien van de qroeoen ontheemden en vluchtelinoen.

1

gem efnfe

Moerdijk

De opvang van een aantal specifieke groepen (OekraÏners, vluchtelingen) zou volledig gefinancierd worden door de nationale overheid. Vraag: ls het, aan deze opvang gerelateerde, administratieve proces goed verlopen? Zijn de betrokken kosten volgens de richtlijnen aan de overheid voor vergoeding voorgelegd? Zijn de gemaakte kosten vergoed of mag venvacht worden dat de vergoeding tot stand komt? b. De administratieve oozet van de WOZ-woninqen en de uitvoerino van de bezwaarafhandelino WOZ en de effecten daarvan voor de tarieven. Dit jaar hebben naar verluid weer veel huishoudens bezwaar ingediend op de vastgestelde WOZwaarde van hun woning, welke effecten hebben deze bezwaarschriften op de financiën van de gemeente? ls er een trend vast te stellen over de afgelopen jaren in aantallen en bedragen? En wat zijn de gevolgen van het aantal bezwaren op de belastingtarieven? c. De toetsinq van de verleende subsidies aan de qeldende reoeloevinq De vraag aan de accountant is te toetsen of de verleende subsidies conform de geldende regelgeving (rechtmatigheid) plaatsvindt.

Beoogd maatschappelijk resultaat Het door het college opgestelde jaarverslag en de jaarrekening moet voldoen aan in wet- en regelgeving neergelegde kaders. De raad kan op basis van maatschappelijke ontwikkelingen of actualiteiten haar eigen aandachtspunten meegeven, zodat ook op deze ontwikkelingen aandacht gegeven wordt.

Kaders Aan het bepalen van speerpunten liggen geen nadere kaders ten grondslag. Het controleprotocol is gebaseerd op de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), en de lopende overeenkomst met Flynth Audit B.V.

De afgelopen jaren heeft de raad de volgende speerpunten vastgesteld. Speerounten 2022 Proces van aanbesteding en het tot stand komen van het contract met de leverancier van het onderhoud van de groenvoorziening;. De inhuur van derden als onderdeel van de personeelskosten.; De dataveiligheid van de financiële systemen.

a. b. c.

Speerounten 2021

a. Uitvoering jeugdwet, met name het proces rond toekenning van jeugdhulp en de beoordeling van ingediende declaraties; b. Toepassing functiescheiding aanvrager, controleur en goedkeurder; c. Tijdigheid van administratieve handeling rond offertes en opdrachten t.a.v. boekingen in de projectadministratie. Speerpunten 2020 Welke kosten kunnen bij de onderbouwing van de toe te rekenen indirecte kosten meegenomen en worden bij de toerekening de juiste kosten meegenomen; Vindt de subsídieverlening conform de vastgestelde regels plaats en worden subsidieaanvragen correct aan de subsidievoonruaarden getoetst.

a. b.

Soeerpunten 2019

a. Welke kosten kunnen bij de onderbouwing van de toe te rekenen indirecte kosten meegenomen en worden bij de toerekening de juiste kosten meegenomen; b. Nagaan hoe de tariefstijging bij rioolrechten zich verhouden tot de structurele uitgaven voor riolering. Dit in het licht van de jaarlijks stijgende voorziening.

Soeerpunten eerdere iaren

a. lnhuur externen;

2

oemeente sM

oerdijk

b. Sturing op de ontvangen vs. de te ontvangen bedragen van belastingafdrachten door de BWB; c. Besteding middelen statushouders; d. Beheersing van het investeringsplan; e. Worden de middelen voor dienstverlening aan statushouders juist besteed; f. Beschikt de gemeente over een geactualiseerd meerjarig investeringsplan en is dit correct vertaald in de begroting; g. Onderbouwing grafkosten, onderhoudskosten graven en rioolheffing; h. Hetweerstandsvermogen; i. Taakstelling van de ambtelijke organisatie; j. Verantwoordingtoerekening indirecte kosten; k. Tariefstijgingrioolrechten. Alternatieven De raad kan geen speerpunten meegeven. De accountant neemt in zijn controle dan geen specifieke

zaken mee.

Maatschappelijk draagvlak Een verantwoording, die door de accountant is goedgekeurd, draagt bij aan het vertrouwen dat men in de lokale overheid kan hebben.

Financiële consequenties Dekkinq De kosten voor de accountantscontrole zijn in de begroting opgenomen en zijn gebaseerd op de in 2023 door Flynth Audit B.V. opgegeven prijs bij de opdrachtverlening. Controle op speerpunten is onderdeel van deze opdracht. Subsidieven¡vervinq

Subsidievenverving is niet van toepassing

Gommunicatie De accountant wordt na vaststelling van het de speerpunten daarover geïnformeerd Realisatie: risico's, planning en evaluatie De accountant is voor zijn werkzaamheden in belangrijke mate aangewezen op het vooruverk van de organisatie. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle, alsmede de interne beheersingsmaatregelen die binnen de verschillende administratieve processen en systemen zijn ingebouwd. De planning van de werkzaamheden is als volgt:

lnterim-controle: jaarrekening auditcommissie raad

oktober/november 2023

Bespreking managementletter met auditcommissie l4 december 2023 Controle mei 2024 Bespreking jaarrekening in meiljuni 2024 Bespreking rapport van bevindingen in auditcommissie juni 2024 Vaststelling jaarrekening in begin juli 2024 Na afloop van de werkzaamheden wordt de werkwijze en de manier van rapporteren met de accountant besproken.

3

gem eenfe

Moerdijk

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnu mmer 0 1 68-37 341 4, of via e-mail naar qriffie@moerd ik. nl. i

Zevenbergen, 31 mei 2023 Namens de Auditcommissie

G. Vos

Voorzitter

4

gemee nte

Moerdük

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 13 juli 2023 De raad van de gemeente Moerdijk,

gezien het voorstel van de Auditcommissie d.d. 31 mei 2023 overuvegende dat:

-

de gemeenteraad opdrachtgever is voor de controle op de jaarrekening; de gemeenteraad speerpunten aan de account voor deze controle kan meegeven;

gelet op: artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet; het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden; de Controleverordening 2004; de Financiële verordening gemeente Moerdijk; de met Flynth Audit B.V. gesloten overeenkomst;

-

BESLUIT De navolgende aandachtspunten voor de accountantscontrole 2023 vast te stellen: a. De administratieve opzet en uitvoering ten aanzien van de groepen ontheemden en vluchtelingen. b. De administratieve opzet van de WOZ-woningen en de uitvoering van de bezwaarafhandeling WOZ en de effecten daarvan voor de tarieven. c. De toetsing van de verleende subsidies aan de geldende regelgeving.

ering d.d. 13 juli 2023, de voorzitter

5