Kadernota ICT WBW 2023

Memo Aan Van Onderwerp Datum

Bestuur ICT WBW R. Danen Kadernota 2023 27-01-2022

Beslispunt De kadernota 2023 vaststellen Inleiding In deze kadernota vindt u de financiële uitgangspunten voor de begroting 2023. Deze zijn gebaseerd op de door enkele deelnemers (Roosendaal en Etten-Leur) aangereikte richtlijnen. In deze nota zal worden aangegeven welke richtlijnen worden overgenomen en van welke richtlijnen beargumenteerd wordt afgeweken. Voorgelegde richtlijnen De door de deelnemers aangeboden richtlijnen betreffen uitsluitend financiële richtlijnen. Er zijn dus geen beleidsmatige richtlijnen aangeboden. De ontvangen financiële richtlijnen luiden als volgt: 1. We verwachten van het (Dagelijks) Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) dat zij een structureel sluitende meerjarenbegroting 2023-2026 aanbiedt aan de deelnemers. De GR vermeldt duidelijk de uitgangspunten die gebruikt zijn voor de begroting 2023. In de begroting 2023 neemt de GR ook een overzicht op met de bijdrage (2023 t/m 2026) per deelnemer. 2. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de primitieve begroting opgenomen, behalve als dit eerder door het (Algemeen) Bestuur is besloten. 3. De begroting bevat een overzicht met het verloop van de (bestemmings)reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar.

Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de GR deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de GR in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. 4. De bijdrage van de gemeente/deelnemers in de begroting 2023 stijgt maximaal met de loonindexering en de prijsontwikkeling uit de septembercirculaire 2021 (of een actuelere circulaire). 5. De GR beschrijft in de begroting 2023 in hoeverre de bijdrage van de gemeente/deelnemers gelijk kan blijven aan de bijdrage voor 2022. Dit kan door besparingen voor te stellen of beleidsinhoudelijke keuzes aan te geven. 6. Een positief resultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De GR kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur. 7. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de GR de risico’s, de kwantificering hiervan en de beheersingsmaatregelen daarbij. 8. De begroting 2023 is gebaseerd op nieuwe verdeelsleutels die (nog meer) recht doen aan het principe van “de vervuiler betaalt’’ (richtlijn ingediend door gemeente Roosendaal).

Uitgangspunten Kadernota 2023 Richtlijn 3: Deze is voor ICT WBW niet van toepassing. ICT WBW beschikt niet over reserves, waardoor het opnemen van een verloopoverzicht van de reserves niet van toepassing is. Richtlijn 4: De deelnemersbijdrage wordt naast de loon- en prijsontwikkeling indexering aangepast met toevoeging van de kosten van licenties kantoorautomatisering (zie toelichting in uitgangspunten). De overige richtlijnen worden overgenomen. Dit leidt concreet tot de volgende uitgangspunten voor de begroting 2023: 

Een structureel sluitende meerjarenbegroting 2023-2026, die voldoet aan de uitgangspunten en eisen van het BBV.



Nieuw beleid: In de conceptbegroting 2023-2026 zullen geen nieuwe beleidsuitgangspunten verwerkt worden, behalve als dit eerder door het Bestuur is besloten.



Loon- en prijsindexeringen (richtlijn 4) a) Loonkosten. - Voor berekening van de loonkosten wordt uitgaan van de werkelijke periodieken. - Eind 2021 is een principe-akkoord bereikt over de nieuwe CAO, waarmee afspraken zijn gemaakt voor 2021 en 2022. Indien ten tijde van het opstellen van de begroting 2023 nog geen nieuwe CAO van toepassing is voor de periode vanaf 1-1-2023, wordt uitgegaan van het in de laatste gemeentefondscirculaire opgenomen percentage van de prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers. In de septembercirculaire 2021 is dit percentage bepaald op 2,0%. b) Overige kosten. De overige kostensoorten volgen het prijsindexcijfer van de algemene prijsontwikkeling BBP uit de laatste gemeentefondscirculaire. In de septembercirculaire 2021 is dit cijfer bepaald op 1,5%.



Kantoorautomatisering (richtlijn 4) ICT WBW is contracthouder van de overeenkomst voor levering van Microsoft licenties. Door de bundeling van het afnamevolume kan hierdoor een groter kortingspercentage worden verkregen. Voor deze overeenkomst is een Europese aanbestedingsprocedure uitgevoerd. In de afgelopen jaren is de werkwijze voor de afname als volgt ingevuld: de deelnemer bepaalt het aantal af te nemen licenties, ICT WBW verzorgt het besteltraject en de facturering gaat rechtstreeks naar de deelnemer. Diverse deelnemers hebben aangegeven al enkele jaren vragen te hebben ontvangen van hun accountant m.b.t. de rechtmatigheid van deze werkwijze. ICT WBW is contracthouder en opdrachtgever, maar de factuur gaat rechtstreeks naar de deelnemer. Met de contractverlenging per 1-1-2022 is daarom met de deelnemers afgesproken dat ook de facturering rechtstreeks naar ICT WBW gaat. De doorbelasting van de kosten vindt dan plaats via de exploitatie lokale infrastructuur en wordt (één op één) verrekend in de deelnemersbijdrage.



Uittreding gemeente Bergen op Zoom De uittreding van de gemeente Bergen op Zoom uit de GR ICT WBW per 1-1-2022 heeft (financiële) consequenties voor ICT WBW. In 2022 zal de financiële afrekening moeten plaatsvinden met Bergen op Zoom. Sommige bedragen die Bergen op Zoom moet betalen zijn al bekend, maar diverse bedragen worden afgerekend op basis van nacalculatie. Het grootste deel van de afrekening zal verwerkt worden in de eerste begrotingswijziging 2022, maar een aantal

2 van 4

posten zullen waarschijnlijk ook nog terecht komen in de ontwerpbegroting 2023. Om ervoor te zorgen dat de financiële afhandeling helder en navolgbaar verloopt wordt momenteel in een tripartiet overleg tussen Bergen op Zoom, ICT WBW en de onafhankelijk expert KokxDeVoogd de laatste hand gelegd aan de afrekeningsafspraken. Voor de raden wordt op basis hiervan een leeswijzer gemaakt die bij de begrotingswijziging 2022 en ontwerpbegroting 2023 zal worden gevoegd. 

Visie 2025 Samen met alle deelnemers is ICT WBW bezig met de visie 2025 die antwoord moet geven op de vraag op welke manier de deelnemers om willen gaan met ICT-ontwikkelingen en welke rol de samenwerking (met elkaar en met ICT WBW) daarin speelt. ICT speelt een cruciale rol in de dienstverlening van gemeenten en is daarmee van groot strategisch belang. Er zijn verschillende ontwikkelingen die de komende jaren aandacht behoeven van alle gemeenten. Denk aan applicaties die steeds vaker in de Cloud draaien in plaats van op de infrastructuur van ICT WBW, veiligheidsuitdagingen als hackpogingen en de recente Log4J-kwetsbaarheid en VNG-initiatieven als Common Ground dat voorziet in een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening om te voldoen aan privacywetgeving en het efficiënt kunnen uitwisselen van gegevens. Naar aanleiding van de visie 2025, die dit jaar wordt vastgesteld, wordt gekeken wat dit betekent voor ICT WBW op het gebied van strategie, dienstverlening, organisatie en kosten. We nemen hierbij richtlijn 2 in acht, d.w.z. dat deze visie geen consequenties zal hebben voor de begroting 2023.



Kostenverdeling Naast de normale dienstverlening is in de afgelopen twee jaar veel tijd gestoken in de transitie waardoor de deelnemers nu over een robuuste, moderne ICT-infrastructuur beschikken. Er is echter ook hard gewerkt aan de volwassenheid van ICT WBW. In dat kader zijn meerdere verbeterpunten doorgevoerd. Zo zijn de processen efficiënter ingericht en wordt gekeken hoe we zo kostenefficiënt mogelijk kunnen werken. Dit traject wordt voortgezet in 2022. Bij deze volwassenheid hoort ook een professionelere, rechtmatiger afrekening. Deze wens is al vaker naar voren gekomen vanuit de deelnemers, maar nu met de gemeenschappelijke infrastructuur was er een natuurlijk momentum ontstaan om onderzoek te doen naar de mogelijkheden. Tot nu toe worden alle standaard dienstverleningscomponenten afgerekend op grond van het relatieve aantal accounts per deelnemer. Voor een groot aantal componenten die gezamenlijk worden gebruikt is dat een rechtmatige, eerlijke manier. Voor een aantal componenten kan echter wel degelijk naar reëel gebruik worden afgerekend. Hierover zijn gezamenlijke afspraken gemaakt met de specialisten van de deelnemers. De verwachting is dat het financiële effect hiervan voor de ene deelnemer positief zal uitvallen en voor de andere negatief.

Waarbij aangetekend moet worden dat de deelnemer waarvoor het negatief uitvalt de afgelopen jaren niet heeft hoeven betalen voor het relatieve extra gebruik. Om de herverdeling zacht te laten landen zal er een ingroeimodel (voor 2023: 33%, voor 2024: 67% en voor 2025: 100%) worden toegepast waardoor het voordeel c.q. het nadeel over een aantal jaren zal worden verspreid, conform de werkwijze die ook is toegepast bij de uittreding van Bergen op Zoom. Het gaat voor de vijf deelnemers waarschijnlijk om een totaal van zo’n 1 tot 1,5k aan kosten die iets anders zullen worden verdeeld. Mogelijke nadelige effecten zullen mogelijk kunnen worden verrekend met de uittreedkosten van Bergen op Zoom die ook in de jaren 2023 en 2024 ten gunste komen van alle deelnemers. Februari 2022 is het ijkmoment voor de herverdeling.

3 van 4

Aldus vastgesteld door het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West op 27 januari 2022, De voorzitter,

De secretaris

ValidSigned door Miranda de Vries op 31-01-2022

ValidSigned door Ruud Danen op 28-01-2022

mevr. dr. M.W.M. de Vries

dhr. R. Danen

4 van 4