overeenkomst Astrium

astriu

t

Overeenkomst ten behoeve van "Acco u nta ntscontro le" Boekjaren 2019 en 2020

(optioneel 2O2t en 2O221

tussen

Gemeente Moerdijk en

Astrium Overheidsaccountants B.V.

Astrium Overheidsaccountants B.V.

Tel: (079) 3623 613

Edelgasstraat 57 , 27 18 SX Zoetermeer

Fax: (079) 361 57 77 info@astriumaccountants.nl

www.astrium,nl

IBAN NLI ORAB 0,03226223 60 BTW nr. NL8l059162580l KVK:34168056

astriuffi' De ondergetekenden: De gemeente Moerdijk, gevestigd aan de Pastoor van Kessellaan 15 te Zevenbergen, te dezen

vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer J.P.M. Klijs, handelend ter uitvoering van het raadsbesluit d.d. 5 september 2011, hierna te noemen: de opdrachtgever, en

Astrium Overheidsaccountants 8.V., statutair gevestigd en kantoorhoudende te Zoetermeer, EdelgasstraatST,2TLS SX ten deze ingevolge haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door de

heren R.A.D. Knoester en N.E. Lansbergen, hierna te noemen: de opdrachtnemer, gezamenlijk te noemen: partijen

Overwegende:

1

dat de gemeenteraad een aanbesteding heeft gehouden voor de Accountantscontrole ex artikel 213, tweede lid Gemeentewet;

2

dat de eisen voor het indienen van de aanbiedingen en de uitvoering van de opdracht zijn vastgelegd in het lnkoop Programma van Eisen inzake de Europese aanbesteding voor

"Accountantscontrole" in de gemeente Moerdijk met kenmerk; SIW-7295 d.d. 18 maart 2019, inclusief de bijbehorende nota van inlichtingen, d.d. 2 april 2019, welke documenten genoegzaam aan partijen bekend zijn en als bijlagen aan deze overeenkomst toegevoegd zijn

(bijlage 1tlm 3);

3

dat opdrachtnemer op 15 mei 2019 zijn aanbieding, bestaande uit de offerte d.d. 15 mei 2019 (inclusief Prijsblad) en een tweetal voorbeeldverslagen, heeft gedaan, alsmede bestaande uit het op 29 mei 2019 gehouden verificatiegesprek, welke documenten c.q. het verslag van de bijeenkomst d.d. 29 mei2019 gezamenlijk (hierna te noemen: aanbieding)als bijlage 5 aan deze overeenkomst zijn gehecht en als zodanig gewaarmerkt;

4

dat de aanbieding van opdrachtnemer de "economisch meest voordelige inschrijving" is gebleken;

5

dat opdrachtgever door middel van deze overeenkomst opdracht wenst te verstrekken aan opdrachtnemer.

Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:

astriuffi'

Artikel l Opdracht

1.1 Opdrachtgever verleent hierbij opdracht aan opdrachtnemer volgens de in het lnkoop Programma van Eisen en deze overeenkomst genoemde voorwaarden en tegen betaling van de in deze overeenkomst beschreven tarieven.

1.2 Opdrachtnemer verklaart hierbij deze opdracht te aanvaarden en zich maximaal te zullen inspannen om de opdracht volgens de in het lnkoop Programma van Eisen en deze

overeenkomst genoemde voorwaarden uit te voeren.

1.3 De opdrachtnemer garandeert de opdrachtgever gedurende de duur van de overeenkomst aan alle verplichtingen voortvloe¡ende uit deze overeenkomst te kunnen voldoen.

Artikel 2 lnkoopvoorwaarden en Toepasselijk recht en geschillen

2.L Op deze overeenkomst zijn de "Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Moerdijk, versie 6-2-2Ot8" van toepassing voor zover hiervan in deze overeenkomst en haar bijlagen niet uitdrukkelijk wordt afgeweken. Deze voorwaarden maken als bijlage 3 onderdeel uit van het lnkoop Programma van Eisen en zijn aan opdrachtnemer genoegzaam bekend. Bij de inschrijving op de aanbesteding heeft opdrachtnemer de inkoopvoorwaarden aanvaard.

2.2 Op deze aanbesteding en de overeenkomst die daaruit voortvloeit, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen (daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd) die naar aanleiding van de overeenkomst of

daaruit voortvloeiende overeenkomsten tussen partijen mochten ontstaan, zullen aanhangig worden gemaakt bij de bevoegde rechter bij de rechtbank Zeeland-West-Brabant te Breda, tenzij dwingende competentieregels zich daartegen verzetten.

3

astriuffi' Artikel 3 Duur van de overeenkomst, evaluatie en tussentiidse beëindiging

3.L Deze overeenkomst is aangegaan voor de duur van 2 jaar De ingangsdatum van deze meerjarenovereenkomst ls 17 juli 2019 en heeft een vaste looptijd van twee (21jaar. De vaste

looptijd van de meerjarenovereenkomst zal daarmee eindigen 16 juli 202L. De meerjarenovereenkomst kan twee (2) keer optioneel worden verlengd voor de duur van elk één (1)jaar. Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging, maar verlengingen worden schriftelijk bevestigd. Partijen geven tenminste zes (6) maanden voor het aflopen van de vaste term'rjn of van de eerste verlenging van de meerjarenovereenkomst schriftelijk aan of de meerjarenovereenkomst wordt verlengd. Verlenging geschiedt onder gelükblijvende condities en voorwaarden.

3.2 Uiterlijk 12 maanden na ondertekening van de overeenkomst, of zoveel eerder als één van de partijen dit wenselijk of noodzakelijk vindt, zal tussen de opdrachtnemer en een door de gemeente Moerdijk aangewezen contactpersoon, de dienstverlening worden geëvalueerd. Optioneel zal deze evaluatie jaarlijks worden herhaald wanneer één van de partijen dit wenselijk of noodzakel'rjk vindt.

3.3 De gemeente Moerdijk is gerechtigd de overeenkomst tussentijds - zonder voorafgaande opzegging, ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst - direct te (laten) beëindigen zonder

dat de opdrachtgever uit enigerlei hoofde gehouden is tot schadevergoeding van door de opdrachtnemer in verband met deze beëindiging geleden schade indien uit de tussentijdse beoordeling blijkt dat de opdrachtgever niet tevreden is over de tot dan toe verleende diensten en de opdrachtnemer niet binnen een redelijke termijn (ter verbetering van de dienstverlening) na de tussenbeoordeling alsnog correct de contractuele afspraken en de eventueel aanvullende

afspraken op basis van de tussentijdse beoordeling nakomt.

Artikel4 Levertermijn

4.L De opdrachtnemer levert in het kader van de accountantscontrole de volgende producten:

o het controleplan voor 1 september van het boekjaar; o de managementletter voor het college van B&W en de bestuurlijke samenvatting voor de ¡

gemeenteraad voor 1 december van het boekjaar; de controleverklaring en het rapport van bevindingen (inclusief SISA verantwoording) aan de gemeenteraad en in afschift aan het college van B&W voor de door het gemeentebestuur bepaalde einddatum direct aansluitend aan het gecontroleerde boekjaar

4.2 lndien de werkzaamheden zoals vermeld in dit PvE niet, niet tijdig of niet correct worden uitgevoerd en dit verwijtbaar is aan de opdrachtnemer, zal vanaf het verstrijken van de afgesproken termijn, voor elke dag dat de uitvoering niet heeft plaatsgevonden, een boete in rekening worden gebracht van € 500,- (zegge: vijfhonderd euro), onverminderd het recht van de opdrachtgever nakoming te eisen respectievelijk de overeenkomst door een schriftelijke

4

astriu

verklaring te ontbinden en de verplichtingen van de opdrachtnemer om te zetten in een vervangende schadevergoeding ingeval de tekortkoming van de opdrachtnemer dat rechtvaardigt. De opdrachtgever zal redelijkheid en billijkheid betrachten bij het toepassen van deze performance regeling.

Artikel 5 Vergoeding voor de dienstverlening

5.1 De vastgestelde vergoeding per jaar voor de onderdelen: lnterim-controle en de Jaarrekeningcontrole (incl. SISA verantwoording), vindt uitsluitend plaats conform het Pr'rjsblad, van Mazars N.V. d.d. 15 mei 2019, welke als onderdeel van bijlage 4 aan deze overeenkomst is gehecht en als zodanig is gewaarmerkt.

5.2 Het uitvoeren van werkzaamheden voor onder andere controleverklaringen voor specifieke deelverantwoordingen en eventueel aanvullende opdrachten kan uitsluitend conform de ingediende tarieven, zoals vermeld in het Prijsblad (onderdeel van bijlage 4).

5.3 ln alle gevallen betreffende de onderdelen in artikel 5.2, dient vóór aanvang van de werkzaam heden schrift elijke goed keuring na mens opd rachtgever door de budgethouder, z'rjnde de raadsgriffier, plaats te vinden. Hierin dienen minimaal de onderdelen zoals: de

verwachte aantal uren en de in te zetten perso(o)n(en) schriftelijk te worden vastgelegd door zowel opdrachtnemer als opdrachtgever.

5.4 De aangeboden prijzen voor de Accountantscontrole zijn gedurende de eerste 2 jaren van de meerjarenovereenkomst vast. Voor de daarop volgende jaren heeft de opdrachtnemer het recht de tarieven aan te passen tot een maximum conform het afgeleide CBS-prijsindexcijfer reeks ' alle bestedingen (2015 = 100)', te beginnen op 17 juli 2O2L. De basis hiervoor vormt de stijging van dit prijsindexcijfer over 12 maanden voorafgaand aan de maand juli van het

voorgaande kalenderjaar (tariefaanpassing per L7 juli 202t wordt dus berekend over oktober

2OL9t/m oktober 2020,17 juli2022 over oktober 2O2O t/m oktober 2021l'. De prijsindexeringen kunnen alleen plaats vinden per 18 juli en dienen uiterlijk op 1 februari

daaraan voorafgaand aan de opdrachtgever schriftel'rjk kenbaar gemaakt te worden. lnhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen zijn niet mogelijk.

lndien van overheidswege de (uitvoering van) de opdracht gewijzigd dient te worden, zullen opdrachtnemer en opdrachtgever in overleg treden om te bepalen of en zo ja in welke vorm de prijzen aangepast moeten worden.

5.5 lnhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen zijn niet mogelijk.

Artikel6 Facturatie en betaling

astriu

6.L Facturatie en betaling vindt uitsluitend plaats op basis van verrichte werkzaamheden, voor zover van toepassing conform het ingediende Prijsblad. Voor specifieke deelverantwoordingen en eventueel aanvullende opdrachten geldt: onder vermelding van kenmerk en datum

opdrachtverstrekking. Facturatie kan tweemaal per jaar plaatsvinden

L. na sluiting van interim-controle en 2. na aanbieden van de jaarrekeningcontrole Betaling geschiedt na het ontvangen van een gespecificeerde rekening en goedkeuring door de

opdrachtgever. Elke factuur dient per mail te worden verzonden naar: facturen@Moerdijk.nl. Zie ook de bepalingen met betrekking tot betalingcondities in de Algemene inkoopvoon¡aarden

voor leveringen en diensten Gemeente Moerdijk d.d. 6-2-2018. Artikel 7 Overige afspraken

7.L

Werkafspraken

Ter uitvoering van deze overeenkomst kunnen op ambtelijk niveau werkafspraken

met de opdrachtnemer worden gemaakt. Dit dient plaats te vinden in goed overleg en na voorafgaande schriftelijke opdrachtverstrekk¡ng door de bevoegde contactpersoon (griffier en/of concerncontroller) van de gemeente Moerdijk. Na schriftelijke vaststelling en goedkeuring door partijen zullen deze werkafspraken integraal

onderdeel uitmaken van deze overeenkomst.

7.2

Controleverklaringen bij specifieke deelverantwoordingen / Reviews

Overeenkomstig artikel 6 van de Controleverordening van de gemeente Moerdijk behoudt het college van B&W van de gemeente zich het recht voor om de opdracht voor een deelverklaring en een review te kunnen verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

7.3

Conflicterendebelangen

Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal de opdrachtnemer geen belangen behartigen die

met de belangen van de gemeente conflicteren.

astriu Artikel 8 Wijzigingen van de overeenkomst

8.1

Wijzigingen in de meerjarenovereenkomst, alsmede aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.

Artikel9 Rangorde

9.1 lngeval van strijdigheid tussen de bepalingen in de overeenkomst en haar bijlagen, geldt de volgende rangorde:

1 De bepalingen in deze overeenkomst; 2 Nota van inlichtingen; 3 lnkoop Programma van Eisen; 4 Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Moerdijk d.d. 6-220L8;

5 Aanbiedingopdrachtnemer. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend op......................

te Zevenbergen:

opd

r,

De heerJ.P.M. Klijs

de heer R.A.D. Knoester Extern accountant

De burgemeester

Bijlage 1:

Nota van lnlichtingen

Bijlage 2:

lnkoop Programma van Eisen

Bijlage 3:

Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Moerdijk d.d

6-2-20t8 Bijlage 4

Aanbieding opdrachtnemer

7

Bijlage

1:

Nota van Inlichtingen

astriu

I

B'ljlage

2:

lnkoop Programma van Eisen

astriu

I

Bijlage 3:

astriu

Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Moerdijk

d.d.6-2-2018

10

ç

Bijlage

4:

Aanbieding opdrachtnemer

astriu ,'l

1