Nota Grondbeleid versie 1-11-2022

Tien regels voor projectbudgetbeheer door projectleiders 1.

De projectexploitatie is het financiële kader van een project en deze moet worden vastgesteld door de gemeenteraad.

2.

Een projectexploitatie wordt normaliter vastgesteld aan het eind van de initiatieffase.

3.

De modelmatige exploitatieopzet van een projectexploitatie is uniform.

4.

Een eerder gevoteerd voorbereidingskrediet wordt na het succesvol doorlopen van de initiatieffase ingebracht in het uiteindelijke krediet en de projectexploitatie.

5.

De budget of sub budgethouder is integraal verantwoordelijk voor de projectexploitatie.

6.

Ten aanzien van de uitvoering van een projectkrediet mag de sub-budgethouder verplichtingen aangaan binnen het vastgestelde krediet.

7.

Budgethouders of subbudgethouders dienen verantwoording af te leggen over hun projectkrediet op de daarvoor bestemde momenten in de budgetcyclus (hierna verder uitgewerkt).

8.

Budgethouders of subbudgethouders zien toe op het naleven van contractafspraken en dienen tijdig afwijkingen te rapporteren, risico’s in te schatten en risico’s te kwantificeren.

9.

Budgethouders of subbudgethouders zijn verantwoordelijk voor het tijdig informeren van het college en de gemeenteraad en het creëren van besluitvorming ten aanzien van afwijkingen in het projectkrediet.

10. Budgethouders of subbudgethouders sluit zijn of haar krediet af door middel van een eindevaluatie aan het college.

Bovenstaande spelregels maken integraal onderdeel uit van het document ‘’Rollen en verantwoordelijkheden in projectmatig werken’’ d.d. 1-10-2020 (bijlage 7).

26

Gemeente Moerdijk

Nota Grondbeleid

PR, communicatie- en marketingsbudgetten In de projecten waarin de gemeente een actieve rol heeft in het verkopen van grond en/of een projectlocatie wordt een promotiebudget vastgesteld. Vaak gebeurt dit op basis van een vast bedrag per woning of een percentage van de VON prijs. Percentage en/of bedrag per woning. Hieronder een globale weergave van deze uitgangspunten afhankelijk van het type en grootte van het project kan maatwerk worden geboden: •

Minimaal

€ 1200 per woning;

•

Maximaal

1% van VON prijs per woning.

5% aan risicovoorziening in projectexploitaties In exploitaties wordt zoveel mogelijk standaard 5% aan onvoorziene kosten opgenomen in de exploitatieopzet. Uitzonderingen hierbij zijn de kosten voor bouw en woonrijp maken en de boekwaarde. Deze worden separaat in beeld gebracht.

8.2

Besluit Begroting en Verantwoording

Bij het uitvoeren van grondbeleid zijn gemeenten gebonden aan de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In het kader van het BBV is de gemeente verplicht om bij zowel de begroting als bij de jaarrekening een paragraaf grondbeleid op te stellen. De paragraaf geeft de visie op het grondbeleid weer in relatie tot de wijze waarop wordt getracht de ruimtelijke doelstellingen van de gemeente Moerdijk te realiseren. Doel van deze paragraaf is de gemeenteraad inzicht te bieden en te ondersteunen in haar kaderstellende en controlerende rol. De paragraaf Grondbeleid in de begroting bevat tenminste (artikel 16 BBV): a. een visie op het grondbeleid in relatie tot de doelstellingen van de programma's die zijn opgenomen in de begroting; b. een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert; c. een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie (indien van toepassing); d. een onderbouwing van de winstneming (indien van toepassing); e. dekking bij tekorten (indien van toepassing); f. beleidsuitgangspunten in relatie tot de risico's van grondzaken. Winstneming In de Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken, opgesteld door de commissie BBV, is vastgelegd dat gemeenten tussentijds winst moeten nemen uit hun grondexploitaties.

Winstneming vindt plaats op basis van het voorzichtigheidsbeginsel, waarbij de percentage of completion (POC) regel wordt toegepast. Hierbij geldt dat winst pas wordt genomen als er genoeg zekerheid over de grondexploitatie bestaat. Dat is het geval als wordt voldaan aan de onderstaande punten. 1. het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. de grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. de kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie genomen). Bij de herziening van de grondexploitaties actualiseert de gemeente ook de (tussentijdse) winstnemingen en past deze eventueel aan. De gemeente stort tussentijdse winstnemingen in de algemene reserve. Verliesneming en disconteringsvoet Wanneer het verwachte resultaat van een grondexploitatie negatief is, dan treft de gemeente hiervoor direct een voorziening. De dekking van de verliesvoorziening komt ten laste van de reguliere exploitatiebegroting van het betreffende jaar. Moerdijk hanteert de disconteringsvoet die het BBV voorschrijft.

27

Gemeente Moerdijk

Nota Grondbeleid

Looptijd exploitaties De maximale looptijd van grondexploitaties is volgens het BBV tien jaar. Deze termijn dient te worden gehanteerd als richttermijn, die voortschrijdend moet worden bekeken en waar alleen gemotiveerd van kan worden afgeweken na autorisatie door de raad en deze verantwoord is in de begroting en de jaarstukken.

8.3

Indices

In exploitaties wordt gewerkt met een rente- en kostenstijging. De prijsindices hebben effect op de resultaten van de individuele exploitaties. Mede op aangeven van de accountant is in 2021 een specifiekere en beter toegespitste manier van indexeren geïmplementeerd in de exploitaties. Daarbij is het uitgangpunt geweest dat indices gekoppeld moeten kunnen worden aan statistieken en/of indexen die goed aansluiten op de onderdelen die in exploitaties worden toegepast. Anderzijds dienen de cijfers en of indexen ook gemakkelijk toepasbaar te zijn. Rente De in de grondexploitaties toegepaste rente wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld op basis van de voorgeschreven methode in de BBV notitie grondexploitaties. Kostenstijging De in de grondexploitaties toegepaste kostenstijging is gebaseerd op 3 percentages (dienstenprijzen statistieken en GWW statistieken van het CBS) die te onderscheiden zijn als : Bouw- en Woonrijp maken, marketing en verkoopkosten; onderzoekskosten. De gehanteerde kostenstijging wordt ieder jaar via de paragaaf grondbeleid gerapporteerd. Opbrengstenstijging Er wordt geen opbrengstenstijging toegepast binnen de grondexploitaties. Eventuele prijsstijging moet blijken uit een geactualiseerde taxatierapportages. Disclaimer op indices Het werken met indices wordt bij iedere paragraaf grondbeleid uiteengezet en/of nader toegelicht.

Wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen aanleiding geven om deze zaken in de toekomst te wijzigen. Beleidsuitgangspunt indices Indices in zijn algemeenheid worden bij iedere jaarrekening opnieuw vastgesteld en worden verantwoord en gerapporteerd bij de paragraaf grondbeleid.

8.4

Bankgarantie

Een bankgarantie is een contract waarin een bank onvoorwaardelijk garandeert om een bedrag aan de begunstigde te betalen, indien hij daarop aanspraak maakt. Als twee partijen met elkaar zaken doen en er een periode zit tussen het betalen van het factuurbedrag en het leveren van de goederen, dan kan de afnemer een bankgarantie verlangen. Het is in feite een zekerheidsstelling tegen financiële risico’s die voor kunnen komen bij een ruimtelijke ontwikkeling. Het gaat hierbij in ieder geval om de meeste voorkomende risico’s zoals: Afbouw woonrijp maken; Planschade; Bouwschade (wegen); Kwaliteitsgarantie bouwrijp maken; Afname grond. Afhankelijk van de planontwikkeling zal moeten worden beoordeeld in hoeverre alle bovengenoemde risico’s aan de orde zijn. Het bepalen van de hoogte van een bankgarantie is maatwerk.

28

Gemeente Moerdijk

Nota Grondbeleid

DEEL B – UITVOERING VAN HET GRONDBELEID

29

Gemeente Moerdijk

Nota Grondbeleid

9

Grondbeleid binnen de gemeentelijke organisatie

9.1

College en gemeenteraad

De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende rol. Het college zorgt voor de uitvoering van het grondbeleid en doet dit binnen de kaders die de raad heeft gesteld. Het door het college jaarlijks afleggen van verantwoording over de uitvoering van het grondbeleid is onderdeel van de jaarlijkse planning & control cyclus. Het college informeert de raad op twee momenten per jaar over de uitvoering van het grondbeleid, namelijk met de paragraaf grondbeleid als onderdeel van de programmabegroting en van de programmarekening. Dit is conform de BBV-regels (verslagleggingsregels). In de paragraaf grondbeleid legt het college verantwoording af over de uitvoering van het grondbeleid. Bij privaatrechtelijke rechtshandelingen die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente (Gemeentewet artikel 169 lid 4) geeft het college de gemeenteraad vooraf de mogelijkheid om wensen en bedenkingen in te brengen. Hieronder worden de rollen van het college en de gemeenteraad binnen het grondbeleid nader uitgeschreven. Daarbij is een verdeling gemaakt tussen rollen in het beleidskader en risicobeheersing én rollen in het toepassen van het gemeentelijk grondinstrumentarium. Rollen college en gemeenteraad in beleidskaders grondzaken en risicobeheersing Onderwerp

Raad

College

Grondbeleid

− − −

−

Vaststellen kader NGB Controleren uitvoering NGB Vaststellen paragraaf grondbeleid

Opstellen en vaststellen Nota Grondbeleid Uitvoeren binnen kaders Nota Grondbeleid Opstellen paragraaf grondbeleid

− −

− −

Kostenverhaal

Vaststellen Nota Kostenverhaal Vaststellen exploitatieplan en of bestuursrechtelijke geldschuld

− −

Opstellen en uitvoeren van Nota Kostenverhaal Gemotiveerd afwijken op kostenverhaal

−

Uitvoeren planning en control cyclus

− −

Vaststellen actualisatie grondexploitaties Mutaties reserves Vaststellen begroting

− −

Vaststellen risicovoorziening Vaststellen weerstandsvermogen

−

Opstellen en uitvoeren van paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen Actualiseren risico inventarisaties en benodigd weerstandvermogen

−

Planning en control

Risicomanagement

−

−

Vennootschapsbelasting

Informeren d.m.v. paragraaf grondbeleid

−

Vaststellen fiscale eindbalans en eindrapportage

Rollen college en gemeenteraad in gemeentelijk instrumentarium Onderwerp

Raad

College

Verwerving

−

−

−

Vaststellen beleid strategische verwervingen Vaststellen reserve strategische verwervingen

− −

Aankopen van onroerende zaken binnen spelregels strategische verwervingen Bepalen verwervingsstrategie Uitvoeren verwerving

30

Gemeente Moerdijk

Nota Grondbeleid

Wet voorkeursrecht gemeenten

−

Bestendigen van voorkeursrecht

−

Vestigen van voorkeursrecht

Onteigening

−

Nemen en of aanvragen onteigeningsbesluit Nemen onteigeningsbeschikking (onder de Omgevingswet)

−

Starten en uitvoeren van onteigeningsbesluit Voorbereiden onteigeningsbeschikking (onder de Omgevingswet)

− − −

Vaststellen projectkrediet Jaarlijks vaststellen exploitaties Vaststellen afdracht naar reserves kostenverhaal

−

−

Besluit tot aangaan van samenwerkingsvorm Vaststellen en actualiseren van omgevingsvisie Vaststellen startdocumenten en anterieure overeenkomsten

−

Vaststellen Nota Grondbeleid

−

−

Grondexploitaties

Ontwikkelingsstrategie

− −

Gronduitgiftebeleid en grondprijzenbeleid

9.2

−

−

−

−

Opstellen en uitvoeren van exploitaties Afsluiten en evalueren van exploitaties

Onderbouwen en onderzoeken samenwerkingsvorm Aangaan samenwerkingsovereenkomst

vaststellen en uitvoeren van uitgiftebeleid en grondprijzenbeleid

Budgethouders- en mandaat regeling

De juridische bevoegdheden zijn geregeld in de mandaatregeling en de financiële bevoegdheden in de regeling budgethouderschap. Beide regelingen geven een gedetailleerd inzicht in de manier waarop bevoegdheden zijn onderverdeeld. In deze twee regelingen vormen de volgende uitgangspunten de basis: Het vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle rollen die betrokken zijn bij budgethouderschap en budgetbeheer (o.a. materiedeskundige, budgethouder, subbudgethouder, prestatieverklaarder). (Sub)Budgethouderschap zo laag mogelijk in de organisatie. 100% vier-ogen principe (functiescheiding). Grensbedragen bij het aangaan van verplichtingen: bij x-bedrag op hiërarchisch hoger niveau accorderen. Prestatieverklaring vastleggen in Financials Budgethoudersregeling is afgestemd op: o Mandaatregeling o Financiële verordening o Inkoopproces Overdrachtsdocument uitvoeringsfase In de overgang naar de uitvoeringsfase wordt een ‘overdrachtsdocument’ opgesteld. In dit overdrachtsdocument worden de randvoorwaarden voor de uitvoeringsfase opgenomen en wordt de rolverdeling tussen alle betrokken (externe en interne) functionarissen, hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. Een en ander met inachtneming van hetgeen staat vermeld in de mandaatregeling ten aanzien van de directievoering en in de Budgethoudersregeling ten aanzien van (sub-)budgethouderschap.

Door dit vooraf vast te leggen in een overdrachtsdocument worden onduidelijkheden voorkomen. Contractbeheer en nakomen verplichtingen Voor de beheersing en sturing van de bedrijfsprocessen is het noodzakelijk dat het budgethouderschap, de onderlinge verantwoordelijkheden en het contractmanagement goed wordt ingevuld. Daarbij is de budgethouder en/of de opdrachtgever (zaakhouder) van de overeenkomst primair verantwoordelijk voor de uitvoering van deze contractuele verplichting mits werkzaamheden en/of taken hierin zijn

31

Gemeente Moerdijk

Nota Grondbeleid

gedelegeerd. Als hulpmiddel om de contractafspraken goed te kunnen bewaken en naleven is een verplichtingenadministratie opgesteld. Deze wordt voor REO projecten in Pepperflow digitaal beschikbaar gesteld en vormt een belangrijk instrument in het naleven van contractafspraken waar de budgethouder en/of zaakhouders verantwoordelijk voor zijn. Rollen en verantwoordelijkheden in projectmatig werken In het document 'Rollen en verantwoordelijkheden in projectmatig werken' (bijlage 7) is de wijze waarop nu het budgethouderschap wordt uitgevoerd binnen het projectmatig werken uitgeschreven per functie en functiecategorie. De doelstelling van deze memo is inzicht verschaffen in de verschillende financiële rollen en verantwoordelijkheden binnen het projectmatig werken en meer specifiek in het kader van de budgetcyclus, de projectexploitatie en de wijze waarop zaken worden goedgekeurd en vastgelegd in de financiële administratie. Leidend zijn hierin vooral de mandaatregeling en de budgethoudersregeling die hierboven zijn beschreven.

9.3

Budgetcyclus

De budgetcyclus ofwel de P&C (Planning & Control)cyclus is het proces van begroten, beheersen, rapporteren en verantwoorden dat verbonden is aan het budgetrecht van de gemeenteraad. Elke gemeente heeft zijn eigen unieke P&C cyclus die aansluit bij de behoeften van de individuele gemeente en de gemeenteraad. De P&C cyclus van de gemeente Moerdijk bevat de Kadernota, Begroting, 2 bestuursrapportages (1e en 2e berap) en de Jaarrekening. Daarnaast wordt de gemeenteraad middels een raadsinformatiebrief na afloop van ieder kwartaal geïnformeerd over eventuele (verwachte) overschrijdingen van investeringskredieten.

Kadernota

Jaarrekening

De Gemeentewet schrijft voor dat een gemeente een begroting en een jaarrekening dient op te stellen, waarin een paragraaf Grondbeleid wordt opgenomen. Alle overige documenten in de P&C cyclus zijn facultatief en vinden hun grondslag hoofdzakelijk in de Financiële Verordening.

2e BERAP

Begroting

1e BERAP

32

Gemeente Moerdijk

Nota Grondbeleid

10 Risicomanagement en control Bij het voeren van project- en grondexploitaties lopen gemeenten risico's. Dit hoofdstuk beschrijft hoe de gemeente ervoor zorgt dat zij risico's in beeld krijgt, monitort, beheerst en verantwoordt. Nu de gemeente Moerdijk inzet op het actief regievoeren bij het realiseren van haar opgaven zullen ook de risico's toenemen. Om ervoor te zorgen dat deze risico's de realisatie van onze ambities niet in de weg staan is juist nu actief risicomanagement van belang. Risicomanagement is geen eenmalige exercitie maar een dynamisch en continue proces.

10.1

Integraal risicomanagement

Het doel van integraal risicomanagement is in staat te zijn om risico’s te herkennen en op basis van juiste en volledige informatie een keuze te maken over hoe met de geïdentificeerde risico’s om te gaan. Daarbij wordt nadrukkelijk verder gekeken dan alleen de financiële risico's. Het hele spectrum van risico's, zoals juridische, maatschappelijke en politieke risico's, wordt daarbij meegenomen. Bij integraal risicomanagement gaat het niet alleen om het voorkomen of verminderen van risico's. De inzet van integraal risicomanagement is ook van belang voor het benutten van kansen die zich voordoen. Hierbij is het bepalen van de risicobereidheid een essentieel onderdeel; in hoeverre is de gemeente bereid risico's te nemen om kansen te benutten? Door deze vorm van risicomanagement toe te passen is de gemeentelijke organisatie in staat zodanig bewust met risico's om te gaan, dat de te realiseren doelstellingen en het benutten van kansen hierdoor niet of nauwelijks worden gehinderd. Minimaal één keer per jaar wordt voor alle projecten een risicoanalyse opgesteld (uitgebreid bij de jaarrekening in febrauri en geactualiseerd bij de begroting in augustus), maar gedurende het jaar worden de risico's en de beheersmaatregelen gemonitord en daar waar nodig bijgesteld.

Daarnaast wordt voor sommige grotere projecten een gevoeligheidsanalyse uitgevoerd, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welk effect een (kleine) wijziging in parameters of fasering kan hebben op het geprognosticeerde resultaat op eindwaarde van een project. Uit dit resultaat kan de benodigde weerstandscapaciteit voor een project worden bepaald. In bijlage 8 'Integraal risicomanagement' wordt verder ingegaan op het toepassen van integraal risicomanagement in de dagelijkse praktijk van de gemeente Moerdijk.

10.2

Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen van de gemeente Moerdijk is de mate waarin de gemeente in staat is niet begrote, substantiële financiële tegenvallers op te vangen en geeft daarmee de robuustheid van de financiële huishouding weer. In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de risicoinventarisatie en aan de hand hiervan wordt door de raad een weerstandsratio bepaald. De ratio is de factor hoeveel keer de risico's financieel worden afgedekt in het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen is onderdeel van de algemene reserve. De grootte van het benodigde weerstandsvermogen wordt jaarlijks vastgesteld door de raad bij de begroting en de jaarrekening.

33

Gemeente Moerdijk

Nota Grondbeleid

11 Evaluatie en onderhoud Nota Grondbeleid Er vinden steeds ontwikkelingen plaats op het gebied van grondbeleid, de regelgeving verandert voortdurend. Daarnaast worden er in de jurisprudentie regelmatig ingrijpende uitspraken gedaan en ook politiek gezien vinden er veranderingen plaats. Ten gevolge van deze veranderingen zou periodiek moeten worden bezien of de Nota Grondbeleid dient te worden geactualiseerd aan de hand van recente wetgeving en jurisprudentie. Vervolgens dient te worden onderzocht of beleidsdoelstellingen en de daarmee verband houdende inzet van grondbeleidsinstrumenten voor ontwikkelingen aanpassing behoeft.

12 Overzicht bijlagen Bijlage 1 – Richtlijn gemeentelijk belang in projecten Bijlage 2 – Afwegingskader samenwerkingsvormen Bijlage 3 – Grondbeleidsinstrumenten toegelicht Bijlage 4 – Spelregels strategisch verwerven Bijlage 5 – Beleidsregel 'Verkoop gemeentelijk snippergroen' Bijlage 6 – Projectexploitatiemodel Bijlage 7 – Rollen en verantwoordelijkheden in projectmatig werken Bijlage 8 – Integraal risicomanagement