Overdracht aan nieuwe werkgeverscommissie 2022

Overdracht aan nieuwe werkgeverscommissie Onderstaande notitie vormt een uitwerking van de pagina die in het overdrachtsdocument aan de nieuwe raad is opgenomen onder thema 5 Raad en griffie Raad als werkgever. Algemeen De griffie is de ambtelijke ondersteuning van de raad en zelfstandig opererend in het gemeentehuis. De griffier is het eerste aanspreekpunt en het hoofd van de griffie. De griffie verzorgt de stukkenstroom, is de secretaris van raad en commissies gebonden overleggen en adviseert raads- en burgerleden. De raad is de werkgever van de griffier. Omdat aansturing van een griffier door 25 raadsleden onmogelijk is, is hiervoor een werkgeverscommissie ingesteld. Deze commissie wordt bij aanvang van de raadsperiode benoemd. De commissie bestaat uit raadsleden en wordt hierbij geadviseerd door de burgemeester. De raadsleden worden door de raad benoemd. De griffier geeft leiding aan de griffie, bestaande uit een plaatsvervangend griffier (tevens raadsadviseur), een tweede raadsadviseur, een communicatiemedewerker en een secretarieel medewerker. De griffier heeft een vastgesteld griffieplan (uit 2021) opgesteld waarin uiteengezet is wanneer wat wordt opgepakt. De griffier legt jaarlijks een verantwoording af aan de werkgeverscommissie en deze informeert de raad (zie bijlage).

Ontwikkelingen Bij aanvang van de vorige raadsperiode (2018-2022) is de griffie geprofessionaliseerd. Met de benoeming van de huidige griffier in 2020 is een aanvang gemaakt met een griffieplan en is ingezet op uitbreiding van de griffie om de raad beter te kunnen ondersteunen. De basis is inmiddels zo goed als op orde. In 2021 is er door de VNG één profiel voor de griffier vastgesteld. Hiermee dient de griffier een meer gelijkwaardige positie te spelen in de driehoek (overleg burgemeester, gemeentesecretaris en griffier). De koppeling aan inschaling (HR21) van de griffier gaat in 2022 tot stand komen. Hiervoor wordt advies ingewonnen bij 3Advies. Zij worden ook betrokken bij de landelijke normering van dit profiel. In 2022 komt een raadsvoorstel om het functiehuis van de griffie beter in te richten en gelijk te laten lopen met de ambtelijke organisatie. De rol van de P&O-adviseur van gemeente Moerdijk: - Adviseert (gevraagd en ongevraagd) op het gebied van personele en organisatorische vraagstukken aan de werkgeverscommissie en griffier; - Adviseert de werkgeverscommissie als leidinggevende van de griffier. Zij kunnen voor P&O-vragen met betrekking tot de griffier bij de P&O-adviseur terecht. Indien gewenst kan een bilateraal hiervoor (structureel) ingepland worden.

Deze bila is exclusief de griffier; - Heeft iedere 2 maanden een bilateraal met de griffier over personele of organisatorische zaken met betrekking tot de medewerkers van de griffie en adviseert de griffier hierover. Deze bila is exclusief de werkgeverscommissie.

Beleid en personeelsregelingen: De griffie volgt in principe het beleid (procedure-afspraken) en de personeelsregelingen van de gemeente Moerdijk met uitzondering van de functiewaarderingssystematiek van de griffiefuncties. Daarbij kent de griffie een eigen kaderregeling arbeidsduur en werktijd. (zie Personeelshandboek gemeente Moerdijk). In deze regeling wordt ingegaan op de bezetting en werkafspraken van de griffie, arbeidsduur, werktijden, en compensatie-uren. In de loop van 2022 zal over de functiewaarderingssystematiek een besluit moeten worden genomen door de werkgeverscommissie. Vanuit de Cao is functiewaardering een vereiste (de basis) om het salaris van een functie te bepalen. Budget en budgetverantwoordelijkheid De griffier is budgetverantwoordelijke voor de budgetten van de griffie. Zij laat zich adviseren door de Financieel adviseur van de gemeente Moerdijk. De griffier informeert de werkgeverscommissie regelmatig over de stand van zaken. Bij noodzakelijke budgetoverschrijdingen is instemming van de werkgeverscommissie vereist. De werkwijze die hiervoor is afgesproken is dat griffier het onderwerp inbrengt voor het overleg met werkgeverscommissie. Het mailen van de agenda met de opmerking dat het daar is besproken en akkoord is bevonden, is start voor P&O om de gewenste actie in gang te zetten.

De rol van de burgemeester als adviseur van de werkgeverscommissie Uit artikel 83 van de Gemeentewet vloeit voort dat de burgemeester geen lid kan zijn van de werkgeverscommissie. Omdat de burgemeester voorzitter is van de raad doet hij in die hoedanigheid vaak een beroep op de griffier. Ook is de burgemeester lid van de driehoek burgemeester-gemeentesecretaris-griffier. In dat kader kan het vaak zinvol zijn om de burgemeester als adviseur uit te nodigen in de vergaderingen van de werkgeverscommissie en te betrekken bij functioneringsgesprekken. Dit is in Moerdijk ook te doen gebruikelijk. Beoordeling griffier De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de beoordeling van de griffier. Met betrekking tot de eerstvolgende beoordeling ( september 2022) is voorgesteld dat er in de toekomst met een 360 graden feedback beoordeling zal worden gewerkt, waarbij worden betrokken de burgemeester, fractievoorzitters en griffiemedewerkers. Beoordeling burgemeester De burgemeester is op 7 juni 2021 geïnstalleerd als burgemeester van Moerdijk. Jaarlijks dient de vertrouwenscommissie (in Moerdijk bestaande uit de fractievoorzitters) een klankbordgesprek met hem te voeren. De griffier zal hiertoe het initiatief nemen en dit samen met de fractievoorzitters voorbereiden. Dit kan op basis van een format dat hiervoor is ontwikkeld.

De basis voor dit klankbordgesprek is een ontwikkelassessment dat in september 2021 door Necker van Naem is afgenomen.

Tips en adviezen - Organiseer bij de start van een nieuwe raadsperiode een training voor de werkgeverscommissie. De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden heeft aangekondigd dat zij hierin gaan faciliteren in het tweede en derde kwartaal van 2022. -

Bespreek binnen de werkgeverscommissie de taken en verantwoordelijkheden van de leden en de adviseurs van de werkgeverscommissie.

-

De griffier legt tussentijds verantwoording af aan de werkgeverscommissie en jaarlijks aan de raad via de jaarrapportage (eventueel met tussenkomst van het seniorenconvent).

-

Zorg bij de samenstelling van de werkgeverscommissie voor een mix van ervaren leden van de werkgeverscommissie en eventueel nieuwe leden.

-

Gezien de contacten tussen de waarnemend voorzitter van de raad en de griffier is het aan te bevelen om de waarnemend voorzitter van de Raad lid te laten zijn van de werkgeverscommissie.

Interessante documenten of webpagina’s o Griffieplan, vastgesteld in 2021 o Verordening op de werkgeverscommissie d.d. 30 januari 2020 o Handreiking werkgeverscommissie Vereniging van Griffiers

.