Getekende vastgestelde bijlage bij RV - Uitwerking aanbevelingen Quick scan sturing infrastructurele projecten

q MOERDIJK

Schoort bij beluit van de raad van cie C.emeente Moerdijk d.d. f K Zc~2 mij bekend, lu raadsgriffier,

Uitwerking aanbevelingen Quick scan st infrastructurele projecten

1. Formuleer een gemeentelijke definitie voor grote infrastructurele projecten en maak specifieke afspraken over het samenspel tussen college en raad bij dit soort projecten De raad geeft aan niet een harde doortimmerde definitie te willen hanteren, omdat dat in de praktijk juist belemmerend zou kunnen werken. Wel zou men voor bepaalde opgaven meer sturing wensen te geven aan de voorkant van het project, nog voor de start ervan. Er is geen zwart-wit onderscheid wanneer een ruimtelijk initiatief als ruimtelijk project wordt opgepakt (deze term wordt geprefereerd boven de term `grote infrastructurele projecten') of wanneer het in de lijnorganisatie terecht komt. Echter gaat het over het algemeen (uitzonderingen daargelaten) over opgaven met meerdere van de volgende eigenschappen: o Een tijdelijke unieke opgave met een duidelijk doel; o Ruimtelijke ontwikkelingen; o Van een bovengemiddelde complexiteit; o Die een multidisciplinaire aanpak vereisen; o Waar in de regel een planologische procedure voor benodigd is; o Waar noch financiële kaderstelling op heeft plaatsgevonden noch reguliere middelen in de begroting voor aanwezig zijn; o Die maatschappelijk gevoelig liggen; o Die een hoog risicoprofiel kennen. Maar te allen tijde geldt... een initiatief wordt een project als het college en/of raad daartoe besluit.

Afspraken ten aanzien van aanbev_elin rekenkamer: o In het startdocument zal expliciet worden vermeld op welke wijze wordt voorgesteld de raad te informeren over de voortgang van dat project; o Die keuze omtrent informatievoorziening kan in de loop van het proces worden gewijzigd als de raad daartoe besluit; o

Na een periodieke afweging van kansrijke initiatieven door het college, wordt de raad middels raadsinformatiebrief hierover geïnformeerd. De raad ziet zo tijdig welke nieuwe startdocumenten er in de aankomende tijd worden voorzien. Het is aan de raad om te bepalen of men —voorafgaand aan de behandeling van een startdocument — een informerende sessie wenst, om richting te geven aan dat bewuste startdocument.

2. Verzoek het college om bij raadsvoorstellen voor grote infrastructurele projecten te werken met verschillende varianten/scenario's o o

Het werken met scenario's achten college en raad geen doel op zich; Wanneer een casus zich ervoor leentziet de raad wel meerwaarde in het werken met keuzemenu's (extra plussen of minnen in verhouding tot een basisvoorstel);

q MOERDIJK o o

Maar minstens zo belangrijk vindt men om te vernemen en te begrijpen hoe het college tot een bepaalde voorkeur/keuze is gekomen; Het startdocument wordtgezien als hetgeëigende document om de juiste accenten te zetten voor wat betreft kaders/onderzoeksvragen op basis waarvan hetproject op haalbaarheid zal worden onderzocht.

Afspraken ten aanzien van aanbeveling rekenkamer:_ o In een startdocument concrete principe uitspraken te doen ten aanzien van het accent bij de bewuste ontwikkeling: Wordt er ingezet op tij~d (snelheid), geld (zo financieel voordelig mogelijk) of kwaliteit (en indien kwaliteit: op welk(e) vlakken)?) o Bij projecten waarbij een locatiekeuze onderdeel uitmaakt van het proces, wordt deze afweging over een voorkeurslocatie versus andere locaties aan de raad voorgelegd; o Als zich in de loop van de initiatieffase van het project discussies aandienen die aanleiding geven tot politieke afwegingen met substantiële geldelijke gevolgen, worden deze in beginsel als opties (meer- of minderkosten) aangedragen in het raadsvoorstel ten aanzien van de afronding van de initiatieffase.

3. Versterk de informatiepositie van de raad zodanig dat de raad te allen tijde een (historisch) overzicht en actuele informatie heeft over de stand van zaken van elk groot infrastructureel project Projecten kennen een relatief lange doorlooptijd en overzien meerdere raadsperioden. Vandaar de behoefte om bij besluitvormingsstukken inzicht te verkrijgen in wat er in het verleden reeds over het bewuste project is besloten. De website van de gemeente Gooise Meren wordt aangehaald als voorbeeld van een gemeente die voorzowel burgers als raad documentatie bij de projectenpagina heeft staan aangaande genomen besluiten. Afs -raken ten aanzien van aanbeveling rekenkamer: o Het college gaat na om via de nieuwe gemeentelijke website te kunnen voorzien in de behoefte omtrent historisch genomen besluiten in ruimtelijke projecten; o Elk raadsvoorstel ten aanzien van een ruimtelijk project bevat voor de herkenbaarheid het unieke projectnummer in het onderwerp van het voorstel (bv. PR172); o In elk raadsvoorstel ten aanzien van het project wordt de faseringsafbeelding opgenomen inclusief aangegeven waar in dit totale proces het bewuste voorstel/besluit plaatsvindt; In elk raadsvoorstel wordt een overzicht gegeven van historisch genomen o raadsbesluiten ten aanzien van het project.

4. Maak meer gebruik van raadsinstrumenten om te sturen op grote infrastructurele projecten Dit is een aanbeveling voor de gemeenteraad zelf. Voorbeelden hiervan zijn het indienen van een initiatiefvoorstel, motie, amendement, interpellatie, en/of het stellen van schriftelijke vragen. Het succes van de raadssturing laten afhangen van het aantal ingediende moties of amendementen, lijktgeen goede keuze. Eerder andersom: veel moties betekent eerder dat het college nietgoed de wensen van de raad heeft

W MOERDIJK aangevoeld. De algemene tendens onder de raadsleden is, dat men in de praktijk al gebruik maakt van die instrumenten, hetzij op het moment dat men van mening is dat het zinvol is om deze in te zetten.

5. Evalueer grote infrastructurele projecten gezamenlijk na afronding en eventueel ook tussentijds Raad, college en ambtelijke organisatie kunnen lering trekken uit het verloop van elk doorlopen project. Tot op heden wordt het lerende vermogen vanuit de raad niet aangewend, doordat eindevaluaties slechts worden gedeeld met het college.

Afs-ra ken_ Eindevaluaties ook delen met de raad. Deze zullen via raadsinformatiebrief worden aangeboden. En kan hiermee input zijn voor een gesprek over het plaatsgevonden samenspel college en raad in relatie tot die opgave. o Tussenevaluaties vinden plaats op verzoek van college en/of raad zelf.