Procedure behandeling kaderstukken 2022

MEMO Aan Van Onderwerp Datum

Het presidium (vooruitlopend op presidium 18/1/2021) De griffier en bestuursadviseur Proces kaderstukken 2022 en instemmen drie beslispunten 18 december 2020/13 januari 2021

Inleiding Op 18 december 2020 heb ik jullie, vooruitlopend op de bespreking van dit onderwerp in het presidium van 18 januari 2021, deze memo over het voorgestelde proces rondom de kaderbrieven 2022 al gedeeld. Op dit moment komen de kaderbrieven van de verbonden partijen binnen. Graag willen we komend jaar een actief contactmoment tussen de ambassadeurs vanuit de raad (zie oude lijst) en de regiefunctionarissen. Graag verneem ik uiterlijk op 18 januari of genoemde personen nog steeds ambassadeurs willen zijn voor betrokken gemeenschappelijke regelingen (GR). (zie bijlage). Ook zo het mooi zijn als de aantallen per GR een beetje in balans zijn. Het proces De kaderbrieven van de diverse Verbonden Partijen worden uiterlijk 1 februari verwacht. De eerste zijn inmiddels binnen gekomen. Opstellen gespreksnotities Aan de hand van de kaderstukken moeten – net als vorig jaar – gespreksnotities worden opgesteld voor de gemeenteraad. De gespreksnotities worden opgesteld door de regieambtenaren. Waar relevant gebeurt dit in De6 verband. In de notities is het de bedoeling dat er gekeken wordt of de kaders in overeenstemming zijn met de meegegeven richtlijnen, de meerjarenplannen en of er opvallende zaken zijn waarvan het goed is dat de raad hiervan op de hoogte is. De richtlijnen 2022 zijn in de raadsvergadering van 5 november 2020 conform voorstel vastgesteld.

De gespreksnotities worden ter bespreking aangeboden aan de commissie/gemeenteraad, en ter informatie tevens aan het college, zodat ook de collegeleden op de hoogte zijn van hetgeen ter kennis van de raad wordt gebracht. Voorgesteld wordt dit te doen in een extra in te lassen commissievergadering op 16 maart 2021. Gezamenlijke raadsledenbijeenkomsten/webinar op 22 en 23 februari Ook dit jaar organiseren de griffiers over de kaderbrieven een avond voor de hele regio zodat iedere gemeenteraad in de gelegenheid is om bij de gesprekken aanwezig te zijn. Dit keer wordt deze bijeenkomst gecombineerd met een duiding van de evaluatie van de Nota Verbonden Partijen. Een uitnodiging daarvoor volgt nog. NB Voor onze raad wordt dit de bijeenkomst van de 22e omdat 23 februari een reguliere commissieronde in Moerdijk betreft. Ambassadeurs en regiefunctionarissen hebben actief contact met elkaar over kaderbrieven en gespreksnotities Sinds de begrotingsronde van vorig jaar werken we met ambassadeurs vanuit de raad. De door de fractievoorzitters aangedragen ambassadeurs gaan we ook inzetten in het proces van de kaderbrieven en ziet er als volgt uit: 1. De regiefunctionarissen nemen voordat de gespreksnotities worden opgeleverd contact op met de ambassadeurs over de kaderbrieven. In dit gesprek wordt de kaderbrief doorgelopen en worden vragen van de ambassadeurs beantwoord. 2.

Tijdens de commissievergadering zullen in eerste instantie de ambassadeurs het woord voeren richting de overige raadsleden. De regiefunctionarissen zijn hierbij aanwezig om inhoudelijke vragen te beantwoorden.

De exacte werkwijze in de commissie zal nog door de griffie worden voorbereid en met het presidium en commissievoorzitter worden afgestemd, Dit in overleg met de bestuursadviseur en regiefunctionarissen. Een actuele lijst met regiefunctionarissen en ambassadeurs volgt in de eerste week van januari (8 januari 2021). Als één voorstel naar de raad Om de informatie richting de gemeenteraad te stroomlijnen wordt voorgesteld deze gezamenlijk (alle kaderbrieven en gespreksnotities) aan commissie/raad aan te bieden. Commissiebehandeling op 16 maart Waarschijnlijk zal tijdens de regionale raadsledenbijeenkomsten niet elke Verbonden Partij aanwezig (kunnen) zijn. Mede daarom is het van belang dat de Moerdijkse raadsleden goed geïnformeerd worden zodat zij tijdens de behandeling van de kaderbrieven in de raadscommissie van 16 maart op een goede manier met elkaar in gesprek kunnen gaan over de kaders. De voorafgaand met de ambassadeurs gevoerde gesprekken en de regionaal opgewerkt gespreksnotities vormen hiervoor de basis. Het verdere proces Na de raadsledenbijeenkomsten op 22 en 23 februari en na de bespreking in de raadscommissie op 16 maart kunnen de diverse Verbonden Partijen de concept-begrotingen opstellen. Deze ontvangen de gemeenten uiterlijk 15 april.

Het is dan de bedoeling dat – wederom in De6 verband voor zover mogelijk – informatie wordt verzameld en een concept-zienswijze wordt voorbereid. Op dat proces wordt nog teruggekomen. In het kort het voorgestelde proces en de planning Datum

Onderwerp Verantwoordelijk Uiterlijke ontvangst kaderbrieven 1 februari Regiefunctionarissen Verbonden Partijen < 8 februari (uiterlijk op 18/1) Update namen ambassadeurs fractievoorzitters Actieve afstemming met Tussen 18 januari en 26 februari Regiefunctionarissen ambassadeurs 26 februari Gespreksnotities gereed Regiefunctionarissen Gespreksnotities samengevoegd 9 maart Arjen en t.k.n. in college Gespreksnotities beschikbaar 9 maart Arjen en griffie voor gemeenteraad Raadsledenbijeenkomst over 22 en 23 februari kaderbrieven en evaluatie verbonden partijen (online) Griffie NB raadsleden hebben de keuze NB de evaluatie VP komt in de bij een van de avonden aan te commissie raad van april aan de haken orde Commissiebespreking 16 maart Griffie kaderbrieven Verbonden Partijen Verbonden partijen informeren Na 16 maart over uitkomst behandeling Regiefunctionarissen kaderbrieven