RV - Bestuursrapportage WBA 2023 met begrotingswijziging - 854744 aangepaste versie 20230517_.docx

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Bestuursrapportage WBA 2023 met begrotingswijziging Verantwoordelijke portefeuillehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling

: burgemeester A.J. Moerkerke : 25 mei 2023 : 8 juni 2023

Bijlagen: 1. Begeleidende brief West-Brabants Archief 2. Bestuursrapportage 2023 WBA inclusief begrotingswijziging

Gevraagd raadsbesluit 1. De volgende zienswijze in te dienen op de begrotingswijziging 2023 bij het bestuur van het West-Brabants Archief: De kostenstijging van 15% in een tussentijdse begrotingswijziging vinden wij erg hoog, met name de stijging van de huisvestingskosten van bijna 30%; We verzoeken het bestuur met de gemeente Bergen op Zoom in gesprek te gaan over het verlagen van de huisvestingskosten; 2. De verhoging van de bijdrage van Moerdijk met € 46.233 pas te verwerken in de gemeentelijke begroting nadat de begrotingswijziging 2023 door het Algemeen Bestuur van het WBA definitief is vastgesteld. (Publieks)Samenvatting De gemeente Moerdijk neemt samen met acht andere gemeenten deel aan de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief (WBA). Het WBA wordt in 2023 geconfronteerd met diverse kostenstijgingen en is genoodzaakt om de deelnemersbijdrage voor 2023 te verhogen. In de bestuursrapportage 2023 is daarom een begrotingswijziging verwerkt waarop de gemeenteraad een zienswijze in kan dienen. Voorgesteld wordt om een zienswijze in te dienen op deze begrotingswijziging, omdat een kostenstijging van 15% in een tussentijdse begrotingswijziging 2023, en met name van de huisvestingskosten van 30% erg hoog gevonden wordt.

1

Inleiding: reden van het voorstel Aanleiding De gemeente Moerdijk neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (WBA). Dit is een samenwerking van negen gemeenten. Het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling WBA heeft de concept bestuursrapportage 2023 met de daarin verwerkte begrotingswijziging toegestuurd. Het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling WBA heeft deze concept bestuursrapportage op 27 maart 2023 vastgesteld. De gemeenteraad kan een zienswijze indienen op de begrotingswijzing 2023 voordat het Algemeen Bestuur op 10 juli 2023 de bestuursrapportage 2023 definitief vaststelt. Belang De raad in de gelegenheid stellen een zienswijze te geven op de begrotingswijziging 2023 van de gemeenschappelijke regeling WBA. Centrale vraag Geeft de begrotingswijziging 2023 van het WBA (gebaseerd op de bestuursrapportage 2023) aanleiding tot het indienen van een zienswijze? Beoogd maatschappelijk resultaat De visie van het WBA is ‘Het verleden snel gevonden’. Het WBA wil een betrouwbaar kenniscentrum zijn voor zijn partners, bezoekers en erfgoedcollega’s. Het West-Brabants erfgoed wordt online in de kijker gezet. Het WBA haalt uit zijn visie de volgende vier opgaven: dienstverlening, basis op orde, erfgoed en organisatie. Kaders Gemeente Moerdijk is een overheidsorgaan en moet voldoen aan de Archiefwet 1995 en aanverwante regelingen.

Raadsprogramma Algemeen Bestuur, onderdeel programma 5.

Onderbouwing advies Net als in 2022 is er voor het WBA reden om een bestuursrapportage aan te bieden met enkele specifieke wijzigingen in twee kostenplaatsen waarvoor na een besluit in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 6 april 2022 de algemene reserve is aangewend. Deze mogelijkheid heeft het Algemeen Bestuur voor het opvangen van de onvoorziene kostenstijgingen in 2023 niet. Ook is er in de begroting geen raming voor onvoorziene uitgaven beschikbaar. Omdat met name de huisvestingskosten fors zijn gestegen (met bijna 30%) stellen wij voor om het bestuur van het WBA te verzoeken met de gemeente Bergen op Zoom in gesprek te gaan over het verlagen van de huisvestingskosten.

2

In 2023 wordt het WBA geconfronteerd met de volgende wijzigingen in de begroting: Kostenplaatsen Stijging personeelskosten

Subtotaal

Totaal

Gevolgen nieuwe CAO 2023 - € 145.000 Formatie-uitbreiding medewerker kwaliteit en - € 93.171 inspectie (speerpunt beleidsvisie) Inhuur personeel van derden - € 21.395 (oorspronkelijke begroting 2023 onderdeel van exploitatiekosten) Stijging huisvestingskosten Vermeerdering energie- en huurkosten Koetshuis, depot Wilhelminaveld en depot Oudenbosch Stijging exploitatiekosten Kosten projecten beleidsvisie Migratie van de dataopslag naar e-depot - € 30.000 Opstellen van een erfgoedbeleid en erfgoedplan - € 25.000 Website - € 105.000 Totaal lasten Verhoging variabele baten Opname bestemmingsreserve website Verhoging deelnemersbijdrage Totaal baten

-

€ 259.566

-

€ 143.377 € 17.781 € 160.000

-

€ 580.724 € 37.893 € 105.000 € 437.831 € 580.724

De bijdragen van de deelnemers wijzigen als volgt: Deelnemers Bergen op Zoom Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert Totaal

Begroting 2023 € 877.857 € 129.368 € 249.496 € 266.822 € 554.436 € 103.957 € 140.457 € 102.802 € 101.647 € 2.526.843

Begroting 2023 na wijziging € 1.029.965 € 151.784 € 292.727 € 313.055 € 650.504 € 121.970 € 164.794 € 120.614 € 119.259 € 2.964.674

Verschil € 152.108 € 22.416 € 43.231 € 46.233 € 96.068 € 18.013 € 24.337 € 17.813 € 17.613 € 437.831

Participatie/Maatschappelijk draagvlak Informatie die gemeente Moerdijk overgebracht heeft naar de archiefbewaarplaatsen (digitaal en analoog) van het WBA of in de toekomst overbrengt naar de archiefbewaarplaatsen wordt toegankelijk voor inwoners en onderzoekers die bijvoorbeeld geïnteresseerd zijn in de historie, stamboomonderzoek willen doen of onderzoek willen doen naar gebeurtenissen uit het verleden. Financiële consequenties De begrotingswijziging van het WBA heeft consequenties voor de deelnemersbijdrage van de gemeente Moerdijk. Deze wordt met een bedrag van € 46.233 verhoogd van € 266.822 naar € 313.055.

3

Dekking De verhoging van de bijdrage in de begroting van de gemeente Moerdijk zal pas worden verwerkt, zodra het Algemeen Bestuur van het WBA de begrotingswijziging 2023 definitief heeft vastgesteld. De verhoging van de bijdrage kan dan ten laste worden gebracht van de beschikbare begrotingsruimte. Subsidieverwerving Niet aan de orde.

Communicatie De bestuursrapportage 2023 van het WBA wordt tijdens openingstíjden van het gemeentehuis voor het publiek ter inzage gelegd bij de receptie. Het besluit wordt opgenomen in de besluitenlijst van het college van burgemeester en wethouders en ook in de besluitenlijst van de raad. Het WBA wordt schriftelijk geïnformeerd over het besluit van de gemeenteraad.

Realisatie: risico’s, planning, evaluatie, duurzaamheid en inkoop

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen met de griffier via e-mail: griffie@moerdijk.nl. Zevenbergen, 16 mei 2023 Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de gemeentesecretaris, de burgemeester,

ir. J.C. Slagboom

A.J. Moerkerke

4

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 8 juni 2023 De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 16 mei 2023; overwegende dat: - de door het bestuur van het WBA voorgelegde bestuursrapportage en de bijbehorende begrotingswijziging 2023 geen aanleiding geven tot het maken van opmerkingen; gelet op: - de gemeenschappelijke regeling WBA en de Wet Gemeenschappelijke Regelingen; BESLUIT 1. De volgende zienswijze in te dienen op de begrotingswijziging 2023 bij het bestuur van het West-Brabants Archief: De kostenstijging van 15% in een tussentijdse begrotingswijziging vinden wij erg hoog, met name de stijging van de huisvestingskosten van bijna 30%; We verzoeken het bestuur met de gemeente Bergen op Zoom in gesprek te gaan over het verlagen van de huisvestingskosten; 2. De verhoging van de bijdrage van Moerdijk met € 46.233 pas te verwerken in de gemeentelijke begroting nadat de begrotingswijziging 2023 door het Algemeen Bestuur van het WBA definitief is vastgesteld. Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 8 juni 2023, de griffier, de voorzitter,

H.M. Vonk-Schenkel

A.J. Moerkerke

5