RV Pilot nieuw vergadermodel

ge meente

aa

Moerd U k

RAADSVOORSTEL Onderuverp: Pilot nieuw vergadermodel Verantwoordel ijke portefeu illehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandel ing Agendering en agendanummer Fase raadsbehandeling Zaaknummer

Voorzitter presidium 25 november 2O21 16 december 2021 BM 0805 Meningvormend 331948

Bijlagen

Bijlage 1 Lezersversie onderzoek Periklesinstituut naar nieuwe vergadermodellen; Bijlage 2 Vergaderschema Moerdijk 2022

Gevraagd raadsbesluit

1. ln te stemmen met de pilot 'nieuwe vergadermodel en vergadersch ema 2022; 2. ln te stemmen met een evaluatie in de nieuwe raadsperiode (einde Q3, begin Q4 2022) op basis waarvan een definitief voorstel voor een nieuw vergadermodel (ingang 1-1-2023) aan de raad kan worden voorgelegd.

(Pu blieks)Samenvatting

Met als uitgangspunt het griffieplan, het besprokene in de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier, het management team (S-team) en presidium, die allen positief hebben geadviseerd, leggen we een pilot voor een nieuw vergadermodel voor. Hierdoor wordt aangesloten op een efficiëntere overheid, waarbij integrale advisering mogelijk is, minder en anders vergaderd wordt en aansluiting wordt gezocht bij de Omgevingswet. Laatstgenoemde vraagt om frequentere besluitvorming van de raad. De raad kies voor een experiment in de vorm van een pilot om zo ervaring met de nieuwe werkwijze op te doen. ln het inwerkprogramma van de raad zal ook gekeken worden hoe hierbij, denk aan een debat training, een voorzitterstraining ed, kan worden aangesloten.

lnleiding: reden van het voorstel ln het dit jaar vastgestelde griffieplan (paragraaf 2.3.5) opgenomen te willen kijken naar het huidige vergadermodel en de frequentie van de vergaderingen: "willen we nog drie afzonderlijke commissies of witten we een meningsvormende avond waarin de onderwerpen per thema (domein) worden geclusterd? Volstaat het eens in de zes weken vergaderen (dit ook in het licht van de nieuwe termijnen waarop sfraks omgevingsvergunningen dienen te worden afgegeven in het kader van de nieuwe omgevingswet), of is het bijvoorbeetd wensetijk iedere maand een gespreksavond/infoavond (week 1), een meningsvormende avond (commissie nieuw st'tjt/week 2) en een besluitvormende vergadering te hebben (week 4)?

ln het griffieplan was opgenomen het huidige vergadermodel in 2021te evalueren om met een voorstel te komen voor een nieuw vergadermodel. Voorgesteld wordt dit in de nieuwe raadsperiode te doen en hierbij bijgevoegd onderzoek van het Perikles lnstituut te gebruiken (zie samenvatting in bijlage) en de bevindingen uit deze pilot en een nog op te stellen enquête/evaluatie onder de (burger)raadsleden, college leden en leden S-team/S{eam XL.

1

gfmfenfe

Moerdük

Onder¿oek naar vergadermodellen (structuur) en cultuur De griffie heeft dit voorjaar meegewerkt aan een onderzoek van het Perikles instituut naar vergadermodellen van gemeenteraden in Nederland. Uit dit onderzoek blijkt dat geen enkel model écht hetzelfde is. Het ene BOB-model (Beeldvorming / Oordeelsvorming / Besluitvorming) is het andere niet en elk commissie-model is net weer anders ingericht. Vergadermodellen die in naam hetzelfde zijn, hebben toch op veel punten behoorlijke verschillen. Daarnaast waren er bij vergadermodellen waar je op het eerste gezicht zou aannemen dat ze niet op elkaar zouden lijken juist weer veel overeenkomsten. Om toch een vergelijking te kunnen maken tussen vergadermodellen, ontwierp het Periklesinstituut drie typeringen voor vergadermodellen: de procesmatige scheiding, de functionele scheiding en de vormscheiding. Een vergadermodel kan zijn ingericht met één typering, of een combinatie van twee of zelfs alle drie de typeringen. Op basis van de drie ordeningsprincipes kunnen een aantal vergadermodellen worden opgemerkt. Huid ige vergadermodel Moerdijk

Op dit moment kent Moerdijk een vergadermodel met drie commissies (functionele typering) waar oordeelsvorming plaatsvindt (A,B of C-stuk) en een besluitvormende raad. ln de commissie is ook de mogelijk opgenomen voor beeldvorming (procesmatige typering): Het gaat dan om zaken, die (nog) niet aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd, maar waar van de commissie een richtinggevende uitspraak wordt gevraagd ("stukken ter bespreking"). Deze uitspraak wordt verkregen door het uitwisselen van de fractiestandpunten. Daarnaast vinden er (op verzoek van college of raad) informerende raadsinformatieavonden plaats.

Vergadercyclus De vergaderingen van informatieavonden, commissies en raad vinden plaats in een cyclus van 6 weken (met uit zondering van het zomerreces waar sprake is van een cyclus van 1O weken). Naast deze reguliere vergaderingen komen er nog vergaderingen bij van de commissievoorzitters, presidium, rekeningcommissie, werkgeverscommissie en werkgroepen. Ook zíjn er nog regionale bijeenkomsten en fractieoverleggen. Daarnaast kennen we het gebruik van aanvullende informatieavonden indien daar aanleiding toe is.

Brede wens aanpassen vergadermodel De huidige vergadercyclus wordt als druk eryaren. Zowel bij de raad, college als ook de ambtelijke organisatie, bestaat de wens hier kritisch naar te kijken en suggesties voor aanpassingen te doen. Dit ook in het licht van veranderingen die op ons afkomen met de Omgevingswet en de wens vanuit de raad minder te vergaderen en meer zichtbaar te zijn als raad bij de inwoners. De huidige vergadercyclus laat hiertoe weinig ruimte. Daarnaast is er de wens om te zorgen voor een betere spreiding van voorstellen. De ene commissie ziin er weinig onderwerpen en de volgende commissie kunnen wel twee avonden gevuld worden. Door de cyclus van 6 naar 4 weken te krijgen zal er naar verwachting ook een betere spreiding van stukken mogelijk zijn. Ook vraagt de komst van de omgevingswet per 11712022 ook om meer snelheid in de besluitvorming of advisering door de raad. Dit speelt met name rondom aanvragen omgevingsvergunning die in strijd zijn met het Omgevingsplan. ln deze gevallen is onder de Omgevingswet geen instemming van de gemeenteraad meer nodig, maar geeft de raad een advies aan het college van burgemeester en wethouders. Het zou mooi zijn dit in de reguliere (nieuwe)vergadercyclus een plek te kunnen geven en hier geen aparte besluitvormende raadsvergaderingen voor in te hoeven plannen.

Dinsdag 15 juní 2021 is in de klankbordgroep Omgevingswet van de gemeenteraad gesproken over het eventueel delegeren van dit soort besluiten aan het college. Als de raad besluit om deze bevoegdheid aanzichzelf te houden, dan kan een versnelling in besluitvorming nodig zijn, omdat de voorbereidingstijd voor vergunningen wordt verkort. Daar waar een advies van de raad aan het college nodig is, kan een snelle besluitvorming nodig zijn.

2

semeente \tM

oerd[jk

Een vergadercyclus die een snelle besluitvorming mogelijk maakt (van 6 naar 4 weken), kan helpen om de (fatale) termijnen rondom deze vergunningen (binnen I weken) te kunnen halen. " Overigens wordt de wens om het vergadermodel aan te passen op basis van de hierboven genoemde argumenten gedeeld door het college en de ambtelijke organisatie (S{eam). De informatieavonden van het college kunnen met deze wijziging plaatsvinden op dinsdag en woensdag zodat raadsleden ook in de gelegenheid gesteld worden om hierbij desgewenst als'toehoorder' aanwezig te zijn. Dit draagt ook bij aan een grotere zichtbaarheid van de raadsleden.

Voorstel pilot vergadermodel Eerder heeft het presidium aangegeven er geen bezwaar tegen te hebben om commissies, indien mogelijk, samen te voegen mits dit niet ten koste ging van de inhoudelijke discussie (tijdsdruk door samenvoegen). Dit blijft ook bij deze pilot het uitgangspunt; echter we moeten ook naar ons zelf durven te kijken en aanspreken als het om efficiënt vergaderen gaat (niet verzanden in details maar sturen op hoofdlijnen, welke informatie is nodig om tot een goed besluit te komen). Afschaffen van het commissiestelselwordt niet als wenselijk ervaren daar de fracties dan geen burgerleden meer kunnen inzetten. Voorgesteld wordt naar één voorbereidende commissie te gaan en hiervoor vast de donderdag als vergaderavond te houden. Tijdens de commissie kan er met verschillende woordvoerders gewerkt worden, er zullen hiervoor richttijden per agendapunt worden opgenomen. Er zitten echter nooit meer dan twee commissieleden per fractie aan tafel. Mocht het toch niet mogelijk zijn de agenda op één avond af te werken kan de donderdag erna als uitloop avond worden benut. Een voordeel hiervan is dat de dinsdag en woensdag door de organisatie maar ook door de dorps en staftafels als vaste avond gebruikt kan worden zodat raadsleden deze avonden, indien gewenst, kunnen bezoeken.

Voorgesteld wordt dit vanaf 1-1-2022 als pilot tot aan de verkiezingen te doen (een voorbereidende commissie op de donderdag) waarbijwel geagendeerd wordt langs de lijnen van de drie domeinen (interne dienstverlening, sociaal en fysiek). lndien er teveel onderwerpen zijn kan (uitzondering op de regel) gebruik worden gemaakt van de donderdag erna. Zie in de bijlage een voorstel voor een vergaderschema met een cyclus van 4 weken. Daarnaast wordt voorgesteld de vergadercyclus terug te brengen van 6 naar 4 weken. Dit ook om tegemoet te komen aan de ontwikkeling van de omgevingswet zoals hierboven uiteengezet is. Dit tijdelijke besluit, de uitkomsten van de nog te houden enquête, kan aan het overdrachtsdocument van de raad worden toegevoegd om ín de nieuwe raadsperiode te evalueren en tot een voortzetting van de pilot of een nieudaangepast vergadermodel en cyclus te komen. Dan kan op basis hiervan ook het reglement van orde van de raad en de commissieverordening desgewenst worden aangepast. Dit is voor een experiment niet nodig. De pilot is wat ons betreft geslaagd als we met elkaar durven te experimenteren, kijken naar wat wel/niet werkt en op basis hiervan ten tijde van de pilot wijzigingen kunnen aanbrengen (in structuur en gedrag/cultuur).

Dit vergt wat van ons allemaal (vergaderdiscipline, vergaderen op hoofdlijnen en het strak leiden van de vergadering zonder dat dit ten koste gaat van het debat).

3

gf rneenre Moerdük Beoogd maatschappelijk resultaat Door minder vergaderingen ter voorbereidíng op de raadsvergadering ontstaat er meer ruimte om bijeenkomsten van derden te bezoeken en wordt de werkdruk bij raadsleden verminderd. Dit sluit aan bij de wens vanuit de raad meer zichtbaar te zijn als raad bij de inwoners.

Kaders Reglement van orde gemeenteraad Moerdijk Verordening op de raadscommissies Nb voor een pilot hoeft geen afrruijkingsbesluit te worden genomen Gemeentewet

Argumenten Pro

¡ . . o o ¡

Het nieuwe vergadermodel zorgt voor minder commissievergaderingen; Een vergadercyclus van 4 weken zorgt voor betere spreiding van voorstellen aan de raad en aansluiting bij de nieuwe besluitvorming die vanaf 1 juli 2022 nodig is bij de invoering van de omgevingswet; Minder vergaderen zorgt voor afname van werkdruk bij raadsleden (van kleinere fracties), de griffie en de ambtelijke ondersteuning; De raad kan zichtbaarder worden voor de inwoners door o,a andere avonden (vanuit organisatie en dorps/stadstafels) te bezoeken, werkbezoeken af te leggen ed; De vergaderingen m.b.t. de gemeenteraad zijn op een vaste avond, de donderdag; De inzet van griffie, bode, catering, beveiliging is op 1 avond nodig in plaats van 3 avonden.

Contra a

a

Aanpassing in het vergadercyclus zal in het begin wennen zijn en vragen om efficiënter vergaderen. NB Efficiënter vergaderen wordt onderdeelvan het inwerkprogramma voor de nieuwe raad. Na de gemeenteraadsverkiezingen wordt eveneens voorzien in een training voor de voorzitters van de commissie. Er zijn wellicht minder burgerleden nodig om de commissie te bemensen echter wel kan gewerkt worden met verschillende woordvoerders per fractie; dit kan ook als pro worden gezien (nu mogelijkheid van 4 burgerleden per fractie).

Alternatieven Het behouden van de huidige vergadercyclus. Echter, dat kan gevolgen hebben voor de snelheid van besluitvorming bij de invoering van de nieuwe omgevingswet per 1 juli 2022.

Maatschappelijk draagvlak Door een vergadercyclus te hebben van 4 weken wordt het besluitvormingsproces ingekort. Hierdoor weten inwoners eerder waar zij aan toe zijn, zeker wanneer de Omgevingswet wordt ingevoerd. Fi nanciële consequenties

Minder vergaderen betekent minder inzet van de ambtelijke ondersteuning en de griffie maar ook van bodedienst en beveiliging. De beschikbaar komende capaciteit kan ingezet worden voor de uitvoering van het griffieplan.

Gommunicatie Het nieuwe vergaderschemazal worden geplaatst op de website van de gemeenteraad en worden gecommuniceerd via de Moerdijkse Bode en de sociale mediakanalen van de gemeenteraad.

4

ge meente

Moerdijk

Realisatie: risico's, planning en evaluatie Aan het einde van Q3, begin Q4 2022 zal de pilot worden geëvalueerd onder de raadsleden, burgerleden, het college van B&W, ambtelijke organisatie en griffie. Dilzal leiden tot een voorstel aan de raad voor de vergadercyclus van 1 januari 2023. Het presidium heeft, zoals altijd, de ruimte om tussendoor de voortgang te bespreken.

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnu mmer 01 68-37341 4, of via e-mail naar qriffie@moerd iik. nl.

Zevenbergen, 3 november 2021

De

van het

5

øemeente sM

oerdijk

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 16 december 2021 De raad van de gemeente Moerdijk,

gezien het voorstel van het presidium d.d. 3 november 2021 BESLUIT

1. ln te stemmen met de pilot'nieuwe vergadermodel en vergaderschema2022; 2. ln te stemmen met een evaluatie in de nieuwe raadsperiode (einde Q3, begin Q4 2022) op basis waarvan een definitief voorstel voor een nieuw vergadermodel (ingang 1-1-2023) aan de raad kan worden voorgelegd.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. l6 december 2021, de griffier,

de voorzitter,

A. Goslings

A.J. Moerkerke

6