getekend RV krediet schonen en digitaliseren archiefkelder

gerneen fe sM

oerd[jk

RAADSVOORSTEL Onderuverp: Krediet voor het bewerken en digitaliseren van het archief in de archiefkelder Verantwoordel ijke portefeu illehouder(s) Datum commissiebehandeling Datum raadsbehandeling Agendering en agendanummer Fase raadsbehandeling Zaaknummer

C.J.A. van Dorst

1juli2021 15 juti 2021 RA 0805

Besluitvormend

274228

Bijlagen: 1. Stappenplan schonen en digitaliseren dossiers

Gevraagd raadsbesluit 1. lnstemmen met de voorgestelde aanpak en de financiële randvoonvaarden om de dossiers in de archiefkelder te bewerken, te digitaliseren en over te brengen naar de depots van het West-Brabants Archief en hiervoor een budget van € 300.000 beschikbaar stellen, verdeeld over de jaren 2021 tot en met 2024' 2. De kosten te dekken uit de specifiel voor dit doel gereserveerde middelen in de stelpost Nieuw beleid

(Publieks)Samenvatting ln de archiefkelder van de gemeente Moerdijk bevindt zich een schat aan informatie die volgens de Archiefiruet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komt en overgebracht moet worden naar de depots (archiefbewaarplaats of e-depot) van het West-Brabants Archief (WBA). lnwoners, bedrijven en andere belangstellenden krijgen zo toegang tot deze informatie. Voordat het WBA deze dossiers in zijn depots kan opnemen moeten deze bewerkt worden, zodat alleen bewaard blijft wat relevant en wettelijk vereist is (schonen). Daarnaast is het van belang dat documenten zoals bouwtekeningen, vigerende milieuvergunningen en omgevingsvergunningen gedigitaliseerd worden, zodat deze digitaal raadpleegbaar zijn. Daarnaast is het van belang dat deze digitaal beschikbaar komen voor de processen rondom vergunningverlening, de informatiebehoefte vanuit het veiligheidsdomein en het beheer van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Wet onroerende Zaken (WOZ). De gemeenteraad is gevraagd om het bedrag dat opgenomen is in de meerjarenbegroting 2021-2024 beschikbaar te stellen om er voor te zorgen dat deze dossiers geschoond (en digitaal) opgenomen kunnen worden in de depots van het WBA.

1

gemeente

M oerdijk lnleiding: reden van het voorstel Aanleidinq Volgens de Archiefiryet 1995 moet de schat aan informatie die zich in onze archiefkelder bevindt en voor blijvende bewaring in aanmerking komt geschoond (en gedigitaliseerd) worden voordat deze opgenomen kunnen worden in de depots van het West-Brabants Archief. Schonen betekent het archief bewerken, zodat alleen bewaard blijft wat relevant en wettelijk vereist is. Voordat we kunnen starten met het schonen (en digitaliseren) van deze informatie moet er eerst een projectplan/plan van aanpak opgesteld worden. Belanq Het is van belang dat de te bewaren informatie in goede, geordende en toegankelijke staat (digitaal) openbaar wordt voor inwoners, onderzoekers en belangstellenden. Om aan de Archiefrruet 1995 te voldoen moeten de te bewaren en vigerende panddossiers die vanaf 1997 tot heden zijn gevormd, geschoond worden. Daarna kunnen ze gedigitaliseerd worden, zodat hiermee het complete archief aan bouwtekeningen en de vigerende milieuvergunningen digitaal beschikbaar komt. Dat komt ten goede aan de processen rondom vergunningverlening, de informatiebehoefte vanuit het veiligheidsdomein en het beheer van de BAG en WOZ. Centrale vraao Kan de gemeenteraad instemmen met de voorgestelde aanpak en de financiële randvooruvaarden om de archieven vervolgens over te brengen naar het WBA?

Beoogd maatschappel ijk resultaat Met het bewerken en digitaliseren van onze archieven willen we bereiken dat we deze in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen opnemen in de depots van het WBA, zodat deze informatie zoals de Archiefr¡vet 1995 voorschrijft openbaar is voor inwoners, bedrijven en andere belangstellenden. Daarnaast willen we bereiken dat informatie digitaal beschikbaar is voor onze bedrijfsvoeringprocessen en die van onze ketenpartners.

Kaders Archiefwet 1995 Wet openbaarheid van bestuur Meerjaren begroti n g 2021 -2024

Argumenten ln totaal gaat het om ongeveer 400 meter beleids- en bestuursarchief (administratief archief) en ongeveer 1000 meter vergunningenarchief dat bewerkt en gedigitaliseerd moet worden. Pro

Als de gemeenteraad instemt met de gevraagde besluiten: voldoen we aan de Archiefiruet 1995 en zorgen we ervoor dat binnen de wettelijke termijn en/of gemaakte afspraken het WBA onze archieven in goede, geordende en toegankelijke staat op kan nemen in zijn depots, zorgen we er voor dat deze informatie openbaar wordt voor het publiek behalve als er openbaarheidsbeperkingen van toepassing zijn; zorgen we er voor dat processen rondom vergunningverlening, de informatiebehoefte vanuit het veiligheidsdomein en het beheer van de BAG en WOZ digitaal kan

-

-

plaatsvinden; ,

Contra Als de gemeenteraad niet instemt met de gevraagde besluiten komen we in een situatie terecht waarin taakveruvaarlozing ontstaat, we te maken krijgen met imagoschade en het lnterbestuurlijk Toezicht (lBT) de regie overneemt en we geen grip hebben op de uitvoering en de kosten.

2

ge meente

MoerdUk Alternatieven Niets doen en wachten totdat de situatie ontstaat waarbij er sprake is van taakven¡vaarlozing en het IBT de regie overneemt of alles uit handen geeft aan een externe partij.

Maatschappelijk d raagvlak lnformatie die gemeente Moerdijk op laat nemen in de depots van het WBA is toegankelijk voor inwoners, bedrijven en onderzoekers die bijvoorbeeld geïnteresseerd zijn in hun bouwvergunningen, de historie, stamboomonderzoek willen doen of onderzoek willen doen naar gebeurtenissen uit het verleden.

Financiële consequenties Dekkinq

Voor het bewerken en digitaliseren van het (vergunningen)archief willen we de komende zes jaren het bedrag van € 300.000 inzetten dat hiervoor in de stelpost Nieuw beleid is gereserveerd. Subsidievenivervinq Niet aan de orde.

Gommunicatie Nadat de gemeenteraad het bedrag van € 300.000 beschikbaar heeft gesteld wordt het WBA daarvan in kennis gesteld. Ook wordt de inkoopadviseur op de hoogte gebracht, zodat het traject van de aanbesteding kan worden gestart.

Realisatie: risico's, planning, evaluatie, duurzaamheid en inkoop, Zie bijlage.

Risico's

1. De kans bestaat dat het bedrag van € 300.000 niet toereikend blijkt te zijn. De raad zal hierover dan tijdig worden geÏnformeerd en een aanvullend voorstel worden voorgelegd

2. Het is mogelijk dat de planning niet gehaald wordt. Planning

Voor het bewerken en digitaliseren van het archief zijn de stappen en bijbehorende termijnen

Stap 1

2 3

4 5 6

Omschriiving Onderzoek naar moqeliikheden / marktconsultatie

Aanbestedinq Voorbereidinq Uitvoering Kwaliteitscontroles Overbrenqinq

Termiin 2 maanden 3 tot 6 maanden 3 maanden Doorlooptiid van 6 iaar Doorloootiid van 6 iaar

l iaar

ln de bijlage is een nadere uitwerking van het stappenplan te vinden. De doorlooptijd kan veranderen als er meer of minder werk wordt uitbesteed

Evaluatie Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden vindt er tussentijds een evaluatie plaats van de uitgevoerde werkzaamheden op zowel de kwaliteit als de kwantiteit als het uitgegeven en overgebleven budget.

3

qemeente JM

oerd[jk

lnkoop Er moet een Europees aanbestedingstraject plaats vinden onder begeleiding van het inkoopbureau waarbij social return voor de uitvoering van bepaalde werkzaamheden een rol kan spelen. Wanneer de mogelijkheid ontstaat wordt er actief op ingezet.

Mocht u vragen hebben over dit voorstel, dan kunt u contact opnemen van de griffier via telefoonnu mmer 01 68-37341 4 o'f via e-mail : qriffie@moerdiik. nl. Zevenbergen, 25 mei 2021 Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de de bu

s

boom

,luqrf",l. à € x5.-4one,e//

4

gem efnfe

Moerdük

RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 15 iuli 2021

De raad van de gemeente Moerdijk,

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 mei 2021, ovenvegende dat in de meerjarenbegroting 2021-2024 een krediet (bedrag) van € 300.000 is opgenomen voor het bewerken en digitaliseren van het vergunningenarchief,

gelet op de Archieñ¡vet 1995,

BESLUIT

1. ln te stemmen met de voorgestelde aanpak en de financiële randvooruvaarden om de dossiers

2.

in de archiefkelder te bewerken, te digitaliseren en over te brengen naar de depots van het West-Brabants Archief en hiervoor een budget van € 300.000 beschikbaar stellen, verdeeld over de jaren 2021 tot en met 2024; De kosten te dekken uit de specifiek voor dit doel gereserveerde middelen in de stelpost Nieuw beleid.

Vastgesteld in de raadsvergadering d.d. 15 juli2021, de griffier,

de voorzitter,

(,

5