RV krediet schonen en digitaliseren archiefkelder

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Krediet voor het bewerken en digitaliseren van het archief in de archiefkelder Verantwoordelijke portefeuillehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Agendering en agendanummer Fase raadsbehandeling Zaaknummer

: : : : : :

C.J.A. van Dorst 1 juli 2021 15 juli 2021 BM 0801 Meningvormend 274228

Bijlagen: 1. Stappenplan schonen en digitaliseren dossiers

Gevraagd raadsbesluit 1. Instemmen met de voorgestelde aanpak en de financiële randvoorwaarden om de dossiers in de archiefkelder te bewerken, te digitaliseren en over te brengen naar de depots van het West-Brabants Archief en hiervoor een budget van € 300.000 beschikbaar stellen, verdeeld over de jaren 2021 tot en met 2024; 2. De kosten te dekken uit de specifiek voor dit doel gereserveerde middelen in de stelpost Nieuw beleid (Publieks)Samenvatting In de archiefkelder van de gemeente Moerdijk bevindt zich een schat aan informatie die volgens de Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komt en overgebracht moet worden naar de depots (archiefbewaarplaats of e-depot) van het West-Brabants Archief (WBA). Inwoners, bedrijven en andere belangstellenden krijgen zo toegang tot deze informatie. Voordat het WBA deze dossiers in zijn depots kan opnemen moeten deze bewerkt worden, zodat alleen bewaard blijft wat relevant en wettelijk vereist is (schonen). Daarnaast is het van belang dat documenten zoals bouwtekeningen, vigerende milieuvergunningen en omgevingsvergunningen gedigitaliseerd worden, zodat deze digitaal raadpleegbaar zijn.

Daarnaast is het van belang dat deze digitaal beschikbaar komen voor de processen rondom vergunningverlening, de informatiebehoefte vanuit het veiligheidsdomein en het beheer van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Wet onroerende Zaken (WOZ). De gemeenteraad is gevraagd om het bedrag dat opgenomen is in de meerjarenbegroting 2021-2024 beschikbaar te stellen om er voor te zorgen dat deze dossiers geschoond (en digitaal) opgenomen kunnen worden in de depots van het WBA.

1

Inleiding: reden van het voorstel Aanleiding Volgens de Archiefwet 1995 moet de schat aan informatie die zich in onze archiefkelder bevindt en voor blijvende bewaring in aanmerking komt geschoond (en gedigitaliseerd) worden voordat deze opgenomen kunnen worden in de depots van het West-Brabants Archief. Schonen betekent het archief bewerken, zodat alleen bewaard blijft wat relevant en wettelijk vereist is. Voordat we kunnen starten met het schonen (en digitaliseren) van deze informatie moet er eerst een projectplan/plan van aanpak opgesteld worden. Belang Het is van belang dat de te bewaren informatie in goede, geordende en toegankelijke staat (digitaal) openbaar wordt voor inwoners, onderzoekers en belangstellenden. Om aan de Archiefwet 1995 te voldoen moeten de te bewaren en vigerende panddossiers die vanaf 1997 tot heden zijn gevormd, geschoond worden. Daarna kunnen ze gedigitaliseerd worden, zodat hiermee het complete archief aan bouwtekeningen en de vigerende milieuvergunningen digitaal beschikbaar komt. Dat komt ten goede aan de processen rondom vergunningverlening, de informatiebehoefte vanuit het veiligheidsdomein en het beheer van de BAG en WOZ. Centrale vraag Kan de gemeenteraad instemmen met de voorgestelde aanpak en de financiële randvoorwaarden om de archieven vervolgens over te brengen naar het WBA?

Beoogd maatschappelijk resultaat Met het bewerken en digitaliseren van onze archieven willen we bereiken dat we deze in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen opnemen in de depots van het WBA, zodat deze informatie zoals de Archiefwet 1995 voorschrijft openbaar is voor inwoners, bedrijven en andere belangstellenden. Daarnaast willen we bereiken dat informatie digitaal beschikbaar is voor onze bedrijfsvoeringprocessen en die van onze ketenpartners.

Kaders - Archiefwet 1995 - Wet openbaarheid van bestuur - Meerjarenbegroting 2021-2024 Argumenten In totaal gaat het om ongeveer 400 meter beleids- en bestuursarchief (administratief archief) en ongeveer 1000 meter vergunningenarchief dat bewerkt en gedigitaliseerd moet worden. Pro Als de gemeenteraad instemt met de gevraagde besluiten: - voldoen we aan de Archiefwet 1995 en zorgen we ervoor dat binnen de wettelijke termijn en/of gemaakte afspraken het WBA onze archieven in goede, geordende en toegankelijke staat op kan nemen in zijn depots, - zorgen we er voor dat deze informatie openbaar wordt voor het publiek behalve als er openbaarheidsbeperkingen van toepassing zijn; - zorgen we er voor dat processen rondom vergunningverlening, de informatiebehoefte vanuit het veiligheidsdomein en het beheer van de BAG en WOZ digitaal kan plaatsvinden; Contra Als de gemeenteraad niet instemt met de gevraagde besluiten komen we in een situatie terecht waarin taakverwaarlozing ontstaat, we te maken krijgen met imagoschade en het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) de regie overneemt en we geen grip hebben op de uitvoering en de kosten.

2

Alternatieven Niets doen en wachten totdat de situatie ontstaat waarbij er sprake is van taakverwaarlozing en het IBT de regie overneemt of alles uit handen geeft aan een externe partij. Maatschappelijk draagvlak Informatie die gemeente Moerdijk op laat nemen in de depots van het WBA is toegankelijk voor inwoners, bedrijven en onderzoekers die bijvoorbeeld geïnteresseerd zijn in hun bouwvergunningen, de historie, stamboomonderzoek willen doen of onderzoek willen doen naar gebeurtenissen uit het verleden. Financiële consequenties Dekking Voor het bewerken en digitaliseren van het (vergunningen)archief willen we de komende zes jaren het bedrag van € 300.000 inzetten dat hiervoor in de stelpost Nieuw beleid is gereserveerd. Subsidieverwerving Niet aan de orde. Communicatie Nadat de gemeenteraad het bedrag van € 300.000 beschikbaar heeft gesteld wordt het WBA daarvan in kennis gesteld. Ook wordt de inkoopadviseur op de hoogte gebracht, zodat het traject van de aanbesteding kan worden gestart. Realisatie: risico’s, planning, evaluatie, duurzaamheid en inkoop, Zie bijlage. Risico’s 1. De kans bestaat dat het bedrag van € 300.000 niet toereikend blijkt te zijn. De raad zal hierover dan tijdig worden geïnformeerd en een aanvullend voorstel worden voorgelegd. 2. Het is mogelijk dat de planning niet gehaald wordt.

Planning Voor het bewerken en digitaliseren van het archief zijn de stappen en bijbehorende termijnen: Stap 1 2 3 4 5 6

Omschrijving Onderzoek naar mogelijkheden / marktconsultatie Aanbesteding Voorbereiding Uitvoering Kwaliteitscontroles Overbrenging

Termijn 2 maanden 3 tot 6 maanden 3 maanden Doorlooptijd van 6 jaar Doorlooptijd van 6 jaar 1 jaar

In de bijlage is een nadere uitwerking van het stappenplan te vinden. De doorlooptijd kan veranderen als er meer of minder werk wordt uitbesteed. Evaluatie Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden vindt er tussentijds een evaluatie plaats van de uitgevoerde werkzaamheden op zowel de kwaliteit als de kwantiteit als het uitgegeven en overgebleven budget.

3

Inkoop Er moet een Europees aanbestedingstraject plaats vinden onder begeleiding van het inkoopbureau waarbij social return voor de uitvoering van bepaalde werkzaamheden een rol kan spelen. Wanneer de mogelijkheid ontstaat wordt er actief op ingezet.

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnummer 0168-373414 of via e-mail: griffie@moerdijk.nl. Zevenbergen, 25 mei 2021 Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de gemeentesecretaris, de burgemeester,

ir. J.C. Slagboom

J.P.M. Klijs

4

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 15 juli 2021 De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 mei 2021, overwegende dat in de meerjarenbegroting 2021-2024 een krediet (bedrag) van € 300.000 is opgenomen voor het bewerken en digitaliseren van het vergunningenarchief, gelet op de Archiefwet 1995, BESLUIT 1. In te stemmen met de voorgestelde aanpak en de financiële randvoorwaarden om de dossiers in de archiefkelder te bewerken, te digitaliseren en over te brengen naar de depots van het West-Brabants Archief en hiervoor een budget van € 300.000 beschikbaar stellen, verdeeld over de jaren 2021 tot en met 2024; 2. De kosten te dekken uit de specifiek voor dit doel gereserveerde middelen in de stelpost Nieuw beleid.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 15 juli 2021, de griffier, de voorzitter,

A. Goslings

A.J. Moerkerke

5