RV IT middelen en ondersteuning gemeenteraad Moerdijk

oerneente "M oerdijk RAADSVOORSTEL Onderunerp: lT middelen en ondersteuning gemeenteraad Moerdijk Verantwoordelijke portefeu illehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Agendering en agendanummer Fase raadsbehandeling

Zaaknummer

C.J.A. van Dorst 25 november 2021 16 december 2021 RA 0809

Besluitvormend

328825

Bijlagen a

Advies werkplek en ondersteuning lT middelen gemeenteraad Moerdijk

Gevraagd raadsbesluit 1. ln te stemmen met het beschikbaar stellen van apparatuur, software, opleiding en ondersteuning tijdens kantoortijden ten behoeve van digitaalwerken en vergaderen voor alle raadsleden en burgerraadsleden in de nieuwe gemeenteraad van Moerdijk. 2. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 45.000 voor de aanschaf van 45 laptops met toebehoren.

3. De jaarlijkse kapitaallasten van € 11.925 vermeerderd met de bijkomende kosten van € 9.765 voor licenties en gebruikersbeheer- en ondersteuning (structureel), €3.510 voor installatie en uitgifte (eenmalig) en € 2.000 voor opleiding en training (eenmalig) te dekken uit de specifiek hiervoor gereserveerde middelen in de stelpost "Nieuw beleid".

(Publieks)Samenvatting Bij rechtspositiebesluit is vastgesteld dat aan raadsleden en burgerleden lT voorzieningen in bruikleen worden gegeven die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie. Sinds de start van de Corona crisis wordt door de gemeenteraad veelal digitaal vergaderd. Doordat deze situatie steeds langer is gaan duren is er naast de noodzaak ook meer besef ontstaan van de voordelen die het digitaal vergaderen biedt. We groeien daarmee toe naar een meer hybride werkomgeving waarbijook in een "normale" situatie steeds meer digitaal gewerkt en vergaderd wordt Digitaal vergaderen is nodig als een situatie zich voordoet waarbij fysiek vergaderen niet mogelijk is. Daarnaast maakt digitaal vergaderen raadswerk laagdrempef iger voor de niet formele vergaderingen zoals informatiebijeenkomsten. Met name omdat reistijd wordt voorkomen en het makkelijker te combineren is met de thuissituatie, is het eenvoudiger de interactie en betrokkenheid te vergroten. De nieuwe digitale werkwijze moet voldoen aan een aantal universele uitgangspunten. Veilig, betrouwbaar, bruikbaar en beheersbaar. Om de gemeenteraad goed in haar taak te kunnen faciliteren, wordt informatie en informatie-uitwisseling steeds belangrijker. lnformatie die uitgewisseld wordt binnen een fractie, moet binnen de fractie blijven en is dan voor anderen niet te zien.

En zaken die de raad gezamenlijk vertrouwelijk wil behandelen, mogen niet onbedoeld openbaar worden. lnformatieveiligheid speelt daar een grote rol bij. Om dit niet alleen veilig maar ook gebruiksvriendelijk te organiseren is een enquête uitgezet om de behoefle binnen de gemeenteraad op te halen. Op basis van de resultaten wordt aan de raad voorgesteld om de benodigde middelen beschikbaar te stellen voor de aanschaf van Windows laptops (investering van € 45.000) en de jaarlijkse kosten voor Microsoft licenties, trai ningen en ondersteu ning tijdens kantoortijden.

ge meenff

aa

Moerd U k

lnleiding: reden van het voorstel Aanleidinq De nieuwe gemeenteraad dient over apparatuur te beschikken waar prettig, betrouwbaar en veilig mee kan worden gewerkt bij zowel fysieke als digitale vergaderingen. Om dit met elkaar uit te werken is een werkgroep vanuit de raad samen met de griffie en de ambtelijke organisatie aan de slag gegaan. De oude vergoedingsregeling leidde tot onduidelijkheid en ontevredenheid over de ondersteuning, nu willen we de gelegenheid benutten dit goed te regelen én gebruik te maken van moderne technieken, waaronder digitaal vergaderen. Belanq De gemeenteraad wordt als hoogste orgaan van de gemeente in staat gesteld haar taak naar behoren te kunnen uitvoeren met passende lT voorzieningen, met als aandachtspunten: ¡ Balans tussen kosten, veiligheid en gebruiksgemak o Uniform en betrouwbaar georganiseerd o Binnen fiscale grenzen. Centrale vraao Sluit de door de werkgroep uitgewerkte en door het college voorgestelde ondersteuning aan bij de behoeften van de gemeenteraad?

Beoogd maatschappel ijk resultaat Een goed functionerende en bij de tijd zijnde gemeenteraad als volksvertegenwoordiger is noodzakelijk voor de inwoner, ook in onvoorziene situaties als een pandemie. Kaders Gemeentewet, Baseline lnformatieveiligheid Overheid (BlO), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (DPA), Verordening rechtspositie raads- en commissíeleden 201 9.

Argumenten Vanuit de werkgroep is consensus over hoe de ondersteuning er uit moet zien: o Een Windows laptop specifiek voor het raadswerk (geen privé gebruik) voor raadsleden én burgerleden

o Met Microsoft 365 licentie voor o.a. MS Outlook en MS Teams o Ondersteuning tijdens kantoortijden en als wens ook rondom de start van de vergadering. Na

. o . Pro

marktverkenning is gebleken dat beschikbare ondersteuning rond de start van de vergadering niet of erg kostbaar is om te organiseren. De werkgroep ven¡,¡acht dat dit vooral in de opstartfase nodig zal zijn, raadsfracties elkaar hierbijwillen helpen en op basis daarvan inschat dat deze dure oplossing niet de juiste prijs/kwaliteit verhouding heeft. Opstartcursus lntroductieprogramma voor bewustwording op het gebied van informatieveiligheid en privacy Een whitepaper waaruit blijkt hoe hier mee te werken

o Continuering raadsvergaderingen ook tijdens een pandemie . B¡j de tijd brengen en vergroten van de digitale samenwerking binnen de gemeenteraad . Beperken van incidenten op het gebied informatieveiligheid en datalekken o Bieden van ondersteuning bij digitaal vergaderen

2

ge meente . r

aa

Moerd U k

Meer flexibiliteit in de vorm en het moment van vergaderingen en informatieavonden Verhogen van draagvlak voor digitaal vergaderen door het aanbieden van trainingen

Contra a

Structurele investering benodigd

Alternatieven Overuvegend fysiek vergaderen en bij digitaal vergaderen gebruik te maken van eigen apparatuur zonder professionele ondersteuning met verhoogd risico op informatieveiligheidsincidenten.

Maatschappelijk draagvlak De opgehaalde behoefte opgenomen in dit raadsvoorstel voor een digitale voorziening en ondersteuning voor de gemeenteraad is afkomstig uit een enquête uitgezet onder alle (burger)raadsleden.

Financiële consequenties Uitgegaan wordt van de aanschaf van 45 laptops met toebehoren à € I .000, gebaseerd op het aantal raadsleden en actieve burgerleden op dit moment. Mocht dit aantal in 2022 na de verkiezingen anders uitkomen dan zullen de onderstaande bedragen daarop aangepast worden. Specificatie van de jaarlijkse kosten: Kapitaallasten (rente 1,5o/o en afschrijving in 4 jaar) over de investering van € 45.000 Licenties MS 3ô5: 45 x € 100 Gebruikersbeheer en -ondersteuning: 45 x €. 117 lnstallatie en uitgifte faptops: 45 x € 78 (eenmalig) Training en opleiding (eenmalig) Totaal

€ 11.925

- 4.500

- 5.265 - 3.510 - 2.000 €.27.200

Dekkinq De jaarlijkse kosten van afgerond €27.OOO (in 2022, daarna €22.000) kunnen gedekt worden uit de specifiek voor dit ondenverp gereserveerde middelen in de stelpost Nieuw beleid. Zie hiervoor ontwikkeling nr.16 op blz.23 en 36 van de kadernota 2022-2025. De jaarlijkse kosten zijn daar nog

hoger i.v.m. een hogere inschatting van de kosten van gebruikersbeheer en -ondersteuning. Fiscale reqels

Aan de verstrekking zijn fiscale gevolgen verbonden. De aard van de werkzaamheden van raadsleden en burgerleden vereist dat zij digitaal en plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Bovendien worden de stukken voor vergaderingen en bijeenkomsten digitaal aangeleverd. Hiermee is voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium. Bijverordening en in een bruikleenovereenkomst is bepaald dat de ter beschikking gestelde laptop bij het beëindigen van de functie moet worden ingeleverd. De ter beschikking stelling van de laptops is hiermee vrijgesteld en gaat niet ten koste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR). SubsidievenvervinO Niet van toepassing.

Communicatie De opgenomen behoeften in dit voorstel zijn tot stand gekomen met behulp van een enquête uitgezet onder alle (burger)raadsleden. Het voorstel voor een digitale voorziening met ondersteuning aan de gemeenteraad is in overleg tot stand gekomen met de werkgroep welke bestaat uit een aantal vertegenwoordigers uit de gemeenteraad.

3

ge meente

Moerdük

Reallsatle: rlsico's, planning, evaluatle, duurzaamheld en lnkoop N:v.t.

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoon nu mmer 0 I 68-37 341 4 of via e-mail : qriffie@moerd i ik. nl.

Zevenbergen, 2 november 2021 Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de de burgemeester,

gemeentesecretaris,

tr

ge meente

Moerdijk

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 16 december 2021

De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 2 november 2021, ovenvegende dat: - De gemeenteraad als hoogste orgaan van de gemeente in staat gesteld moet worden haar taak naar behoren te kunnen uitvoeren met passende lT voorzieningen. gelet op:

- Bij rechtspositiebesluit is vastgesteld dat aan raadsleden en burgerleden lT voorzieningen in bruikleen worden gegeven die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie.

BESLUIT

1. ln te stemmen met het beschikbaar stellen van apparatuur, software, opleiding en ondersteuning 2.

tijdens kantoortijden ten behoeve van digitaalwerken en vergaderen voor alle raadsleden en burgerraadsleden in de nieuwe gemeenteraad van Moerdijk; Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 45.000 voor de aanschaf van 45 laptops met toebehoren;

3. De jaarlijkse kapitaallasten van € 11.925 vermeerderd met de bijkomende kosten van 9.765 voor licenties en gebruikersbeheer- en ondersteuning (structureel), € 3.510 voor installatie en uitgifte (eenmalig) en € 2.000 voor opleiding en training (eenmalig) te dekken uit de specifiek hiervoor gereserveerde middelen in de stelpost "Nieuw beleid".

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 16 december 2021, de griffier, de voorzitter,

A.G

5