Kadernota 2025 ICT WBW

Voorstel Aan Van Onderwerp Datum

Bestuur ICT WBW J. Posthuma Kadernota 2025 17-01-2024

Beslispunt De kadernota 2025 vaststellen Inleiding In deze kadernota vindt u de financiële uitgangspunten voor de begroting 2025-2028. Deze zijn gebaseerd op de door enkele deelnemers aangereikte richtlijnen. In deze nota zal worden aangegeven welke richtlijnen door de deelnemers zijn ingediend, hoe daarmee om wordt gegaan en welke uitgangspunten ICT WBW zal hanteren bij het opstellen van de begroting 2025-2028. Voorgelegde richtlijnen De door de deelnemers aangeboden richtlijnen betreffen uitsluitend financiële richtlijnen. Er zijn dus geen beleidsmatige richtlijnen aangeboden. De ontvangen financiële richtlijnen luiden als volgt: 1. We verwachten van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling dat zij uiterlijk 15 april 2024, maar bij voorkeur vóór 1 april 2024, een structureel sluitende meerjarenbegroting voor komende vier jaar aanbiedt aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling vermeldt duidelijk de inhoudelijke en financiële uitgangspunten die gebruikt zijn voor de begroting voor het komende jaar. In de begroting neemt de gemeenschappelijke regeling ook een overzicht op met de bijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer. 2. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken opgenomen, behalve als dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten. 3.

De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de gemeenschappelijke regeling de instandhouding of vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de gemeenschappelijke regeling in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. Via de ontwerpbegroting worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld hierop een zienswijze in te dienen. 4. De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting voor het komende jaar stijgt maximaal met de geldende CAO-indexering, overige CAO afspraken en de prijsontwikkeling uit de meest recente circulaire. Voor het opstellen van zowel de kaderbrief als de begroting gebruikt de gemeenschappelijke regeling de dan meest recente Rijkscirculaire voor zowel de loon- als de prijsindex. 5.

Voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, overige CAO-afspraken en de werkelijke prijsontwikkeling houdt de verbonden partij een beperkte algemene reserve aan om de bedrijfsvoering in het lopende boekjaar te kunnen continueren zonder dat hiervoor een beroep moet worden gedaan op de deelnemers en een zienswijzenprocedure moet worden gevolgd. 6. Uiteraard wijzigt de deelnemersbijdrage ook wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen.

7. Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur. Over een dergelijk voorstel besluit het Algemeen Bestuur. 8. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de gemeenschappelijke regeling de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen. Ook geeft de gemeenschappelijke regeling inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit. Uitgangspunten Kadernota 2025 ICT WBW Op 1 richtlijn na worden de ingediende richtlijnen door ICT WBW overgenomen. Richtlijn 5 (zie ook vorige pagina) wordt niet overgenomen omdat ICT WBW niet over een algemene reserve beschikt. Daardoor kunnen eventuele afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, daar niet uit gedekt worden. Wel wordt in de begroting een post onvoorzien begroot ter grootte van 1 % van het begrotingstotaal. Indien er zich gedurende her jaar desondanks significante kostenstijgingen voordoen zal dit op de gebruikelijke manier via een tussentijdse begrotingswijziging aan het bestuur worden voorgelegd. De financiële richtlijnen voor de begroting 2025-2028 van ICT WBW zijn daarmee als volgt: 1.

De meerjarenbegroting 2025-2028 is structureel sluitend waarbij de gehanteerde uitgangspunten worden vermeld en een overzicht wordt opgenomen met de bijdragen 2025 t/m 2028 per deelnemer. 2. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de primitieve begroting opgenomen, behalve als dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten. 3. De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. 4. De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting 2025 stijgt maximaal met de geldende CAO indexering en de prijsontwikkeling uit de septembercirculaire 2023 (of een actuelere circulaire). Ook wijzigt de bijdrage wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen. Concreet betekent dit dat in de begroting 2025-2028 onderstaande loon- en prijsindexeringen worden toegepast: a) Loonkosten - Voor berekening van de loonkosten wordt uitgaan van de werkelijke periodieken. - Ten tijde van het opstellen van deze kadernota hebben werkgevers en vakbonden een onderhandelingsresultaat bereikt over de nieuwe cao’s voor de gemeentelijke sector.

De looptijd is 15 maanden (1 januari 2024 t/m 31 maart 2025) met een loonafspraak van 4,75% per 1 januari 2024 en 1,25% per 1 oktober 2024. Bij het opstellen van de begroting 2025 zal logischerwijs rekening worden gehouden met de uiteindelijke definitieve CAO. Indien ten tijde van het opstellen van de begroting 2025 nog geen nieuwe CAO van toepassing is voor de periode vanaf 1-4-2025, wordt voor die maanden uitgegaan van het in de laatste gemeentefondscirculaire opgenomen percentage van de prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers. In de septembercirculaire 2023 is dit percentage bepaald op 5,4%. Daarmee komt het toe te passen indexcijfer voor de periode 1-4-2025 t/m 31-12-2025 uit op 4,05% (9/12 deel van 5,4%). 2 van 4

Het toe te passen indexcijfer voor 2025 komt daarmee op 5,3% (1,25% + 4,05%). Overige kosten - De overige kostensoorten volgen het prijsindexcijfer van de algemene prijsontwikkeling BBP uit de laatste gemeentefondscirculaire. In de septembercirculaire 2023 is dit cijfer bepaald op 2,8%. 5. Een (eventueel) positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. 6. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing worden de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen beschreven. Beleidsmatige ontwikkelingen Doordat applicaties steeds vaker naar de “cloud” gaan zal het technisch beheer van de infrastructuur afnemen. Onze rol zal moeten veranderen van een beheer- naar een regie- en trusted advisor rol. We gaan dichter op Informatievoorziening zitten om de gemeenten en het Werkplein te ondersteunen in het vertalen van de informatiebehoefte naar wat beschikbaar is, of komt, bij de diverse leveranciers in de markt op het gebied van automatisering en informatisering. Om deze transitie inzichtelijk te maken en ook duidelijkheid te krijgen over wat dat betekent voor de huidige formatie zijn we in 2023 gestart met Strategische Personeels Planning. In 2024 denken wij meer duidelijkheid te kunnen geven over de doorontwikkeling van ICT WBW en wat dat betekent voor de huidige formatie en het formatiehuis.

De uitwerking hiervan zal in de begroting van 2025 worden opgenomen. In 2025 is de hardware die is aangeschaft voor de transitie van de lokale naar gemeenschappelijke datacentra afgeschreven. Afhankelijk van de “versaasing” 1 van de applicaties zal duidelijk zijn welke investeringen nodig zijn voor de te vervangen hardware. Ditzelfde geldt voor de softwarelicenties. Door het “versaasen” van applicaties zullen we een verschuiving zien van het traditionele hardwareinkoopmodel (investeringen) naar een model gebaseerd op operationele kosten. Gevolg daarvan is dat meer kosten in de operatie van de gemeente zullen landen. In 2025 verloopt het contract met Microsoft. ICT WBW is contracthouder van de overeenkomst voor levering van de Microsoft licenties. Door de bundeling van het afnamevolume is hierdoor een groter kortingspercentage verkregen. De verwachting is dat bij het opnieuw afsluiten van het contract de licentiekosten hoger gaan uitvallen. Een onderwerp wat al langer speelt is het ontwikkelen van een moderne werkplek. Doelstelling van de moderne werkplek is het slimmer, sneller en veiliger kunnen werken en daarbij ook kosten besparen. De belangrijkste reden om de werkplek te moderniseren is om deze aan te laten sluiten bij de behoefte van deze tijd. Onze manier van werken is veranderd. Thuis- of op afstand werken wordt steeds belangrijker.

Grenzen vervagen: tussen afdelingen, tussen organisaties, maar ook tussen de privé- en werksituatie. De moderne werkplek vraagt als basis een flexibele, cloud gebaseerde infrastructuur. Of het nu een public, private of hybride cloud is. Deze omzetting kost veel tijd en geld. Hierbij zullen we scherp moeten zijn op de prioriteiten en het bepalen van de stappen zodat we dit succesvol kunnen laten slagen. Aldus vastgesteld door het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West op 17 januari 2024, De voorzitter,

De manager,

1

Met de ‘versaasing’ van applicaties verhuist de applicatie met de bijbehorende data naar de cloud, beheerd door een leverancier.

3 van 4

mevr. E. van der Star

dhr. J. Posthuma

4 van 4