RV - Capaciteit t.b.v. accountantscontrole 2025

Raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Zaaknummer

wethouder E. Schoneveld 20 november 2025 4 december 2025 1846142

Onderwerp

Capaciteit t.b.v. accountantscontrole 2025

Voorgesteld besluit 1. Een budget van € 100.000 beschikbaar te stellen in 2026 voor benodigde ambtelijke capaciteit om de werkzaamheden t.b.v. de accountantscontrole 2025 uit te voeren. 2. Dit budget ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2026. Publiekssamenvatting Zoals bekend bij uw gemeenteraad is de controle over boekjaar 2023 (die in 2024 is uitgevoerd) moeizaam verlopen en vergde extra inzet van de ambtelijke organisatie. Ondanks een goedkeurende verklaring had dit impact op de controlewerkzaamheden die in 2025 hebben plaatsgevonden over het boekjaar 2024. Naar aanleiding hiervan stelde de gemeenteraad op 30 januari 2025 extra budget beschikbaar. Daarnaast is het controleproces geëvalueerd met de auditcommissie en accountant, wat leidde tot duidelijke afspraken. Hierdoor is het controleproces dit jaar merkbaar beter verlopen. Tegelijk blijft een zorgvuldige evaluatie van het huidige proces belangrijk, zeker in combinatie met de aanbevelingen uit het controlerapport 2024. Die geven inzicht in wat nodig is om goed voorbereid te zijn op de volgende controle en benadrukken de noodzaak van structurele verbetering en voorbereiding op komende controles. Tijdens deze evaluaties is ook geconstateerd dat de organisatie kwetsbaar blijft.

Met inzet van externe inhuur is het afgelopen jaar gelukt om het proces van opstellen en controleren van de jaarrekening goed te organiseren. Dit vraagt echter ook voor komend jaar de nodige aandacht en inzet. Daarom wordt voorgesteld om ook in 2026 gebruik te maken van deze expertise en hiervoor €100.000 aan incidentele middelen beschikbaar te stellen. Inleiding De accountantscontroles van de afgelopen jaren hebben aanzienlijk meer inzet van de organisatie gevraagd. Hoewel het proces het afgelopen jaar merkbaar beter is verlopen, blijft een zorgvuldige evaluatie van het huidige proces belangrijk, waarbij de aanbevelingen uit het controlerapport 2024 de noodzaak benadrukken van structurele verbetering en voorbereiding op komende controles. Dit vraagt ook voor komend jaar de nodige aandacht en inzet. Beoogd effect Met de tijdelijke extra capaciteit kunnen de benodigde werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole 2025 worden uitgevoerd, waarbij ook voldoende mogelijkheden zijn voor een adequate kennisoverdracht en borging.

Argumenten Afgelopen periode is er sprake van een relatief hoog verloop binnen het team Financiën. Hierdoor staat de continuïteit van werkzaamheden onder druk. Hier komt extra druk op te staan door de interne overstap van een strategisch adviseur naar Concern Control. Het opvangen van dit vertrek vraagt het nodige van het team Financiën, ook gezien het feit dat deze medewerker naast de reguliere werkzaamheden extra inzet pleegde rondom de jaarrekeningcontrole. Daarnaast zijn er momenteel drie vacatures die nog niet zijn ingevuld, waardoor binnen het team externe inhuur wordt ingezet om de reguliere werkzaamheden doorgang te laten vinden. Het vertrek van de vorige coördinator jaarrekening heeft bovendien geleid tot een tijdelijk gat in de bezetting. We zijn verheugd dat deze vacature inmiddels is vervuld: in november treedt de nieuwe coördinator in vaste dienst bij de gemeente. Deze coördinator zal echter nog wel moeten worden ingewerkt op de Moerdijkse processen en werkwijzen. Afgelopen jaar zijn de middelen die de gemeenteraad beschikbaar heeft gesteld ingezet t.b.v. een externe inhuur die de coördinatie van de jaarrekening op zich heeft genomen, waarbij hij fungeerde als aanspreekpunt voor de accountant. Zowel de gemeente als de accountant zijn zeer tevreden over de bijdrage die afgelopen jaar door de externe inhuur is geleverd aan het controleproces.

We achten het noodzakelijk om ook bij de komende jaarrekeningcontrole gebruik te blijven maken van externe kennis en expertise. Op deze manier wordt gezorgd voor voldoende inwerktijd en kennisoverdracht, inclusief kennis en achtergrondinformatie van diverse gemeente-specifieke processen en aspecten die zijn voortgekomen uit de jaarrekeningcontrole van afgelopen jaar. Het belang hiervan is ook benadrukt door de accountant. In het accountantsverslag 2024 staat: "Wij onderkennen een stuk kwetsbaarheid voor de gemeente in het afsluitproces doordat dit nu in belangrijke mate door externen is gedaan." En in het Auditplan 2025 wordt opgemerkt: "De bezetting van het team wisselt, waardoor borging van kennis en continuïteit van het proces een mogelijk risico is. Daarnaast vragen wij aandacht voor de beschikbare capaciteit." Om de accountantscontrole ook komend jaar weer zorgvuldig en tijdig te kunnen doorlopen, en tegelijkertijd de nieuwe coördinator goed in te werken en lopende verbeterpunten op te pakken, is tijdelijke extra inzet dus noodzakelijk. Vanuit dit oogpunt wordt daarom voorgesteld om ook in 2026 gebruik te maken van deze expertise en ervaring. Om dit mogelijk te maken wordt aan de gemeenteraad voorgesteld om in 2026 € 100.000 incidentele middelen beschikbaar te stellen.

Dit met als doel om ook komend jaar de accountantscontrole weer soepel te laten verlopen en tot een goed einde te brengen, zonder dat er een hoge meerwerkfactuur aan de achterkant ontstaat doordat we onvoldoende tijd en ruimte hebben aan de voorkant. De beschikbare formatie is hiervoor niet toereikend. Daarom is het noodzakelijk om tijdelijk externe capaciteit in te huren. Deze inhuur betreft collega’s met een hoger uurtarief dan vaste medewerkers en daarom is er niet voldoende beschikbare vacatureruimte. Onder de huidige omstandigheden is dit echter de enige manier om de continuïteit en kwaliteit van het werk te waarborgen. Wij verwachten dat, zodra de nieuwe coördinator volledig is ingewerkt en de openstaande vacatures zijn ingevuld, deze extra inzet niet langer nodig zal zijn.

2

Kanttekeningen en risico’s Voor het realiseren van een effectief, efficiënt en werkbaar controleproces zijn we ook afhankelijk van de controlerende accountant. Op basis van de ervaringen van de jaarrekeningcontrole over 2024, de evaluatie die samen met de auditcommissie en de accountant zijn gehouden en de procesafspraken die daarbij zijn gemaakt, hebben we er vertrouwen in dat we met de extra capaciteit ook de aankomende jaarrekeningcontrole tot een goed einde kunnen brengen. Middelen Voor de tijdelijke extra capaciteit is een incidenteel budget benodigd van € 100.000 in 2026. Voorgesteld wordt dit budget ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2026. Communicatie Er is geen nadere communicatie nodig. Vervolg Bijlagen Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen met de griffier via email griffie@moerdiik.nl. Zevenbergen, 28-10-2025 Burgemeester en wethouders van Moerdijk,

S. Elseman Gemeentesecretaris

A.J. Moerkerke Burgemeester

3

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 4 december 2025

De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 oktober 2025; gelet op: de bepalingen uit de financiële verordening van de gemeente Moerdijk; BESLUIT 1. Een budget van € 100.000 beschikbaar te stellen in 2026 voor benodigde ambtelijke capaciteit om de werkzaamheden t.b.v. de accountantscontrole 2025 uit te voeren. 2. Dit budget ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2026.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 4 december 2025, de griffier,

de voorzitter,

H.M. Vonk-Schenkel

A.J. Moerkerke

4