Reactie C.J.A. van Dorst op beantwoording art. 35 vragen De Kogelvangers

Van: C.J.A. van Dorst MBA Datum: 18 april 2024 Onderwerp: aanvullende informatie op antwoorden art.-35-vragen De Kogelvangers

Beste gemeentebestuur, beste bestuur van voetbalvereniging De Kogelvangers, beste inwoners, De drie dossiers MFA Willemstad en De Kogelvangers (velden en clubaccommodatie) gaan me aan het hart vanuit mijn eerdere politieke verantwoordelijkheid. Met belangstelling heb ik de beantwoording van de 2 sets artikel-35-vragen bekeken. Deze bieden helaas geen volledige weergave en geven daarmee geen correct beeld. Om deze reden geef ik u via deze memo de bij mij beschikbare, niet vertrouwelijke, informatie mee. Mijn doel hierbij is een goede dossierbehandeling en recht doen aan de belanghebbenden. In tegenstelling tot wat in diverse uitingen is gecommuniceerd heb ik namelijk aangeboden beschikbaar te zijn voor een zorgvuldige overdracht van mijn portefeuille. Deze handreiking is direct, bij het overhandigen van mijn ontslagbrief, afgewezen. En daarom wend ik me via deze memo rechtstreeks tot u. Deze reactie is bedoeld om een correcter en vollediger beeld te geven van de situatie. Ik hoop daarnaast dat mijn memo helpt om de projecten MFA en Kogelvangers (2 stuks) vlot te trekken. Absoluut vanuit een positieve intentie! Voor de volledigheid geef ik u aan dat ik in mijn reactie niets uit mijn duim zuig. Eventueel is alles via een zorgvuldig onderzoek van het totale dossier reproduceerbaar.

En mocht dit op een onderdeel van mijn reacties toch onverhoopt niet het geval zijn, hetgeen ik overigens betwijfel, dan bied ik er op voorhand mijn excuses voor aan. Met vriendelijke groet, Jack van Dorst.

ISSUE TAAKSTELLEND BUDGET Beantwoording vraag 1: “Door de gemeenteraad is geen (taakstellend) budget meegegeven.” Mijn reactie: dit antwoord klopt. En daar heb ik tijdens de vergaderingen ook steeds op geattendeerd. Meerdere raadsleden hebben echter wel keer op keer beweerd en volgehouden dat er door de raad een taakstellend budget was meegegeven, van € 1,1 - € 1,4 miljoen. En ja: dan lijkt een krediet van € 2,6 of € 3,2 miljoen euro daar wel veel van af te wijken.

Conclusie is en blijft dat er door de raad geen (taakstellend) budget is meegegeven. Bovendien is in het raadvoorstel een toelichting op de indicatieve bandbreedte opgenomen, waarmee de uiteindelijk bedragen grotendeels reproduceerbaar en verklaarbaar zijn. Beweringen, laat staan verwijten op dit punt vanuit raadsleden zijn dus niet correct.

ISSUE ARCHITECT Beantwoording vraag 2 punt 4: de opdrachtverstrekking aan de architect. Geantwoord wordt: “De opdracht is verstrekt door de daarvoor bevoegde persoon, in dit geval de projectleider. Projectleider is conform de mandatenlijst bevoegd hiertoe toestemming te geven.” Mijn reactie: een formeel correct antwoord. Maar… De gevoeligheid van de vraag zit ‘m natuurlijk in het feit dat de architect blijkbaar woonachtig is in Willemstad. Al begin 2023, zo staat in de beantwoording, is de opdracht door de projectleider gegund aan de architect, A3 Architecten uit Rotterdam. Na een enkelvoudige onderhandse aanbesteding was de gemeente daaraan gebonden. Echter, dat de architect uit Willemstad komt is natuurlijk politiek relevant en gevoelig. Niet voor niets is daarom bij de mandatering van beslisbevoegdheid de bepaling opgenomen dat het college (en dus ook de portefeuillehouder) als oorspronkelijk bevoegd orgaan bij politiekgevoelige zaken vooraf betrokken moet worden. De ambtelijke projectorganisatie heeft dit echter nagelaten. Dit nog los van de vraag of bij de aanbesteding objectieve criteria zijn gehanteerd. Projectbeheersing op dit vlak lijkt hiermee niet ingericht. Pas in het vierde kwartaal van 2023 is aan mij meegedeeld dat de behandelend architect in kwestie de opdracht is gegund en uit Willemstad komt.

Op het moment van schrijven van deze memo weet ik niet eens hoe de beste man heet, laat staan dat ik hem ken. Om misverstanden nadrukkelijk te voorkomen: voor mij is er geen enkele reden om aan de kennis, kunde, integriteit of wat dan ook van het architectenbureau en/of van de architect te twijfelen. En dat de architect in Willemstad woonachtig is heeft ook voordelen. Maar een zorgvuldige aanpak met bijbehorende interne communicatie van de nota bene enkelvoudige onderhandse opdrachtverstrekking is dan wel cruciaal.

ISSUE INFORMEREN EN TIJD Beantwoording vraag 3: op welk moment was bekend dat er twee voorstellen van € 3,2 en € 2,6 miljoen op tafel lagen? In de beantwoording wordt aangegeven dat de eerste globale kostenraming ambtelijk op 23 oktober 2023 is ontvangen en dat die op 16 november met mij is gedeeld. Dat klopt, maar… Dan is het wel goed om erbij te vertellen dat er op 17 oktober 2023 nog helemaal geen integrale kostenraming was, omdat de partij die daarvoor door de projectorganisatie was ingeschakeld die

niet op tijd had aangeleverd aan de projectleider. Ook dit zegt iets over de projectbeheersing. Aangegeven is door de projectleider dat de raming pas in die week van 17 oktober zal worden ontvangen. Dat is uiteindelijk dus nog een week later geworden (23 oktober), projectbeheersing ten spijt. En het leidde voor de projectleider tot de conclusie, gezien de gewenste zorgvuldigheid, dat het raadvoorstel doorgeschoven werd van december (gesteld werd in verband met een volle agenda in december) naar de volgende raadsvergadering, van 1 februari 2024. Uiteindelijk is het zelfs maart geworden. Ook dit zegt wederom iets over de projectbeheersing. Pas op 16 november 2023 is, zoals aangegeven, een eerste globale kostenraming aan mij meegedeeld. Vanuit de projectorganisatie is de onderbouwing, zo die al aanwezig was, niet aan mij verstrekt. Er is slechts gezegd dat het in totaal op dat moment minstens zo’n € 3,5 miljoen groot was. Ook zijn er wat plaatjes van de beoogde accommodatie op de computer getoond. Meer was er niet en meer heb ik ook niet meegekregen. Zoals de projectleider zelf ook aangaf was dit alles nog niet afgerond, nog niet volledig en nog niet concreet. Onvoldoende dus om te raad te (kunnen) informeren. Ik heb toen ook opgemerkt dat deze informatie – voor zover er dus informatie was – onvoldoende toereikend was om de raad überhaupt te kunnen informeren.

Dit was de eerste inhoudelijke informatie die ik vanuit de projectorganisatie heb gekregen. Tweede helft november 2023 heb ik, kijkend naar die “ruim € 3,5 miljoen pats-boem”, de projectorganisatie terug naar de stakeholders (lees: Kogelvangers en de architect) en terug naar de teken- en rekentafel gestuurd (voor aanpassing en/of versobering en/of zelfwerkzaamheid). Uiteindelijk is hier zo’n € 3 ton minder uit gekomen. Tijdens de commissievergadering van februari 2024 heb ik een en ander ook aangegeven. En dit is ook door de Kogelvangers bevestigd. En nu komt-ie: pas dinsdag 16 januari 2024 heb ik het eerste concept van het uiteindelijke raadsvoorstel toegestuurd gekregen. Op donderdag 18 januari 2024 is dat voor het eerst met mij besproken. Pas toen was ik op de hoogte van de uiteindelijke, te verwachten investeringsomvang en kon de gang richting college en gemeenteraad ingezet worden. Vóór die tijd was de benodigde informatie er simpelweg niet. Waarbij ook nog van belang is dat er altijd eerst primair een collegestandpunt ingenomen moet worden. Pas eind januari 2024 (de 25e om concreet te zijn) was er een concept-raadsvoorstel dat geschikt was voor collegebehandeling. Na behandeling en vaststelling door het college is het raadsvoorstel op 7 februari 2024 naar de griffie gegaan.

Correctie op onjuiste beantwoording door het college op vraag 12 van de artikel-35-vragen: het antwoord van het college (“Het college is van mening dat het bij dit project beter was geweest om de raad eerder te informeren over de kostenraming”) is dus wishful thinking. Gelet op het bovenstaande lijkt me dit onjuiste informatieverstrekking aan de gemeenteraad.

WAAROM IS DIT IN DE BEANTWOORDING NIET IN BEELD GEBRACHTE TIJDSASPECT ZO VAN BELANG? Mij is als portefeuillehouder nadrukkelijk en meermalen verweten dat ik de raad niet (eerder) heb geïnformeerd. Ik begrijp de gevoelens op dit punt, politiek gezien. Maar wat je niet weet en niet kunt weten, kun je ook niet vertellen.

WAAROM IS DE RAAD DAN NIET EERST GEÏNFORMEERD TOEN HET WEL BEKEND WAS? Omdat, toen het bekend was, meteen de gang naar de raad ingezet kon worden: het voorleggen van een raadsvoorstel. De raad is dus meteen geïnformeerd toen het bekend was en kon. Eerst de raad afzonderlijk informeren, als daar al gelegenheid voor was geweest en geboden, had extra tijd gekost. Met dus de mogelijkheid dat het in tijd doorschuift. En dan was dit ongetwijfeld het volgende verwijt geweest. Los daarvan is het een onwenselijke situatie, die eenop-een tot meerkosten zou leiden. Dit logischerwijs zelfs voor de 2 projecten MFA en velden. Het meteen voorleggen van het raadsvoorstel was de verstandigste optie. Wat door het college besloten is.

WAAROM IS DOOR HET COLLEGE GEKOZEN VOOR HET VOORLEGGEN VAN DE VARIANT VAN € 3,2 MILJOEN, MET TWEE AANGEBODEN ALTERNATIEVEN, WAARONDER DIE VAN € 2,6 MILJOEN? De variant van € 3,2 is toekomstgericht plus omvat alle facetten en faciliteiten, als afzonderlijke onderdelen van het geheel. Duurzaamheid is meegenomen. Qua architectuur passend bij Willemstad is meegenomen. Zie het raadsvoorstel voor de onderbouwingen. Deze variant had de voorkeur van de projectgroep, van de architect, van de Kogelvangers, van het college en naar ik verwacht ook de inwoners van Willemstad. En heeft dus breed draagvlak. Verder heb ik het beeld dat deze gemeenteraad, ook bij andere projecten en praktijkuitwerkingen, een dergelijke toekomstgerichte en brede aanpak waardeert en uiteindelijk ook daar de voorkeur aan geeft. Ondanks een hoger investeringsbedrag dus. Daarmee is niet gezegd dat de variant van € 2,6 geen goede variant is. Niet voor niets is het één van de twee geboden alternatieven waar de raad ook voor kan kiezen. Tijdens de commissievergadering heb ik ook nadrukkelijk aangegeven dat deze variant aan alle normen en eisen voldoet. In meer en mindere mate voldoen alle varianten ook aan wensen. En dat de raad ook voor andere varianten kan kiezen. Juist dit is aan de gemeenteraad: het maken van keuzen en het nemen van besluiten.

VOLDOET HET RAADSVOORSTEL, BEHANDELD IN DE COMMISSIEVERGADERING VAN FEBRUARI 2024? Naar mijn mening voldoet dit raadsvoorstel aan alle vereisten die daaraan als vertrekpunt voor aan de orde zijn. Het zou ook wel raar zijn als dit niet het geval is, kijkend naar wie er allemaal een plasje over gedaan heeft: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

De projectleider; De projectorganisatie (integrale advisering, organisatiebreed); De teammanager; De gemeentesecretaris; De portefeuillehouder; Het college (die het heeft vastgesteld); Het bestuurssecretariaat; De griffie; Het presidium.

VINGER AAN DE POLS ALS PORTEFEUILLEHOUDER? Goed om te weten dat het totale aan de orde zijnde projectgebeuren al vele jaren geleden is gestart. Na de verkiezingen heb ik het in het tweede halfjaar 2022 in mijn portefeuille gekregen. Nadat ik er zelf voor opteerde, omdat ik kansen voor verbetering zag… en zie. Eerst kwam het raadsvoorstel voetbalvelden. Even tussendoor: raar overigens dat in actuele reacties vanuit de projectleider en het college nu ook uitgegaan wordt van mogelijke vertraging en dus meerkosten door inflatie voor de velden. Want immers, dit is juist om projectbeheersingsredenen als afzonderlijk project opgepakt, omdat het zonder invloed van clubaccommodatie en MFA opgepakt kon worden. Achter de schermen heb ik echter meegekregen dat dit toch niet mogelijk is, omdat de ondergrond nodig zou zijn voor het opstellen van bouwmaterialen en machines die nodig zijn voor de realisatie van de clubaccommodatie. Dat verbaasde als ik het goed begrepen heb zelfs leden van de projectgroep. Daarna kwam de clubaccommodatie. Een relatief eenvoudig project en ook enkelvoudig (in essentie maar één stakeholder: de Kogelvangers). Het ging louter om de verplaatsing van de clubaccommodatie. De kantine heeft in het ontwerp ook grosso modo dezelfde omvang als de huidige kantine.

Maar de overige ruimtelijke aspecten zijn in de versie van € 3,2 miljoen ruimer dan die van de huidige accommodatie. De achtergronden daarvan kunnen de beste intentie hebben, maar het was beter geweest als het gemeentebestuur en ondergetekende als portefeuillehouder hier eerder in meegenomen waren, vanuit het project en door de projectleider. De opmerking bij antwoord 5 van de artikel-35-vragen: “Periodiek zijn er portefeuillehoudersoverleggen geweest waarin onder andere de stand van zaken besproken is”, is overigens uiterst discutabel.

KASTELEN MET GOUDEN KRANEN EN MARMEREN VLOEREN? Nee. Bij beide varianten komt er een clubaccommodatie anno 2024/2025 die aan alle hedendaagse eisen en normen voldoet. De dure variant is op alle fronten toekomstgericht. Het alternatief minder, maar is bedrijfseconomisch gezien naar de situatie van vandaag en morgen een volwaardig alternatief. Kastelen, gouden kranen en marmeren vloeren zijn dus onzin en sentiment. En als de raadscommissie van mening is dat men een NAC-stadion voor 4 miljoen euro kan realiseren: los van of dit aansluit bij de wensen van De Kogelvangers, geef ik het u te doen. Maar ik begrijp zeker wel dat er door mensen, ook door bestuurders, zo op is gereageerd. Immers, er was door de Kogelvangers een tweede inloopavond georganiseerd. Buiten mijn medeweten om (en de Kogelvangers mogen dit op zich doen hoor: geen verwijt). Dit was, in samenspraak met de vanuit het project betrokken gemeentelijk communicatieadviseur en met de beste intenties van de club, enkele dagen vóór het uitgaan van de raadsagenda en dus het bekend worden van het raadsvoorstel gepland. Politiek gezien zeker geen handig moment. En bijzonder dat de projectorganisatie wederom niet volgens het mandaat handelt in een politiekgevoelige situatie, waarin men het college en/of de portefeuillehouder vooraf had moeten raadplegen. Maar het was gepland, de uitnodiging was uit.

Het was overigens slechts een inloopbijeenkomst voor belangstellenden van de club, waar louter enkele ontwerptekeningen zijn getoond.

Ook de pers was door de Kogelvangers uitgenodigd; op zich begrijpelijk en hun goed recht. Vanzelfsprekend werd het bestuur die avond geïnterviewd. Vanzelfsprekend was het bestuur enthousiast. En kwam er een krantenartikel waar dit enthousiasme vanaf droop. Op zich mooi, maar toch: in de setting en op dat moment was het erg onhandig voor de beeldvorming. Begrijpelijk werd er door raadsleden op gereageerd.

WAT VOOR GEVOLGEN HEEFT DE KEUZE VAN DE COMMISSIE OM EXTRA INFORMATIE OP TE VRAGEN (UITWERKEN VARIANT € 2,6 MILJOEN)? Gevolg is dat het raadsvoorstel nog niet naar de raad gaat. Een keuze van de raadscommissie dus. Dat mag, maar dan moet je ook de consequenties accepteren. De commissieleden wisten en/of hadden kunnen weten dat het opvragen van aanvullende informatie (lees: meer in detail uitwerking variant € 2,6 miljoen) tot extra tijd en daarmee mogelijk tot verhoging van kosten (prijsstijging door inflatie – dit is geen inhoudelijke prijsstijging) zou leiden. In het raadsvoorstel van november 2022 is al als risico aangegeven (en was dus bij de raad bekend) dat de voetbalaccommodatie moest worden verplaatst om de MFA te kunnen realiseren. Tijdens de commissievergadering is het vanuit de commissie ook aangegeven. Zelf heb ik tijdens de commissievergadering aangegeven dat men ook voor de variant € 2,6 miljoen kon kiezen, omdat alle varianten aan de eisen en normen (bijvoorbeeld KNVB) voldoen en er dus bij alle varianten een volwaardige clubaccommodatie zou komen. En na de schorsing is het in feite ook vanuit de commissie onderkend: opgemerkt is “dat alles dan later komt, maar dat is aan de uitvoering… het mag morgen…”

KON EN KAN HET RAADSVOORSTEL (ALSNOG) METEEN DOOR NAAR DE RAAD? Ja. Sterker nog: dit was en is nog steeds de beste optie. Dan zou er naar mijn verwachting en streven uiteindelijk geen vertraging geweest zijn. En het kan ook. Juist daarom stelt de raad zelf als eis dat er in een raadsvoorstel minstens één alternatief geboden moet worden. Hieraan is met zelfs 2 alternatieven ruimschoots voldaan.

MAAR IS DE VARIANT VAN € 2,6 MILJOEN DAARVOOR VOLDOENDE UITGEWERKT? De variant van € 2,6 miljoen is voldoende uitgewerkt en heeft voldoende informatie voor de raad om een afweging op raadsniveau te maken en een besluit te nemen. De detailinformatie die nu door de commissie gevraagd wordt door het eerst verder laten uitwerken van het € 2,6 miljoenalternatief is daar niet voor nodig. Bij andere projecten (bijvoorbeeld de sporthal, de zwembaden, de gymzaal, het gemeentehuis) gebeurt dit overigens ook niet; eigenlijk gebeurt het nooit. En dit is ook logisch: je hebt dan twee keer architect-/ontwerpkosten, wat tienduizenden euro’s extra kost. Het is dus ongebruikelijk, er is nooit opdracht voor gegeven en er zijn geen middelen voor beschikbaar gesteld.

HOE KAN HET OOK? Twee mogelijkheden. Als de gemeenteraad kiest voor de variant van € 3,2 miljoen, dan kan die variant verder worden uitgewerkt naar een technisch ontwerp. Alle overige trajecten kunnen zoals gepland doorlopen worden (vergunningen, aanbesteding, noem maar op). Bij een raadskeuze voor de variant van € 2,6 miljoen kan dit ook. Immers, de verdere aanpassing en uitwerking van het ontwerp door de architect kan hier parallel aan lopen. Maar dan moet je nu verder niet onnodig tijd laten verliezen. En inmiddels is er helaas al tijd verloren… De raad kan en kon de hoofdlijn dus bepalen. De uitwerking is aan het college, wat daar ook verantwoordelijk voor is. En de raad weet wat er dan komt: een vergelijkbare voorziening, maar dan gelijkvloers, minder op een verwachte toekomstige situatie gericht en met minder afzonderlijke faciliteiten. Desalniettemin dus een voorziening die voldoet aan alle eisen en normen, maar ook in zekere mate aan wensen.

IS HET RAADZAAM OM DIT ALSNOG TE DOEN? Garanties geef ik niet. Maar de keuze die de raadscommissie in februari gemaakt heeft kost 7-9 maanden extra tijd. En mogelijk daardoor geld (kosteninflatie). Terwijl die kosten primair, als ze zich voordoen, tot uiting komen in de uiteindelijke investering van de MFA (hoogste investeringsbedrag). En niet zorgen voor een gunstiger resultaat voor de Kogelvangers. De kosten voor de clubaccommodatie zullen, afhankelijk van de te kiezen variant, rond de € 3,2 dan wel € 2,6 miljoen euro blijven. Eventuele kostenstijgingen niet meegenomen. Als op zo kort mogelijke termijn alsnog door de raad een keuze voor welke variant dan ook gemaakt wordt, is het wellicht nog mogelijk om de oorspronkelijke planningen te handhaven. En daarmee ook meerkosten van uitloop voor te blijven. Al zal dit nooit aantoonbaar zijn: voor de clubaccommodatie en voor de velden wel, maar het lopende traject van de MFA is zo complex en nog aan zo veel zaken onderhevig dat een analyse op dit punt nooit en te nimmer gemaakt kan worden. Uw college kan u hierover de details delen.