Rekenkamerrapport - externe inhuur - Moerdijk

Aantal ingehuurde medewerkers

0 tot 1 jaar 1 tot 2 jaar

131 52

2 jaar of langer Totaal

39 222

De verplichte beleidsindicator externe inhuur geeft een ander beeld van inhuur Het Besluit begroting en verantwoording (hierna: BBV) verplicht gemeenten om de indicator externe inhuur op te nemen in de P&C-cyclus. Externe inhuur dient berekend te worden als % van de totale loonsom. Moerdijk rapporteert deze indicator zowel in haar begroting als jaarstukken. Hier is een daling van inhuur te zien in de jaren 2022 en 2023. De cijfers zijn te zien in tabel 6. De gemeente Moerdijk gaat bij berekening van het percentage uit van de definitie van IV3 voor ingeleend personeel. Een belangrijk verschil met de definitie van de BBV is dat hier ook gekeken wordt naar personeel dat werkzaam is voor andere overheidsorganisaties. in de jaarstukken gaat Moerdijk daarom niet alleen uit van de inhuur via FWB, maar bijvoorbeeld ook van de uitgaven aan Centrum Jeugd en Gezin (hierna: CJG). Dit betreft de inzet van jeugdprofessionals. Bij de begroting zijn deze uitgaven ook meegenomen. Deze kosten bedragen ongeveer € 1,5 miljoen per jaar. Daarnaast zijn ook de kosten voor projecten meegenomen in de berekening bij de jaarrekening.

In een intern document van de gemeente Moerdijk staat dat de kosten voor CJG conform de Iv3voorschriften30 op ingeleend personeel geboekt worden, maar dat de gemeente Moerdijk dit zelf niet als inhuur beschouwt.31 De definitie van externe inhuur van commissie BBV gaat uit van inhuur van externen als er werkzaamheden worden uitgevoerd in opdracht van de gemeente door een private organisatie met een winstoogmerk. Het CJG is geen private organisatie met een winstoogmerk. Om die reden zou de gemeente Moerdijk er ook voor kunnen kiezen om deze

Iv3: Informatie voor derden-voorschriften voor de financiële gegevens van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. 31 Gemeente Moerdijk. (2025). Informatie over de aard en omvang van externe inhuur (in € en fte) in de periode 2020 — 2024 30

26

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

uitgaven niet toe te rekenen aan inhuur. In de tabel is aangegeven wat dit zou doen met het percentage inhuur. In de tabel is aangegeven wat dit zou doen met het percentage inhuur. De begrote percentages wijken aanzienlijk af van de daadwerkelijke inhuur volgens de jaarstukken. Vanuit bestudering van de berekening van inhuur, blijkt dat bij de begroting de verwachte kosten voor inhuur op projecten niet is meegenomen. Ook kijkt de begroting niet naar inhuur op niet vervulbare vacatures. Daarnaast is hier uitgegaan van de al lopende inhuurtrajecten. Tabel 6 Omvang externe inhuur als % van de loonsom

Jaar

2022

2023

2024

Externe inhuur als % van de loonsom volgens de begroting32 Externe inhuur als % van de loonsom volgens jaarstukken33

9,70%

18,46%

14,05%

30,01%

28,12%

n.n.b.

Externe inhuur als % van de loonsom met CJG als eigen personeelslasten

24,74%

22,93%

n.n.b.

2.3 Externe inhuur in vergelijking met andere gemeenten Kernbevinding: De uitgaven aan externe inhuur als percentage van de totale loonsom wijken negatief af van gemeenten met een vergelijkbare grootte en gemeenten in de regio. Een vergelijking op gemeenten met een gelijke opgaven is complex, omdat er geen gemeenten zijn met overlap op alle opgaven. De inhuur binnen de gemeentelijke organisatie van Moerdijk is hoger dan gemiddeld Het A&O fonds Gemeenten brengt jaarlijks de Personeelsmonitor Gemeenten uit. Dit is een benchmark van de personeelskenmerken van gemeenten. A&O maakt in de cijfers onderscheid tussen de gemeenten op inwonersaantal. De gemeente Moerdijk heeft ongeveer 38.000 inwoners en valt daarmee in de klasse van 20.000 – 50.000 inwoners.34 De monitor heeft ook aandacht voor externe inhuur binnen de gemeenten. De vergelijking vindt plaats op basis van het aandeel externe inhuur van de totale loonsom.35 Tabel 7 laat zien hoe het aandeel externe inhuur van de gemeente Moerdijk zich verhoudt tot het gemiddelde van Nederlandse gemeenten en vergelijkbare gemeenten. Daarnaast staan in de tabel ook gemeenten in de regio (Drimmelen, Halderberge en Steenbergen). Ook is de vergelijking gemaakt met middelgrote gemeenten met een gelijksoortige opgave, kijkend naar de invloed van de haven.

Vanuit de vergelijking komt naar voren dat Moerdijk in de jaren 2022 en 2023 een aanzienlijk hoger percentage externe inhuur heeft dan vergelijkbare gemeenten en regiogemeenten. Ook is er een verschil zichtbaar met vergeleken gemeenten met een gelijksoortige opgave. Er is nu gekeken naar drie verschillende middelgrote gemeenten met een havenfunctie. Het hebben van een haven is niet de enige factor die invloed kan hebben op de hoeveelheid inhuur van de organisatie. Hierbij kan ook gedacht worden aan de ligging van een gemeente ten opzichte van andere grotere gemeenten, de bereikbaarheid van een gemeente en het functiehuis. Daarnaast heeft Moerdijk ook meer grote opgaven dan alleen de haven. Kortom, de gemeente Moerdijk is niet op opgaven één op één te vergelijken met een andere gemeente. Gesprekspartners onderschrijven dit en geven aan dat het lastig is om Moerdijk met een andere gemeente te vergelijken vanwege de unieke opgaven. Gemeente Moerdijk. (2021 – 2023). Beleidsbegrotingen 2022, 2023 en 2024. Verplichte indicatoren Gemeente Moerdijk. (2023 – 2024). Jaarverslagen 2022 en 2023. Verplichte indicatoren 34 Dashboard - Waarstaatjegemeente.nl (Gemeente Moerdijk). Geraadpleegd maart 2025 35 A&O-fonds. (2021 – 2023). Personeelsmonitor 2021 – 2023 32 33

27

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

Tabel 7 Vergelijking externe inhuur gemeente Moerdijk en vergelijkbare gemeenten36

Jaar

2021

2022

2023

202437

Alle gemeenten Vergelijkbare gemeenten

16,50% 15,70%

17,00% 17,60%

18,10% 18,80%

17,50% 18,80%

Gemeente Moerdijk Gemeente Drimmelen

19,61% 18,00%

30,01% 21,00%

28,12% 23,00%

30,54% 30,00%

Gemeente Halderberge Gemeente Steenbergen

9,20% 19,00%

11,61% 15,00%

11,78% 18,00%

13,49% n.n.b.

Gemeente Eemsdelta Gemeente Velsen

10,09% 22,20%

Niet bekend 21,40%

9,54% 22,30%

9,13% 22,50%

Gemeente Terneuzen

11,50%

7,07%

13,39%

12,92%

A&O-fonds en regio-gemeenten: De cijfers voor het A&O-fonds worden door de deelnemende gemeenten zelf aangeleverd. Gemeenten berekenen hun externe inhuur soms verschillend. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de inhuur op projecten niet wordt meegenomen in deze berekening. Daarom kan het daadwerkelijke verschil kleiner/groter zijn.

De cijfers van de gemeenten in de regio en de vergelijkbare gemeenten zijn afkomstig uit de jaarstukken van deze gemeenten. Deze jaarstukken zijn geraadpleegd via: Findo en de raadsinformatiesystemen 37 De cijfers voor 2024 zijn na afronding van het onderzoek bekend geworden. Deze zijn toegevoegd in de rapportage voor de volledigheid, maar geen verder onderdeel van de analyse geweest. 36

28

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

3 Inhuur in de praktijk In het derde hoofdstuk beschrijven we het proces van inhuur. Hierbij gebruiken we een aantal casussen ter illustratie van hoe dit proces zich verhoudt tot de daarvoor gestelde kaders. Tot slot benoemen we een aantal risico’s ten aanzien van externe inhuur binnen de gemeentelijke organisatie. Daarmee geeft dit hoofdstuk antwoord op de volgende deelvragen: 6. In hoeverre is de inhuur van externen in overeenstemming met de gestelde kaders? Hoe vindt de monitoring hierop plaats? 7. Welke risico’s loopt de gemeente ten aanzien van externe inhuur? Figuur 1 laat het proces van inhuur van een medewerker in de gemeentelijke organisatie van Moerdijk zien. Bij elke processtap staan de betrokken actoren. De domeintafel neemt inhuur binnen budget ter kennisgeving aan in de eerste stap. Dit hoofdstuk geeft een beschrijving van de drie stappen en de betrokkenheid per stap van de actoren. Totstandkoming inhuur • Teammanager • P&O • Financiën • Domeintafel

Selectieproces • Teammanager • P&O • Teamlid

Monitoring en evaluatie • Teammanager

Figuur 1 Proces van inhuur via FWB van een medewerker in Moerdijk

3.1 Totstandkoming van inhuuropdracht Kernbevinding: De teammanager, als budgethouder van het team, speelt een centrale rol bij de totstandkoming van een inhuuropdracht. De teammanager beschrijft nut en noodzaak van inhuur in het capaciteitenformulier. De domeintafel neemt dit ter kennisgeving aan, mits inhuur past binnen de beschikbare loonsom. De rollen, taken en verantwoordelijkheden bij externe inhuur De gemeente Moerdijk beschikt over een vastgelegd werkproces uit 2025 voor de totstandkoming van externe inhuur. De teammanager is budgethouder van de loonkosten van het team. Om die reden vervult de teammanager, in het geval van inhuur van een medewerker, de centrale rol in dit proces. Daarnaast zijn de teams PCS38 en Financiën betrokken. Hieronder schetsen wij het proces van de totstandkoming van inhuur. De teammanager signaleert knelpunten en vult het capaciteitenformulier in Op het moment dat een teammanager knelpunten signaleert in de formatie van het team, vult de teammanager dit in op het capaciteitenformulier. Dit capaciteitenformulier bevat de aanleiding van het knelpunt, bijvoorbeeld verzuim, vacatureruimte of capaciteitsgebrek. Ook draagt de teammanager een oplossing voor dit knelpunt voor, dat kan ook inhuur zijn. De P&Oadviseur en de adviseur salarisadministratie doen een check of er budget beschikbaar is en van waaruit dit budget gedekt wordt.

De mogelijke dekkingen van inhuur zijn procedureel vastgelegd en zijn:39

38 39

PCS: P&O, Communicatie en Secretariaten Gemeente Moerdijk. (2024). Capaciteitenformulier t.b.v. personele voorstellen 29

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

● ● ● ●

Binnen team vastgesteld personeelsbudget (P-budget) Binnen team toegewezen budget “flexibele inzet bij investeringen” Binnen team toegewezen overige projectgelden Algemeen ziektebudget

Gesprekspartners geven aan dat voorheen pas werd ingehuurd bij ziekte indien de verwachting is dat een medewerker langer dan drie maanden ziek zou zijn. In de praktijk bleek het echter niet altijd mogelijk om de taken binnen het team op te vangen. Gezien het realiseren van de opgaven en de uitvoering van de taken is besloten door de domeintafel om deze richtlijn los te laten, zo volgt uit de gesprekken. Vanuit de documentatie en de gesprekken is geen causaal verband aan te tonen tussen het loslaten van deze richtlijn en de stijging van inhuur bij ziekte. De teammanager bespreekt het capaciteitenformulier aan de domeintafel met de directie.40 Op het moment dat de kosten voor inhuur gedekt kunnen worden binnen de reguliere capaciteit, deelt de teammanager dit alleen ter kennisname aan de domeintafel. Na bespreking aan de domeintafel heeft de teammanager mandaat om over te gaan tot inhuur binnen het salarisbudget van het team. Op het moment dat er geen financiële dekking binnen het team of domein is, dient de gemeentesecretaris te besluiten of er ingehuurd kan worden. Bevindingen uit het casusonderzoek De inhuurdossiers van de gemeente Moerdijk zijn vastgelegd in de applicatie van FWB. Voor elk van de zes onderzochte casussen was een ingevuld capaciteitenformulier beschikbaar. Dit formulier is opgeslagen in de Teams-omgeving en niet in de applicatie.

In de capaciteitenformulieren staat de aanleiding voor inhuur beschreven (ziekte of zwangerschap, niet in kunnen vullen vacatures, opgaves). De capaciteitenformulieren bevatten ook een advies van P&O en financiën. Er is geen documentatie beschikbaar van de bespreking van het capaciteitenformulier aan de domeintafel. De redenen voor inhuur bij de zes cassusen zijn: Niet in kunnen vullen vacature (1), expertise (1), nieuwe taak (1), vervanging voor huidige werkzaamheden (1) en ziekte of zwangerschap (2).

3.2 Werving- en selectieproces Kernbevinding: Inhuur vindt in de regel plaats via het platform van Flex West-Brabant (FWB). Hiermee voldoet Moerdijk q.q. aan de Aanbestedingswet. De teammanager stelt een aanvraagformulier op met eisen en criteria. Een aantal aanbieders worden uitgenodigd voor een gesprek. Daarna maakt de teammanager een keuze. De motivering van de keuze en afwijzing van andere aanbieders is niet altijd consequent vastgelegd in het dossier. Moerdijk zet inhuuropdrachten meervoudig uit via FWB De gemeente Moerdijk maakt gebruik van het platform van FWB voor inhuur. FWB is een dynamisch aankoopsysteem (DAS) voor de inhuur van tijdelijk personeel voor verschillende overheidsorganisaties in West- en Midden-Brabant. De gemeente Moerdijk verplicht dit bij alle functies vanaf schaal 9. Bij functies tot en met schaal 8 werkt de gemeente Moerdijk via drie mantelpartners waarmee een raamovereenkomst is gesloten. Deze vacatures worden nog wel uitgezet via het inhuurplatform. Vanwege de raamovereenkomst hoeven hier geen criteria te worden opgenomen. Als deze partijen geen kandidaat kunnen leveren, wordt de uitvraag alsnog via DAS uitgezet.41

40 41

Gemeente Moerdijk (2025). Werkproces capaciteitenformulier Gemeente Moerdijk (2025), Werkinstructie inhuur, p. 2 30

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

Dynamisch aankoopsysteem Dynamische aankoopsystemen komen voort uit de Aanbestedingswet (2012).42 Bij een dynamisch aankoopsysteem is er sprake van een aanbesteding of gunning voor leveranciers en ZZP’ers die zijn toegelaten tot het DAS. Een DAS is een inkoopportaal voor (semi-)overheden. Alleen vooraf toegelaten leveranciers kunnen reageren op de offerteaanvragen. Het voordeel van een DAS is dat niet voor elke aanvraag het gehele aanbestedingsproces doorlopen hoeft te worden. Ook voldoet de inhuur van de overheden die gebruikmaken van het DAS aan de Europese aanbestedingscriteria.

De teammanager speelt ook een centrale rol in het selectieproces bij inhuur. P&O speelt een faciliterende rol bij inhuuraanvragen door deze te coördineren via FWB. De teammanager vult het aanvraagformulier in en P&O zet dit in het portal van FWB. In het aanvraagformulier zijn ook de eisen en criteria voor de functie opgenomen. Bij criteria kan bijvoorbeeld gedacht worden aan kwaliteiten, competenties en ervaring van de kandidaat. Ook is het maximaal tarief per uur genoemd.43 De uitvraag staat 10 dagen uit in het systeem van FWB. De aangesloten partijen ontvangen de uitnodiging om zich in te schrijven. Deze partijen kunnen zelf hun score aangeven op basis van de eisen en criteria. Na 10 dagen heeft de organisatie inzicht in de inschrijvende partijen. Uit de gesprekken blijkt dat de teammanager de mogelijkheid heeft om de score te wijzigen, maar hij/zij moet dit wel onderbouwen. Selectie van kandidaat vindt plaats na gesprekken Afhankelijk van het aantal partijen dat gereageerd heeft, nodigt de gemeente Moerdijk veelal twee of drie geschikte kandidaten uit voor een gesprek. De teammanager voert samen met een ander teamlid. Er sluit in principe geen teamlid van P&O aan bij de gesprekken met de kandidaten.

Na de gesprekken maakt de teammanager en eventueel ander teamlid de keuze voor de kandidaat en dient de hij/zij ook te onderbouwen waarom de andere partijen niet zijn geselecteerd. De afgewezen kandidaten die een gesprek hebben gehad, dienen mondeling teruggekoppeld te krijgen waarom er niet voor hen wordt gekozen. De keuze en afwijzingen worden verwerkt in het systeem van FWB. P&O stelt na de keuze van de kandidaat een opdracht (contract) op. De teammanager en de leverancier ondertekenen deze opdracht. Bevindingen uit het casusonderzoek De zes onderzochte casussen zijn allemaal uitgezet via de applicatie Nétive. Dit is het systeem van FWB. Via het systeem is automatisch voldaan aan de juiste inkoopprocedure. In het systeem zijn vooraf de verschillende eisen en criteria vastgelegd voor de functie. Op welke manier de beoordeling van de zes bekeken offertes tot stand is gekomen is niet altijd achteraf verifeerbaar. Er wordt niet altijd gekozen voor bijvoorbeeld de nummer 1, 2 of 3 van de inschrijvers op basis van de criteria. De motivering voor keuze en afwijzing van kandidaten is niet vastgelegd in het dossier. De ingehuurde medewerkers staan op de juiste manier geregistreerd in de applicatie Nétive. Er is geen koppeling tussen Nétive en het HR-systeem van de gemeente Moerdijk. De geheimhoudings- en integriteitsverklaring staan ook in de onderzochte dossiers.

Daarnaast is er ook voor elk dossier een digitaal ondertekend contract aanwezig.

42 43

Rijksoverheid. (2012). Aanbestedingswet Gemeente Moerdijk (2025), Werkinstructie inhuur, p. 3 31

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

3.3 Monitoring en evaluatie Kernbevinding: Monitoring vindt voornamelijk plaats op uren en facturen. De teammanager is verantwoordelijk voor het aftekenen van de uren. Er is geen actieve signaalfunctie vanuit financiën voor eventuele overschrijding op het salarisbudget van het team. Op aanvraag is een maandelijks overzicht beschikbaar. Op dit moment vindt er geen centrale schriftelijke verslaglegging plaats. Monitoring op externe inhuur in het algemeen Net zoals in het aanvragen en selecteren, is de teammanager verantwoordelijk voor het monitoren van de externe inhuur in het team. Aanvullend heeft P&O de verantwoordelijkheid om per kwartaal inzicht te bieden in de inhuur van personeel dat wordt gefinancierd vanuit vacature- en ziektegelden, als onderdeel van het totale P-budget.44 Wanneer de teammanagers inzicht willen in onder- of overschrijdingen op het salarisbudget van het team, kunnen ze dit opvragen bij team financiën en team P&O. Uit de gesprekken blijkt dat de teams financiën en P&O maandelijks inzicht hebben in eventuele overschrijdingen op de loonsom per team. Deze informatie kunnen de teammanagers opvragen en gebruiken om inzicht te krijgen. Deze informatie wordt niet besproken door de domeintafel.

Tijdens de gesprekken werd benoemd dat de organisatie kijkt naar een methode waarbij de teams financiën en P&O standaard met de teammanagers delen wanneer ze een signaal krijgen van een bepaalde mate van over- of onderschrijding van het budget. Dit is nu niet gestandaardiseerd en alleen op aanvraag. Monitoring per inhuurtraject De teammanager is verantwoordelijk voor het monitoren van de externe inhuur in zijn/haar eigen team. Uit de gesprekken blijkt dat de ingehuurde medewerkers hun uren moeten registeren via het systeem van FWB. De teammanager is vervolgens verantwoordelijk voor het goedkeuren van de uren. De gesprekspartners benoemen dat als er een afwijking is van de gecontracteerde uren, de teammanager dit moet kunnen verklaren. Teammanagers leggen verantwoording af over eventuele overschrijdingen van het salarisbudget van het team aan de directeur. Tijdens de gesprekken kwam naar voren dat naast de teammanager er niemand is die meekijkt bij het uitschrijven van de opdracht en het aftekenen van uren. In het proces is geen vier-ogenprincipe ingebouwd. Verder komt in de gesprekken naar voren dat er geen verslaglegging is van eventuele monitoring of evaluatie van inhuurtrajecten. In de organisatie is wel gevraagd om dit meer te gaan doen, omdat hierdoor bijvoorbeeld kennis beter geborgd blijft en inzichtelijk is wat externe inhuur heeft opgeleverd.

Tot op heden is dit niet op deze manier opgepakt. Bevindingen uit het casusonderzoek Het is voor de zes onderzochte dossiers niet inzichtelijk hoe de daadwerkelijke uitvoering van de afspraken wordt gemonitord en worden nagekomen. Dit betekent niet dat er geen monitoring heeft plaatsgevonden, maar wel dat dit niet is vastgelegd. Een ingehuurde medewerker registreert zijn uren op dagelijkse basis in de applicatie Nétive. De teammanager autoriseert in de casussen deze uren. Op basis van deze autorisatie wordt een factuur opgesteld. Een aandachtspunt is dat niet navolgbaar is in dossiers of er opnieuw een capaciteitenformulier is ingevuld bij verlenging. De dossiers zijn onder de Europese aanbestedingsgrens gebleven, waardoor niet direct een financiële onrechtmatigheid ontstaat. Wel mist opnieuw een onderbouwing van nut en noodzaak bij verlenging.

44

Gemeente Moerdijk, Kaders Inhuur i.r.t. budget, bevoegdheid en proces 32

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

3.4 Mogelijke risico’s ten aanzien van externe inhuur in Moerdijk Kernbevinding: Het inhuren van externen door de gemeente Moerdijk brengt een aantal mogelijke risico’s met zich mee. Dit zijn in willekeurige volgorde: ontbreken van beleid, administratieve druk, verlies van kennis, ontbreken van vier-ogenprincipe in monitoring en er zijn geen afspraken over verslaglegging van kwalitatieve monitoring. Rechtmatigheid van externe inhuur in Moerdijk De accountant doet jaarlijks als onderdeel van de controle een check op de financiële rechtmatigheid. De inkoop- en aanbestedingsrechtmatigheid bij inhuur is hier ook onderdeel van. De accountant toetst aan de geldende wetgeving. De gemeenteraad ontvangt deze informatie via het accountantsverslag. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023, ligt de verantwoordelijkheid om hierover te rapporteren bij het college van B&W. In 2022 rapporteerde de accountant op verzoek van de auditcommissie over de verdeling van kosten van inhuur voor ziekte of zwangerschap, onvervulbare vacatures en inhuur van leidinggevend personeel. Dit betroffen de kosten tot en met oktober van dat jaar. Er is hierbij geen onrechtmatigheid geconstateerd.45 In 2023 rapporteerde de accountant bij de rechtmatigheidsverantwoording dat er een onduidelijkheid van € 1,5 miljoen is geweest bij de aanbestedingsregels bij inhuur bij één leverancier.

De accountant heeft de besteding vanwege de onduidelijkheid als onrechtmatig beoordeeld.46 Uit de gesprekken volgt dat dit de inhuur via SPRING-jeugdprofessionals betrof. Dit is een samenwerking van meerdere gemeenten in WestBrabant. Er waren door twee andere gemeenten aanvullende opdrachten verstrekt, waardoor er sprake was van een wijziging van de opdracht. Uiteindelijk bleek dit geen onrechtmatigheid. Risico’s ten aanzien van externe inhuur in beeld Naast de rechtmatigheid gaat er ook een aantal andere risico gepaard met externe inhuur binnen de gemeente Moerdijk. Vanuit de gesprekken en de bestudeerde documenten komen de volgende risico’s naar voren: ● ●

●

●

●

45 46

Beleidsrisico: Het ontbreken van een vastgelegd beleid en/of uitgangspunten leidt ertoe dat het lastig is om te sturen en verantwoorden over externe inhuur in de organisatie. Administratieve druk: De teammanager heeft een centrale rol in het inhuurproces. Dit vergt tegelijkertijd voor teammanagers die vaker gebruikmaken van inhuur ook veel tijd, bijvoorbeeld voor de aanvraag van inhuur, autorisatie van uren en monitoring van afspraken. Deze administratieve last leidt tot extra kosten (uitgedrukt in uren) bij inhuur ten opzichte van vast personeel. Daarnaast leidt dit ook tot een administratieve druk bij HR, omdat de inhuur vaak tijdelijk is en hierdoor meer tijd vraagt dan een structurele invulling. Verlies van kennis: Door het inhuren van externen haal je als gemeente kennis in huis, maar verlies je de kennis en de extra opgedane kennis ook weer bij vertrek. De gemeente Moerdijk wil hier adequaat op inspelen. Dit doet zij door kennisoverdracht te faciliteren en eigen mensen in te zetten voor tijdelijke uitdagende projecten als dat mogelijk is. Het lopende werk wordt dan ingevuld via inhuur. Ontbreken van vier-ogenprincipe in monitoring: Zoals gezegd heeft de teammanager een centrale rol bij het gehele inhuurproces. De teammanager stelt de opdracht op, tekent de uren af en tekent de overeenkomst. Er is alleen controle op het contract door P&O.

Geen afspraken over verslaglegging van kwalitatieve monitoring: Ook de monitoring van de voortgang van het werk ligt bij de teammanager. Op dit moment is er voornamelijk inzicht in de kwantitatieve voortgang (uren en opdrachtwaarde). Er is bijvoorbeeld geen schriftelijke evaluatie vastgelegd. Gesprekspartners geven aan dat meer kwalitatieve verslaglegging zou bijdragen aan inzicht in doeltreffendheid van inhuur. Accountant van Moerdijk. (2022). Managementletter 2022. p. 17 Accountant van Moerdijk. (2024). Accountantsverslag controle 2023. p. 7 33

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

4 Rol van de gemeenteraad In het laatste hoofdstuk gaan we in op de rol van de gemeenteraad van Moerdijk bij externe inhuur. Hiervoor kijken we allereerst naar de informatievoorziening vanuit het college aan de gemeenteraad. Daarnaast focussen we in dit hoofdstuk op hoe de gemeenteraad sturing kan geven aan externe inhuur. Tot slot bespreken we de informatiebehoefte van de gemeenteraad ten aanzien van externe inhuur. In dit hoofdstuk worden onderstaande deelvragen beantwoord: 8. Hoe legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad over externe inhuur? 9. In hoeverre kan de raad sturen op de inhuur van externen? 10. Welke informatiebehoefte leeft er bij de gemeenteraad ten aanzien van externe inhuur?

4.1 Informatievoorziening aan de gemeenteraad Kernbevinding: De verantwoording van het college aan de gemeenteraad over externe inhuur vindt plaats via de P&C-cyclus. Deze informatievoorziening geeft inzicht in de aard en omvang van de uitgaven aan externe inhuur. Via de bestuursrapportages informeert het college de gemeenteraad over de voortgang van inhuur. Een koppeling tussen inzet van inhuur en het behalen van doelstellingen ontbreekt. Verantwoording over externe inhuur vindt plaats via de P&C-cyclus Het college van B&W van Moerdijk legt via de P&C-cyclus verantwoording af over de realisatie van de begroting. Ook in de kadernota en de begroting is aandacht voor de ontwikkelingen omtrent externe inhuur. In 2022 werd vermeld dat er regelmatig inhuur in team WMO plaatsvond door uitval van collega’s.47 De kadernota 2025 – 2028 besteedt in het programma Partnerschap in een veranderende samenleving ook aandacht aan de krapte op de arbeidsmarkt. De gemeente Moerdijk gaat ervan uit dat de arbeidsmarkt krap blijft en het aantal vacatures blijft stijgen. Daarom is voor twee jaar extra capaciteit gevraagd in de vorm van een recruiter en een medewerker recruitmentondersteuning om de organisatie van voldoende gekwalificeerd personeel te voorzien.48 Gedurende het jaar informeert het college de gemeenteraad via bestuursrapportages over de voortgang en eventuele financiële afwijkingen.

De eerste bestuursrapportage gaat op hoofdlijnen in op de financiële afwijkingen. De tweede bestuursrapportage bevat daarnaast ook beleidsmatige afwijkingen.49 Aan het einde van het jaar legt het college verantwoording af via het jaarverslag en de jaarrekening, waarin de uitvoering van de begroting en de financiële resultaten worden gepresenteerd. Actieve informatieplicht college Op grond van artikel 169 Gemeentewet heeft het college van B&W een actieve informatieplicht ten aanzien van de gemeenteraad. Het college dient de gemeenteraad alle informatie te geven die de gemeenteraad nodig heeft om zijn taak goed uit te oefenen. Dat geldt ook voor de informatie over de gemeentelijke organisatie. In Moerdijk zijn in de financiële verordening geen nadere afspraken gemaakt over de actieve informatieplicht van het college met betrekking tot de gemeentelijke organisatie.

Gemeente Moerdijk Kadernota 2023-2026 Gemeente Moerdijk (2024.) Kadernota 2025-2028. p. 35 49 Gemeente Moerdijk. (2025). Financiële Verordening, artikel 6 47 48

34

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

De bestuursrapportages geven inzicht in het personeelsbudget en aard en omvang van inhuur De “eerste” bestuursrapportages gaan niet specifiek in op de aard en omvang van externe inhuur. De “tweede” bestuursrapportages geven meer inzicht in de aard en omvang van externe inhuur. Deze bestuursrapportages gaan in op eventuele overschrijdingen op het personeelsbudget en geven weer wanneer inhuur bij een bepaald onderwerp tot een financiële afwijking leidt. In de eerste bestuursrapportages is bij het programma “Partnerschap in een veranderende samenleving” aandacht voor het personeelsbudget. In de jaren 2022 – 2024 is er een nadelig financieel effect op het personeelsbudget door de loonsverhogingen conform de CAO voor gemeentepersoneel. De gemeente Moerdijk heeft deze loonsverhogingen kunnen opvangen binnen een gereserveerde stelpost. Hoewel er bij de loonsverhogingen niet gesproken wordt over externe inhuur, heeft dit wel invloed op inhuur door de gemeentelijke organisatie. Dit omdat de gemeente Moerdijk stuurt op loonsom en de beschikbare loonsom ook inzet voor inhuur.50 In 2022 ging de tweede bestuursrapportage specifiek in op de krapte op de arbeidsmarkt en de keuze voor inhuur voor cruciale functies. Daarnaast gaf deze bestuursrapportage de raad ook inzicht in een verwachte overschrijding op het personeelsbudget in 2022.

De oorzaken hiervoor lagen in hogere tarieven en een overschrijding op het budget voor inhuur bij ziekte of zwangerschap. Deze overschrijding op het totale personeelsbudget heeft uiteindelijk niet plaatsgevonden.51 In 2023 en 2024 werd in de tweede bestuursrapportage ook een overschrijding op het inhuurbudget bij ziekte of zwangerschap benoemd. Dit kwam zowel door meer ziekte als de hogere tarieven bij inhuur.52 Het jaarverslag geeft inzicht in financiën en aard van inhuur In de jaarstukken, als sluitstuk van de jaarlijkse P&C-cyclus, legt het college verantwoording af over het beleid en de uitgaven. De jaarstukken dienen dezelfde indeling als de begroting te hebben. De jaarstukken van de gemeente Moerdijk geven op drie plekken inzicht in externe inhuur binnen de gemeentelijke organisatie. Dit is in het programma 5 “Partnerschap in een veranderende samenleving”, de paragraaf bedrijfsvoering en het overzicht van verplichte indicatoren. ●

●

●

Programma: Het thema toekomstbestendige organisatie is onderdeel van programma 5. De jaarstukken geven het verloop van het personeelsbudget weer. Hierin is weergegeven wat de uitgaven voor inhuur van tijdelijk personeel zijn geweest in het afgelopen jaar. Ook is hier een onderbouwing gegeven bij een onder- of overschrijding op het personeelsbudget. Daarnaast geeft het programma de gemeenteraad inzicht in inhuur bij ziekte. Paragraaf: De ontwikkelingen op het gebied van personeel & organisatie staan in de paragraaf bedrijfsvoering. De paragraaf geeft inzicht in de begrote formatie in fte’s en loonsom na de begrotingswijziging en de werkelijke cijfers. In 2023 is er overschreden op de personeelskosten mede door een stijging van de inhuurtarieven. Beleidsindicator: De gemeente Moerdijk rapporteert in haar jaarstukken ook over de verhouding tussen de uitgaven aan externe inhuur en de totale personeelslasten. Dit is een verplichte indicator vanuit de Regeling beleidsindicatoren gemeenten. Vanuit de gesprekken volgt dat de gemeentelijke organisatie deze cijfers ook deelt met het A&O-fonds voor de jaarlijkse personeelsmonitor.

Gemeente Moerdijk. (2022, 2023, 2024). 1e bestuursrapportages Gemeente Moerdijk. (2022). 2e bestuursrapportage. p.54 - 55 52 Gemeente Moerdijk. (2022, 2023, 2024). 2e bestuursrapportages 50 51

35

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

De informatievoorziening vanuit de P&C-cyclus geeft de gemeenteraad inzicht in de aard van externe inhuur en de omvang van de kosten voor inhuur. Het is niet duidelijk hoeveel fte de gemeente inhuurt. Daarnaast is niet inzichtelijk op welke manier de inhuur van externen bijdraagt aan het realiseren van de beleidsdoelen. Het college voert periodiek een gesprek met de raad over de organisatie Gesprekspartners geven aan dat het college jaarlijks een gesprek met de gemeenteraad heeft over de gemeentelijke organisatie. De gemeentesecretaris is ook aanwezig bij dit gesprek. Dit is zowel in de rol als adviseur van het college als de rol van algemeen directeur van de organisatie. Een onderwerp dat hier besproken wordt, is de krapte op de arbeidsmarkt in relatie tot de opgaven van de gemeente Moerdijk. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om zelf onderwerpen aan te dragen voor dit gesprek. Ook de afwegingen rondom externe inhuur zouden hierbij besproken kunnen worden.

4.2 (Bij)sturing door de gemeenteraad Kernbevinding: De gemeenteraad heeft geen kaders/uitgangspunten voor externe inhuur vastgesteld. De gemeenteraad heeft in de periode 2022 – 2024 vier technische vragen over de organisatie gesteld, die raken aan externe inhuur. De gemeenteraad maakt beperkt gebruik van zijn mogelijkheden om te controleren en te sturen De gemeenteraad heeft verschillende mogelijkheden om (bij) te sturen op externe inhuur. Enerzijds door het vaststellen van budget en beleid voor externe inhuur. In Moerdijk is geen specifiek beleid voor externe inhuur. Anderzijds kan de gemeenteraad direct sturen op inhuur door het indienen van amendementen op een raadsvoorstel of het indienen van moties. De gemeenteraad kan daarnaast ook zijn controlerende rol invullen door het stellen van schriftelijke vragen (artikel 35-vragen) of individuele/technische vragen (artikel 36-vragen). In de periode 2022 – 2024 heeft de gemeenteraad geen moties of amendementen ingediend ten aanzien van externe inhuur. In 2024 is wel een kadervoorstel ingediend door CU en BBM bij de kadernota.53 In dit kadervoorstel pleiten de twee partijen ervoor dat structurele inhuur van tijdelijke arbeidskrachten (langer dan één jaar) wordt afgebouwd naar nul. Dit kadervoorstel is door een meerderheid van de gemeenteraad verworpen.

Het college geeft in zijn reactie op dit kadervoorstel aan dat hij het liefste eigen personeel inzet, maar dat dat gezien de krapte op de arbeidsmarkt niet altijd mogelijk is. De gemeenteraad heeft een aantal technische vragen gesteld over het personeelsbeleid van de gemeente Moerdijk die direct of indirect raken aan externe inhuur. Tabel 8 geeft de onderwerpen van deze vragen weer. Tabel 8 Inzet controlerend raadsinstrumentarium ten aanzien van externe inhuur 2022 - 2024

Jaar

Instrument

Onderwerp

2022

Technische vragen

2023

Technische vragen

Moerdijk Lokaal heeft bij begroting 2023 een aantal vragen gesteld over hoe het sollicitatieproces bij de gemeente Moerdijk vorm krijgt. Moerdijk Lokaal heeft bij de begroting 2024 een aantal vragen gesteld over personeel & organisatie van Moerdijk. De vragen gaan niet specifiek in op externe inhuur. De vragen betreffen het ziekteverzuim, verloop, MTO,54 arbeidsmarkstrategie en kostenstijging.

Een kadervoorstel is een informeel raadsinstrument van de gemeenteraad van Moerdijk. De gemeenteraad kan hiermee een voorstel voor de kadernota indienen. 53

54

MTO = Medewerkerstevredenheidsonderzoek 36

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

2023

Technische vragen

2023

Technische vragen

BBM/BBB heeft bij de begroting 2024 een aantal vragen gesteld over de inhoud en de kosten van uitbreiding van verschillende functies. VVD heeft bij de begroting 2024 een aantal vragen gesteld over de nieuwe formatieplaatsen en of hier gebruikgemaakt gaat worden van inhuur (ZZP’ers).

4.3 Informatiebehoefte van de gemeenteraad Kernbevinding: De gemeenteraadsleden hebben een verschillende informatiebehoefte met betrekking tot externe inhuur. Er is geen gelijk beeld van wat wel en geen externe inhuur is. Op dit moment lijkt de informatievoorziening te beperkt voor de gemeenteraad om goed invulling te kunnen geven aan de controlerende rol. De gemeenteraad van Moerdijk kijkt verschillend naar de inzet van externe inhuur voor de uitvoering van wettelijke taken en het realiseren van de opgaven. In het raadsgesprek is met een afvaardiging van raadsleden stilgestaan bij de rolinvulling van de raad bij externe inhuur. Niet voor alle raadsleden was duidelijk wat wel en geen onderdeel is van externe inhuur. Het merendeel van de aanwezige raadsleden was het erover eens dat de gemeenteraad op dit moment onvoldoende inzicht heeft in externe inhuur om zijn controlerende rol te kunnen uitvoeren. De gemeenteraad heeft op dit moment alleen inzicht in de uitgaven aan externe inhuur en niet in de omvang van bijvoorbeeld fte’s en de bijdrage van inhuur vanuit de gemeentelijke organisatie. De informatiebehoefte van de gemeenteraad is tweeledig. Aan de ene kant is het helpend voor de gemeenteraad als het college een visie deelt met de gemeenteraad waarin staat wanneer gekozen wordt voor inhuur.

Daarnaast ligt de informatiebehoefte breder dan alleen het financiële aspect van inhuur. Inzicht in het aantal ingehuurde fte’s per domein of per team zou hieraan kunnen bijdragen. Ook geven sommige raadsleden aan dat zij graag zouden willen zien hoeveel inhuurtrajecten langer dan een bepaalde periode lopen.

37

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording Geraadpleegde bronnen Voor de geraadpleegde schriftelijke documentatie wordt verwezen naar de voetnoten in de rapportage. Gevoerde gesprekken Functie

Datum

Burgemeester (portefeuillehouder P&O) Gemeentesecretaris Directeur Interne Dienstverlening

19 maart 2025

Teammanager P&O, Communicatie en Secretariaten Strategisch HR-adviseur Teammanager Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling Teammanager Jeugd en Advies Teammanager Informatiemanagement en Facilitair Concerncontroller Afvaardiging van de gemeenteraad (kennissessie)

19 maart 2025 19 maart 2025 25 maart 2025 28 maart 2025 14 april 2025

Uitvoering van het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd in de periode februari tot en met mei 2025. Het onderzoek is uitgevoerd langs de volgende fasen: Fase 1: Startgesprek en normenkader In de eerste fase is het onderzoek aangevangen met een startgesprek met de rekenkamer en ambtelijke organisatie op 31 januari 2025. In dit gesprek is de onderzoeksopzet besproken en zijn er procesmatige afspraken gemaakt. In de eerste fase is ook het normenkader opgesteld en door de rekenkamer vastgesteld. Tijdens het startgesprek is er een informatieverzoek aan de organisatie gedaan. De gemeente Moerdijk heeft vervolgens de documenten aangeleverd. Fase 2: Kaders in beeld Tijdens de tweede fase brachten we de kaders van de gemeente Moerdijk betreffend externe inhuur in beeld. We voerden in februari en maart een documentenanalyse uit om inzicht te krijgen in het beleid, de visie en de uitgangspunten van de gemeente Moerdijk. Daarbij keken we onder meer naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling, de financiële verordening en de organisatievisie. Naast de documentenanalyse is in de eerste fase een analyse gemaakt van de aard en omvang van externe inhuur binnen de organisatie van de gemeente Moerdijk op basis van gegevens van de gemeente Moerdijk.

Er werd onder andere een vergelijking gemaakt, in de vorm van een benchmark, met omliggende en vergelijkbare gemeenten op basis van data uit de Personeelsmonitor van A&O en gemeentelijke data. Tot slot werden er in de tweede fase drie interviews gehouden om de bevindingen uit de documentanalyse te toetsen en te verdiepen.

38

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

Fase 3: Inhuur in de praktijk Nadat de kaders in beeld waren gebracht, werd gekeken naar de situatie in de praktijk. Tijdens deze fase onderzochten we in hoeverre de inhuur van derden conform de afspraken en uitgangspunten plaatsvindt. Bij de analyse tijdens deze fase hoorde ook het onderzoeken van de monitoring van externe inhuur. Tijdens deze fase is een aanvullende documentenanalyse uitgevoerd. Voor deze fase ging het om documenten als de jaarverslagen, procesbeschrijvingen en interne verantwoordingsinformatie. Deze documenten geven een beeld van de praktijksituatie. We voerden tijdens deze fase een casusonderzoek uit. We bekeken zes dossiers van de gemeente Moerdijk. Deze casussen komen terug in de gehele rapportage en geven een beeld van de praktijk. Door middel van de casussen konden we toetsen of het vastgelegde proces in de praktijk ook gevolgd wordt. De rekenkamer maakte een selectie van zes casussen uit het totaaloverzicht, waarbij rekening gehouden werd met een spreiding over afdelingen, lengte van inhuur en de kosten. De casussen zijn door een ambtenaar van de gemeente Moerdijk toegelicht op het gemeentehuis. Tot slot vonden er nog twee interviews plaats met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie die betrokken zijn bij externe inhuur. Deze gesprekken gaven een beeld van de situatie en ervaringen in de praktijk.

De interviews waren met de teammanagers van de teams met de meeste inhuur en met de teammanager P&O, Communicatie en Secretariaten en de strategisch HR-adviseur. Fase 4: Rol van de raad Omdat een rekenkameronderzoek voor de gemeenteraad is, onderzochten we de rol van de raad bij externe inhuur. Tijdens deze fase voerden we een aanvullende documentenanalyse uit waarbij we keken naar documenten betreffende raadsinformatie en ingezette instrumenten. Daarnaast werd een kennissessie georganiseerd voor de raad om het thema externe inhuur te verdiepen en te bespreken. Fase 5: Rapportage en afronding In de afrondende fase stelden we het onderzoeksrapport op, bestaande uit een Nota van Bevindingen en een bestuurlijk deel met conclusies en aanbevelingen. We bespraken een concept van de Nota van Bevindingen met de rekenkamer voordat deze naar de organisatie ging voor ambtelijk wederhoor. De conceptversie van de nota van bevindingen is op 12 mei 2025 aan de organisatie aangeboden voor het ambtelijk wederhoor. Het ambtelijk wederhoor is een feitelijke check op de rapportage. Deze is ontvangen op 10 juni 2025. De conclusies en aanbevelingen zijn door de rekenkamer besproken met het college. Hierna is de definitieve rapportage, bestaande uit een bestuurlijke nota en nota van bevindingen op 12 juni 2025 aangeboden aan het college voor een bestuurlijke reactie.

Deze is op 9 juli 2025 ontvangen en vervolgens opgenomen in de bestuurlijke nota. Hierna is de rapportage op 16 juli 2025 aangeboden aan de gemeenteraad van Moerdijk.

39

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

Bijlage 2. Normenkader Hieronder staat het gehanteerde normenkader voor het onderzoek naar externe inhuur van de Rekenkamer Moerdijk. Deelvraag Vraag 1 Wat is het beleid, de visie en uitgangspunten van de gemeente Moerdijk ten aanzien van externe inhuur?

Normen •

•

• • •

Vraag 2 Hoe is de rolverdeling tussen de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad bij inhuur van externen?

•

• •

Vraag 3 Welke afspraken en afwegingskaders hanteert de gemeente Moerdijk ten aanzien van inhuur van externen?

•

• • •

Vraag 4 Wat zijn de aard en omvang van de externe inhuur binnen de gemeentelijke organisatie van de gemeente Moerdijk in de periode 2022 tot 2024? a. In hoeverre is hier sprake van inhuur langer dan 1 jaar? b. Hoeveel fte werd er ingehuurd, voor welke functies, waarom en hoe? c. In welke mate verlengt de gemeente Moerdijk inhuurtrajecten, en wat is

• •

•

Er zijn (beleids)doelstellingen, ambities en kaders geformuleerd en gedocumenteerd ten aanzien van externe inhuur. Over de (beleids)doelstellingen, ambities en kaders zijn besluiten genomen, afwegingen en randvoorwaarden zijn bekend en gedocumenteerd. De visie op externe inhuur is in lijn met het strategisch personeelsbeleid. De visie op externe inhuur is in lijn met maatschappelijke en economische ontwikkelingen. Er is een eenduidige definitie van externe inhuur binnen de gemeentelijke organisatie. Het politiek-bestuurlijk samenspel vindt plaats aan de hand van een heldere rolverdeling tussen organisatie, college en raad, en deze rolverdeling is ook bekend. De taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen bij inhuur van externen zijn duidelijk en vastgelegd. Het is duidelijk wie beslissings- en budgetbevoegdheid voor externe inhuur heeft op ieder functieniveau. Het beleid, de visie en uitgangspunten voor externe inhuur zijn vertaald naar afwegingskaders en procedures en gedocumenteerd. Deze afwegingskaders en procedures zijn actueel en worden ook toegepast. De gedragscode heeft aandacht voor de inhuur van externen. Er vindt periodieke toetsing plaats op de toepassing van afspraken en afwegingskaders. Er is actueel inzicht in de aard en inzet van externe inhuur.

Er is actueel inzicht in de omvang van externe inhuur binnen de gemeentelijke organisatie, in aantal fte’s, aantal inhuurtrajecten en in kosten. Inzichten in omvang, aard en gebruik worden periodiek getoetst aan beleid, ambities en kaders.

40

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

hiervoor de voornaamste reden? Vraag 5 Hoe verhouden de aard en omvang van de externe inhuur van de gemeente Moerdijk zich met andere gemeenten van dezelfde grootteklasse en omliggende gemeenten? Vraag 6 In hoeverre is de inhuur van externen in overeenstemming met de gestelde kaders? Hoe vindt de monitoring hierop plaats?

•

De uitgaven aan externe inhuur als percentage van de totale loonsom van de gemeente Moerdijk wijken niet significant negatief af van gemeenten van vergelijkbare grootte, gemeenten in de regio en gemeenten met een gelijke opgave.

•

Externe inhuur vindt plaats volgens de vastgestelde kaders. De keuze voor aard en omvang van externe inhuur is gemotiveerd en in lijn met de doelstellingen. Er vindt monitoring en evaluatie plaats tijdens en na afloop van het traject van externe inhuur. De resultaten van externe inhuur worden getoetst aan de doelstellingen. Er is sprake van bijsturing bij te grote of onnodige afwijkingen.

• • • •

Vraag 7 Welke risico’s loopt de gemeente Beschrijvende vraag, geen norm Moerdijk ten aanzien van externe inhuur? Vraag 8 Hoe legt het college verantwoording af • Het college informeert de raad tijdig en periodiek over de aan de gemeenteraad over externe aard en omvang van externe inhuur. inhuur? • Het college geeft invulling aan haar actieve informatieplicht (artikel 169, Gemeentewet). • De verantwoording over externe inhuur is juist en volledig en geeft inzicht in: • De aard van externe inhuur; • De omvang in fte van externe inhuur; • De uitgaven aan externe inhuur; • Welke doelen zijn bereikt met externe inhuur; • Toetsing aan beleid en begroting. Vraag 9 In hoeverre kan de raad sturen op de • De gemeenteraad heeft de doelen en het budget voor inhuur van externen? externe inhuur vastgesteld. • Afwegingen over externe inhuur staan expliciet in beleidsstukken. • De gemeenteraad stelt (schriftelijke) vragen of informeert op andere wijze bij het college over inzet van externe inhuur. Vraag 10 Welke informatiebehoefte leeft er bij Beschrijvende vraag, geen norm de gemeenteraad ten aanzien van externe inhuur?

41

Rekenkameronderzoek Externe inhuur in de gemeente Moerdijk | 2025

Bijlage 3. Onderzochte casussen In het onderzoek is nader gekeken naar zes inhuurdossiers. Deze inhuurdossiers zijn gebruikt om de praktijk van inhuur te illustreren. De rekenkamer heeft de selectie van de inhuurdossiers gedaan aan de hand van een aantal criteria. Er is naar aanleiding van de selectie een extra informatieverzoek uitgezet bij de gemeentelijke organisatie. De gemeentelijke organisatie beschikte niet over een digitaal dossier met losse documenten, omdat alles in het systeem Nétive staat. Om die reden heeft een onderzoeker in dit systeem naar alle dossiers gekeken. Selectiecriteria ● Spreiding over afdelingen: de inhuurtrajecten zijn verspreid over de verschillende afdelingen. ● Lengte van inhuur: de inhuurtrajecten hebben verschillende looptijden. ● Kosten voor inhuur: de omvang in € van de inhuurtrajecten verschilt. Totstandkoming selectie De gemeente Moerdijk heeft een geanonimiseerd overzicht gedeeld van de inhuurdossiers in de periode 2020 – 2024. Dit overzicht bevatte 504 inhuurdossiers. 67 dossiers zijn nog niet of in 2025 afgerond en 56 dossiers zijn voor 2020 opgestart. Deze zijn buiten beschouwing gelaten. Op basis van het overzicht bleek het niet mogelijk om te spreiden op wel/geen verlenging en de reden van inhuur. Deze criteria zijn daarom losgelaten. Geselecteerde casussen Afdeling

Lengte van inhuur

Kosten van inhuur +/-

Ruimtelijke en Economische ontwikkeling Openbare Ruimte

1-4-2020 – 31-12-2024

€ 355,000

22-3-2021 – 31-12-2024

€ 195,627

Maatschappelijke ondersteuning Informatiemanagement

13-4-2022 – 31-12-2024 1-7-2023 – 15-10-2023

€ 242.340 € 30.360

P&O, Communicatie en Secretariaten Jeugd

9-5-2022 – 15-9-2022 23-1-2024 – 31-12-2024

€ 45.000 € 156.000

42