Getekend RV - Kredietaanvraag inrichtingskosten bibliotheek

w

,

Cl MOERDIJK Raadsvoorstel

Portefeuitlehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Zaaknummer

wethouder G.J.M. Blom 9januari 2025 30 januari 2025 1423769

Onderwerp

Kredietaanvraag inrichtingskosten bibliotheek

Voorgesteld besluit 1. Een krediet van € 435.000 beschikbaar te stellen ten behoeve van de inrichtingskosten van de bibliotheek binnen het gemeentehuis; In afwijking van de nota waardering afschrijvingen de afschrijvingstermijn van de inrichting vast te stellen op 15 jaar; De kapitaallasten vanaf 2026 van € 40.745 per jaar te dekken door middel van een opslag op de jaarlijkse huisvestingskosten gedurende 15 jaar voor hetzelfde bedrag als de kapitaallasten. Publiekssamenvatting Op 19 januari 2023 besloot de gemeenteraad tot het realiseren van het gemeentehuis nieuwe stijl (RV 638660). Onderdeel van de business case was het verhuren van vrijkomende vierkante meters aan de bibliotheek. Op het moment van besluitvorming werd al gewerkt aan een intentieovereenkomst. In de verbouwingskosten die toen aan de raad zijn voorgelegd waren de kosten van de verbouwing van de plek waar de bibliotheek komt reeds meegenomen. Inmiddels is de destijds genoemde intentieovereenkomst met de bibliotheek daadwerkelijk afgestoten en zijn we het verbouw- en voorbereidingstraject met de bibliotheek aangegaan. Met de inrichtingskosten van de bibliotheek is in het bouwkrediet destijds echter nog geen rekening gehouden en ook de bibliotheek beschikt niet over de middelen om de inrichtingskosten voor te financieren.

Daarom wordt er nu voor gekozen om deze kosten voor te financieren en de bibliotheek deze kosten via een opslag op de huisvestingskosten in 15 jaar terug te laten betalen. Inleiding Op 19 januari 2023 besloot de gemeenteraad tot het realiseren van het gemeentehuis nieuwe stijl (RV 638660). Op dat moment werd al gesproken met de bibliotheek over het inhuizen in het gemeentehuis. In de verbouwingskosten die toen aan de raad zijn voorgelegd waren de kosten van de verbouwing van de plek waar de bibliotheek komt reeds meegenomen. Inmiddels is de destijds genoemde intentieovereenkomst met de bibliotheek daadwerkelijk afgesloten en zijn we het traject met de bibliotheek aangegaan. Met de inrichtingskosten van de bibliotheek zelf is in het bouwkrediet echter geen rekening gehouden en ook de bibliotheek beschikt niet over de middelen om de inrichtingskosten voor te financieren. Omdat het beschikbaar stellen van een krediet de bevoegdheid is van de gemeenteraad heeft het college dit raadsvoorstel opgesteld.

AL

Beoogd effect Een nieuwe eigentijdse bibliotheek binnen de muren van het gemeentehuis waardoor er meer leven en reuring komt in het gebouw én de kosten voor huisvesting voor de bibliotheek ten aanzien van de huidige situatie worden verlaagd. Argumenten 1.1 Er is geen rekeninggehouden met de kosten van inrichting van de bibliotheek In het raadbesluit over de verbouwing van het gemeentehuis van 19 januari 2023 zijn nog geen middelen opgenomen voor de inrichtingskosten van de bibliotheek. Om daadwerkelijk de bibliotheek binnen het gemeentehuis te openen zullen de middelen voor de inrichting van de bibliotheek beschikbaar gesteld moeten worden. 1.2 Voorfinanciering is de beste optie In de voorbereiding van dit raadsvoorstel zijn een aantal alternatieven overwogen. Het eerste alternatief betrof het dekken van de kosten uit het resterende bouwkrediet. Dit zou echter tot een onrechtmatigheid leiden. Onderzocht is ook de mogelijkheid van het verstrekken van een lening. De eisen die het gemeentelijk treasurystatuut hieraan stelt zijn echter zodanig dat dit veel tijd zou kosten en het nog maar de vraag is of het uiteindelijk ook daadwerkelijk mogelijk zou zijn. Voorfinanciering is hiermee inhoudelijk de beste optie. 1.3 Voorfinanciering is ook de snelste optie Zonder middelen kan de inrichting van de bibliotheek niet worden afgerond.

Met het oog op de planning en de afronding is snelheid geboden. Het verstrekken van een krediet is naast de beste optie daarnaast ook nog eens de snelste optie. De vertraging die door deze kredietaanvraag optreedt ten aanzien van de inhuizingsdatum van de bibliotheek is beperkt. Met de bibliotheek is afgestemd dat zij tot eind mei op hun huidige locatie kunnen blijven zitten. 1.4 De kosten worden in 15 jaar terugbetaald We gaan met de bibliotheek een huisvestingskostenovereenkomst aan van 15 jaar. Over deze 15 jaar zullen de volledige kosten inclusief de rentelasten voor de bibliotheek geheel worden terugbetaald. 1.5 Afwijken van de nota afschrijvingen Op basis van onze gemeentelijke nota waardering en afschrijvingen geldt voor inrichting van gebouwen een standaard afschrijvingstermijn van 10 jaar. Gezien de aard en de duurzaamheid van de inrichting van de bibliotheek wordt gevraagd van deze termijn af te wijken en deze op 15 jaar te stellen. 1.6 We komen de afspraak na om tot lagere maandelijkse huisvestingskostenkosten te komen Bijkomend voordeel van het stellen van de afschrijvingstermijn op 15 jaar is dat de jaarlijkse huisvestinglasten én terugbetaling van de inrichting ruim onder de huidige huisvestingskostensom voor de bibliotheek komt te liggen.

Kanttekeningen en risico's 1.1 Het moment waarop het krediet wordtgevraagd is laat De wens en intentie van het college was om niet met een aanvullend raadsvoorstel naar de raad te hoeven komen. Het inzicht dat een andere financieringsmogelijkheid niet mogelijk is, kwam pas laat waardoor de inhuizing van de bibliotheek met enige maanden wordt vertraagd.

1.2 Geen besluit is een risico voor de haalbaarheid van de business case De business case van de verbouwing van het gemeentehuis is afhankelijk van het inhuizen van de bibliotheek. Het is daarom van belang dat we dit kunnen realiseren. Door nu de middelen, budgettair neutraal, beschikbaar te stellen kunnen we de ingecalculeerde inkomsten zekerstellen. Middelen Kosten: De verwachte kosten voor de inrichting van de bibliotheek bedragen € 435.000. Normaal wordt een afschrijvingstermijn van 10 jaar gehanteerd voor de inrichting van gebouwen maar gezien de aard en de duurzaamheid van de inrichting van de bibliotheek is een afschrijftermijn van 15 jaar realistischer. De jaarlijkse kapitaallasten (afschrijving en rente) bedragen vanaf 2026 in totaal (voor het eerste jaar) € 40.745 per jaar. Dekkinq Deze kapitaallasten van € 40.745 zullen door middel van een opslag op de jaarlijkse huisvestingskosten, gedurende 15 jaar, voor hetzelfde bedrag als de kapitaallasten gedekt worden. De jaarlijkse opslag aan huur zal ieder jaar opnieuw berekend worden. Deze bestaat namelijk uit een vast deelvan € 29.000 per jaar aan afschrijvingslasten en een variabel deel aan rentelasten. Het rentedeel zal jaarlijks bepaald worden op basis van de restant boekwaarde en het dat jaar geldende renteopslag percentage.

Omdat wij als gemeente pas in het jaar na afronding van een investering kapitaallasten rekenen zal de opslag ook pas vanaf 2026 op de huursom komen. Door dit op deze wijze in het huurcontract op te nemen is er feitelijk sprake van een budgettair neutrale wijze van financieren. In de besprekingen met de bibliotheek is altijd uitgegaan van de doelstellingen om de huisvestingskostenlasten van de bibliotheek te verlagen ten aanzien van de huidige situatie. Met een jaarlijkse huisvestingskostensom van totaal € 107.000 plus de opslag ten behoeve van de inrichtingskosten van € 40.750 komt het jaarbedrag voor 2026 uit op € 147.750 Deze is circa € 20.000 lager dan de huidige huursom. De basisbijdrage aan de bibliotheek is de afgelopen jaren nauwelijks gestegen. De kosten zijn in die periode echter wel aanzienlijk omhoog gegaan zodat Bibliotheek West Brabant aan alle deelnemende gemeenten heeft verzocht het basisbedrag per inwoner te verhogen om tenminste de huidige dienstverlening op peil te houden. Ook zal de nieuw zorgplicht van gemeenten voor het bibliotheekwerk - die vanaf 2026 ingaat - waarschijnlijk kostenverhogend werken. De verlaging van de huisvestingskosten zal zodoende in de praktijk tot een situatie van minder meerkosten voor de gemeente leiden.

Communicatie Over de inhoud van dit raadsvoorstel en de consequenties hiervan is uitvoering afstemming geweest met de bibliotheek. Vervolg Na het raadsbesluit zullen alle zaken om de inrichting te realiseren in gang worden gezet. Tot aan het raadbesluit zullen alleen voorbereidende werkzaamheden worden uitgevoerd. Na het raadsbesluit zal ook het contract met de bibliotheek definitief gemaakt worden.

Bijlagen Geen Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnummer +31168 366764 of via e-mail: griffie@moerdijk.nl.

Zevenbergen, 10 december 2024 Burgemeester en wethouders van Moerdijk, de gemeentesecretaris,

•

t

•- Groot

de burgemeester,

A.J. Moerkerke

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 30 januari 2025

De raad van de gemeente Moerdijk, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 10 december 2024; overwegende dat: - In de business case van de verbouwing van het gemeentehuis rekening is gehouden met de huuropbrengsten van de verhuur van vierkante meter aan de bibliotheek - Er in het bouwkrediet geen rekening is gehouden met de inrichtingskosten van de bibliotheek - De bibliotheek niet over de middelen beschikt om deze investering uit eigenmiddelen te voldoen. - De gemeente de mogelijkheid heeft deze middelen voor te schieten via een opslag op de jaarlijkse huisvestingskosten deze middelen terug te ontvangen gelet op: - De bevoegdheid van de gemeenteraad om kredieten beschikbaar te stellen. BESLUIT 1) Een krediet van € 435.000 beschikbaar te stellen ten behoeve van de inrichtingskosten van de bibliotheek binnen het gemeentehuis; 2) In afwijking van de nota waardering afschrijvingen de afschrijvingstermijn van de inrichting vastte stellen op 15 jaar; 3) De kapitaallasten vanaf 2026 van € 40.745 perjaar te dekken door middel van een opslag op de jaarlijkse huisvestingskosten gedurende 15 jaar voor hetzelfde bedrag als de kapitaallasten.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 30 januari 2025, de voorzitter, ~

A.J.

oerk rke