RV controleprotocol

ge rneenre

aa

Moerd U k RAADSVOORSTEL Onderuverp: Gontroleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekenin g 2021 Verantwoordel ijke portefeu illehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandel ing Agendering en agendanummer Fase raadsbehandeling

Zaaknummer

Voorzitter Rekeningcom missie 14 oklober 2021 4 november 2021 BM 0805 Meningvormend 325609

Bijlagen: 1. Controleprotocol

Gevraagd raadsbesluit ln te stemmen met het controleprotocol 2021 en de daarin uitgewerkte uitgangspunten

(Publieks)Samenvatting De gemeenteraad stelt jaarlijks richtlijnen op waar de accountant bij de controle op de jaarrekening rekening mee moet houden.

1

ge meente

Moerdflk

Inleiding: reden van het voorstel Aanleidinq De kaders voor de accountantscontrole op de jaarrekening worden jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld. Belanq Het college legt met het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af over het gevoerde beleid en het gevoerde beheer van de financiële middelen. Het is de accountant die voor en in opdracht van de gemeenteraad controleert of het gevoerde beleid en beheer rechtmatig heeft plaatsgevonden. Centrale vraaq Biedt het controleprotocolvoldoende handvatten aan de accountant om de gemeenteraad adequaat te informeren over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening?

Beoogd maatschappelijk resultaat Het door het college opgestelde jaarverslag en de jaarrekening moet voldoen aan in wet- en regelgeving neergelegde kaders. Deze kaders zijn de weerslag van maatschappelijke ontwikkelingen op dit gebied en moeten er voor zorgen dat de gegevens die in deze verantwoordingsdocumenten zijn vermeld voldoen aan maatschappelijke aanvaardbare normen. Daarmee dragen deze documenten bij aan de betrouwbaarheid van het gemeentebestuur.

Kaders Het protocol is gebaseerd op de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), en de lopende overeenkomst met Astrium

Argumenten Pro Sinds een aantaljaren blijven de beleids- en uitvoeringsregels die het college heeft vastgesteld buiten het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Deze regels vormen een verdere uitwerking van de regels, die door de gemeenteraad dan wel door andere overheidsorganen zijn opgelegd. ln beleidsregels wordt de verhouding tussen de ambtelijke organisatie als opdrachtnemer en het college als opdrachtgever neergelegd. Het college legt verantwoording af over de wijze waarop zij invulling heeft gegeven aan het door de gemeenteraad vastgestelde beleid, alsook het beleid dat door andere overheidsinstanties is opgelegd Daarbij past een verantwoording op het niveau van door de gemeenteraad en andere instanties opgelegde regels. Contra Het opnemen van de beleids- en uitvoeringsregels in het controleprotocol zorgt er voor dat de accountant bij zijn rechtmatigheidsoordeel ook de naleving van afspraken van het college met de ambtel ijke organisatie betrekt. Alternatieven Bij het opstellen van het controleprotocol wordt uitgegaan van de eisen uit het BADO. Hier kan in die zin van worden afgeweken, dat er strengere normen worden gehanteerd. De vraag is echter of strengere eisen daadwerkelijk van invloed is op de verslaglegging en de verantwoording door het college.

Zeker is wel dat dit leidt tot stringentere controles en aanzienlijke hogere controlekosten en dat dit eerder tot onthouding van rechtmatigheid leidt.

2

gemeente

M oerdÜk Maatschappelijk draagvlak Een verantwoording, die door de accountant is goedgekeurd, draagt bij aan het vertrouwen dat men in de lokale overheid kan hebben. Financiële consequenties Dekkinq De kosten voor de accountantscontrole zijn in de begroting opgenomen en zijn gebaseerd op de in 2019 door Astrium opgegeven prijs bij de opdrachtverlening. Subsidievenvervino Subsidieveruverving is niet van toepassíng

Communicatie De accountant heeft bij de vergadering van de Rekeningcommissie kennis kunnen nemen van het concept en wordt na vaststelling van het controleprotocol daarover geïnformeerd.

Realisatie: risico's, planning en evaluatie De accountant is voor zijn werkzaamheden in belangrijke mate aangewezen op het voon¡verk van de organisatie. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle, alsmede de interne beheersingsmaatregelen die binnen de verschillende administratieve processen en systemen zijn ingebouwd. De planning van de werkzaamheden is als volgt: lnterim oktober/november 2021 Bespreking management-letter 9 december 2021 Controle mei 2022 Bespreking meiljuni 2022 Bespreking rapport van bevindingen juní 2022 Vaststelling begin juli 2022

controle: jaarrekening jaarrekening jaarrekening

Na afloop van de werkzaamheden wordt de werkwijze en de manier van rapporteren met de accountant besproken.

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnu mmer 0 1 68-37 341 4, of via e-mail naar qriffie@moerd iik. nl.

Zevenbergen, 22 september 2021

de

mmissie

r)

}t/

A.

3

ge meenff

aa

Moerd U k

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 4 november 2021 De raad van de gemeente Moerdijk,

gezien het voorstel van de Rekeningcommissie d.d.22 september 2021 overuvegende dat: De gemeenteraad opdrachtgever is voor de controle op de jaarrekening

-

gelet op: - artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet; - het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden - de Controleverordening 2004; - de Financiële verordening gemeente Moerdijk - de met Astrium gesloten overeenkomst;

BESLUIT

1. het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Moerdijk vast te stellen;

2. in te stemmen met de navolgende algemene uitgangspunten voor de controle m.b.t. getrouwheid én rechtmatigheid: De controle op van de jaarrekeningzal zijn gericht op het afgeven van een oordeelover: a. de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; b. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentel ijke verordeningen; c. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; d. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregelvan bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); e. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening 3. in te stemmen met de navolgende goedkeuringstoleranties"

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% omvanqbasis) Onzekerheden in de controle (% omvangbasís)

Strekking accountantsverklaring Goedkeurend Beperking Oordeelonthoudinq >1o/o<3o/o 3 1o/o < 3Yo

>3o/o<1Oo/o

Afkeurend 2 3o/o

210o/o

4. de rapporteringstolerantie vast te stellen op € 100.000,00; 5. de volgende kostenoverschrijdingen buiten de oordeelsvorming over begrotingsrechtmatigheid te houden:

a. kostenoverschrijdingen, die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, zoals subsidies of kostendekkende omzet;

b. kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen, waarbijveelal pas bij het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding naar voren komt;

4

semeeiiñ

oerdÜ k

6. de navolgende aandachtspunten voor de accountantscontrole vast te stellen: a. uitvoering jeugdwet, met name het proces rond toekenning van jeugdhulp en de beoordeling van ingediende declaraties;

b. toepassing functiescheiding aanvrager, controleur en goedkeurder; c. tijdigheid van administratieve handeling rond offertes en opdrachten t.a.v. boekingen in de projectadm inistratie.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 4 november 2021, de griffier,

de voorzitter,

A. Goslings

A.J. Moerkerke

5