RV Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2022

gem fenfe

Moerdijk

RAADSVOORSTEL Ondenrverp: Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening2022 Verantwoordelijke portefeuillehouder(s) Datum comm issiebehandeling Datum raadsbehandel ing Datum comm issiebehandeling

Voorzitter Aud itcommissie 19 september 2022

3 november 2022

20 oktober2022

Bijlagen: 1. Controleprotocol

Gevraagd raadsbesluit

. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2022 van de gemeente Moerdijk vast te stellen; 2. ln te stemmen met de navolgende algemene uitgangspunten voor de controle m.b.t. getrouwheid 1

én rechtmatigheid: De controle op van de jaarrekening zal zijn gericht op het afgeven van een oordeel over: De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening ln te stemmen met de navolgende "goedkeuringstoleranties"

a. b.

c. d.

3.

e.

Goedkeu ri n gstolerantie Fouten in de jaarrekening (% omvanobasis) Onzekerheden in de controle (% omvanqbasis)

Strekkinq accountantsverklarinq Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding

Afkeurend

31o/o

>1o/o<3o/o

2 3o/o

3 3o/o

>3o/o<10o/o

> 10%

4. De rapporteringstolerantie vast te stellen op € 100.000; 5. De volgende kostenoverschrijdingen buiten de oordeelsvorming over begrotingsrechtmatigheid te houden: a. Kostenoverschrijdingen, die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, zoals subsidies of kostendekkende omzet; b. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen, waarbij veelal pas bij het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding naar voren komt; 6. De navolgende aandachtspunten voor de accountantscontrole vast te stellen: a. Proces van aanbesteding en het tot stand komen van het contract met de leverancier van de groenvoorziening onderhoud. b. De inhuur van derden als onderdeel van de personeelskosten c. De dataveiligheid van de financiële systemen.

1

gem eenfe

Moerdük

(Pu bl ieks)Samenvatti ng

De gemeenteraad stelt jaarlijks richtlijnen op waar de accountant bij de controle op de jaarrekening rekening mee moet houden.

lnleiding: reden van het voorstel Aanleidinq De kaders voor de accountantscontrole op de jaarrekening worden jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld. Belano Het college legt met het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af over het gevoerde beleid en het gevoerde beheer van de financiële middelen. Het is de accountant die voor en in opdracht van de gemeenteraad controleert of het gevoerde beleid en beheer rechtmatig heeft plaatsgevonden. Centrale vraao Biedt het controleprotocol voldoende handvatten aan de accountant om de gemeenteraad adequaat te informeren over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening?

Beoogd maatschappelijk resultaat Het door het college opgestelde jaarverslag en de jaarrekening moet voldoen aan in wet- en regelgeving neergelegde kaders. Deze kaders zijn de weerslag van maatschappelijke ontwikkelingen op dit gebied en moeten ervoor zorgen dat de gegevens die in deze verantwoordingsdocumenten zijn vermeld voldoen aan maatschappelijke aanvaardbare normen. Daarmee dragen deze documenten bij aan de betrouwbaarheid van het gemeentebestuur.

Kaders Het protocol is gebaseerd op de artikelen 212en213van de Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), en de lopende overeenkomst met Astrium

Argumenten Pro Sinds een aantal jaren blijven de beleids- en uitvoeringsregels die het college heeft vastgesteld buiten het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Deze regels vormen een verdere uitwerking van de regels, die door de gemeenteraad dan wel door andere overheidsorganen zijn opgelegd. ln beleidsregels wordt de verhouding tussen de ambtelijke organisatie als opdrachtnemer en het college als opdrachtgever neergelegd. Het college legt verantwoording af over de wijze waarop zij invulling heeft gegeven aan het door de gemeenteraad vastgestelde beleid, alsook het beleid dat door andere overheidsinstanties is opgelegd Daarbij past een verantwoording op het niveau van door de gemeenteraad en andere instanties opgelegde regels. Contra Het opnemen van de beleids- en uitvoeringsregels in het controleprotocol zorgt ervoor dat de accountant bij zijn rechtmatigheidsoordeel ook de naleving van afspraken van het college met de ambtelijke organisatie betrekt.

2

gem eenff

Moerdflk

Alternatieven Bij het opstellen van het controleprotocolwordt uitgegaan van de eisen uit het BADO. Hier kan in die zin van worden afgeweken, dat er strengere normen worden gehanteerd. De vraag is echter of strengere eisen daadwerkelijk van invloed is op de verslaglegging en de verantwoording door het college. Zeker is wel dat dit leidt tot stringentere controles en aanzienlijke hogere controlekosten en dat dit eerder tot onthouding van rechtmatigheid leidt.

Maatschappelijk draagvlak Een verantwoording, die door de accountant is goedgekeurd, draagt bij aan het vertrouwen dat men in de lokale overheid kan hebben. Financiële consequenties Dekkinq De kosten voor de accountantscontrole zijn in de begroting opgenomen en zijn gebaseerd op de in 2019 door Astrium opgegeven prijs bij de opdrachtverlening. Subsidieveruvervino

Subsidieverwerving is niet van toepassing

Communicatie De accountant heeft bij de vergadering van de Auditcommissie kennis kunnen nemen van het concept en wordt na vaststelling van het controleprotocol daarover geinformeerd. Realisatie: risico's, planning en evaluatie De accountant is voor zijn werl<zaamheden in belangrijke mate aangewezen op het voon¡verk van de organisatie. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle, alsmede de interne beheersingsmaatregelen die binnen de verschillende administratieve processen en systemen zijn ingebouwd. De planning van de werkzaamheden is als volgt:

lnterim-controle: jaarrekening auditcommissie raad

oktober/november 2022

Bespreking managementletter met auditcommissie 15 december 2022 Controle mei 2023 Bespreking jaarrekening in meiljuni 2023 Bespreking rapport van bevindingen in auditcommissie juni 2023 Vaststelling jaarrekening in begin juli 2023 Na afloop van de werkzaamheden wordt de werkwijze en de manier van rapporteren met de accountant besproken.

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnu mmer 0 1 68-37341 4, of via e-mail naar qriffie@moerd iik. nl.

Zevenbergen, l9 Namens de

2022 mrssre

3

ge mcente

Moerdijk

RA^ADSBESLUIT Raadsvergadering van 3 november 2022 De raad van de gemeente Moerdijk,

gezien het voorstel van de Auditcommissie d.d. 19 september 2O22 overwegende dat: - de gemeenteraad opdrachtgever is voor de controle op de jaarrekening gelet op: artikelen 212en213van de Gemeentewet; het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden de Controleverordening 2004; de Financiële verordening gemeente Moerdijk de met Astrium gesloten overeenkomst;

-

BESLUIT

1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2022van de gemeente Moerdijk vast te stellen; 2. ln te stemmen met de navolgende algemene uitgangspunten voor de controle m.b.t. getrouwheid én rechtmatigheid: a. De controle op van de jaarrekeningzal zijn gericht op het afgeven van een oordeelover: b. De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

c. Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in

overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening ln te stemmen met de navolgende "goedkeuringstoleranties"

d. e.

3.

f.

Goedkeuringstolera ntie Fouten in de

Strekkinq accountantsverklaring OordeelBeperking Goedkeur onthoudins end >1o/o<3o/o <1%

Afkeur end 2 3o/o

jaarrekening (% omvanqbasis)

Onzekerheden in de

<3%

>3o/o<10o/o

210o/o

controle (% omvanobasis)

4. De rapporteringstolerantie vast te stellen op € 100.000; 5. De volgende kostenoverschrijdingen buiten de oordeelsvorming over begrotingsrechtmatigheid te houden: a. Kostenoverschrijdingen, die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, zoals subsidies of kostendekkende omzet; b. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen, waarbij veelal pas bij het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding naar voren komt;

4

gemee nte

Moerdijk

6. De navolgende aandachtspunten voor de accountantscontrole vast te stellen: a. Proces van aanbesteding en het tot stand komen van het contract met de leverancier van de groenvoorziening onderhoud. b. De inhuur van derden als onderdeel van de personeelskosten c. De dataveiligheid van de financiële systemen. Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 3 november 2O22, de

griffier

H.M. Vonk-Schenkel

de voorzitter,

A.J. Moerkerke

5