RV Hybride werken thuiswerkvoorziening

øemeente sM

oerdük

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Hybride werken: thuiswerkvoorzieningen Verantwoordel ijke portefeuillehouder(s) Datum comm issiebehandeling Datu m raadsbehandeling

Zaaknummer

burgemeester A.J. Moerkerke 22 september 2022 6 oktober 2022 487590

Bijlagen: Visie op werken Regeling hybride werken

1. 2.

Gevraagd raadsbesluit

1. Een thuiswerkbudget van € 126.000 beschikbaar te stellen, waaruit de thuiswerkplekvergoedingen

2. 3. 4. 5.

aan het personeel verstrekt kunnen worden, en dit budget te verdelen als volgt: in 2022 € 66.000 en in 2023 € 60.000; Een investeringskrediet van € 120.000 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van ICT-middelen, te gebruiken door het personeel op de thuiswerkplek, en dit af te schrijven in 5 jaar; De kosten van het thuiswerkbudget in 2022bii te ramen in de begroting2022 ten laste van de begrotingsruimte, en de kosten in 2023 te verwerken in een sluitende meerjarenbegroting 2023 2026; De kapitaallasten van de investering van € 120.000 in 2O22 te dekken uit de begrotingsruimte en in 2023 en verder te veniverken in een sluitende meerjarenbegroting 2023 - 2026. De kosten van de internetvergoeding in 2022 van € 30.000 bij te ramen ten laste van de begrotingsruimte en voor 2023 en verder van € 58.750 per jaar te ven¡verken in een sluitende meerjaren begrotin g 2023-2026.

-

(Publ ieks)Samenvatting Gemeente Moerdijk wil een flexibele, wendbare en moderne werkgever zijn.Zijwil de goede ervaringen van het thuiswerken behouden, met veel autonomie voor de medewerker en het goed benutten van de digitale mogelijkheden. Vanuit onze Visie op werken ondersteunen wij een hybride werkvorm voor onze organisatie: deels op kantoor en deels vanuit huis werken. Om aan te kunnen sluiten op deze ontwikkelingen is de Regeling hybride werken uitgewerkt. De regeling voorziet in een thuiswerkbudget voor het inrichten van een ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek en het in bruikleen beschikbaar stellen van ICT-middelen zoals een toetsenbord, muis, beeldscherm en laptopstandaard.

Aan plaats- en tijdonafhankelijk werken zijn wettelijke vereisten verbonden. Met de voon¡vaarden en middelen zoals beschreven in de Regeling hybride werken, voldoen we aan de verplichting vanuit de Arbowet en Burgerlijk Wetboek en maken we het voor medewerkers mogelijk om op een gezonde en veilige manier ook vanuit huis te werken. De raad wordt gevraagd om hiervoor de financiële middelen beschikbaar te stellen.

1

ge meente

Moerdük

lnleiding: reden van het voorstel Aanleidinq Door corona hebben we de voordelen, nadelen en kansen van thuiswerken ervaren. Met die ervaringen is de relatie tussen werk, werkplek en werk-privébalans opnieuw vormgegeven. Vanuit de Visie op werken is invulling gegeven aan een hybride werkvorm voor de organisatie: deels op kantoor en deels vanuit huis werken. Belano Gemeente Moerdijk gelooft in het creëren van een plezierig werkklimaat voor haar medewerkers. Gelukkige medewerkers vormen immers de basis voor de organisatie. Een werkklimaat dat aansluit bij de behoefte van de medewerkers, de arbeidsmarkt en de wereld om ons heen. De medewerker kiest de plek die het meest past bij zijnwerl<zaamheden: op kantoor of vanuit huis. Het werk is hierin leidend. Centrale vraaq Hoe kan gemeente Moerdijk als werkgever een goede thuiswerkplek faciliteren om efficiënt en verantwoord thuis te kunnen werken?

Beoogd maatschappelijk resultaat Goede arbeidsvoorwaarden hebben een positief effect op de tevredenheid, betrokkenheid en trots van medewerkers en bestuurders en daarmee op de gemeentelijke dienstverlening voor de inwoners. Daarmee wordt de basis gelegd om de maatschappelijke opgaven van gemeenten vorm te geven.

Kaders Burgerlijk Wetboek Cao Gemeenten Arbowet Visie op werken Regeling hybride werken (vastgesteld door college d.d. 26 juli 2022)

Argumenten Pro

Een hybride werkvorm geeft invulling aan een modern werkplekconcept waarin meer diversiteit is in werkplekken. Het biedt medewerkers flexibiliteit en kan de werk-privé balans verbeteren. Het past dus bij de moderne arbeidsmarkt en is ook noodzakelijk om medewerkers te werven én te behouden. Bij het opstellen van de regeling is ook gekeken hoe andere gemeenten en overheden hun regeling hebben ingericht. Onze regeling sluit op hoofdlijnen aan bijwat anderen doen. Met de bruikleen van ICT-middelen en een budget voor het inrichten van een (ergonomische) thuiswerkplek wordt voldaan aan de zorgplicht conform de Arbowet en het Burgerlijk Wetboek om op een gezonde en veilige manier vanuit huis te werken. Vanuit die zorgplicht komen de kosten voor het inrichten van een werkplek thuis voor rekening van de werkgever, voor zover deze werkplek nog niet voldoet aan de vereisten. Contra Zonder het beschikbaar stellen van het budget kan op een minder verantwoorde manier invulling gegeven worden aan het thuiswerkbeleid. Alternatieven Een alternatief voor het verstrekken van een thuiswerkbudget voor het inrichten van de thuiswerkplek is het in bruikleen ter beschikking stellen van bureaus en bureaustoelen.

Vanuit facilitair en logistiek oogpunt is het verstrekken van een thuiswerkbudget eenvoudiger en voordeliger, omdat de gemeente geen administratie bij hoeft te houden, geen opslagcapaciteit nodig heeft en geen logistieke activiteiten hoeft te verrichten.

2

ge meente

Moerdük

Parti ci patie/Maatschappel ij k d raagvlak

Financiële consequenties ln de begroting2022 en begroting 2023is geen rekening gehouden met deze uitgaven. Daarom wordt aan de gemeenteraad voorgesteld om voor het thuiswerkbudget en de aanschaf van de ICT-middelen een budget resp. investeringskrediet beschikbaar te stellen. Voor de inrichting van een ergonomische thuiswerkplek is een budget per medewerker beschikbaar van € 750,-. Daarnaast worden op aanvraag ICT-middelen voor op de thuiswerkplek beschikbaar gesteld. Afhankelijk van de keuze van de medewerker variëren de kosten van minimaal € 55,(toetsenbord en muis) tot maximaal €715,- (twee beeldschermen en docking station, toetsenbord en muis). De kosten zijn exclusief BTW. Voor niet alle functies is thuiswerken geschikt. Daarnaast is de venryachting dat niet alle medewerkers van de organisatie (meteen) een beroep gaan doen op de Regeling hybride werken en ook niet tot het maximale bedrag. Voorlopig wordt uitgegaan van 60% deelname tegen de maximale kosten. ICT middelen:

280 medewerkers x 60% x €715,- = € 120.000,- (investeringskrediet, afschrijving in 5 jaar, rente 2%) Thuiswerkbudget:

280 medewerkers x 60% x € 750,- = € 126.000,- (te verdelen over 2022 en 2023 in € 66.000,- resp € 60.000,-) lnternetvergoeding: De kosten van deze vergoeding worden op jaarbasis geraamd op € 58.750 Dekkinq De kapitaallasten van de investering van € 120.000,- in2022 ad € 13.200,- ten laste te brengen van de begrotingsruimte en in 2023 en verder ad € 26.400,- te verwerken in een sluitende meerjarenbegroting De kosten van het thuiswerkbudget in 2O22 ad € 66.000,- ten laste te brengen van de begrotingsruimte en in2O23 ad € 60.000,- te veruverken in een sluitende meerjarenbegroting. Op basis van de regels in de Notitie Waarderings- en afschrijvingsbeleid 2019 (vastgesteld bij raadsbesluit van 10 okt.2019) ís het niet nodig om bijdragen aan derden (in dit geval het eigen personeel) als investering te verwerken en af te schrijven in x aantaljaar. De middelen die de medewerker voor de vergoeding aanschaft, worden zijnlhaar eigendom. Voor de ICT-middelen geldt dit niet, die worden door de gemeente in bruikleen gegeven.

Als in de loop van 202212023 blijkt dat het gebruik van de regeling ruim hoger uitkomt dan de nu aangehouden 60% deelname, dan zal hiervoor in een bestuursrapportage extra krediet en/of budget worden gevraagd. De kosten van de internetvergoeding kunnen voor 2022 ad € 30.000 worden opgevangen binnen de beschikbare begrotingsruimte en de kosten voor 2023 en verder van € 58.750 per jaar zullen worden ven¡¡erkt in een sl u itende meerjaren begroti ng 2023-2026. Subsidieverwervinq

Communicatie Na besluitvorming worden medewerkers via lntranet geÏnformeerd

3

gemee nte

Moerdi¡k

Realisatie: risico's, planning, evaluatie, duurzaamheid en inkoop De werkgever is verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek en voor de (ergonomische) inrichting hiervan, zowel op kantoor als thuis. Dat is de zorgplicht van de werkgever conform de Arbowet en het Burgerlijk Wetboek. De werkgever is tevens verplicht de medewerker voor te lichten en te instrueren over de risico's van beeldschermwerken en tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Om medewerkers hierin te ondersteunen is op de Moerdijkacademie een eiearning Efficiënt thuiswerken opgenomen. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnu mmer 01 68-37341 4 oî via e-mail : qriffie@moerdiik. nl.

Zevenbergen, 26 juli 2022 meester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de burgemeester,

f

tr

4

ge meente

aa

Moerd U k

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 6 oktober 2022

De raad van de gemeente Moerdijk,

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 juli 2022,

overwegende dat: Gemeente Moerdijk wil een flexibele, moderne en wendbare werkgever zijn. De veranderende samenleving en dienstverlening maakt dat er steeds meer behoefte en noodzaak is om meer hybride te kunnen werken: deels op kantoor en deels vanuit huis. Om aan te kunnen sluiten op deze ontwikkelingen, bieden we medewerkers vanuit onze visie op werken een mobiele werkplek en ICTmiddelen in bruikleen aan. Daarnaast stellen wij een thuiswerkbudget ter beschikking voor het inrichten van een thuiswerkplek.

gelet op:

Aan plaats- en tijdonafhankelijk werken zijn wettelijke vereisten verbonden. Met de voon¡raarden en middelen zoals beschreven in de Regeling hybride werken, voldoen we aan de verplichting vanuit de Arbowet en Burgerlijk Wetboek en maken we het voor medewerkers mogelijk om op een gezonde en veilige manier ook vanuit huis te werken.

BESLUIT

1. Een thuiswerkbudget van € 126.000 beschikbaar te stellen, waaruit de thuiswerkplekvergoedingen aan het personeel verstrekt kunnen worden, en dit budget te verdelen als volgt: in 2O22 € 66.000

enin2023 € 60.000;

2. Een investeringskrediet van € 120.000 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van ICT-middelen, te gebruiken door het personeel op de thuiswerkplek, en dit af te schrijven in 5 jaar; 3. De kosten van het thuiswerkbudget in 2022bU te ramen in de begrotín12022 ten laste van de begrotingsruimte, en de kosten in 2023 te veruverken in een sluitende meerjarenbegroting 2023 2026; 4. De kapitaallasten van de investering van € 120.000 in 2022 te dekken uit de begrotingsruimte en in 2023 en verder te verwerken in een sluitende meerjarenbegroting 2023 - 2026. 5. De kosten van de internetvergoeding in 2Q22 van € 30.000 bij te ramen ten laste van de begrotingsruimte en voor 2023 en verder van € 58.750 per jaar te ven¡verken in een sluitende meerjaren begroti n g 2023-2026.

Vastgesteld in de de

d.d 6 oktober 2022,

de voorzitter,

5