RV Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten

øemeente sM

oerdijk

RAADSVOORSTEL Onderuverp: Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten Verantwoordel ijke portefeuillehoude(s) Datum comm issiebehandeling Datum raadsbehandeling

Zaaknummer

G. Vos (voorzitter auditcommissie) 20 oktober 2O22 3 november 2022 514553

Bijlagen: Programma van Eisen Aanbesteding accountantsdiensten Bijlage 1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument Bijlage 2 lnschrijvingsbiljet Bijlage 3 Model verklaring referentie Bijlage 4 lnkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Moerdijk Bijlage 5 Managementletters, accountantsverklaring, jaarrekening en lC-rapportage en plan Bijlage 6 Controleverordening gemeente Moerdijk Bijlage 7 Wachtkamerovereenkomst

Gevraagd raadsbesluit ln te stemmen met het programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten De Auditcommissie mandaat te verlenen het Programma van Eisen aan te passen als actuele ontwikkelingen dit nodig maken.

1 2

(Pu bl ieks)Samenvatti n g Voor de controle van de jaarstukken benoemt de gemeenteraad een accountant. Het contract met de huidige accountant loopt op 1 juli 2023 a.s. af. Voor het aangaan van een nieuwe overeenkomst wordt een aanbestedingsprocedure doorlopen. Hiervoor is een programma van eisen opgesteld, waarin de eisen zijn opgenomen die aan de accountantsdienstverlening worden gesteld.

1

ge meente

Moerdük

lnleiding: reden van het voorstel Aanleidinq De overeenkomst met de huidige accountant loopt na de controle op de stukken van 2022 af . Hel huidige contract loopt tot 1 juli 2023.|n de eerste helft van 2023 worden de accountantsdiensten van de gemeente Moerdijk via een Europese aanbesteding vergund. Belanq

Voor het beoordelen van de vraag of het college handelt binnen de wettelijke en door de raad vastgelegde kaders wordt gebruik gemaakt van de diensten van een externe accountant. Centrale vraao Wat verwacht de gemeenteraad van de accountant, zodat de gemeenteraad kan beoordelen of het college handelt binnen de door raad vastgestelde kaders, zoweljuridisch, als budgettair.

Beoogd maatschappelijk resultaat Een onafhankelijk oordeel over de door het college afgelegde verantwoording over het gevoerde beleid, door een accountantsdienst die voldoet aan de in het Programma van Eisen gestelde eisen Kaders Artikel 213,lid 2, Gemeentewet regelt de benoeming van de accountant door de gemeenteraad. Artikel 2,lid 1 sub b verordening auditcommissie belast de auditcommissie met de voorbereiding van de aanbesteding van de accountantsdienstverlening. Controleverordening gemeente Moerdijk 2004 De inkoopwaarde ligt boven de €214.000. Daarom wordt een Europese aanbestedingsprocedure

o o ¡ .

doorlopen.

Argumenten Pro Het programma van eisen vormt de grondslag voor de aanbesteding. ln het Programma van Eisen is een aantal zaken vastgelegd die voor de keuze van de accountant van belang zijn. Voorop staat dat de aan te stellen accountant over de juiste capaciteiten beschikt. Dat betekent dat de kwaliteitsfactoren van doorslaggevend belang zijn bij de beoordeling van de offertes en dat de factor 'prijs' daaraan ondergeschikt gemaakt wordt. Voor de beoordeling van de kwaliteit is ervoor gekozen de aanbiedingen op de volgende kwaliteitsaspecten beoordelen : Kennis en ervaring Controlefilosofie en aanpak Contactpotentieel Visie op natuurlijke adviesfunctie

1 2 3 4 5

Controleopderechtmatigheidsverantwoording ln het verleden is het voorgekomen dat reacties van inschrijvers aanleiding gaven om het programma van eisen aan te passen. Om hier adequaat op in te kunnen spelen is het wenselijk de bevoegdheid om het Programma van Eisen te wijzigen aan de Auditcommissie te mandateren. Op díe manier kan indien nodig snelworden ingespeeld op mogelijk ongewenste effecten van het nu voorliggende Programma van Eisen. Het spreekt voor zich dat het slechts om marginale aanpassingen zal gaan en dat de raad daarover tijdig zal worden geÏnformeerd. Contra Vanzelfsprekend kunnen andere kwaliteitsaspecten en wegingsfactoren worden gekozen. De nu voorgestelde factoren geven naar de mening van de Auditcommissie het beste weer welke aspecten voor de keuze van een accountant doorslaggevend zouden moeten zijn.

2

ge mf.ente

Moerdijk

Alternatieven Het mandateren van de bevoegdheid het Programma van Eisen indien daartoe aanleiding is aan te passen kan achterwege worden gelaten. Dit zal echter met zich meebrengen dat uw raad eventueel op het laatste moment zal worden verzocht het Programma van Eisen aan te passen. Dit levert in dat geval nodeloze vertraging in de aanbestedingsprocedure op.

Partici patie/Maatschappel ijk d raagvlak Het betreft een wettelijke verplichting om een accountant aan te wijzen.

Financiële consequenties DekKino

De aanbesteding wordt begeleid door het inkoopbureau. De kosten voor de diensten van het lnkoopbureau zijn in de reguliere begroting opgenomen. Subsidieverwervinq De aanbesteding behoort tot de reguliere bedrijfsvoeringactiviteiten, daarvoor zijn geen subsidies te verwerven.

Communicatie De uitkomst van de aanbestedingzal aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Verder zullen de partijen die inschrijven over de uitkomst van de aanbesteding worden geÏnformeerd. Realisatie: risico's, planning, evaluatie, duurzaamheid en inkoop Planning voor het aanbestedingstraject is als volgt: Publicatie aanbestedingsdocumenten Sluitingstermijn voor stellen van vragen Publicatie Nota van lnlichtíngen Sluitingstermijn indienen van de inschrijving

Verificatiegesprek Gunningsbeslissing door de gemeenteraad Bekendmaking voorlopige gunningsbeslissing Bezwaartermijn eindigt op Definitieve gunning lngangsdatum overeenkomst

15 november 2022 13 december 2022 10:00 uur 22 december 2022 31 januari2023 10:00 uur

7 maarl2023 13 april 2023 @Thankelijk van definitieve planning) 17 april2023

I mei 2023 23:59 uur 25 mei2023

1juni2023

o Het aantal (ervaren) spelers op de accountantsmarkt voor lokale overheden is zeer beperkt. . De nieuw aan te wijzen accountant zal in oktober/november 2023 de interim-controle voor zijn rekening nemen. . Er is een overdrachtsperiode in juli 2023 tussen de huidige en de nieuwe accountant. o De dienstverlening wordt in ieder geval in het eerste jaar permanent gemonitord. Mocht u vragen hebben over dit qriffie@moerdiik.nl.

Zevenbergen, 19

dan kunt u contact opnemen met de griffier via e-mail

r 2022

De voorzitter,

G

3

ge meente

Moerdijk

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 3 november 2022

De raad van de gemeente Moerdijk,

gezien het voorstel van auditcommissie d.d. 19 september 2022,' overwegende dat: het contract met de huidige accountant per 1 juli 2023 afloopt; de voorbereiding op de aanbesteding door de auditcommissie wordt voorbereid; hiervoor een programma van eisen is opgesteld.

-

gelet op: artikel 213,lid 2, Gemeentewet; artikel 2,lid 1 sub b verordening auditcommissie; de controleverordening gemeente Moerdijk 2004 de regelgeving met betrekking tot inkoop en aanbesteding van diensten

-

BESLUIT

1. ln te stemmen met het programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2. De Auditcommissie mandaat te verlenen het Programma van Eisen aan te passen als actuele ontwikkelingen dit nodig maken.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 3 november 2022

griffier,

de voorzitter,

H.M. Vonk-Schenkel

A.J. Moerkerke

de

4