RV - Kredietaanvraag digitaal sleutelsysteem gemeentelijk vastgoed

Raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Zaaknummer

wethouder C.J.A. van Dorst MBA 12 oktober 2023 2 november 2023 1008549

Onderwerp

Kredietaanvraag digitaal sleutelsysteem gemeentelijk vastgoed

Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met het aanschaffen en installeren van een nieuw (digitaal) sleutelsysteem met “slimme” deursloten voor het gemeentelijk vastgoed met uitzondering van het gemeentehuis; 2. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 219.000 en vanaf 2025 een budget voor de licentiekosten van € 2.000 per jaar; 3. De totale jaarlijkse lasten van € 28.000 vanaf 2025 voor € 21.000 te dekken uit de stelpost nieuw beleid, specifiek voor dit onderwerp geoormerkte middelen en het restant van € 7.000 per jaar te verwerken binnen een sluitende (meerjarig) begroting 2025 en verder. Publiekssamenvatting Op dit moment zijn de gemeentelijke gebouwen (55 gebouwen) voorzien van een “verouderd” sleutelsysteem uit 2002. Met het huidige sleutelsysteem geeft de gemeente fysiek sleutels uit. De afgelopen tientallen jaren zijn er veel sleutels in omloop, waarvan in een aantal gevallen niet bekend is wie een sleutel in bezit heeft. Het sleutelsysteem is verouderd en niet meer waterdicht. Het is van belang dat al onze gebouwen goed kunnen worden afgesloten en dat inzichtelijk wordt wie gebruik maakt van de gebouwen. De aanschaf van een digitaal sleutelsysteem geeft de gemeente de mogelijkheid om gebruikers op persoonlijke titel toegang te verlenen of indien nodig te ontnemen.

Door het digitale karakter van het systeem is het mogelijk om het toegangsbeheer op afstand te onderhouden en monitoren. Met het digitale sleutelsysteem kan de toegang op diverse manieren verkregen worden. Hierbij kun je denken aan een fysieke (geprogrammeerde) sleutel, een tag of toegang met behulp van een code. Inleiding Op dit moment zijn de gemeentelijke gebouwen voorzien van een verouderd sleutelsysteem uit 2002. Met dit sleutelsysteem geeft de gemeente fysiek sleutels uit. De afgelopen tientallen jaren zijn er veel sleutels in omloop, waarvan in een aantal gevallen niet bekend is wie een sleutel in bezit heeft. Het is van belang dat al onze gebouwen goed kunnen worden afgesloten en dat inzichtelijk wordt wie gebruik maakt van de gebouwen. Het systeem zorgt voor veiligheid van de gebouwen en bij incidenten kun je in de software zien wie het gebouw geopend heeft. De gebruikers ontvangen een code, tag of een geprogrammeerde sleutel waarmee men toegang heeft tot een ruimte voor het tijdstip wanneer de gebruiker de ruimte heeft gereserveerd. Hiermee voorkomt de gemeente dat buiten de afgesproken tijd de ruimte wordt betreden. Bij gebruik van de gymzalen is er geen fysieke overdracht van een sleutel meer nodig. Door het uitgeven van wisselende toegangscodes wordt de kans verkleind dat er zonder toestemming van de gemeente gebruik wordt gemaakt van de gymzalen.

Voor het aanschaffen en installeren van een digitaal sleutelsysteem is € 219.000 aan budget nodig.

Beoogd effect Met de aanschaf en installatie van een digitaal sleutelsysteem kunnen we de veiligheid en het oneigenlijk gebruik van het gemeentelijk vastgoed waarborgen. De tags, codes en geprogrammeerde sleutels zijn op afstand te activeren en te deactiveren. Argumenten De aanschaf van het digitaal sleutelsysteem levert de onderstaande voordelen op: 1. De toegang tot de gebouwen wordt beheerd op afstand en daarmee de veiligheid en toegankelijkheid beter gegarandeerd 2. De software zorgt voor een overzichtelijk en beheersbaar beheer 3. Bij gebruik van de gymzalen is er geen fysieke overdracht van een sleutel meer nodig 4. Bespaart reistijd voor de gebruikers, leveranciers en onze collega's 5. Het is mogelijk gebruikers/ onderhoudspartijen tijdelijke toegang te verlenen 6. Overzicht en controle op het aantal sleutels die in omloop zijn Kanttekeningen en risico’s Als er niet gekozen wordt voor een digitaal sleutelsysteem zal het oneigenlijk gebruik van het gemeentelijk vastgoed toenemen. Het overzicht van wie waar toegang heeft en waar sleutels zicht bevinden neemt alleen maar af. Er bestaan reële risico's dat er in de toekomst kosten gemaakt moeten worden om schades door oneigenlijk gebruik (bijv. vandalisme) te herstellen. Middelen Financiële middelen Voor de installatie en implementatie van het nieuwe digitale sleutelsysteem is een krediet nodig van € 219.000.

Dit systeem wordt in 10 jaar afgeschreven. materiaal

€ 170.350

eenmalig

materiaal onvoorzien

20%

€ 34.050

eenmalig

prijsverhoging 2024

8%

€ 13.600

eenmalig

€ 1.000

eenmalig

Software en begeleiding INVESTERING

€ 219.000

Volgens de nieuwe richtlijn van de provincie hoeven kapitaallasten pas gerekend te worden in het jaar na afronding. De totale jaarlijkse kapitaallasten komen hiermee vanaf 2025 op € 26.000 per jaar. Ook is jaarlijks een budget nodig voor de licentiekosten van het systeem. Deze kosten bedragen € 2.000 per jaar. De totale jaarlijkse lasten komen hiermee op € 28.000 per jaar. Dekking Binnen de stelpost nieuw beleid is specifiek voor dit onderwerp rekening gehouden met een bedrag van € 21.000 aan jaarlijkse lasten. Dit betekent dat van de € 28.000 aan jaarlijkse lasten € 21.000 gedekt kan worden uit de stelpost nieuw beleid en € 7.000 per jaar vanaf 2025 verwerkt dient te worden in een sluitende (meerjarig)begroting 2025 en verder. Personele middelen Binnen het totale krediet is geen rekening gehouden met extra personele capaciteit. Voorzien wordt dat dit niet nodig is omdat de gehele implementatie door een extern bedrijf verzorgd wordt.

Communicatie De gebruikers van de gebouwen zullen een brief en of email met handleiding ontvangen met daarin uitleg over het nieuw sleutelsysteem. Verwijs naar het participatietraject n.v.t. Vervolg Na het besluit zal Q4 2023 een pilot van drie maanden van start gaan. Voor de pilot is een selectie gemaakt uit het areaal van het gemeentelijk vastgoed, met als doel een goed beeld te krijgen van de diverse facetten van het digitaal sleutelbeheersysteem. Gelijktijdig zal in Q4 van 2023 een aanbesteding traject gestart worden zodat er in Q1 van 2024 een leverancier gekozen kan worden. Het plan is om in Q2 van 2024 te starten met de eerste aanpassing van de panden buiten de pilot. Om de voortgang te bewaken is het belangrijk om de tussentijdse resultaten te monitoren. Bijlagen Niet van toepassing

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 2 november 2023

De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 september 2023 overwegende dat: De gemeentelijke gebouwen (55 gebouwen) voorzien van een “verouderd” sleutelsysteem uit 2002 gelet op: De veiligheid en toegankelijkheid BESLUIT 1. In te stemmen met het aanschaffen en installeren van een nieuw (digitaal) sleutelsysteem met “slimme” deursloten voor het gemeentelijk vastgoed met uitzondering van het gemeentehuis; 2. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 219.000 en vanaf 2025 een budget voor de licentiekosten van € 2.000 per jaar; 3. De totale jaarlijkse lasten van € 28.000 vanaf 2025 voor € 21.000 te dekken uit de stelpost nieuw beleid, specifiek voor dit onderwerp geoormerkte middelen en het restant van € 7.000 per jaar te verwerken binnen een sluitende (meerjarig) begroting 2025 en verder.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 2 november 2023, de griffier, de voorzitter,

H.M. Vonk-Schenkel

A.J. Moerkerke