Raadsvoorstel Controleprotocol 2023

Raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Zaaknummer Onderwerp

G. Vos 18 januari 2024 1 feburari 2024

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023

Voorgesteld besluit 1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Moerdijk vast te stellen; 2. In te stemmen met de navolgende algemene uitgangspunten voor de controle m.b.t. getrouwheid en rechtmatigheid: De controle op van de jaarrekening zal zijn gericht op het afgeven van een oordeel over: a.

De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; b. De getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; c. Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); d. De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; e. De juiste weergave van de opgave voor de aangifte SiSa (Single Information Single Audit; f. De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. 3. In te stemmen met de navolgende “goedkeuringstoleranties” Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeel-onthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

(% omvangbasis) Onzekerheden in de controle (% omvangbasis)

4. De rapporteringstolerantie vast te stellen op € 100.000; 5. De volgende overschrijdingen buiten de oordeelsvorming over begrotingsrechtmatigheid te houden: a. Overschrijdingen, die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, zoals subsidies of kostendekkende omzet; b. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen, waarbij veelal pas bij het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding naar voren komt. c. Overschrijdingen die geautoriseerd zijn door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage; d. Overschrijdingen die passen binnen het door de raad geaccordeerde beleid. 6. Het normenkader gemeente Moerdijk (inventarisatie wet - en regelgeving) in het kader van de rechtmatigheids- en accountantscontrole jaarrekening 2023 vast te stellen.

Publiekssamenvatting De gemeenteraad stelt jaarlijks richtlijnen op waar de accountant bij de controle op de jaarrekening rekening mee moet houden. Met ingang van de jaarrekening 2023 moet het college verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Voorheen werd het rechtmatigheidsoordeel afgegeven door de accountant. De accountant blijft wel toetsen of het rechtmatigheidsoordeel van het college klopt. De richtlijnen voor het college ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen in de Financiële verordening die in de raadsvergadering van 14 december 2023 is vastgesteld. Inleiding De kaders voor de accountantscontrole op de jaarrekening worden jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld.

Beoogd effect Een verantwoording, die door de accountant is goedgekeurd, draagt bij aan het vertrouwen dat men in de lokale overheid kan hebben. Argumenten Het controleprotocol voor de accountantscontrole is opgesteld conform de uitgangspunten van het door de raad vastgestelde programma van eisen accountantsdiensten voor de periode 20232027. De in het controleprotocol genoemde goedkeuringstoleranties sluiten aan bij de minimale vereisten, zoals die zijn vastgelegd in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en de uitgangspunten die gelden voor het college voor de rechtmatigheidsverantwoording, zoals vastgelegd in de Financiële verordening. Sinds een aantal jaren blijven de beleids- en uitvoeringsregels die het college heeft vastgesteld buiten het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Deze regels vormen een verdere uitwerking van de regels, die door de gemeenteraad dan wel door andere overheidsorganen zijn opgelegd. In beleidsregels wordt de verhouding tussen de ambtelijke organisatie als opdrachtnemer en het college als opdrachtgever neergelegd. Het college legt verantwoording af over de wijze waarop zij invulling heeft gegeven aan het door de gemeenteraad vastgestelde beleid, alsook het beleid dat door andere overheidsinstanties is opgelegd. Daarbij past een verantwoording op het niveau van door de gemeenteraad en andere instanties opgelegde regels.

Kanttekeningen en risico’s De accountant is voor zijn werkzaamheden in belangrijke mate aangewezen op het voorwerk van de organisatie. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle, alsmede de interne beheersingsmaatregelen die binnen de verschillende administratieve processen en systemen zijn ingebouwd. Middelen De kosten voor de accountantscontrole zijn in de begroting opgenomen en gebaseerd op de in 2023 door Flynth opgegeven prijs bij de opdrachtverlening. Communicatie De accountant heeft bij de vergadering van de Auditcommissie kennis kunnen nemen van het concept en wordt na vaststelling van het controleprotocol daarover geïnformeerd.

Vervolg De planning van de werkzaamheden is als volgt: Controle jaarrekening mei 2024 Bespreking jaarrekening in auditcommissie 29 mei 2024 Bespreking rapport van bevindingen in auditcommissie juni 2024 Vaststelling jaarrekening in raad 27 juni 2024 Na afloop van de werkzaamheden wordt de werkwijze en de manier van rapporteren met de accountant besproken. Bijlagen 1. 2.

Controleprotocol 2023 gemeente Moerdijk; Normenkader 2023 gemeente Moerdijk.

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen met de griffier via e-mail griffie@moerdijk.nl.

Zevenbergen, 13 december 2023 Namens de Auditcommissie, de voorzitter,

G. Vos

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 1 februari 2024 De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van de Auditcommissie d.d. 13 december 2023 overwegende dat: - de gemeenteraad opdrachtgever is voor de controle op de jaarrekening gelet op: - artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet; - het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden - de Controleverordening gemeente Moerdijk; - de Financiële verordening gemeente Moerdijk - de met Flynth gesloten overeenkomst; BESLUIT 1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Moerdijk vast te stellen; 2. In te stemmen met de navolgende algemene uitgangspunten voor de controle m.b.t. getrouwheid én rechtmatigheid: De controle op van de jaarrekening zal zijn gericht op het afgeven van een oordeel over: a. De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; b. De getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; c. Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); d.

De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; e. De juiste weergave van de opgave voor de aangifte SiSa (Single Information Single Audit); f. De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. 3. In te stemmen met de navolgende “goedkeuringstoleranties” Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeel-onthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

(% omvangbasis) Onzekerheden in de controle (% omvangbasis)

4. De rapporteringstolerantie vast te stellen op € 100.000; 5. De volgende kostenoverschrijdingen buiten de oordeelsvorming over begrotingsrechtmatigheid te houden: a. Overschrijdingen, die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, zoals subsidies of kostendekkende omzet;

b. Overschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen, waarbij veelal pas bij het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding naar voren komt; c. Overschrijdingen die geautoriseerd zijn door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage; d. Overschrijdingen die passen binnen het door de raad geaccordeerde beleid. 6. Het normenkader gemeente Moerdijk (inventarisatie wet - en regelgeving) in het kader van de rechtmatigheids- en accountantscontrole jaarrekening 2023 vast te stellen. Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 1 februari 2024, de griffier

de voorzitter,

H.M. Vonk-Schenkel

A.J. Moerkerke