Getekend RV Raads-en Griffieplan 2021-2022

semeeiiñ

oerdÜk

RAADSVOORSTEL Ondenrerp: Raads- en griffieplan 2021-2022 Datum raadsbehandeling Agendering en agendanummer Fase raadsbehandeling Zaaknummer

18 maart2021 RA 0901

Besluitvormend

230422

Stukken ter inzage: Raads- en griffieplan (en samenvatting) Verslag werkgeverscommissie 17 februari 2021 (VERTROUWELIJK) Samenvatting advies Raad voor openbaar bestuur Benchmark griffie voor raden met 25 raadsleden

o . . o

Gevraagd raadsbesluit

1. ln te stemmen met het raads- en griffieplan 2021-2022 2. ln te stemmen met de gevraagde uitbreiding van 1,38 fte en de daarvoor benodigde kosten voor 2021 van € 56.600,- te veruverken in de eerste bestuursrapportage 2021 3. De verhoging van de structurele kosten van € 113.300,- vana'l 2022 en verder van de gevraagde uitbreiding beschikbaar te stellen binnen een (sluitende) meerjarenbegroting.

lnleiding: reden van het voorstel Aanleidinq We staan aan het begin van een nieuw jaar, een jaar waarin we hopelijk weer naar een 'nieuw normaal', waarin we een nieuwe burgemeester ven¡velkomen en zorgen dat de basis op orde is. Waar we als raad en college samen, in de nieuwe driehoek van burgemeester, secretaris en griffier, werken aan participatie, dienstverlening, democratische vernieuwing, de veranderopgave van de omgevingswet en gebiedsgericht werken. Het wiel hoeft hierbij niet opnieuw te worden uitgevonden. We kunnen aanhaken op ontwikkelingen die het afgelopen jaar (jaren) al in gang zijn gezet en die de basis vormen voor het dynamische raads- en griffieplan. Het hebben van een raads- en griffieplan is al de eerste stap in de bewustwording van wat we doen, en vanuit waar we vertrekken om onze ambitie als raad waar te maken. Belanq

De inzet die uit dit raadsplan volgt is dan ook om de omvang van de griffie, passend bij de ambities van de raad, te vergroten. Het willen werken aan een toekomstbestendige griffie voor Moerdijk, waarbij de kernwaarden wat ons betreft zijn: verbeteren (basis op orde), vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de participatiemaatschapprj) en verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners). Centrale vraaq Willen we als raad investeren in een griffie die de raad ondersteunt om 'een divisie hoger te spelen' en bovengenoemde kernwaarden te realiseren?

1

ge meente

Moerdük

Beoogd maatschappelijk resultaat Een raad die meer haar oor te luisteren legt bij wat speelt in de samenleving, die niet alleen binnen vergadert maar ook buiten ophaalt wat er speelt en zichtbaarder is in de kernen (denk aan de nog af te leggen kernbezoeken); Een raad die, door tussenkomst van de griffie, benaderbaar is voor vragen aangaande de besluitvorming in commissie en raad, de mogelijkheid om in te spreken etc; Een raad die meer naar buiten treedt door te communiceren over (voorgenomen) besluiten.

Bevoegdheid De gemeenteraad gaat zelf over de ondersteuning die zij zichzel'f gunt. De werkgeverscommissie heeft van de raad het mandaat gekregen en heeft hierover overleg gehad met de griffie (zie bijgevoegd verslag). Ook is het plan voorgelegd aan de fractievoorzitters, waarna het nu in de raad geagendeerd is (zie ook passage uit verslag presidium 1 maart 2021\.

Kaders Uitgangspunten vormen in algemene zin het coalitieakkoord (de strategische doelen binnen vijf programma's die we in de periode 2018-2022 willen realiseren), de meerjarenbegroting 2021-2024, het nog door college en raad vast te stellen participatieplan 2.0 en de notitie die aan de basis ligt van de organisatieontwikkeling vanaf 2017 "Yan goed naar beter". Een notitie waarin de ontwikkeling wordt beschreven die de organisatie, inclusief raad en college, willen doormaken om toekomstbestendig te worden. Hierin staan ook competenties beschreven die hierbij passen. Daarnaast dient de profielschets van de griffier als uitgangspunt, waarin duidelijk de ambitie van de raad is weergegeven de griffie te vernieuwen, gelet op de veranderende positie van de gemeenteraad in een participatiemaatschappij. Hierbij is ook het advies met verbeterpunten uit het ondezoek griffie 2019-2020 van Arviss Advies behulpzaam en de memo, door de bestuursadviseur geschreven, naar aanleiding van dit onderzoek. Een aantal zaken dat deze raadsperiode nog zijn beslag krijgt, is al in gang gezet. Denk in dit kader aan de Lange Termijn Kalender/raadskalender, een sturingsinstrument van de raad op basis waarvan zi¡ haar kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol beter kan invullen. Maar ook aan een betere samenwerking tussen raad en college, de driehoek en de organisatie.

De wijze waarop de begroting het afgelopen jaar behandeld is, waarmee we met elkaar nieuwe wegen zijn ingeslagen, is wat dat betreft een lichtend voorbeeld om vast te houden. ln de profielschets staan ook de benodigde competenties beschreven. ln het griffieplan wordt hierbij stil gestaan. Welke competenties zijn nodig om uitvoering te kunnen geven aan de ambitie van de raad, aan het raads- en griffieplan.

Alternatieven ln het griffieplan is aangegeven wat met de huidige bezetting kan en waarvoor de uitbreiding (basis op orde en ambities raad), nodig is. lndien de raad hiermee niet instemt zal hij moeten accepteren dat de griffie'alleen'de reguliere taken blijft doen maar niet kan zorgen dat de basis op orde komt (verbeteren) laat staan de plus taken, ambitie van de raad (vernieuwen en verbinden), op te pakken. Argumenten De kwaliteit en de kwantiteit van de ondersteuning is niet meegegroeid met het zwaardere en complexere takenpakket van de griffie. Sterker nog: in 2012 is 1 fte op de griffie wegbezuinigd; daarnaast zijn er meer en kleinere fracties, wat de druk op de griffie verhoogt. Ook sluit dit aan bij het advies van de Raad voor Openbaar Bestuur. De Minister van Binnenlandse Zaken heeft op dit advies gereageerd en komt voor 1 mei met een uitwerking (meerjarige agenda en actieplan) die bij de uitvoering van dit griffieplan kan worden betrokken. De minister van Binnenlandse

2

cÍemeente sM

oerdij k

Zaken heeft beide beroepsorganisaties voor raadsleden en griffiers gevraagd met normeringen te komen, die als ondergrens gezien moeten worden. Het overleg hierover is gaande.

Financiële consequenties Binnen de huidige meerjarenbegroting is voor salariskosten van de griffie voor de jaren 2022-2024 € 194.000,-per jaar geraamd. Met de voorgestelde uitbreiding van de griffie is € 1 13.300- (afgerond) structureel extra benodigd conform onderstaande tabel.

Geschane extra kosten voor onderstaande voorgestelde uitbreiding: - plv griffier 10 (4 upw

uitbreidng en hogere schaal) - uitbreidinq communicatie 2uprrv (schaal 7) 12 ugvr - schaal 10 (communicatie-adviseur) 32 upw - schaal 10 (raadsadviseur) Totaal

011 €

I 128 00

0.05 € 0.33 € 0.89 € 1,38 €

2 903.00 27 382.00 73 850.00 113.263,00

Gerekend met taneven 2021 Ervan uitgaande dat de gewenste uitbreidingen per 1-7-2021kunnen worden gerealiseerd betekent dit voor 2021 €.56.600,- (helft jaarbedrag tabel) bijgeraamd zal moeten worden met de eerste bestuursrapportage 2021. ln het begrote bedrag voor de salariskosten voor 2021 is al wel rekening gehouden met de salariskosten van de voormalig griffier en de daarbij horende inkomsten voor I dag in de week.

Dekkinq Het structurele budget van de salariskosten griffie (begrotingspost 600'103) zal voor de jaren 20222024 bij instemming met dit voorstel verhoogd worden met € 1 13.300,- en zal worden gedekt binnen een (sluitende) meerjarenbegroting.

De verhoging van de kosten voor 2021 dienen, bij instemming met dit voorstel, verhoogd te worden met € 56.600,- met de eerste bestuursrapportage 2021 t.l.v. het jaarrekeningresultaat 2021 .

Realisatie: planning en vervolg Na dit besluit zal eerste gekeken worden of bijv. de communicatie-uren intern kunnen worden afgenomen (overeenkomst secretaris-griffier, uren ambtelijke ondersteuning) of dat deze buiten de organisatie als vacature worden uitgezet. Het is de bedoeling dat de nieuwe medewerkers zo vroeg als mogelijk aan de slag gaan, maar uiterlijk voor I september 2021. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnummer 01 6B-37 341 4 of via e-mail qriffie@moerd iik. nl.

Zevenbergen, 2 maart 2021 De voorzitter van de werkgeverscommissie, Mevr. M.J. van Eersel-den Hollander

3

gem fenfe

Moerdük

RAADSBESLUIT Raadsverqaderinq van 1B maart2021

De raad van de gemeente Moerdijk,

gezien het voorstel van de Werkgeverscommissie van 2 maart2021 ovenvegende dat: De raad verantwoordelijk is voor het organiseren van zijn eigen ondersteuning door de griffie; de raad in de profielschets voor de nieuw geworven griffier zijn ambities voor deze ondersteuning heeft geformuleerd; - om uitvoering te kunnen geven aan deze ambities, de huidige formatie op de griffie niet voldoende

-

is;

gelet op:

-

Artikel 100 van de gemeente wet dat bepaalt dat elke gemeente een raadsgriffier heeft; Artikel 107a,lid 1 van de gemeentewet dat stelt dat de griffier de raad en de door haar ingestelde commissies bíj de uitoefening van hun taak terzijde staat;

BESLU¡T

1. ln te stemmen met het raads- en griffieplan 2021-2022;

2. ln te stemmen met de gevraagde uitbreiding van 1,38 fte en de daarvoor benodigde kosten voor 2021 van € 56.600,- te venverken in de eerste bestuursrapporlage 2021;

3. De verhoging van de structurele kosten van € I 13.300,- vanaf 2022 en verder van de gevraagde uitbreiding beschikbaar te stellen binnen een (sluitende) meerjarenbegroting.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 1B m de

de

J.P.M

4